文档的重要性（因为它不止是例行公事）

文档的重要性（即为何应该重视此问题？）

我们知道，您业务繁忙。也就是说，记录诸如决策、状态和重复性任务处理步骤之类的内容，可能不会排在您待办事项列表的首位。

在关键时候，拥有文档会是一件值得庆幸的事。无论是团队成员意外缺勤，还是您不确定如何推进不熟悉的行动计划，这些记录都绝对是便捷的资源。

Need more help convincing your team? Here are a few key benefits you can share to illustrate why documentation should be a priority moving forward.

1. 单一数据源可为您省时省力

据估计，知识工人平均每天花费大约两个半小时来搜索所需的信息。有效的文档可将关于任务、项目或团队的所有须知信息（从帐户登录到分步说明）汇聚在一个组织有序的集中位置。无需再翻遍电子邮件或下载的文件才能获得最新信息。

当您派发任务、规划新项目或需要请其他团队成员介入某事时，文档意味着您能够保持运转，而不必花费数小时来追踪细节、凭证、路线等。

记录您的流程有助于发现瓶颈和臃肿的工作流程，从而进一步简化团队的工作方式。

2. 质量和流程控制离不开文档

做事方法不止一种，您想让团队能够以适合他们的方式灵活处理工作。

但与此同时，您也希望确保一致的结果，尤其是在您要定期产出的内容方面。需要有一定程度的凝聚力，这样您就不会显得草率或信息匮乏。

文档能促进知识共享，以便团队了解流程如何运作以及通常如何完成项目。

有了这些资源，团队成员不必揣测别人心思，就能保持重复项目的一致性，如月度报告或季度演示文稿等。在确认勾选了所有必选方框的同时，还有一定余地来发挥创意。

3. 文档可减少重复工作

在新项目启动后发现这是以前做过的，这种事情您遇到过几次？公司通过使用文档对以前的项目进行编目、收集调研结果和共享决策优点等，可以减少费时的重复工作，从而将宝贵时间花在刀刃上。

既然已有别人打下基础，何必还要从零做起？有了文档，您可以借鉴过去的工作并从中学习，而不是用重复的工作来换取同样的结果。

4. 大幅简化招聘和入职

想到有人离开往往难以接受，但企业面临的现实就是团队不会一直一成不变。旧人会上路远行，同时也有新人加入集体。

在迎接团队新人时，无论是对于老成员还是新员工，入职期都可能令人生畏。遗憾的是，Gallup 发现只有 12% 的员工强烈认同自己的组织在新员工入职方面表现令人满意。

您想要辅导团队成员并为其赋能，让他们能够一展所长，而不是感到羊入狼群。

如果您将文档作为优先工作，他们便有各种实用的指南、指导和备注可供参考，从而更快融入自己的新角色。另外，他们还可以利用这些资源来自行答疑并开始独立解决问题，而不是一旦遇到疑问或症结就不得不向团队中的某人求助。

5. 单一数据源可让所有人更有智慧

在工作中，我们往往会将知识视为一种资本。如果能够解答所有问题，我们就会有一种安全感，感觉自己在团队中最不可替代。我们会主观认为，分享自己的专长会自贬身价。

因此，一项调查发现 60% 的员工都遭遇过很难让同事分享对其工作至关重要的信息，因此这一调查结果也就不足为奇了。

文档可以丰富每一位同事的集体知识。当文档成为团队共享信息的常态时，您将受益于更高的透明度，以及更具协作性和战略性的文化氛围。您能够做出更为明智的决策，因为必要的信息不会被封锁在某个人的硬盘里，或者更糟糕的是封锁在他们的脑海中。