リスク管理計画の作成方法

リスク管理計画とは

リスク管理計画は、リスクの特定、評価、管理、監視、軽減に関与するプロセスと担当者をまとめて体系化した詳細なドキュメントです。会社では、すべての重要な企業プロジェクトについてエンタープライズ リスク管理計画とプロジェクト リスク管理計画が必要です。

リスク管理計画が重要である理由

対処されていないリスクは、重要なプロジェクトやビジネス全体を混乱させる脅威になる可能性があります。リスク管理計画は、複数の利点を活用することで、この問題に対する効果的な防御策を講じるのに役立ちます。

• 積極的なリスク特定: 効果的なリスク管理計画は、企業がリスクを特定し、重要なプロジェクト タイムラインや事業運営に影響が及ぶ前にリスクを軽減するための措置を講じるのに役立ちます。
• 意思決定の改善: リスク管理計画は、より良いリスク データの収集と活用に役立ち、リスク回避と軽減の取り組みが改善します。
• 効率的なリソース配分: 明確でよく練られたリスク管理計画は、リソース計画を改善できます。各リスク管理プロジェクトに適切な人材とリソースを割り当てるのに役立ち、作業の重複や不完全なタスクが減少したり除去されたりします。
• コミュニケーションの強化: リスク管理計画は、プロジェクトおよびリスク管理チーム、意思決定者、関係者にプロジェクトの進捗状況を知らせ続けるのに役立ちます。これらの計画には、定期的なレビューと更新のスケジュール、チーム メンバーに関する詳細も含めることができます。
• プロジェクトの成功: よく練られたリスク管理計画は、プロジェクトやビジネスに対する脅威から最大限に保護するために必要なすべての情報を提供します。すべてのプロジェクト管理フェーズ (プロジェクト計画、プロジェクト実行、プロジェクト管理) にリスク管理対策を組み込む必要があります。効果的な脅威管理と保護は、それだけで成功するプロジェクトです。これにより、プロジェクト管理における最も重要なマイルストーンを達成できる可能性が高くなります。

リスク管理計画を成功させるための 7 つのステップ

すべてのリスク管理計画は、プロジェクトとビジネスをリスクから効果的に保護するための 7 つのステップに従う必要があります。

リスクの特定

• ブレーンストーミングや SWOT (強み、弱点、機会、脅威) 分析などの手法を使って、潜在的なリスクを明らかにします。
• IT リーダーや IT チームと緊密に連携し、サイバー リスク管理と非サイバー リスク管理の取り組みを可能な限り統合して同期させます。
• 特定されたすべてのリスクの詳細なリストを管理します。
• 特定の担当者を割り当てて、リスク リストを管理および更新します。

リスク評価の実施

• 質的および量的な方法を使って、それぞれのリスクを評価します。
• プロジェクトや事業運営への潜在的な影響に応じて、リスクに優先順位を付けます。

リスク トリガーの分析

• それぞれのリスクが発生する可能性のある出来事や状況を特定します。
• リスクの兆候がないか、環境を継続的に監視します。可能な限り、自動化された監視と通知を使います。
• 特定されたトリガーに迅速に対応するために、緊急時対応計画を策定、文書化、配布し、定期的にテストして更新します。

リスク対応計画の定義

• それぞれのリスクに適した戦略を選択します。選択肢として、回避、低減、維持、拡散、契約や保険契約による移転、受容があります。
• 優先度の高いリスクに対処するための綿密な計画を策定、文書化、配布し、定期的にテストして更新します。

リスク所有者の指定

• 特定のチーム メンバーに詳細な責任を割り当てます。
• 全員が自分の役割と責任を理解していることを確認します。
• 定期的にすべての割り当てを見直し、必要な場合には人やリスク環境の変化に応じて更新します。

リスク管理計画の実施

• 関係するプロジェクト チームのメンバーと関係者の全員に通知した後、リスク管理計画を実行に移します。
• プロジェクト固有のリスク管理計画を実施することで、プロジェクトに関係のない事業運営にはほとんど、またはまったく支障をきたさないようにします。

