カンバンカード

要約: カンバン カードは作業項目を視覚的に表したものです。これはカンバンに欠かせないコンポーネントです。カンバンとは、作業を視覚化し、進行中の作業を制限し、効率を最大化するのに役立つ作業管理フレームワークです。

トヨタが 1940 年代に製造プロセスの改善を検討していた際に、カードを使用して作業を視覚的に追跡していました。これらのカードは通常の付箋と大して変わりませんが、トヨタの製造プロセスの改善に役立ちました。1990 年代にカンバン方式が開発されると、見えるシグナルと同じ方式を知識労働に使用する方法として、カンバン カードは作業プロセスに不可欠なものになりました。

カンバン・カードは、作業項目を視覚的に表したものです。これはカンバン方式の必須コンポーネントとなります。カンバン方式は、作業の視覚化、WIP（進行中の作業）の制限、効率（またはフロー）の最大化に役立つ作業管理フレームワークです。各カンバン・カードは単一の作業項目を表し、物理的または仮想的なカンバン・ボードで完了の段階に従って移動します。

カンバン カードの概念を理解するために、ソフトウェア開発チームがホワイトボードに付箋を貼り付けて作業項目を示す様子を想像してみてください。バグや機能に取り組む際、チームは優先、設計、開発、テスト、ブロック、完了というラベルの付いた列に付箋を移動します。

たとえば、設計者に余裕があれば、カンバン カードを「優先」から「設計」に移動させ、開発の準備ができたら、開発者が完了したカードを「設計」から「開発」に移動させます。カンバン カードを使用すると、これらの段階を通じて作業項目の進捗状況を追跡できるため、チームは作業項目の履歴とステータスを常に把握できます。

カンバンは、「視覚的な信号」または「信号板」を意味する日本語です。カンバン カードは、1940 年代後半にトヨタの製造プロセスを改善する方法を模索していた、トヨタの産業エンジニアの大野耐一氏によって発明されました。

研究でアメリカのスーパーマーケットを訪れていた大野氏は、そこの通路で面白い発見をしました。店頭在庫を常にいっぱいにしておくのは多くの時間と労力を要する作業ですが、その代わりに、そのスーパーマーケットでは、棚の 1 つがほぼ空になっていることが視覚的に確認できたときにのみ棚を補充していました。さらに、その店舗では、商品に対する当面の顧客の需要を満たすのに十分なだけの商品をその棚に補充していました。

大野氏は、このようなジャストインタイム (JIT) デリバリーこそが製造サプライ チェーンに革命をもたらすという予感を抱きました。最初の課題は、工場での多くの製造プロセスを視覚化する方法を見つけることでした。彼は、それをカンバン カードで実現しました。

部品のそれぞれのケースにカンバン カードが取り付けられ、在庫がカードに示された数量を下回ると作業員が警告信号として認識します。そうすると、補充プロセスがトリガーされ、工場からはカンバン カードを入れた空の容器がサプライヤーに送られます。

部品の仕様、必要な数量、希望納期に関する情報を含むカードを参照してサプライヤーは注文に迅速に対応し、生産サイクルの継続に間に合うように、補充された容器とカンバン カードを工場フロアに送り返します。

ほぼ半世紀にわたって、この生産システムはトヨタの成功の裏にある「秘密兵器」として機能してきました。1990 年代にトヨタがそのシステムの詳細を公開し始めたことにより、人々はその秘密を目にすることになりました。

ビジネス界の思想家たちは、トヨタ生産システムを「リーン製造」として知られる一連のプロセスに分解しました。テクノロジー企業が 1990 年代に隆盛を迎えたとき、マネジメント コンサルタントの David J. Anderson 氏がカンバン方式を作成しました。これにより、情報テクノロジーやソフトウェア開発のような、目に見えない知識作業の領域でもリーン技術が使用されるようになりました。

カンバン カードは、ワークフローを移動する作業項目を追跡する視覚的なアーティファクトとして急速に進歩しました。本質的に、カンバン カードは、チーム メンバーが視覚的に情報をやり取りして共有できるようにすることによって、チーム ワークを促進します。

カンバン カードを使用すると、チームは次のことが可能になります。

• 作業項目に関する重要な詳細を一目で確認できます。各カンバン カードには、通常、作業項目の簡単な説明と、所有者、期日、およびステータスが表示されます。カードには、ソース ドキュメントへのポインターや項目の進捗を妨げる問題の一覧など、他の情報を含めることができます。
• 成果物をスムーズかつ効率的に手渡します。カンバン カードは、各機能領域について、明確で一貫した期待を確立するようチームを促します。作業項目を 1 つの状態から次の状態に渡すとき (たとえば、計画段階から実装段階に)、これらの明示的なポリシーによって、作業の所有者になるのは誰か、次のステップは何かが明確になります。
• 効率を向上させます。カンバン カードを使用すると、作業項目に対して最初から最後までかかる時間であるリード タイムを簡単に追跡できます。カンバン カードは、カンバン ボードとともに、チームがワークフローのボトルネックを特定し、プロセスを整理する役に立ちます。ほとんどのチームはリード タイムを短縮するため、つまり、作業をより速く完了させるために努力します。

