プロジェクト管理フェーズの理解

プロジェクトのライフ サイクルとは?

「ライフ サイクル」と聞いて、高校の生物の授業を思い浮かべる方もあるかもしれませんが、実際にはかなり簡単な概念です。プロジェクトのライフ サイクルとは、プロジェクトが開始して完了するまでに移動する一連のステージです。フェーズを順番に移動して、アイデアの段階から成果物の完成までプロジェクトを進めます。

プロジェクトに無計画に取り組んで容易に達成できる成果に甘んじる代わりに、プロジェクト管理のライフ サイクルを理解することで、チームは次のことを実現できます。

• 開始から終了まで、組織的かつ戦略的にプロジェクトを進めます。
• プロジェクトの進捗状況とステータスを監視します。
• 予期しない障害が少なくなってより正確に計画されることで、プロジェクトがより迅速に完了します。

これらのすべてのメリットを合わせることでそれらのメリットを最大限に活かし、チームがより迅速により多くのプロジェクトを成功させられます。

PMI (プロジェクト マネージメント協会) によると、10 億ドルの投資ごとに、プロジェクトのパフォーマンスが低いために 1 億 2,200 万ドルが無駄になっています。

フェーズ #1: プロジェクト立ち上げ

ソフィアのチームでは、強いニーズに基づいて、従業員のオンボーディング プロセスを刷新しようとしています。最初のステップは、計画とタイムラインを詳細に策定することでしょうか? それはもっと後に行います。

プロジェクトのライフ サイクルの最初のステップは、計画ではなく立ち上げです。

このステージでは、プロジェクトは実際に承認されておらず、進行していません。ソフィアのチームは、プロジェクトにそもそも実施する価値があるかどうかを判断することを目標として、広い視野で俯瞰的に検討しています。そのために、次のことを明らかにします。

• プロジェクトのビジネス ケース
• 実施するメリット (例: より広範囲のビジネスの目標にどのように貢献するか)
• 主な成果物
• どのようなことを成功と見なすか

これらの要素についてよく検討した結果、ソフィアとチーム メンバーは次のように判断しました。

• ビジネス ケース: 会社は従業員の離職率に苦慮しています。ほとんどの従業員が入社後 12 か月以内に離職します。
• メリット: オンボーディング プロセスを見直すことにより、入社後数か月間における分かりやすさ、コミュニケーション、意欲が向上して、長期にわたって従業員を維持できることが期待されます。
• 成果物: 人事チームは、手順書を参照して管理できるようにすることと、従業員が入社後数週間に従業員向けのオンライン ダッシュボードで作業できるようにすることを求めています。
• 成功の指標: 第 4 四半期末までに従業員の定着率が 15% 増加して、新入社員の 85% 以上から肯定的なフィードバック スコアが得られることです。

これらの要素はすべてプロジェクト ポスターに含め、ソフィアのチームがより広い視野で俯瞰的にプロジェクトを理解することが必要になったとき、いつでも参照できます。

チームでこれらのすべての要因の検討を終えたら、プロジェクトは実現可能で、実施する価値があるかどうかを問う必要があります。

答えがイエスなら、必要に応じてプロジェクトの承認を受けて次のフェーズに進みます。そうでない場合も、落胆は不要です。振り出しに戻って、プロジェクト ポスター テンプレートを使用するなどして、直面している問題を解決する別の方法があるかどうかを検討します。

フェーズ #2: プロジェクト計画立案

広いレベルでプロジェクトを定義したので、詳細に着手します。このフェーズでは、実際にプロジェクトを完了するための計画をチームで策定します。

すぐに実作業に入りたくても、計画ステージで手間を省かないことが重要です。効果的に計画することで、プロジェクトの失敗の主な原因、つまり、不適切なビジョンと目標、コミュニケーション不足、不正確な時間の見積もりなどの多くを回避できます。

