项目生命周期：5 个阶段详解

什么是项目生命周期？

项目生命周期是项目经理用来指导项目完成的五阶段框架。它概述了项目从开始到最终实施的所有阶段，并说明了团队在每个阶段必须实现的目标。

下文总结了项目生命周期的各个阶段及其主要目标。

1. 启动：确定项目的范围、成本、可行性、目标、时间线和成功标准。
2. 规划：创建项目路线图或详细的行动计划，概述完成项目所需的任务。
3. 执行：开展工作，完成产品、服务或成果。确保您的团队拥有所有必要的资源、工具和指导。
4. 监控和控制：监控团队和项目的进度和绩效，以发现任何偏离计划的情况或质量问题，从而做出相应的改变。
5. 收尾：结束项目，签署任何未履行的合同，向供应商付款，进行项目后审查，并确定下次如何改进。

当项目经理清楚地了解项目管理的各个阶段时，他们就能纵观全局，更好地理解如何处理每个阶段。通过将项目分解成更简单明了的步骤，项目经理更容易预测接下来会发生什么，这有助于他们保持正轨，确保项目取得成功。使用正确的工具和方法有助于在整个项目生命周期内进行有效的团队管理。

项目生命周期的 5 个阶段

了解项目管理生命周期的五个阶段及其要求，将为您提供一个可重复、可改进的有效项目管理框架。

启动阶段

规划阶段

在项目生命周期的规划阶段，您可以创建一个路线图，以便在不超出预算的情况下，按照成功标准按时完成项目。

在这一阶段，您将把项目分解成更小的任务，设定里程碑和截止时间，并制定详细的资源、时间表、工具和任务分配计划。

以下是您在规划阶段可能创建的一些项目。

• 项目管理计划：指定项目阶段和任务。创建工作分解结构和甘特图以概述任务依赖关系和时间线。
• 风险计划：预测潜在风险并制定处理风险的标准操作程序，包括谁是每个问题的负责人。
• 财务计划：创建预算并在不同团队和资源类型之间分配预算。
• 资源计划：确定所需的团队成员并分配角色。使用资源管理软件集中管理文档、简报和其他资源。
• 沟通计划：选择用于与团队和客户沟通的渠道。决定沟通的频率，并在日历上安排会议。
• 质量计划：制定 KPI，确定如何衡量团队的绩效和产出。

使用 Jira 等项目管理工具，可以轻松地将这些计划存储在一个集中的、可访问的位置。您还可以使用项目规划模板来简化工作。

执行阶段

项目执行阶段是实施项目计划和完成项目可交付成果的阶段。

作为项目经理，您需要分配任务、明确角色、回答问题、监督工作、促进沟通、参加汇报和会议、支持团队并使他们保持正轨。

这可能意味着为团队成员提供新的工具、材料或资源。

团队合作对于涉及多人和复杂任务的项目来说是一项挑战。公司经常使用协作软件来帮助团队协同工作，最大限度地减少停机时间。

Jira 提供端到端的项目执行管理。该平台可以处理与复杂项目的执行有关的日常需求，使团队能够专注于完成工作，而不是费力地操作电子表格和杂乱的工具。

借助 Jira，项目经理可以分配任务、设定截止时间和自动提醒，从而避免出现任何疏漏。由于所有工作都集中在一处，他们可以了解每项任务对时间线和预算的影响，从而立即做出调整，使项目继续向前推进。

监控和控制阶段

在这一阶段，您将跟踪项目进度并进行调整，以确保项目按计划进行。

从工时表、报告和团队成员那里收集信息。使用 Jira 管理下一个项目可帮助您跟踪项目进度；使用时间线视图（可用作甘特图）或看板，都能让您更轻松地确定工作何时偏离项目路线图。

作为项目经理，您的工作就是在问题出现时恢复秩序，这也是这一阶段的控制环节。

以下是一些您可能需要管理的小问题示例。

• 时间线：如果团队成员无法按时完成任务，您就将其分配给其他人。
• 成本：供应商的成本高于预期，因此您要缩小项目范围。
• 团队：两名团队成员之间出现分歧，您要帮助他们解决。
• 质量：产品的某个部分不达标，因此您要另辟蹊径来进行构建。
• 风险：出现了不可预见的风险，您需要降低风险。

监控和控制阶段贯穿整个项目生命周期。项目经理要不断发现机会，以取得更好的绩效。

您可以将 Confluence 与 Jira 等工具集成，以便主要利益相关者之间沟通项目进展情况。Confluence 将所有与项目相关的文档集中在一个地方，让您可以与团队实时共享更新、跟踪变更并进行协作。

收尾阶段

项目有明确的终点，这与正在进行的运营活动不同。这是收尾阶段，在这一阶段要完成最后的任务，如交付成果、向供应商付款、签订合同，或确保文档的妥善存储和可访问性。

项目经理还将利用这一阶段评估团队表现，以便发现需要改进的地方。

以下是您在收尾阶段可能会提出的一些问题：

• 每个人都完成任务了吗？
• 沟通有过中断吗？
• 您发现每个团队成员都有哪些才能和缺点？

在项目结束后的会议上向团队成员介绍这些发现。鼓励他们发言，分享出错的地方，并就如何在类似项目中做得更好提出自己的想法。

除了评估团队，还要评估产品的质量。

• 是否达到了客户的标准？
• 它解决了您打算解决的问题吗？
• 哪些地方做得不够好，哪些地方做得更好？

这些问题将帮助您更好地了解自己目前实现目标的能力。定性和定量反馈都很重要。进行测试、发送调查问卷，获得您的创作表现的准确描述。

Confluence 是记录整个过程的重要工具。通过 Confluence，您可以轻松存储、共享和反思项目成果、经验教训和团队反馈，为未来的项目创建一个集中的知识库。

