効果的なホワイトボード・セッションのための 7 つのホワイトボーディング戦略のヒント

ホワイトボーディングとは

ホワイトボーディングは、物理的または仮想的なホワイトボードによる視覚的なブレーンストーミングを用いるコラボレーション手法です。このアプローチにより、チームはアイデアを表現し、概念をインタラクティブに説明して、創造性と参加を促進できます。

ホワイトボーディングにより、各チーム メンバーがブレーンストーミング・セッションに参加することが奨励されて、チームのコミュニケーションを推進します。また、アイデアをさらに練り上げてアクションにつながる戦略に変えられる創造的な環境も構築されます。ホワイトボーディングは、問題解決とアイデアの視覚化のための強力なツールです。図、グラフ、視覚的資料を使用して、複雑なアイデアを誰にとってもよりわかりやすく、アクションにつながるものにします。

ホワイトボード・セッションは、プロジェクトの共通の目標に対する関係者の意識合わせに役立ちます。したがって、プロジェクト・マネージャーがスコープと目的を確立するプロジェクト管理の重要な段階である、プロジェクト・ライフサイクルの開始フェーズで実施すると有益です。このフェーズでは、チームとその関係者は、計画全体を具体化する前に、プロジェクトをどう実行していくかに関するアイデアを生み出せます。

ビジネス・チームがホワイトボード・セッションを実施する理由

ホワイトボード・セッションは、コラボレーションを促進するためのダイナミックなプラットフォームです。また、問題を解決や新しい収入源の開拓のためのアイデアを生み出すためにも役立ちます。ホワイトボード・セッションの主な目的は次のとおりです。

• コラボレーション：ホワイトボーディングはチーム メンバーの積極的な参加を促進します。そこがアイデアやフィードバックを自由に共有できる場となります。自分のアイデアが検討対象になると、尊重されていると感じるものです。ホワイトボーディングでそのような機会を提供できます。
• 視覚化：ホワイトボードにアイデアを書くと、抽象的なアイデアを具体的なビジュアルに変えるために役立ち、誰もがそれを理解して練り上げる助けとなります。アイデアを整理するためにも有用です。たとえば、チームで新しいプロジェクト設計をブレーンストーミングする場合に、フローチャートを使用して、プロジェクト・プロセスの各段階が互いにどのように関連しているかを順序に沿ってに視覚化できます。
• エンゲージメント：ホワイトボードの視覚的な性質が、参加者全員の交流とエンゲージメントの促進に役立ちます。それは一つには、ホワイトボーディング・セッションには非常に簡単に貢献できるからです。また、自分がディスカッションに価値をもたらし、ホワイトボードに自分のアイデアが加えられることで満足感を得られるからでもあります。

• 生産性：ホワイトボーディングでは、アイデアをすばやく表現し、書き出されたアイデアに集中できるため、チームの生産性が高まります。ホワイトボードに文字を書き絵を描くことで創造性が刺激され、生産的なアイデアにつながります。

ホワイトボード戦略の 7 つのベスト・プラクティス

ホワイトボーディングは、場所に関係なく、リアルタイムでチームとコラボレーションするための素晴らしい方法です。これにより、アイデアのブレーンストーミング、ファイルの共有、フィードバックの提供を 1 つのスペースで行えます。

より効果的なホワイトボード戦略セッションを開催するための 7 つのベスト・プラクティスを次に示します。

1. 目標を設定する

目標がなければ、セッションは瞬く間に制御不能になります。ホワイトボード・セッションごとに目標を設定してください。出席者全員の結果と参加レベルに対する期待を明確に説明します。

2. アジェンダの秩序を維持する

すべてのチーム・ミーティングと同様に、参加者に体系的なアジェンダを提供します。ミーティングの目的と予定を記載します。たとえば、個々のブレーンストーミングにどれだけの時間を費やす計画かを示し、アイデアを共有して、最も有望なアイデアを紹介します。最後のセクションでは、チームが何を達成したかを確認してください。次のステップやアクション アイテムも列挙するようにします。