また計画には、時間や地道な作業が必要になるため、プロジェクトの開始時点でそのための十分な時間を確保してください。

フェーズ #3: プロジェクト実行

このフェーズでは、労力のかかる作業が大量に発生します。

ソフィアのチームが、自らが特定したプロジェクト タスクを一歩一歩完了させるときが到来しました。手順の草案作成、ビデオの録画、聞き取りの実施などを行います。

また、これらのプロジェクトの To Do に従って作業を進めると同時に、次のフェーズにも従事します。

フェーズ #4: プロジェクト監視

ケーキ作りの例に戻りましょう。レシピに 1 回目を通して後は眺めていれば、世界一のケーキが出来上がってくるでしょうか? そんなことはありませんよね。

間違いがないように、都度レシピを確認しながら玉子を割って、タネを混ぜますね。オーブンを 5 分ごとに覗いては、焦げていないか確かめますね。大事なケーキから目を離すことはしないでしょう。

プロジェクトについてもまったく同じで、監視フェーズではそのようなことをします。これは実行フェーズと同時に発生します。ソフィアはプロジェクトを定期的に評価して、チームについて次のことを確認します。

• タスクの締め切りを守っていること
• スコープから逸脱していないこと
• 予算を守っていること
• 目標にコミットしていること (実行中はより広いビジョンを見失う。つまり、木を見て森を見ずという過ちを犯すことがあります)

フェーズ #5: プロジェクトのクローズ

チームはやり遂げました。新しい、改善された従業員オンボーディング プロセスが始動しました。成功を祝ってチームでランチを開催し、プロジェクトから完全に離脱する日を待つばかりという気分です。

ただし、このプロジェクトを成功とするには、その前に、このクローズ フェーズですべての未処理事項を片付ける必要があります。これには、次が含まれます。

• 事後分析や振り返りを実施して、何がうまくいって何を改善可能かについて話し合います。
• 最終プロジェクト レポートを作成して、必要に応じて関係者に提示します。
• すべてのプロジェクト ドキュメントを安全な場所に保管して、後で容易にアクセスして参照できるようにします (やはり、Confluence でそのすべてを一箇所に整理して保管できます)。

ここまで頑張ってきましたので、それに値する有終の美を飾ってください。実際のプロジェクト タスクは終了していますが、クローズは、このプロジェクトを適切に終了して将来のプロジェクトの成功に備えるために重要です。

プロジェクト管理ソフトウェアの活用

プロジェクト管理ソフトウェアはなくても何とかなるとお考えですか? そうではありません。成功を促進してストレスを軽減したいなら、プロジェクト管理ソフトウェアは必須です。実際、高い成果を出しているプロジェクトの 77% は、プロジェクト管理ソフトウェアを使用しています。

このソフトウェアでプロジェクト管理のライフ サイクルを管理すると、次のような大きな利点があります。

• チーム全体でライフ サイクルを追跡できるため、透明性と可視性が高まります。
• 役割と責任が明確になることで、自分が何を期待されているかが全員に分かります。
• 割り当て可能なタスクや所有者などを作成することによって、プロジェクト計画の実用性が高くなります。
• 適切な情報の検索方法を全員が知っているため、正確性が高まります。
• リアルタイムのアップデートにより、古い情報に基づいて作業する人がいなくなります。

果てしない電子メール スレッド、ランダムなドキュメント、煩雑なスプレッドシートを使用して、プロジェクトのライフ サイクルを管理しようとしないでください。Jira のようなプロジェクト管理ソフトウェアは、チームで戦略的かつ組織的にひらめきを形にするために役立ちます。

プロジェクトの成功を積み重ねる

プロジェクトは、A 地点から Z 地点まで一足飛びに移動するものではありません。プロジェクト管理は、プロジェクトのさまざまなステージの指針となり、戦略的に取り組む助けとなります。

順序に従ってフェーズを進めることで、ソフィアとそのチームと同様に、別のプロジェクトにも自信を持って取り組めるでしょう。ぜひお祝いをしてください。ケーキをお忘れなく。

プロジェクト管理の計画フェーズでは多くのことを考えて、労力のかかる作業を大量にこなします。プロジェクト計画テンプレートを使って作業を簡略化したり、プロジェクト管理テンプレートをすべて確認したりしてみましょう。