カンバン カードを使用すると、整合性を保てるだけでなく、使うこと自体が楽しみになります。このような明確で具体的な方法で進捗を追跡することで満足感を得られるはずです。実際に試してみてください。

カンバン カードには、それ以外にも次のようなメリットがあります。

すでに述べたように、カンバン カードは非常に視覚性に優れているため、作業プロセスのどこかに問題があるとしても、カンバン ボードを一目見るだけで簡単に見つけることができます。

ソフトウェア開発チームのテスト列に、設計と開発の 2 倍のカードが常にあれば、チームメイトがその視覚的な待ち行列にすぐに気づくでしょう。チームにはさらにテスターが必要かもしれませんし、テスト段階の基準自体に何か問題があるかもしれません。

カンバン方式を使用すると、問題がすぐに明らかになるため、問題が発生したときに簡単に特定して取り除くことができます。これは、カンバン愛好家が「継続的な改善」について話すときによく引き合いに出されます。

カンバン カードは、在庫レベルを追跡し、資材が積み重なるのを防ぐために開発されました。製造業では引き続きこのような目的のためにカンバン カードが使用されていますが、この種の「ジャストインタイム」方式は、ソフトウェア開発などの他の業界でも役立ちます。たとえば、開発のある段階でソフトウェア機能が積み重なるのは、自動車部品が床に積み重なるのと同じことです。

チームのプロジェクトが停滞するのを防ぐ方法の 1 つに、進行中の作業 (WIP) の制限があります。チームは、ワークフローの 1 つのステージに一度に入れることができるカンバン カードの数を制限します。列がいっぱいになると、チームは協力してそれらのプロジェクトを完了させてから、新しい作業を開始します。これにより、すべての作業が前進し続けます。

カンバンボードの優れた点の 1 つに、カンバンボードの共有があります。カードが列を移動すれば、通常、カードは作業者またはチーム間を移動することになります。カンバンを使用すれば、それぞれのスタッフの責務はプロセスの別々の部分であっても、誰もが同じものを見ることになります。さらに、システムが非常に視覚的なものであることから、列とカードを一目見れば、他のチームのワークフローを簡単に理解できます。それにより、カンバン方式はサイロ的な思考の優れた解決策となります。

物理的なカンバン カードには拾い上げて動き回る楽しみがありますが、チーム メンバー全員が同じ部屋で働いていない場合はどうすればよいのでしょうか? 幸いにも、Jira や Trello のようなソフトウェア ツールが多数開発されています。これらのツールを使用すると、簡単にデジタル式のカンバン ボードを設定し、それをデジタル式のカンバン カードで満たすことが可能になります。

デジタル カンバン カードには、離れたチーム同士がコラボレーションできるようになること以外にも、物理的なカードに比べていくつかのメリットがあります。Jira と Trello のカンバン カードは高度なカスタマイズが可能です。たとえば、カード上の選択した情報フィールドを表示または非表示にしたり、コメント、添付ファイル、他のカードへのリンクなどの動的コンテンツを追加したりできます。ほとんどのカンバン ソフトウェアでは、カードが再割り当てされたとき、ワークフローの別の段階に移動したとき、その他の変更が行われたときにメール通知を配信するように設定できます。

ソフトウェア ツールは、チームの作業効率を把握するのにも役立ちます。Jira などのツールでは、重要な指標を追跡して、カンバン チームのプロセスの改善に役立てることができます。リード タイム、WIP、累積フロー図を 1、2 回クリックするだけで分析できるため、非常に便利です。

デジタル化のデメリットはわずかなものですが、重要です。カンバンの目的は、作業を視覚化することです。デジタル化することによって、カンバン ボードはカラフルなホワイトボードや壁から、コンピューターの世界に移行します。常に口にすることですが、「巨大な回転式のホワイトボードでは新しいタブを開くことはできない」のです。

カンバン方式は汎用性が高く、さまざまな分野や職業に簡単に適合させることができます。いくつかの業界での使用方法についてはすでに説明しました。たとえば、製造業であれば、組立ラインの部品の在庫補充プロセスを合理化し、小売業であれば、従業員が注文を追跡して補充できるようになります。医療業界では、医薬品の情報管理にカンバン カードが使用されています。

カンバンは、顧客向けのサービスにも特に役立ちます。サービス チームの多くは、Jira Service Management のようなサービス デスク ソフトウェアを使用しています。このようなアプリケーションでは、顧客からのフィードバックを収集し、サービス チームが対応できるカンバン カードが自動的に作成されます。

ソフトウェア業界では、バグ修正や機能を大規模で問題の多い「ビッグ バン」ローンチに蓄積させないようにし、迅速なリリース サイクルで小規模かつ頻繁なアップデートを配信する継続的なデリバリーを行えるように、カンバン カードが使用されます。

業界に関係なく、カンバン カードを使用すれば、作業項目を整理し、効率的に仕事を遂行できます。うまくいけば、継続的な改善、透明性などのカンバンの価値をチーム メンバーが吸収してくれることでしょう。

カンバン・ボード・テンプレートを使い始める前に、カンバンとカンバン・ボードの概要をご確認ください。カンバンは継続的改善と進化的変化を促進するもので、途中でいつでも調整が可能です。