Confluence でチームのオンボーディングを拡張

Confluence の機能を使って、オンボーディングに期待することを明確に（かつ具体的に）設定する

その SHRM 調査では、23% が、具体的な義務や責任が記載された明確なガイドラインがあれば短期間で退職せずに済んだであろうと報告しています。全従業員向けのオンボーディング文書は基本を学ぶのに役立ちますが、各職務の細かい部分を実行するには、役割固有のリソースの方がはるかに有益です。各従業員は、組織における自分の責任を知る必要があります。

これは、Confluence を使用して、それぞれの従業員の役割に応じたページ要素を設定することで実現できます。次に例を示します。

• 「アクション・アイテム」を作成して To Do リストを提供します。従業員は完了したアイテムにチェック・マークを付けます。これにより、たとえば、従業員が特定の日付までに福利厚生を設定できるよう支援します。
• Confluence 内に、個別のテーブルを作成します。これらの表には、30 日以内、60 日以内、90 日以内、またはそれぞれの組み合わせにおいて従業員が達成すべきオンボーディング成果の期待事項を記入できます。

• チーフ・オンボーディング・ドキュメント内に特定のプロジェクト・ドキュメントへのリンクを作成します。これにより、従業員は自分が参加することになっているプロジェクトの最新情報をすぐに確認できます。

同時に、チームのページを作成して、そのチームが社内で果たしている役割を記入できます。各チーム・メンバーの特定の義務、責任、期待事項を人事部に記入してもらいたい場合には、ページ制限を使って編集を人事部のメンバーに制限します。こうすることで、すべての新入社員は、自分の役割を最もよく知っているチームや人々から必要な背景情報を得ることができます。

テンプレートを使ってオンボーディング・プロセスを拡張する

上のセクションを読んで、あなたは頭を抱えてこう思うかもしれません。

「従業員全員に新しいページを作成するって？やるべき作業が増えそうだ。私の部署にはたくさんの役割があって、たとえば、マーケティング部門には 20 もの異なる役割があるから、それぞれの新人研修資料を作成していたら時間が足りなくなってしまう」と。しかし、Confluence テンプレートを使用すれば、その労力が軽減されます。Confluence テンプレートを使用して、新しいチーム・メンバーのための一貫したオンボーディング計画とトレーニング・リソースを構築しましょう。このテンプレートに、次のような必要な情報をすべて入力してください。

• プロジェクトの詳細
• マーケティング/ブランディングのガイドライン
• 主要な従業員に問い合わせるための連絡先情報

• 自動的に組み込まれた従業員ハンドブック

Confluence では、事前に作成された人事テンプレートを使って新しいページを作成できます。新入社員専用のページを作成する場合、Confluence では、追加の作業なしに従業員ハンドブック情報と会社紹介が自動的に入力されます。

インライン・コメントを使って、新入社員のオンボーディングをスピードアップする

問題はそのうち必ず発生します。従業員がどんなに多くの情報を入手しても、既存のドキュメントをどれだけ参照しても、チームのプロジェクトへのオンボーディングには多少の調整が必要です。

しかし、この調整は簡単に行えます。Confluence には、ユーザーを指定してコメントする「@」タグ付けやページへのコメント記入などのインライン・コラボレーション機能があり、全員が足並みを揃えてこれらの課題に対処するのに役立ちます。新入社員はページにコメントして質問できます。または、人事担当者に連絡して、従業員のオンボーディングのスピードアップをサポートしてもらうことができます。

たとえば、初めてチーム・スペースに参加した新入社員は、インライン・コメントを使って、答えを知っていそうな従業員に質問できます。これにより、オンボーディングに関するコメントが全員には表示されなくなり、新入社員が慣れるまでの間もチーム・スペースが整然と保たれます。

オンボーディング・データをプロジェクトの他のデータと区別する

Confluence では、トピックのタグ付け機能を使用して、さまざまなタイプのコンテンツを区別できます。これにより、従業員ドキュメントやコミュニケーションの検索もはるかに簡単になります。たとえば、新しいチーム・メンバーがオンボーディング・ドキュメントを参照する必要があるとします。その場合は、まずオンボーディングタグを検索できます。このタグにより、オンボーディングに関する情報を既存のプロジェクト情報と区別できます。

タグにはさまざまな用途があります。たとえば、福利厚生、休日の情報、従業員の要件を「会社の方針」タグで指定すると、新入社員が簡単にそれらの情報を見つけられます。

また、ラベルを使って、新しいチーム・メンバーにプロジェクトの目標をより明確に伝えることもできます。チームやプロジェクトの目標、またそれを補足する関連ページにタグを付けて、重要なプロジェクト概要と補足ドキュメントを区別できます。これにより、新入社員がすばやく仕事を開始するためのより明確なロードマップを提供できます。

チームに貢献できていると実感させる

エンゲージメントの低い従業員の数は、高い従業員のほぼ 2 倍です。そして、多くの場合、エンゲージメントの源となるのはチームワークです。自分はチームの重要な一員であり、着実にチームに貢献していると感じるまでの時間が短いほど、仕事へのエンゲージメントが高まる可能性があります。

ハーバード・ビジネス・レビューの記事には、「調査によると、職場で密接なつながりを持つ従業員は、生産性、創造性、協調性に優れている」と記載されています。

チームワークを育むために、Confluence のようなソフトウェアをどのように使っていますか？コミュニケーション機能を最大限に活用しましょう。たとえば、オンボーディングには Confluence と Trello を併用できます。チーム・メンバーは一緒にブログを書いたり、絵文字リアクションを使って自分の個性を表現したりできます。これにより、やるべきことをやるという感覚ではなく、コラボレーションの精神を育むことができます。（Confluence と Trello を使えば、この両方を同時に行えます。）

Provide communication training

Confluence のナレッジ・ベースは 1 つまたは複数のスペースに埋め込むことができます。チーム・スペースまたはプロジェクト・スペース内でページを作成します。そのうちに、このナレッジ・ベースがチームや組織のナレッジ・ベースとなり、多くの従業員の役に立ちます。スペースの種類をその用途に合わせるかはあなた次第です。オンボーディングのナレッジ・ベースは、新入社員が知っておくべきことやオンボーディング時に完了する必要のあるタスクが詳細に記載されている新入社員ハンドブックのようなものです。チーム・スペースは、新入社員がチームの目標やプロジェクトを理解した後に参加する共有スペースです。

Encourage open and honest feedback

Confluence のナレッジ・ベースは 1 つまたは複数のスペースに埋め込むことができます。チーム・スペースまたはプロジェクト・スペース内でページを作成します。そのうちに、このナレッジ・ベースがチームや組織のナレッジ・ベースとなり、多くの従業員の役に立ちます。スペースの種類をその用途に合わせるかはあなた次第です。オンボーディングのナレッジ・ベースは、新入社員が知っておくべきことやオンボーディング時に完了する必要のあるタスクが詳細に記載されている新入社員ハンドブックのようなものです。チーム・スペースは、新入社員がチームの目標やプロジェクトを理解した後に参加する共有スペースです。