项目生命周期的类型

项目生命周期有三种变体：敏捷、瀑布和迭代。

敏捷模型

敏捷模型强调灵活性和迭代进度。它允许在整个项目中进行调整和改进。团队会根据持续的反馈而逐步适应。

敏捷模型在软件开发人员团队中很受欢迎，他们依赖于不断的来回协作，并且经常会遇到不可预见的障碍。

您可以考虑的两个敏捷框架是看板和 Scrum。看板涉及可视化任务、限制正在进行的工作，以及确保持续的工作流，使其非常适合需要灵活性而没有严格截止时间的项目。Scrum 以有时间限制的冲刺形式运作，有设定的目标和定期的审查，从而促进了结构化迭代和团队问责制。

瀑布式模型

瀑布方法遵循一个线性顺序流，每个阶段都依赖于先前阶段的可交付成果。与敏捷方法不同，它不是一个迭代过程。

通常遵循瀑布模型的项目类型示例包括制造、建筑和医疗保健项目。

迭代模型

迭代模型涉及重复周期，通过反馈和多次迭代来完善项目。

它与敏捷模型略有不同，因为反馈通常发生在里程碑的末尾。在敏捷模型中，反馈更持续且更频繁。

为什么项目生命周期管理很重要？

有效的项目生命周期管理可通过多种方式简化流程。

• 提高项目可见性：团队可主动消除障碍，以确保获得及时且高质量的结果，从而实现更有效的决策。
• 更好的风险管理：团队可尽早发现风险并找到解决方案。定期风险检查可确保项目按时进行，并避免出现代价高昂的延误或故障。
• 加强利益相关者沟通：通过定期更新、进度报告和会议，参与者可在整个项目生命周期内了解更多信息并参与其中。

项目经理可使用 Jira 工具来整理想法并确定想法的优先顺序。这使得创建自定义路线图并与团队分享变得很容易。

• Jira 可将大型项目分解为易于管理的任务、跟踪进度，并鼓励整个公司的团队合作。
• Jira Product Discovery 可与 Jira 搭配使用，让您对软件开发项目、业务任务等有相关的了解和认识。

项目生命周期管理的挑战

项目管理可能既复杂又具有挑战性。它要求细心留意潜在的障碍，包括范围蔓延、资源限制和沟通失败。

当项目要求超出团队在项目开始时确定的范围时，就会发生范围蔓延，这会导致资源不足、项目延误，以及偏离项目计划。更改控制流程有助于消除范围蔓延。项目经理必须经常检查项目范围，沟通变更情况，并让利益相关者参与其中，以确保所有变更都符合项目目标。

资源限制可能会导致延误，危及项目的成功完成。要克服资源问题，请在项目规划的早期检查您的资源。制定备用计划，以发现潜在问题并考虑解决方案，如寻求外部帮助或转移资源。

沟通失败会导致生产力受到影响。这可能包括沟通不足、出现分歧和协作不力。在项目团队中营造一种人人乐于分享信息的文化，并定期举行正式和非正式的会议，这样可使每个人都保持一致，并防止沟通失败。Jira 等项目管理工具可简化沟通和信息分享并跟踪进度。

How does Agile differ from traditional project life cycles?

下面是用来掌握项目生命周期管理的一些行之有效的方法：

• 实施明确的里程碑。将您的项目分解为带有截止时间的里程碑。这样会使您的项目感觉更容易实现，并使您能够更有效地跟踪其进度。
• 定期沟通。定期与团队成员会面，讨论进度、发现瓶颈，并提出新想法。
• 让利益相关者参与进来。通过征求利益相关者的反馈、告知利益相关者最新情况，以及让利益相关者澄清他们的要求，吸引利益相关者参与到流程中，以确保团队满足所有期望。

密切关注任务进度，让您的团队成员也能轻松地做到这一点。这样可避免错过截止时间和遗漏工作。

How does project life cycle management contribute to organizational growth?

这正是 Jira 面板等工具的用武之地。

Jira 的看板可帮助您规划、可视化和跟踪您的工作。它们会让您和您的团队对所有任务及其状态有共同的了解。团队成员可轻松地将其任务转移到正确的阶段，让每个人都了解情况。

使用 Jira 进行有效的项目生命周期管理

Project management can be complex and challenging, requiring careful attention to potential obstacles, such as scope creep, resource constraints, and communication breakdowns.

Scope creep happens when project requirements expand beyond what the team decided at the start of the project, leading to insufficient resources, delays, and deviations from the project plan. Change control processes help eliminate scope creep. Project managers must check the project's scope often, communicate changes, and involve stakeholders to make sure any changes match the project goals.

Resource constraints can cause delays, jeopardizing successful project completion. To overcome these resource issues, check your resources early in the project planning. Create a backup plan ahead of time. This is how you can find potential problems and think of solutions, like getting outside help or shifting your resources.

Productivity suffers when there are communication breakdowns, which encompass insufficient communication, disagreements, and poor collaboration. Creating a culture where people are happy to share information within the project team and holding regular meetings, both formal and casual, can keep everyone on the same page and prevent communication breakdowns. Project management tools, such as Jira, simplify communication, track progress, and simplify information sharing.