PPM（项目组合管理）指南

什么是项目组合管理？

PPM（项目组合管理）可确保项目组合中的所有项目都遵循战略目标。项目管理侧重于培育某个特定项目，而 PPM 则着眼于全局。每个项目都要接受 PPM 团队的审查。

随着公司的发展，他们往往会承担太多的项目。各种举措相互叠加，直到员工感到负担过重，生产受到影响。

PPM 可以杜绝这个问题。产能规划是 PPM 专家的职责不可或缺的一部分，公司内的每个项目都会参与计算。

项目组合管理的关键组成部分

成熟的 PPM 至少需要四个要素：

• 项目组合管控：管控项目组合的规则应涉及项目选择、审查和优先顺序的确定。要制定这些规则，应确定您公司的长期和短期目标。
• 资源管理：仔细的资源规划通过在最有效的地方分配资源来使机会最大化。在 PPM 框架内，资源流向关键项目。
• 风险管理：通过制定考虑重要行业因素的计划来识别潜在风险。例如，如果您运行数据中心，那么计算机芯片的成本就很重要。价格上涨可能会破坏现金流。
• 绩效管理：您的团队需要为每个项目定义成功的指标并监控绩效。要获得更深入的见解，请使用定期状态报告或复杂的 PPM 工具（例如 Jira）。

有效项目组合管理的策略

每个人眼中有效的 PPM 是不一样的。一些公司希望减少当前的项目负担，而另一些公司则希望不断推出新想法。无论您的最终目标是什么，如果您希望公司遵循 PPM 原则，都可以实施一些可行的策略。

使项目组合与业务战略保持一致

当所有项目都支持相同的总体目标时，项目组合管理会变得更易于管理，尽管支持方法可能会有所不同。例如，一个项目可能侧重于提高软件质量，而另一个项目则着眼于缩短客户服务响应时间。这两个项目都鼓励更多的销售和更好的评价。

要判断一个项目是否有助于实现公司目标，应确定其目标并将这些目标与指导规则进行比较。确定成功指标（例如增加市场份额）也是明智之举。

确定项目的优先顺序

在为项目组合选择项目时，应考虑特定的标准，例如潜在风险、成本、潜在 ROI、成功指标和总体目标。

分析可用项目之后，项目规划的下一步是确定优先顺序。通过调查项目的战略价值和固有风险来确定哪些项目会获得最多的资源。

项目优先级矩阵提供的信息更清晰—网格根据成本、完成时间和潜在收入等标准描绘项目。加权评分模型为您的团队最关心的因素增加了更多价值。

平衡项目组合

一个充满高风险、高回报项目（例如打造新软件）的项目组合可能会获得回报。不过，也可能会耗尽您的资金，并导致工资问题。

避免冒险尝试可能会使公司免于灾难，但这一计划也阻挡了不成比例的巨额回报。最好的项目组合能够在风险更高的项目与更可预测的项目之间取得平衡。

运行模拟可以帮助您深入研究各种项目风险的细微差别。

持续监控和调整

PPM 的成功取决于持续的监控和调整。目标会因竞争、技术和其他变化而波动。虽然项目组合的项目时间线可能是正确的，但最好保持灵活性。新的竞争可能意味着您的优先级矩阵需要调整。

执行审查，列出项目目标、成本和收益，这样将帮助您评估特定项目是需要更多的关注，还是更少的关注。为了与业务目标保持联系，可能还需要进行项目重组。ROI 和广告参与度等与项目相关的特定指标可让您跟踪一段时间内的绩效。

项目组合管理的优势

采用 PPM（项目组合管理）的公司可以体验到从更好地利用资源到增强团队合作等方面的变革性优势。PPM 的全方位方法使每个项目都与公司的理想紧密相连，从而提高了成功的几率。

以下是 PPM 的一些显著优势：

提高了资源利用率

只知道自己工作范围的项目经理可能会在冲刺规划期间过度分配资源。这是不可避免的，因为公司项目来自同样有限的资源池。监督程序员团队的经理关心的是冲刺待办事项的完成情况。为研究团队提供资金或确定产品开发预算并不在他们的考虑范围之内。

PPM 可以展现全局，从而实现最佳资源分配。

改善决策方式

只有掌握了所有信息，才能做出最佳决策。敏捷工作流会不断生成有关项目和流程的数据。PPM 战略使您能够汇总这些数据并利用这些洞察信息。您会获得决定下一步行动所需的事实。

例如，PPM 团队可以评估公司是否拥有启动新项目的资源。收集到的数据还能让您跟踪绩效的细微变化。

风险管理

大多数公司已经开始监控项目风险。当您采用项目组合级风险战略时，您的应变能力就会增强。您的产品线是否依赖于不确定的供应链？PPM 可让您预见这些隐患，并为销售、财务和仓储团队制定应对措施。更简单的项目管理系统可能会导致更零碎的方法。

战略调整

PPM 可确定具体项目的贡献，并将其与公司目标联系起来，从而更好地与战略保持一致。由于持续审查是战略的一部分，因此当项目不再符合公司精神时，您就会知道。这种严格和持续的审查可最大限度地提高业务价值。

PPM 最佳实践

无论公司规模大小，引入和维护 PPM 环境都需要集中精力。以下是一些需要考虑的最佳实践：

• 建立 PPM 框架。在实施之前，确定您的 PPM 战略。考虑项目选择标准和优先级指标。围绕既定目标确定所有项目的方向。
• 使用 PPM 工具和软件。PPM 功能是 Jira 等项目管理平台中最典型的功能。标准业务软件（如 Quickbooks）通常都包含 PPM 工具。如果您正在管理一个敏捷项目组合并需要平衡不同的项目，这些软件辅助工具非常有用。
• 组建一个 PPM 团队。项目组合经理可以掌控日常运营，但需要一个支持团队来优化他们的工作。为避免混乱，应确保每个 PPM 团队都有明确的职责。始终促进跨职能合作—团队的不同视角是帮助 PPM 有卓越表现的部分原因。
• 实施有效的治理。由于缺乏责任感和指示不明确等多种原因，对公司流程的遵守可能会出现问题。PPM 在坚实的治理协议支持下，可确保所有项目遵循相同的指导准则，并与公司目标保持一致，从而消除这些风险。
• 持续改进。PPM 实践应自然发展，以适应不断变化的业务目标。由于市场压力的变化和新产品线的出现等，转变可能会发生。如果定期检查项目完成率等关键绩效指标，就可以衡量项目组合的运行状况，并从过去的项目错误中吸取教训。

Jira 的“计划”功能通过创建单一事实来源，实现工作安排、依赖关系映射等，从而促进战略性 PPM。您可能知道 Jira“计划”的原名是 Advanced Roadmaps。

通过战略项目组合管理最大限度地提高成功率

PPM 有助于您的公司保持正确的发展方向。泄露资金或偏离既定标准的项目将无法通过 PPM 审查。采用 PPM 方法有助于通过突出业绩最佳的项目，最大限度地提高成功率。

使用 Jira 管理您的项目组合还可以带来更多优势。该软件有助于：

• 确保合规与协调。
• 根据新规则调整计划。
• 应对行业变化。
• 利用数据模拟可能的结果。

准备好了解 PPM 对运营的影响了吗？立即开始使用 Jira“计划”。