如何像 Atlassian 一样使用 Confluence
据内部人士称，使用 Confluence 最有效的方法之一就是“Atlassian 方式”。Confluence 中还有一些功能，这些功能赋予了协作超能力，使团队保持联系并实现更健康的工作与生活平衡。
我们采访了八位 Atlassian 员工，以了解他们的工作实践，并揭示了多年来使用和创建 Confluence 的秘诀。
使用 Confluence 进行协作，而不仅仅是文字处理
“谁喜欢电子邮件？没有人。”— Blane Barker，高级数字领域营销经理
对于新用户来说，Confluence 页面可能看起来像熟悉的文字处理器，因此他们会相应地使用它。但是，Confluence 专为更多而构建。Atlassian 员工认识到了这种错失机会的程度。例如，Confluence 可以将电子邮件通信减少 30-50%。通过利用 Confluence 中的标记、评论和页面共享功能执行协作任务，团队可以减少对电子邮件和其他沟通渠道的依赖。准备好提高团队与 Confluence 合作的水平了吗？我们为您提供了一些内部提示。
使用 Confluence 改善团队协作的提示
- 创建一个页面，定义团队沟通方式，指定使用哪些渠道进行不同类型的互动。
- 将聊天和电子邮件通信移至 Confluence。通过抓取带有行内评论的确切文本来提供反馈——在第二页搜索第四项时，无需在选项卡之间切换。
- 通过与同事共享页面，发送更少的消息，确保他们在您进行更新时在 Confluence 中自动收到通知。
- 共享编辑链接而不是已发布的页面链接——编辑模式允许您实时查看合作者的工作。在编辑模式下，只需点击个人资料照片旁边的 + 号即可。
超越 wiki，直观地交流内容
“尝试所有可以使内容更直观的方法。”— 办公室主任 Danielle Dannenberg
视觉辅助一直能比单纯的文字或文本更能有效地传达信息。事实证明，整合视觉内容具备增强记忆力、延长注意力持续时间、重新吸引大脑并提高理解力等好处。因此，如果您想最大限度地发挥 Confluence 页面的影响力，那么视觉效果的价值不可低估。
遗憾的是，有些人仍然忽视了 Confluence 页面尚未开发的潜力，这不利于他们自己和团队。通过利用 Confluence 中提供的众多格式化功能，您不仅可以使页面更美观，还可以更有效地传达信息。熟悉格式化功能的基础知识，从而在创建具有冲击力的 Confluence 页面时，成为变革者。
Confluence 中视觉呈现和布局的提示
- 使用信息、提示、注释和警告宏突出显示页面上的重要信息。
- 使用布局来设置页面的格式，以获得最佳的视觉效果。您可以使用默认布局或根据内容和目标自定义列数及其宽度。
- 通过加入图像和表情，让您的页面更具趣味性和视觉兴趣。它们不仅可以分解文本并重新吸引读者，还可以传达情感和其他细微差别，而光靠文字无法传达情感和其他细微差别。
- 使用扩展在页面中嵌套可折叠元素，这允许您为不同的利益相关者显示或隐藏特定元素。这样，您可以避免共享可能与每个读者不相关的信息。
- 引用允许您在另一个页面上显示一个页面上的元素，而无需在多个位置复制原始元素。这是维护单一数据源的基本功能。
减少会议次数，让利益相关者了解情况
“如果人们找不到的话，那知识就什么都算不算。”— Kristen Forde，招聘项目经理
如果没有 Confluence，就很难确定让利益相关者了解情况的最佳方式。我们都被“谁需要这个更新，我应该如何分享？”、“应该邀请谁参加这次会议？”和“这封电子邮件应该抄送给谁？”等问题所困扰。我们中的许多人会过于谨慎或过度，对于那些接收看似无穷无尽的入站信息的人来说，这简直是在浪费时间。
值得庆幸的是，Confluence 可以帮助您打破过度共享的怪圈，防止他人受到电子邮件的抄送或其他状态更新的困扰。通过通知，利益相关者可以随时了解 Confluence 页面的更新，使他们能够密切关注项目的动向，无需开会共享状态更新、基本项目信息和反馈。更好的是，每个合作者都可以关注和取消关注页面，从而确保他们只收到与他们相关的通知。