3. ホワイトボードを管理する

ボード上のアイデアをどのように管理するかは、あらゆるセッションで重要な要素です。ボードを効果的に管理することで、アイデア同士がどのように関連しているかがわかります。そのためのいくつかの方法を紹介します。

• セクションを作る：ホワイトボードを線や形を使ってセクションに分割します。
• アイデアを色分けする：いくつかの異なる色のホワイトボードマーカーを使います。アイデアのカテゴリごとに異なる色を割り当てます。
• 付箋を使う：それぞれのアイデアを付箋に書きます。これにより、アイデアを消したり書き直したりすることなく、アイデアを移動できます。

• マインド・マップを作る：線を使って関連するアイデアをリンクするマインド・マップを生成します。

4. クリエイティブで楽しいアイデアを奨励する

ホワイトボード・セッションを楽しくクリエイティブなものにしたいなら、事前に基本原則を確立する必要があります。また、創造性が発揮される環境を作ることも必要です。そのために、ミーティングがすべてのアイデアを歓迎する安全な場所であることを参加者に伝えます。生み出したアイデアによって不利益を被るようなことはないと必ず伝えます。

熱心でダイナミックな進行役を選びます。ミーティングでコラボレーティブな雰囲気を作り、進行が止まらないようにできる人物が適任です。アイスブレーカーやゲームでセッションを始めることも、参加者がリラックスし、クリエイティブなアイデアセッションに入りやすくするために役立ちます。

5. 将来に向けてアイデアをまとめる

すべてのアイデアがホワイトボード上に表現されたら、主要なテーマや共通点を特定します。その後、将来のアクションに向けてそれらをまとめます。そのために、個々のアイデアが互いにどのように関連しているかを確認し、類似するグループにまとめます。ホワイトボードがすでにセクションに分かれている場合は、テーマやセクションを単にキャプチャして文書化します。

6. ホワイトボーディング・セッションを総括する

アイデアをグループにまとめたら、セッションの要点と結果をふりかえり、結果がチームや会社にどのように影響する可能性があるかを全員が理解できるようにします。まとめを行うことで、参加者は会話の重要なポイントを思い出せます。また、ディスカッションの結果について全員の認識が揃うようにもなります。

7. 次のステップについて話し合う

セッションの最後に、ホワイトボード・ディスカッションからアクション アイテムを決定します。これらの次のステップを適切なチーム メンバーに割り当てます。これにより、これらのタスクをプロジェクト管理ソフトウェアに入力し、作業を追跡および監視できるようになります。

Confluence ホワイトボードによるホワイトボード戦略の改善

上記のベスト・プラクティスを理解し、ホワイトボーディングがなぜそれほど有益なアクティビティなのかを明確に理解したところで、次はホワイトボード・セッションの効果を高める必要があります。

共同視覚化ツールを使うことは最善の方法の 1 つです。チーム メンバーがどこからでもアクセスできるものを選ぶと有益です。

Confluence ホワイトボードは Confluence に組み込まれた仮想ホワイトボードで、プロジェクトに柔軟性をもたらします。Jira の課題をボードに簡単にインポートしたり、アイデアを直接 Confluence ページに追加したりできます。ホワイトボードから離れずに Jira の課題と Confluence ページを編集することもできます。

Confluence ホワイトボードにはキャンバスが無限にあるので、協力して制作やブレーンストーミングを行いやすくなっています。チーム メンバーはアイデアの生成から実行まで迅速に進めることができ、部門横断的なチームの思考と行動のギャップを埋めることができます。ホワイトボードは Confluence 内にあるので、信頼できる唯一の情報源から離れる必要はありません。アイデア、計画、タスクがすべて 1 つのハブにまとめられています。

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ホワイトボード・セッションはどのように進めればよいですか？

セッションの前に、ホワイトボード・セッションの目標とアジェンダを設定します。次に、全員が仮想ホワイトボード・ソフトウェアなどの必要なツールにアクセスできるようにします。サンプルのアイデアを提供して、チームが期待される成果を理解できるようにします。

