リソース分解構造図: 概要と作成方法

RBS (リソース分解構造図) とは?

リソース分解構造図は包括的な階層型フレームワークで、プロジェクトの完了に必要なすべてのリソースを記録して分類できます。従来のリソース リストとは異なり、RBS ではリソースを徐々に詳細なレベルに分割します。作業分解構造図でプロジェクトのタスクを分解する方法と同様です。この体系的なアプローチにより、人員、設備、資材、技術資産などのリソースすべてを把握できます。

プロジェクト マネージャーは通常、プロジェクトの計画段階で当初のリソース分解構造図を作成し、多くの場合、部門長や主要な関係者と協力して作業します。しかし、RBS を一時的なドキュメントとして扱うのは間違いです。最も効果的なリソース分解構造図の例では、このツールがプロジェクト ライフ サイクルを通してどのように進化するかが示され、リソースの可用性、プロジェクトのスコープ、組織の優先事項の変化が反映されています。

リソース分解構造図を利用するメリット

リソース分解構造図を利用すると、プロジェクトの成功に直接影響を与える具体的なメリットが多数あります。財務面では、企業はリソースの利用をより正確に追跡できるため、多くの場合、予算管理が大幅に改善されます。

たとえば、製造会社が RBS を製品開発プロジェクトに導入する場合、リソースの割り当てと予測を改善することで、リソース関連のコスト超過を大幅に削減できます。

プロジェクトの透明性も、RBS が適切に管理されていると劇的に向上します。部門の枠を超えたチームは、利用可能なリソースとその利用状況を明確にし、より効果的なプロジェクトのコラボレーションにつながります。

詳細なリソース分解構造図 (RBS) の裏付けがある場合、キャパシティ プランニングがより簡単になります。プロジェクト マネージャーとプロジェクト リードは、リソース配分に関して情報に基づいた決定を下すことができ、必要なときに重要なスキルや機材を確保できます。

キャパシティ プランニング テンプレートを使用すると、チームの処理能力を正確に把握できます。

リソース分解構造図の主要なコンポーネント

リソース分解構造図 (RBS) を作成する前に、その基本的な構成要素を理解する必要があります。これらのコンポーネントは、プロジェクト全体を通してリソースを整理し、追跡するための基礎となります。

• 階層的な組織構造: これにより、組織図と同様に、リソースが最上位のカテゴリから個々のコンポーネントに分類されます。これには、人材、資材、設備などの主要なカテゴリが含まれ、それぞれがさらに特定のサブカテゴリと個別のリソースに分類されます。
• 人材: これには、正社員、請負業者、コンサルタント、サポート スタッフなど、人間に関連するすべてのリソースが含まれます。このカテゴリには、スキル セット、空き状況、役割固有の要件が含まれます。
• 物的資材: これは、事務用品から建設資材、製造部品に至るまで、プロジェクトの完了に必要なすべての物的資材をカバーします。
• 設備と機械: これには、プロジェクトのタスクと成果物を完了するために必要なすべてのツール、ハードウェア、車両、および特殊機器が含まれます。

• 技術インフラ: これには、コンピュータ、ネットワーク、特殊なソフトウェア ライセンス、デジタル ツールなど、ハードウェア システムとソフトウェア システムの両方が含まれます。

プロジェクトのライフサイクルを通じてさまざまなリソースを識別して追跡するためのリソース コーディング システムを用意することは常に良い考えです。このシステムでは通常、英数字コードを使ってリソースの種類、部門、および特定の識別子を示します。

さらに、類似したリソースをグループ化するための明確なガイドラインを提供するリソース分類フレームワークが必要です。これにより、リソースの追跡、割り当て、管理が容易になります。また、リソースの競合を防ぎ、プロジェクト全体でリソースを適切に使用するのにも役立ちます。

リソース分解構造図を作成する方法

リソース分解構造図 (RBS) を構築する準備はできていますか? 各ステップを順を追って説明し、プロジェクトのリソースを効果的に整理する方法を紹介します。Confluence では、プロジェクトの進行に合わせて RBS を文書化して更新するための一元化されたワークスペースをチームに提供することで、これを容易にします。その方法を紹介します。

プロジェクトのスコープを定義する

プロジェクトで何を提供する必要があるかを明確に理解します。これはプロジェクトのスコープと呼ばれます。主な成果物、タイムライン、および取り組んでいる重大な制約を綿密に計画します。これは当たり前のことのように思えるかもしれませんが、何を構築しているのか理解せずにリソース計画に取りかかるプロジェクト チームがいかに多いかを知ると、驚かれるでしょう。

必要なリソースを特定する

自分の担当範囲を確認し、その仕事を完了するために必要なものをすべてリストアップします。人間 (関わる必要があるのは誰か?)、資材 (必要な物理的資材は何か?)、機材 (必要なツールと機械は何か?)、およびテクノロジー (必要なシステムとソフトウェアは何か?) について検討します。チーム リーダーや対象分野のエキスパートに相談して、見逃しそうなリソースを見つけます。