让团队成员通过 Confluence 了解情况的提示
- 与其邀请某人参加会议，不如共享包含状态的 Confluence 页面。当您对页面进行变更时，他们会自动收到通知，他们可以选择何时以及是否希望阅读更新。高级数字领域营销经理 Blane Barker 使用这种方法让“大量利益相关者”及时了解年度活动峰会的最新计划，而无需举行无休止的会议。
- 虽然关注和取消关注页面以及有选择地阅读页面更新的功能可以很好地减少过度沟通，但在某些情况下，您不希望将编辑告知所有人。好消息是，您可以在不通知其他人的情况下发布 Confluence 页面，这样人们就不会因为您更正的每一个错字而收到通知。
腾出时间掌握 Confluence 的主要功能
“深入了解学习、工作原理和运作方式。”-BJ Schone，人才和组织发展主管
对于 Atlassian 来说，Confluence 就是虚拟办公室。这是 Atlassian 员工在这里花费大部分工作时间用于规划、思考、设计和协作。
当工具对您的工作如此重要时，花时间学习其所有功能是有回报的。虽然这需要预先付出一些额外的努力，但通过节省时间和精力，它将在未来获得很多倍的回报。
关于如何掌握 Confluence 的提示
- Atlassian 员工在掌握 Confluence 方面很有心得？斜线命令的力量！在 Confluence 页面上，按 / 键打开一个包含多种可能性的下拉菜单。从简单的（添加操作项、表情和日期）到高级的（嵌入 Trello 图板、Dropbox 文件和 PowerPoint 演示文稿），都可以用斜线完成。花几分钟时间熟悉一下斜线命令的功能，以后可以为您节省几个小时。
- 模板是 Atlassian 员工青睐的另一项功能。很有可能在 Confluence 庞大的模板库中可以找到与您的项目相匹配的模板，所以您绝不应该默认从头开始。Atlassian 最喜欢的一些包括：90 天计划、员工手册、回顾和战略计划。
- 要提高精通 Confluence 的投资回报率，请将其作为公司文化的一部分，作为每个人共享知识的默认目的地。搜索信息时，Atlassian 员工总是先访问 Confluence。要在您的公司实现这一目标，首先要在新员工入职期间强调 Confluence。此外，让领导层成为组织其他员工使用 Confluence 的榜样——组织的其他部门也将采用同样的做法。
还有六个超级实用的 Confluence 提示
- 在一个概览中查找所有任务。点击右上角的个人资料图片，然后选择“任务”。
- 使用页面树整理页面。它们使您更容易找到要查找的内容，并且您可以使用拖放功能在树中构造页面。
- 复制页面及其所有子项。您可以复制一整棵页面树，而不是一个接一个地复制。在“更多”操作菜单中选择“复制”，然后勾选包含子页面。
- 限制页面访问权限。透明度很好，但有时您需要与一小群人一起在页面上工作。使用页面右上角的限制图标，限制主要利益相关者的访问权限。
- 包括带有图像的链接。这是一项简单的功能，但对许多人来说是必不可少的，例如想要在 Figma 或 Dropbox 上链接到源文件或参考资料的设计人员。
- 从创意程序中复制粘贴。给设计人员的另一个提示：您可以将图像、视频和其他内容直接从 Photoshop 等创意程序复制到 Confluence 中，无需保存然后导入文件。
以 Atlassian 的方式进行协作
Atlassian 员工知道 Confluence 的许多隐藏功能，这些功能远远超出了文字处理的范围。他们使用 Confluence 在一个地方综合协作，并对其功能和无与伦比的优势有着深刻的了解。虽然对于开发该工具的人来说，深入研究很正常，但您应该对任何对您的工作生活至关重要的应用采取类似的方法。
准备好使用 Confluence 最大限度地发挥团队的潜力了吗？立即开始以 Atlassian 的方式进行协作
感谢 BJ Schone、Blane Barker、Corey Scott、Danielle Dannenberg、Emily Castro、Jehan Gonsalkorale、Kristen Forde 和 Miles Kaye 的见解。
