流程图：定义及创建方法

什么是流程图？

流程图是一种直观地组织工作流的方法。它们使用不同的形状，用线条连接起来，每个形状都代表一个单独的步骤。

流程图可帮助您勾画和可视化工作流，从而有助于项目管理。例如，流程图可以显示从下单到交货的整个过程中，您如何处理和履行客户订单。

流程图的重要性

将工作流可视化可以让您更好地了解项目范围，从而根据目标和截止时间规划项目。

清晰直观地呈现您的流程有助于改善团队合作并使所有人保持一致。这样，每个人都能从头到尾了解您的业务流程以及他们在这些流程中扮演的角色。

创建流程图可以通过剔除非增值活动来提高工作效率。如果不把宝贵的时间浪费在不必要的步骤上，您就有足够的发展和改进空间。

流程图的类型

流程图有几种类型，每种都有不同的用途。您可以在下文中进一步了解一些不同的流程图：

• 基本流程图：简单的流程图非常适合直观显示基本步骤，没有太多复杂性或细节。
• 系统流程图：系统流程图显示系统的每个部分如何与其他部分交互。
• 工作流程图：工作流程图可直观显示完成项目所需的步骤或流程，有助于最大限度地减少浪费。
• 数据流程图：数据流程图显示数据如何在整个系统和其他相连系统中移动。
• 决策流程图：这些流程图在决策过程中发挥着重要作用，通过回答简单的问题来做出最终决策。
• 泳道流程图：泳道流程图可让您直观地显示谁负责流程或项目的各个部分，无论是个人还是群组。

流程图的组成部分

流程图有几个关键符号，用于将图表中信息的上下文联系起来。流程图中的不同步骤使用不同的符号，中间有连接线。

每个流程或步骤使用不同的形状和符号（包括菱形和矩形），符号之间用线条连接起来。不同类型的线条表示流程图的开始和结束，方向箭头表示流程图的流动方向。

使用流程图将信息可视化可以在项目规划中发挥重要作用，而且一旦您了解了这些符号所代表的含义，使用流程图就变得非常简单。

创建流程图的步骤

创建流程图并不是一门火箭科学，但您需要遵循一些基本准则。下面是一个分步指南，可帮助您创建下一个流程图。

确定流程

首先，要明确定义您要勾画的流程或工作流。选择要可视化和优化的项目对于战略规划至关重要。一旦您对流程图所要表达的内容有了很好的认识，就可以开始构建流程图了。

定义界限

在绘制业务流程图时，您始终可以添加更多细节，或通过添加更多步骤来进一步分解流程。但是，在创建流程图时，您只需要包含必要的细节。

在开始充实流程图之前，先弄清楚流程图的范围和界限。这样，您就可以避免浪费时间添加使主要目标复杂化的信息。细节固然好，但也不要过多。

收集信息

这就是知识共享发挥作用的地方。现在，是时候收集有关参与流程的步骤、输入和输出的详细信息了。确保从头到尾跟踪流程，避免遗漏关键步骤。

确定步骤顺序

既然您已经知道所勾画的流程涉及哪些步骤，那么就可以将它们按照正确的顺序排列起来，开始组织流程图。您的流程图应从头到尾朝着一个一致的方向移动，每一步都使您更接近完成流程。

绘制流程图

对于流程图，各个步骤只能讲述部分故事，您需要将它们连接起来，才能讲述整个故事。使用符号和连接符将各个步骤连接起来，完成流程图，准确直观地展示流程从开始到结束的过程。

审查和修改

整理并绘制好所有内容后，请审查您的流程图，以确保其准确、完整和清晰。如果有任何问题，您可以修改流程图。

审查和修改是一场永无止境的战斗。即使完成了流程图，您也必须定期审查和更新，以确保其准确性。确保在流程图中反映出发生的任何变化。

流程图的用途

一个好的流程图可以为企业带来若干好处。以下是流程图的一些常见用途：

• 流程改进：可视化流程有助于了解如何优化流程，从而节省时间和资金。
• 培训和入职：当您清楚地了解培训和入职流程时，就可以简化流程，确保每个人都接受相同的培训。
• 沟通：流程图可以帮助您确定不同项目阶段的沟通差距，使所有人保持一致。
• 文档：从项目文档到团队文档，使用可视化工具可帮助每个人遵循文档最佳实践。
• 合规性和质量保证：创建流程的分步可视化表示可帮助您及时发现潜在的合规性或质量保证问题。

创建有效流程图的最佳实践

有效的流程图可以帮助您优化业务流程，提高工作效率和改进项目协作。这里有一些准则供您参考，以确保您的做法正确。

保持流程图简洁。只重点添加关键步骤和信息。

使用一致的符号和连接线可使流程图更加清晰，从而更容易与团队协作并提高工作效率。您甚至可以让利益相关者参与到流程中来。

流程图完成后，仍有工作要做。更新和维护流程图可以帮助您对业务所依赖的流程保持持续的可视化。

使用 Confluence 白板创建流程图

流程图可提高工作效率和改进团队合作，同时消除不必要的步骤，从而为企业带来多种好处。使用 Confluence 白板，您可以将想法可视化并转化为任务。

Confluence 将所有人聚集在一个互联的工作区中，推动项目向前发展。团队可以在一个互联的工作区中创建、编辑和共享项目计划，以便所有人都能保持同步。

通过 Confluence 流程图模板，可以轻松快速地创建有效的流程图，而且只需点击几下就能将贴纸转换成 Jira 事务。

使用 Confluence 白板可视化您的工作流，并通过流程图优化您的业务。

流程图：常见问题

举一个流程图的例子？

产品交付就是一个很好的流程图示例。您可以使用流程图直观地展示从客户与您联系到您完成工作的产品交付过程。第一步可能是客户与您联系（反之亦然），最终导致您履行订单，客户收到电子邮件，通知他们订单已到。

几乎任何事情都可以使用流程图，包括制造、服务交付、产品交付和项目管理流程。

您可以使用哪些工具来创建流程图？

通过 Confluence，您可以创建流程图，准确直观地显示业务流程。Confluence 易于使用，您可以从流程图模板开始，这样就不必做所有的工作了。选择模板后，您可以添加各个步骤和符号来阐释图表。Confluence 还能与 Jira 和各种第三方工具无缝集成。

流程图应多久更新一次？

如果您修改了流程图中的工作流或过程，请相应地更新流程图。如果流程图不准确，就不会有太大的价值，而且您从各种流程和工作流中添加或删除的步骤可能比您想象的还要多。您应该定期审查和更新流程图，以确保它们能持续为您的业务增值。