产能规划：根据项目需求调整团队资源
有效规划，避免将团队推向极限
每位领导者或项目经理都知道，了解团队的带宽就像是一场大型猜谜游戏。
每当有人提出请求或者您被要求为一项新的跨职能计划提供协助时，您都会面临这样一个问题：团队真的有时间完成这项工作吗？或者，答应下来会让团队过于分散吗？
无论您是否熟悉正式术语，这项工作就是实际的能力规划。
什么是产能规划？
产能规划是确定项目资源需求的过程。通过分析项目需求，产能规划的目标是根据团队的可用性来匹配工作量，从而按时完成项目。
顾名思义，该流程可以分为两个部分：能力和规划。
首先，您需要掌握团队的整体能力，这是在您给团队成员分配过多任务之前，他们可以承担的最大工作量。一旦您了解了这些信息，就可以进入规划阶段。在这里，您可以确定任务的优先级并安排这些时间，以便在预定的截止日期之前完成工作。
例如，假设您的团队被要求拉取数据并编写一份报告来支持销售团队——也许他们需要过去两年的大量客户数据。
您需要查看该项目请求，确定范围，并分配时间估算，以基本了解该项目需要多长时间才能完成。从头到尾，您认为这需要大约八个小时的工作。
接下来，您需要弄清楚团队是否真的可以提供八个小时的时间。
最简单的方法是要求团队中的每个人写下他们一般一周内做的所有事情，并估计他们在每项活动上花费多长时间，以每周小时数表示。他们应该参考自己的日历、电子邮件收件箱、Jira 请求单等，以确保尽可能切合实际。这将给出他们一周内当前工作的总时数。
从那里，您可以看到哪里有余地来安排新项目。您还将确定最适合分配的人员（根据谁的工作量最灵活），并为运转该项目设定更切合实际的截止日期。
也许 Dennis 目前的义务每周加起来只有大约 30 个小时，他有足够的能力和专业知识来接受这个请求，但他说他需要在周一之前完成报告。
能力规划意味着您将把项目计划和期望扎根于现实，而不是乐观地猜测您的团队能产生什么。
产能规划、产能管理与资源规划
产能规划与产能管理
当您开始沉迷于能力规划时，您可能还会听到能力管理一词。它最常用于 IT 团队和项目，但也出现在其他行业。
能力管理是一个更广泛的概念，它描述了企业监督和协调所有可用资源以满足项目要求的整体能力。
可以将能力管理视为总称，能力规划是整体能力管理流程的一个组成部分，有点像面试是整个招聘流程的一部分。
产能规划与资源规划
您可能还会听到关于资源规划的说法。这个术语经常与能力规划互换使用，但实际上是有区别的。
能力规划专门考虑您的人力资源，以确定您是否具备满足项目要求的技能和可用时间。例如，您的团队能否合理地在周五之前满足该数据请求？
另一方面，资源规划是关于特定资源的分配，无论是人员、预算、软件、设备、材料等等。
目标是确保您适当地利用每种特定的资源来充分利用它。例如，您能否对数据仪表板进行一些更改，以帮助其更有效地拉取这些数字？还有其他报告说您应该推迟运行以便为这个报告腾出空间吗？您该如何最大限度地发挥该特定工具的影响力？
能力规划的优势
能力规划可能需要一些练习，特别是如果您习惯答应收到的每一个请求的话。但是，养成这种习惯有很多好处。
1. 避免团队精疲力尽
这是一个令人恐惧的统计数据：48％ 的员工说他们有太多不合理的截止时间，有太多工作要做。这是有道理的——如果看不到一支团队能取得多少成就，他们注定会过度扩张。毕竟，总有更多的工作要做。
采取措施全面了解团队的实际能力意味着您不会让他们承担过多的任务和责任，还可以通过优先考虑他们最有影响力的工作，来支持他们管理时间。
2. 设定更现实的截止时间
您已经熟悉了这样一个事实，即项目往往会超出时间表。这就是规划谬论，即我们都是永恒的乐观主义者，严重低估了项目实际需要多长时间。
这种偏见很难克服，但能力规划可以提供帮助。特别是如果您直接从团队那里获得有关可用性的详细信息，您将获得急需的现状核实，这样您就可以根据团队的实际产出来管理截止时间的预期。
3. 找出技能短缺
能力规划就是要了解您的团队可以完成哪些工作。这不仅与时间有关，还与技能有关。不幸的是，有 54％ 的员工报告说，他们还不了解完成当前工作所需的一切。
通过评估团队的能力和提前规划工作，可以更轻松地发现项目是否需要团队所不具备的技能。也许销售团队的请求需要一些您内部没有的大数据分解。
尽早考虑这一点可以让您采取主动行动，例如培训团队中的某人、外包任务或改变项目范围。
能力规划的挑战
能力规划有许多优点，但也需要一些艰苦的工作。我们来介绍一些您需要跳过的常见障碍。
1. 很难理解带宽
认为能力规划是一次性活动吗？那么请三思。随着项目的变化以及团队成员的离开或加入队伍，您的团队的带宽总是在不断变化。另外，您需要依靠员工对当前工作量和局限性的坦诚。
所有这些都使得要牢牢掌握您的团队有多少能力来处理新工作和新要求变得很困难，特别是如果您的团队成员能力卓越，并且总是相信自己可以承担更多的工作。您与团队讨论能力规划的频率越高（大多数团队每周都会这样做），所有人就越容易变得切合实际。
在这些同步通话中，Jira 的“计划”可以帮助可视化和了解团队成员的工作量和能力。
2. 变化会让您偏离正轨
没有魔法在手，即使是经验最丰富、用心最良苦的项目经理也会遇到一些障碍。每个项目都有风险，不可预见的情况（从季节性到行业变化）将给您的计划带来麻烦。
当您需要尝试考虑所有这些潜在的挫折时，能力规划并不总是那么简单。规划时留出缓冲时间（即使只多一两天）将有助于您轻松推进，而不会让事情脱轨。
3. 您必须进行一些艰难的对话
如果您的团队以前一直是来者不拒，那么进行能力规划也意味着适当的拒绝。
请记住，只有在使用自己确定的信息做事时，能力规划才有用。这可能涉及由于带宽不足而拒绝项目，调整或降低预期，以及推迟截止时间。拒绝总比答应之后无法交付要好。
能力规划最佳实践
能力规划需要一些练习（也需要反复试验），但是这里有一些提示可以帮助您步入正轨。
1. 从过去的项目中学习
经验是一位很棒的老师，前提是您愿意回顾这些经验并从中吸取教训。当您的团队完成一个项目时，不要只是甩甩手然后继续前进。主持事后分析以讨论进展情况，密切关注任何能力紧张的地方。
What led to that issue? Did the project scope expand? Did team members overestimate their availability? Pinpoint the root cause, and identify ways that you can avoid the same fate moving forward.
2. 与您的团队进行诚实的交谈
没有人比您的团队成员自己更了解您的团队有多少可用带宽。他们都是基层员工，所以您应该坦率地谈谈他们的工作量以及他们认为自己可以承担哪些其他项目。
请记住，能力在不断变化，因此这需要反复进行。在例行团队会议中抽出几分钟专门讨论每个人当前面临的问题，这样您就能掌握有关他们现有工作量和义务的最新信息。在角色和职责模板上记录这些对话有助于在新季度、项目或未来的能力检查开始时重新参考。
