The 8D problem-solving process: A step-by-step guide

What is the 8D problem-solving process?

The 8D process is a decision-making process designed specifically to help teams identify, correct, and prevent recurring problems. It focuses on root cause analysis, resolution, and prevention of problems that can degrade quality, efficiency, and customer satisfaction.

The Ford Motor Company developed the 8D process in the 1980s in response to a spate of quality issues with vehicle manufacturing. Despite its origin in the automotive industry, the 8D process is now widely used across various sectors, including healthcare, manufacturing, and technology. Alongside Six Sigma and total quality management, it is a proven and successful methodology for quality improvement.

D1: Establish the team

The first step toward success with the 8D process is selecting the right team. Remember that once your team uses collaboration and the 8D process to solve a problem, they must have the skills and leverage to implement the solution. Assemble a cross-functional team that can work with decision-makers across the company. Outline the roles and responsibilities of team members, keeping information updated and accessible.

D2: Describe the problem

Your team needs a clear, concise, focused description of the problem. Consider using the 5W2H method for a structured approach to developing and asking practical questions:

• Who does this involve or affect?
• 需要解决的具体问题是什么？
• 问题何时或将在何时出现？
• 问题在哪里发生或影响到公司？
• 企业为什么必须解决该问题？
• 问题是如何发生的，或者团队将如何解决它？

• 解决问题需要投入多少资金和其他资源？

鱼骨图是编制简明问题陈述的另一种常用方法。这是团队用来帮助确定问题原因的一种可视化工具。这种图似于鱼的骨架，鱼头表示问题，每根鱼骨表示潜在原因。原因通常分为五类：

• 人力指的是与人员相关的问题，如经验或培训。
• 机器问题与设备或机械有关。
• 方法问题涉及程序和流程。
• 材料问题会影响组件、原材料或供应。

• 衡量问题与评估、检查或衡量有关，包括与相关目标和关键成果 (OKR) 的一致性。

D3：制定临时遏制措施

一旦您的团队确定了问题所在，他们就必须实施有效的临时修复措施，以快速、安全地隔离和限制其影响，同时制定长期解决方案。这些临时修复措施就是临时遏制措施 (ICA)。

要制定有效的 ICA，就必须确定问题、评估风险并共同考虑遏制方案。这些方案包括隔离、缓解、纠正和预防。考虑每种方案的可行性和可能的有效性，然后实施可行且可能会成功的 ICA。监控效果，并在必要时进行调整。

D4：确定根本原因

8D 流程的这一纪律对于防止问题再次发生至关重要。要想在这方面取得成功，您的团队就必须区分根本原因和症状，因为症状可能看起来很像根本原因，从而转移焦点。

在几种流行的根本原因分析技术中，有一种被称为“五问法”，即反复问“为什么？”。这样做五次后，您就能深入了解实际的根本原因。

另一种流行的技术是故障树分析法。这种可视化工具类似于鱼骨图，但使用的是树形比喻。树根代表问题，树枝代表问题的成因。

D5：制定永久性纠正措施

在确定根本原因并明确 ICA 后，将重点转移到永久性纠正措施 (PCA) 上。利用团队的努力来制定 ICA 并评估其效果，以帮助制定 PCA。确保进行仔细、全面的验证和测试。PCA 的失败可能会中断甚至停止关键业务运营。在完成验证 PCA 功能的严格测试之前，请避免利用 PCA。

D6：实施 PCA

在制定、测试并确保 PCA 的安全性和有效性后，创建实施计划。就预期和可能对其工作产生的影响与利益相关者进行明确而频繁的沟通。在实时操作期间密切监控每个 PCA。通过定期测试并在每次重大事件后验证 PCA 的效果。

D7：防止再次发生

将 PCA 全面融入公司的政策、程序和流程，以提供最大程度的保护。通过在每个重要步骤之前、期间和之后与所有利益相关者和相关决策者进行简明可信的沟通来实现这一目标。根据环境或相关条件的变化，监控并更新所有相关程序和培训。这可确保纠正措施始终有效。

D8：向团队表示祝贺

解决问题并防止问题再次发生，需要每个团队成员持续付出巨大努力。在他们的整个努力过程中给予支持和鼓励，并在他们取得成功时予以庆祝。利用一切可用的工具和资源来捕获和记录所获得的知识和经验教训并提供访问途径。在向团队、利益相关者和相关决策者提供的任何报告中，对所取得的成就给予适当的肯定。

8D 流程中使用的策略

8D 流程成功策略的一个关键因素是利用工具和技术来简化和加速成功。探索用于数据收集和分析、协作、文档、质量管理的工具和技术，以及您的同事已经在使用的其他功能。将这些工具和技术融入您的 8D 流程之旅，可以减少培训时间和精力，缩短成功时间。

利用现有工具、技术和专业知识是 8D 流程取得成功的几种最佳实践之一。其他最佳实践还包括建立跨职能团队并赋予其权力，促进和实现清晰、持续的沟通，以及制定清晰的问题陈述。

在利用这些纠正措施之前、期间和之后，重点关注根本原因分析以及建立、监控和测试所有纠正措施。还建议定期召开每日短会或其他会议，尤其是在公司鼓励团队成员之间进行辩论并记录这些辩论的情况下。

为进一步简化 8D 流程，可将 Confluence 用作协作、文档和沟通的中心枢纽。它与其他工具的无缝集成可以提高团队的工作效率，确保透明度，并使每个人在每个流程阶段都保持一致。

8D 问题解决流程的优势

8D 流程可为试图解决反复出现的问题的团队带来多种益处。关注根本原因有助于团队解决根本问题，而不仅仅是症状。纳入预防措施有助于防止问题死灰复燃。注重团队合作与协作，可以最大限度地利用所有团队成员的集体经验、观点和技能。

8D 流程有助于公司减少生产缺陷和错误，提高产品和服务质量，并提升客户满意度。此外，通过改善协作和问题解决能力，它还有助于提高公司的效率和敏捷性。