セッションの初めに、アイスブレーカーかゲームを行います。これは皆を安心させ、リラックスした協力的な雰囲気を作り出すのに役立ちます。ブレーンストーミングを行うには、小グループに分け、全員が発言できるようにします。

すべてのアイデアがある程度の注目を集めるように、各メンバーにアイデアを発表する時間制限を割り当てます。ブレーンストーミングの段階ではアイデアを排除しないようにしてください。アイデアは後から改良できます。また、議論が現在のトピックから外れないようにします。最後に、今後の意思決定プロセスのためにホワイトボード上のすべてのアイデアを文書化して保存します。

ホワイトボード・ブレーンストーミングとは？

ホワイトボード・ブレーンストーミングは、複数の人が参加して新しいアイデアを生み出す共同プロセスです。ホワイトボードを視覚的なキャンバスとして使用して、リスト、描画、付箋、添付ファイルを活用ながらアイデアを出し合います。このプロセスは対面で、またはソフトウェアのホワイトボード・ツールを使用して仮想的に実行できます。目標は、チームが提案して改良したアイデアを視覚的に表現することです。その後、今後の作業セッションでそれらのアイデアを参照できます。

ホワイトボードが効果的な理由

ホワイトボードが効果的な理由は、その使いやすさにあります。また、アイデアをすばやく出し合えるという点でも非常に効果的です。アイデアを視覚的に記録するツールを持つことは、すべての制作プロセスにとって重要です。たとえば、新しい製品機能の考案、プロジェクト・タイムライン期日の見積もり、メール・マーケティング・ファネルの構築などです。

ホワイトボードは、簡単な図やイラストであらゆる概念をよりわかりやすく示すことができます。また、線やその他の視覚的な手がかりを使ってアイデアを結びつけることができます。全体として、ホワイトボードはアイデアや概念を視覚化するスペースを提供することで、チームのコミュニケーションを強化し、それらのアイデアについてより集中的な議論を促します。

ホワイトボード戦略を実施する上での潜在的な課題

クリエイティブなブレーンストーミング・セッションはどれもそうですが、ホワイトボードにもチームやファシリテーターにとっての課題があります。たとえば、次のような課題です。

• 情報過多になる可能性が非常に高い。ホワイトボードに書き込まれているアイデアが多すぎると、どれを優先すべきか判断するのが難しくなる可能性があります。また、視覚的な乱雑さだけでも十分に混乱を招く可能性があります。出されたアイデアの量が多すぎると、重要なアイデアが埋もれてしまう可能性があります。また、セッションの進行状況に注意しておかないと、セッションの結果を記録するのが大変になります。
• もう 1 つの課題は、メンバーの発言です。他のミーティングと同じように、一部の人だけが発言して他の人は意見を言わないという状態が発生します。ファシリテーターが各メンバーに一定の発言時間を与えないと、全員がセッションに貢献できません。

• それから、技術的な問題があります。従来のホワイトボードでは、リアルタイムでアイデアのスクリーンショットを撮って、デジタルで操作することはできません。セッションの結果を文書化することは、メモを取ったり、カメラや電話でボードの写真を撮ったりするという手作業になります。

適切なプラットフォームがあれば、これらの課題を簡単に克服できます。Confluence ホワイトボードを使用すると、Confluence プラットフォームに組み込まれているツールを使用して、直接またはリモートでホワイトボード・セッションを簡単に実施できます。すばやくアイデア出しを行い、付箋、ステッカー、ラベル、タイマーなどのさまざまなデジタル要素を使用してセッションを支援できます。さらに良いことに、複数人で編集できるので、誰もが自分のアイデアをボードに書き込む機会を持っています。

• 時間の制約、アクセシビリティの問題、技術的なハードルなど、潜在的な課題の例をいくつか挙げる

• 適切なホワイトボード・ツール（Confluence ホワイトボードなど）を使ってこれらの課題を克服する方法について取り上げる