結局のところ、時間をかけて見直さなければ、成功や失敗から学ぶのは難しいことです。『Teams that Work（成功するチーム）』（2020 年）の共著者である Scott Tannenbaum 氏の調査では、定期的に 15 分から 60 分のデブリーフィング（状況報告）、レビュー、またはふりかえりのセッションを行っているチームでは、全体的な生産性が 20% から 25% 向上することが示されています。さらに、それらの内容が最初に文書化されていないと、その後、他のチームは成功や失敗から学ぶことが困難になります。

しかし、ふりかえりのプロセスには、ミーティングの構成、フィードバックの収集と集計、アクション・アイテムの特定という障壁があります。

ふりかえりの文化を社内に導入しようとしている場合や、より良いフィードバック・ドキュメントを検索しようとしている場合でも、強力なツールとして Confluence が役立ちます。Confluence により、チームはプロジェクト完了に関するフィードバックを整理・構造化し、ローンチ後のつながりを確保するための簡単な習慣を作成し、より効果的にプロジェクトを分析できます。

テンプレートでプロジェクトのフィードバックを整理する

ふりかえりの最初の課題の 1 つは、メンバーにふりかえりに参加してもらうことです。ふりかえりは困難で、とりとめがなく、混沌としているようにも思えます。

ふりかえりの文化を醸成するのは簡単なことではありませんが、Confluence では役に立つ多数のテンプレートをご用意しています。

Confluence テンプレートは構造化されているため、進行役や参加者など、関係者全員にとってプロセスが容易になります。進行役は、ページが記入済みであるため、空白のページに不安を感じることはありません。参加者は、求められていることがテンプレートで明確に示されているため、戸惑うことはありません。

また、テンプレートを利用して、あらゆるプロジェクトでふりかえりを行う習慣を容易に確立することもできます（最終アクションとして追加します）。

チームがふりかえりミーティングの準備を整えて首尾よく完了するのに役立つテンプレートを一部ご紹介します。

これらのテンプレートにより、プロジェクト完了に対するフィードバックを効率的に整理・構造化できるようになります。Confluence に保存しておけば、今後のミーティングで簡単に参照でき、時間の経過に伴うチームの成長を簡単に示すことができます。

すべてのフィードバックを一括収集する

プロジェクト・レビューの次の課題は、フィードバックの収集と集計です。これは社内チームやリモート・チームにも当てはまります。

Confluence は本質的にコラボレーティブなツールです。Confluence ページやホワイトボードには必要な数のチーム・メンバーを追加して、メンバー全員のフィードバックをどこからでも同時に収集できます。

Confluence では、フィードバックにも柔軟性があります。ページにコメントを残し、ホワイトボードでは付箋や絵文字を使用します。または、画像、GIF や、他のツールのコンテンツをスマートリンクとして埋め込むこともできます。

すべての作業が終了したら、チームのフィードバックを 1 か所にまとめます。これが信頼できる唯一の情報源になり、情報のサイロ化を解消できます。

アクション・アイテムと期限をフォローアップする

ふりかえりの最後の課題は、フォローアップです。ふりかえりでは多くのことを学べます。しかし、学んだ教訓を忘れてしまったら、あまり意味がありません。

プロジェクト・レビューの最大のメリットは、学べるということです。間違いを犯した箇所がわかります。つまり、チーム・メンバー間の作業負荷が不均衡だった、タイムラインを現実的に設定したかどうか、ブロッカーを早期に特定しなかった、などです。また、正しい選択をした箇所がわかります。これらを文書化すると、間違いを回避し、今後も成功を再現できるようになります。

Confluence を利用して、ふりかえりのフォローアップ項目を追加、割り当て、表示できます。プロジェクトのレビュー時も同様に行えます。Confluence の Jira 統合により、Jira タスクをレビュー・ページに接続することもできるため、チームがどこで作業をしていても、全員がアクション・アイテムにアクセスできます。

その結果、すべてのフィードバックとそれらのタスクを 1 か所にまとめて、Confluence でチームの情報を簡単に検索できるため、組織全体が把握できるようになります（または、あなたが閲覧を許可するように設定したユーザー）。