リソースを分類する

次に、プロジェクトにとって意味のある方法でリソースをグループ化します。ほとんどのチームは、タイプ (人材、設備、資材) またはプロジェクトのフェーズごとにチームを編成しています。誰もが必要なものを簡単に見つけられるようなアプローチを選択します。カテゴリはシンプルかつ論理的なものにします。

コスト、スキル、その他の情報を含める

重要な情報を含めてリソース リストを具体化します。チーム メンバーのスキルと空き状況に注意します。機器の仕様とメンテナンス スケジュールを含めます。資材については、数量とデリバリー タイムラインを追加します。できるだけ具体的なものにします。プロジェクトにとって重要な詳細だけにフォーカスします。

関係者と共に確認し、検証する

RBS のドラフトを主要な関係者やチーム リーダーと共有します。彼らは、ギャップを見つけ、潜在的な問題を指摘し、重要な点を見逃していないことを確認してくれます。このステップを飛ばさないでください。これらのリソースを使用している人から意見を聞くことで、後で大きな問題を解決できる可能性があります。

RBS を共有する場合は、無料の関係者コミュニケーション テンプレートを活用してください。

RBS 構築のベスト プラクティス

強固な RBS の構築は最初のステップにすぎません。これらのベスト プラクティスは、プロジェクト全体を通してリソース分解構造図 (RBS) を効果的に維持し、使用するのに役立ちます。

• シンプルかつ拡張可能なものにする: レベルが多くなりすぎたり、カテゴリが詳細になりすぎたりして、構造が複雑になりすぎないようにします。コア リソースから始めて、明確な価値を追加する場合にのみ詳細を追加します。RBS は、扱いにくくならず、プロジェクトと共に成長できるものにする必要があります。
• 定期的な更新をルーチンに含める: 毎週または隔週で RBS のレビューを行い、最新の状態に保ちます。プロジェクトの進展につれて、リソースのニーズも変化します。リソース情報が古くなると、計画が不十分になり、期限を守れなくなる可能性があります。
• 明確な命名規則を用いる: リソースとカテゴリに一貫性のあるわかりやすい名前を付けます。異なる部門のチーム メンバーを混乱させる可能性のある頭字語や専門用語は避けます。
• 可視性を重視して構成する: 誰でも必要な情報をすぐに見つけられるように RBS を構成します。部門、プロジェクトのフェーズ、リソース タイプなど、チームにとって最も意味のあるもので整理するとよいでしょう。
• リソースの依存関係を含める: どのリソースが他のリソースに依存しているかに注意します。たとえば、開発者が作業を開始する前に特定のソフトウェア ライセンスが必要な場合は、この関係を明確にしておきます。

• リソースの制約を文書化する: パートタイムでしか対応できないチーム メンバーや、プロジェクト間で共有する必要がある機器など、リソースの利用可能性に関する制限に注意します。

Confluence のリソース計画テンプレートから始めます。この既製のテンプレートを使用すると、RBS をすぐに開始でき、ゼロから作成する必要がありません。リソース編成のベスト プラクティスを維持しながら、プロジェクトのニーズに合わせてカスタマイズできる実証済みの構造を提供します。

リソース分解構造図の例

このリソース分解構造図 (RBS) のサンプルを使って、プロセス全体の仕組みを見ていきましょう。

• 主なリソース: 一番上には、主なプロジェクト リソースがあります。これは、プロジェクトを完了するために必要なすべての出発点です。
• カテゴリ: 次のレベルは、人的リソース (自社の従業員)、技術的リソース (自社のテクノロジーとシステム)、物理的リソース (有形のアイテムとスペース)、および外部リソース (外部の支援とベンダー) の 4 つの主要なリソース カテゴリに分類されます。

• サブカテゴリ: これらの各カテゴリの下には、より具体的なサブカテゴリがあります。たとえば、人的リソースは、リーダーシップの役割、コア プロジェクト チーム、およびサポート スタッフに分類されます。技術的リソースは、ハードウェア、ソフトウェア、およびインフラストラクチャのニーズに分けられます。物理的リソースは、施設、設備、資材に分けられます。外部リソースはベンダーと請負業者に分けられます。

そこから、各サブカテゴリはさらに具体的になります。たとえば、ハードウェアの下には、必要な特定の機器をすべてリストアップします。施設の下には、スペース要件を詳細に指定します。

この構造図の読み方は簡単です。一番上から始めて、情報が必要なリソースへのパスをたどります。

Confluence を活用して効果的なリソース分解構造図を構築する

Confluence で RBS を 1 か所に整理できます。Confluence を使用すれば、チームが協力してリソース情報を構築および更新でき、変更が発生したときに全員がそれを確認できます。古いメールやスプレッドシートを調べる必要はもうありません。リソースの詳細はすべて 1 か所に保存されており、簡単にアクセスして更新できます。

Confluence のリソース計画テンプレートですぐに開始できます。RBS を他のプロジェクト ツールやドキュメントに接続して、すべてをリンクして整理することができます。チームはリアルタイムで一緒に編集したり、コメントを追加したり、変更を追跡したりできるので、リソースの管理が簡単になり、全員が同じ認識を持つことができます。

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