監視とレビュー

• 各リスク管理計画に、定期的なテストとレビューのためのステップおよびスケジュールが含まれていることを確認します。
• 可能な限り、自動化された監視および通知ソリューションを使用して、各リスク管理の取り組みに関連するすべてを監視します。
• 新しい情報や変更を反映するために、リスク管理計画を定期的に見直して更新します。

リスク管理計画のベスト プラクティス

最善のリスク管理計画でも、ヘルプやサポートがなければ、リスクを特定、評価、優先順位付け、監視、軽減することはできません。リスク管理計画を効果的なリスク管理行動に変えるのに役立つ、追加のベスト プラクティスがいくつかあります。

• リスク管理文化を構築します。同僚、顧客、意思決定者、パートナーを含むユーザーは、集合的に会社に最大のリスクをもたらします。これは特に、サイバー リスクによって会社全体が機能しなくなる IT 環境に関して当てはまります。リスクとその軽減に関する教育、トレーニング、定期的なコミュニケーションは、ユーザーが引き起こすリスクを減らすのに役立ちます。これらの取り組みにより、ユーザーがリスクを引き起こしたり無視したりするのではなく、リスクを回避するリスク管理文化を形成できます。
• 関係者を参加および関与させます。リスク管理計画には、その計画の影響を最も受ける人々を特定し、関与させて、定期的に連絡を取るための具体的な手順を含める必要があります。これらの手順は、混乱を最小限に抑え、関係者が不意を突かれないようにするのに役立ちます。またこれにより、一部の消極的な傍観者が積極的な支援者に変わることもあります。
• 規制順守を無視しないようにします。企業による個人情報、非公開情報、専有情報の取り扱い方法に影響する規制は、常に進化しています。大企業では、複数のフレームワークや規制への準拠がますます必要になっています。リスク管理計画の注目すべき例としては、SOC (システムおよび組織統制) 2 サイバーセキュリティ フレームワークと ISO/IEC 27001 国際情報管理標準があります。コンプライアンス違反があると、会社に多額の罰金が科せられ、評判が落ち、大規模なパートナーとの取引が制限される可能性があります。リスク管理計画の一環として、関連するすべてのコンプライアンス問題を理解し、対処することが重要です。
• プロジェクト管理ツールを使います。リスク管理では、ビジネスでプロジェクト管理に使用しているシステム、プロセス、人材を使う必要があります。経験、専門知識、およびテンプレートや他のエンタープライズ システムとの統合などのリソースがあれば、作業が簡単かつ迅速になります。これは、Confluence のような強力で柔軟性が高く、すぐに適応できるツールを会社で使用している場合に特に当てはまります。

リスク管理計画でビジネスの将来を見据える

リスク管理計画は、会社がリスクを一貫して効果的に特定、管理、軽減するのに役立ちます。リスクを最小限に抑え、軽減することで、成長とデジタル変革のための、より柔軟で信頼性が高く、安全な基盤がビジネスに提供されます。

Confluence は以下の機能を通じて、効果的なリスク管理計画の作成と実施を支援します。

• 混乱に秩序をもたらす: Confluence は、ばらばらな情報や経験を実用的な共有リソースに変えるのに役立ちます。会社全体およびプロジェクト関連の重要な知識を一元化し、迅速かつ安全にアクセスできるようにします。Confluence は、プロジェクト マネージャーやリスク マネージャーが欲しいものを見つけたり、必要なものを発見したりするのに役立ちます。
• 複数のチーム全体で共有する: チーム リーダーとメンバーは、同僚を招待し、リアルタイムの編集とインライン コメントを介してコラボレーションできます。リスク管理計画とその他のドキュメントを完成させたら、それを会社の関係者や意思決定者と共有できます。
• テンプレートの提供と作成支援: Confluence では、社内の計画とリスク管理だけでなく、プロジェクト管理ライフサイクル全体を通して役立つ無料のテンプレートを提供しています。

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