複数のプロジェクトのリソース スケジューリングを簡素化するには

リソース スケジューリングについて

リソース スケジューリングとは、設定された時間枠に合わせて特定のタスクやプロジェクトに資産を割り当てることです。業界によって異なりますが、リソースにはチーム メンバー、設備、施設などが含まれます。

リソース スケジュールには誰でもアクセスできます。プロジェクト ライフサイクル全体の所要時間と責任の概要が記載されているので、チーム メンバーは混乱せずに作業を進めることができます。

ほとんどのチームでは、リソース スケジューリングを通じて以下の 3 つの疑問を解消できます。

• このプロジェクトにはどのようなリソースが必要か?
• そのリソースはいつ必要になるのか?
• そのリソースは利用可能か?

これらの疑問を解消することで、全員の作業がスムーズになり、進捗の遅れを防止できます。

プロジェクトの効率を高める

プロジェクトの効率性が損なわれる背景には、リソースの割り当てミスやタスク委任の遅れなど、いくつかの要因があります。リソース スケジューリングにより、マネージャーはプロジェクトのスコープ全体と各プロジェクトに必要なものを把握できるようになります。

企業アプリの開発に上級開発者の関与が必要で、リソース スケジューリングは行っていないとします。この場合、その上級開発者が財務チームと協議する必要があったにもかかわらず、失念してしまい、プロジェクト タイムラインの変更を余儀なくされるといった問題に直面する可能性があります。

リソース スケジューリングでは、プロジェクトの計画段階ですべてのリソースとタスクを割り当てます。こうすることで、リソース競合の修正について心配する必要がなくなります。

リソースの過剰割り当てを防ぐ

新しいアプリの開発を担当する上級開発者がいるとします。その開発者は新しい Web サイトの開発にも関わっているのか。経営陣が同時に立ち上げたいと考えているチャットボットの方はどうか。意思決定プロセスで、開発者の手がいつ空いているかだけに着目していると、開発者に大きな負担がかかる可能性があります。

リソース管理を行うと、作業を均等に分散して燃え尽き症候群を防止できます。負担の大きい人や作業の少ない人がいたら、すぐに把握できます。

過剰割り当てを防ぐことは、財務的にも理にかなっています。リソース スケジュールに誤りがある、あるいはリソース スケジュールが存在しない場合、プロジェクトへのリソース割り当てが過剰になることが予想されます。余分なリソースは最終的な請求額を増やし、他にできることが制限されてしまいます。

リソース スケジューリング ソフトウェアは、過剰割り当てを防止します。ただし、それには学習の時間が必要です。チームの平均的な生産性を評価して、タスクが均等に割り当てられるようにしましょう。

プロジェクトのタイムラインとデリバリーを改善する

リソース使用率を最適に保つ

リソース スケジューリングは、チームがリソースをどのように使用しているかを示します。一日中かかるようなプロジェクトではないため、何もせずに手が空いているチーム メンバーはいないでしょうか。自分のキャパシティを超えた作業を抱えているチーム メンバーはいないでしょうか。

無駄を最小限に抑えながら、リソースの生産性を最大限まで引き出したとき、リソースの利用率は最適化されますが、手作業でそのバランスを取ることはほぼ不可能です。

リソースをスケジューリングしないと、リソースとその可用性の全体像を把握できなくなります。十分に活用されていない、または過剰に利用されているリソースを見分けるのが難しくなり、役割を効果的に割り当てることが難しくなることもあります。

リソース スケジューリングは、各チーム メンバーのタスクをリアルタイムで示すため、問題が発生してもすぐに調整できます。たとえば、時間に余裕があり、高いスキルを持った人にタスクを再割り当てしたり、チームのキャパシティのバランスを取り直したりすることができます。

リソース スケジューリングの一般的な課題

理想を言えば、リソース スケジューリングが問題なく行え、ほとんどのスケジュールが順調に進み、リソースが常に利用可能であることが求められます。

しかし、多くのチームがプロジェクトの制約、スコープの変化、利害の対立に悩まされています。たとえば、コンテンツ チームは新たにフリーランサーを使って Web サイトのブログを作成したいと考えていますが、広告スタッフは新しい広告コピーを最初に作るべきだと考えています。

優先順位付けはリソース スケジューリングの重要な部分です。ここでは、発生すると考えられる 4 つの一般的な課題を紹介します。

リソースの競合と過剰割り当て

過剰割り当てはチームの最大の問題になり得ます。通常は、シンプルなリソース スケジューリングで極端な過剰割り当てを防ぐことができますが、問題が思ったより根深いことがあります。

たとえば、ある人に 3 つのタスクを同時に割り当て、それぞれが 1 日の作業量の 3 分の 1 を占めているとします。それではあまり余裕がありません。1 つのプロジェクトに遅れが生じると他のプロジェクトも遅れるため、作業者にとってストレスになり、結果を出そうと焦り始めます。つまり、チームのリソースに競合が生じています。

リソース スケジューリングでは過剰割り当ての問題を根絶できないかもしれませんが、発生を抑えることはできます。必ずリソース管理計画を立て、常に最新情報に注目してください。

リソースの可用性とスキルの管理

リソース スケジューリングによってタスクの割り当ては容易になりますが、誰も対応できない場合はどうなるでしょうか。

スプレッドシートやホワイトボードに頼っていると、必要な情報をうまく見つけられないことがあります。特定のプロジェクトに関わっているメンバーの概要は、特定のスキルや空き状況を探すときには役に立ちません。

Jira などのソフトウェアとそのリソース管理ツールを使用すれば、チーム メンバーそれぞれのスケジュールと能力を追跡できます。このソフトウェアを使用すれば、潜在的なボトルネックが拡大する前にそれを特定し、リソースの平準化などの戦術を実行できます。

リソースの平準化とは、限られたリソースに合わせてタスクの期限をずらしていくことです。たとえば、1 人のデザイナーが 2 つの広告キャンペーンを担当する必要がある場合は、別のデザイナーを雇うのではなく、プロジェクトのタイムラインを延長できます。

変更と不確実性の管理

リソース スケジューリングは、プロジェクト管理チームが変更に対応する際に役立ちますが、スケジュールに余裕がない場合は十分ではありません。

新しいクライアントを獲得したり、チーム メンバーが産休を取ったりすることも考えられます。過密なスケジュールでリソースに余裕がない場合は、どのように組み込めばよいでしょうか。

選択肢は 3 つあります。プロジェクトを一時停止する、締め切りを遅らせる、あるいは追加でスタッフを採用することです。

ソフトウェアを使用すると、変更を管理しやすくなります。Jira では変更通知が自動的に届き、何をすべきかをじっくり考える時間を確保できます。

複数のプロジェクトと優先事項のバランス

チームの全員がプロジェクトや優先事項を抱えています。リソースを適切にスケジューリングすれば、困難が軽減されることもありますが、それだけでは解決できません。個々のモチベーションを見落とすかもしれません。チームとの定期的なコミュニケーションが重要です。

プロジェクトに関する最新情報を求め、批判の声にも耳を傾けます。

チーム メンバーの目的が一致していても、プロジェクトが複数の場合はバランスを取らなければなりません。リソース スケジューリングでは、優先順位の決定要因は得られません。それぞれのプロジェクトの目的をふりかえり、クリティカルに考えてみましょう。

Jira を使用したプロジェクト管理におけるリソース スケジューリングの優先順位付け