ワークフロー図（またはフローチャート）は、プロセスに含まれるステップやタスクの連続するフローを概説する視覚的なインフォグラフィックです。作業を遂行するためのロードマップとして機能します。
ワークフロー図には、プロセスのそれぞれの段階または意思決定を表す標準の図形と記号があります。特にこの図は、各ステップが次のステップにどのように進むかを示し、すべてのブランチ・パスや複数の選択肢が記載されています。プロジェクトの計画や作業の流れの改善に役立つツールです。
このガイドでは、ワークフロー図をいつ使用するか、どのように作成するかなどについて詳しく取り上げます。
ワークフロー図とは
ワークフロー図（またはフローチャート）は、プロセスを視覚的に表現したものです。開始から終了までの一連のステップの概要を示しており、意思決定ポイントごとに複数のブランチ・オプションが含まれることがあります。ワークフロー図では通常、タスクと意思決定を区別し、作業の流れを説明するさまざまな形、コネクタ、記号が使用されています。
これらのフローチャートは、チームの作業が会社の全体的なプロセスにどのように適合し、それが最終製品にどのように関与するかを各自が理解するのに役立ちます。見慣れないプロセスがわかりやすいインフォグラフィックに変換されるので、新しいチーム メンバーのオンボーディングに不可欠なツールです。
いつワークフロー図を使用するタイミング
ワークフロー図は、複数のステップからなるプロセスを視覚化したり、関係者向けにプロセスを定義したりする場合に便利ですが、ワークフロー図の使用が必要になる状況は他にも多数あります。
フローチャートはプロセスの最適化に最適です。プロセスを視覚的にレイアウトすれば、意思決定やタスクの引き継ぎが遅延の原因となるようなステップを確認することができます。これによって改善や最適化が必要な分野を特定しやすくなります。
フローチャートは、オンボーディングやトレーニングに役立ちます。プロセスに慣れていない新しいチーム メンバーがいる場合、ワークフロー図はトレーニング・ツールとして役立ちます。フローチャートを使用すれば簡単に理解できるでしょう。これが、プロセスのドキュメンテーションが仕事に不可欠なものであるもう 1 つの理由です。プロセスは常に変化しています。
ワークフロー図はプロジェクト管理に不可欠です。複雑なプロジェクトの管理は決して直線的なものではないため、ワークフロー図がさまざまなステップや、タスク間の依存関係を視覚化するのに役立ちます。この視覚的な補助はアジャイル・プロジェクト管理のためのツールであり、プロセスのすべてのステップを文書化し、全員がそれに合わせることができるため、より戦略的な計画を策定できます。
ワークフロー図を使用するメリット
ワークフロー図は、次のような複数の理由から、貴重なツールと言えます。
- 明確さ：フローチャートによってプロセスの理解とその実行が容易になります。すべてを 1 つにまとめられるため、関係者はプロセスのステップやプロジェクトのタイムラインについて共通認識を持つことができます。フローチャートをチームと共有して内部プロセスを迅速に伝えれば、社内でこれを実行する方法について全員が共通認識を持つことができます。
- ボトルネック：フローチャートを使用すれば、プロセスの非効率性を簡単に特定できます。ボトルネックが遅延の原因となる可能性のある意思決定ポイントを簡単に把握できます。このリスクを特定したら、プロセスを最適化してそのような非効率性を排除できます。
- コラボレーション：ワークフロー図は、優れたコラボレーションの出発点ですが、一見そうとは思われないことがあります。フローチャートでプロセスを説明すると、ボトルネックが発生したときでもチーム メンバーが協力できるようになります。作業の流れを図式化すれば、チームは意思決定の責任者が誰かを具体的に特定できるので、誰に問い合わせればよいかがわかります。
ワークフローの作成方法
ワークフロー図は有益ですが、便利なワークフロー図のテンプレートはどうやって作るのでしょうか？このセクションでは、プロセスの定義から各ステップに適した記号の使用まで、効果的なフローチャートを作成するための重要なステップについて説明します。
プロセスを定義する
ワークフロー図は特定のプロセスの概要を示します。フローチャートにしたいプロセスは明確に定義する必要があります。この図の目的は何でしょうか？作業スコープ（ビジュアルに含めるものと含めないもの）と、図の一部となる主要コンポーネントを明らかにします。これを正しく理解するために時間を費やすことで、過度に複雑なビジュアルを作成する必要がなくなります。
ステップをリストアップする
フローチャートはプロセスの概要を示しているため、各ステップを明らかにし、リストアップする必要があります。複数ステップからなるプロセスの場合は、単一のタスクに分割して順に実行できるようにします。こうすると図を理解しやすくなり、キャプチャしたいプロセスも正確に表現できるようになります。
情報を収集する
各ステップの詳細はどのようなものですか？関連データを収集し、それをワークフロー図に取り入れます。これは、チーム メンバーがステップを完了するために必要な情報であり、入力要件、責任者、あるいはタスク間の依存関係などの詳細が含まれる場合があります。すべてのデータが最終的なフローチャートに反映されるわけではありませんが、このような詳細を用意しておけば、各ステップのコンテキストを説明しやすくなります。
非効率性を特定する
すべてのステップをリストアップして必要な情報を収集したら、そのプロセスを厳しく捉える必要があります。現時点で非効率なところはどこですか？どのステップで遅延やボトルネックが発生していますか？ワークフローを作成する前に、これらの課題を早い段階で認識し、プロセスを最適化してください。
ワークフローを作成する
次に、ワークフロー図の実際のビジュアルを作成します。可視化ツールを使用して、新しく定義したプロセスを視覚的なワークフローに変換します。適切な記号とコネクタを選択して、タスクが各ステップにどのように進むかを概説し、プロセス全体を図で効果的に示します。
Jira はこのワークフロー図を作成するのに最適なプラットフォームです。そのプロジェクト管理機能は、チームが作業を定義し、プロジェクトを計画し、重要な日付や成果物の進捗状況をリアルタイムで追跡するのに役立ちます。Jira ワークフローを使用すれば、チームがプロジェクトを作成から完了まで進めるために進むステップの概要を説明できます。
チームと共有する
ワークフロー・チャートを作成したら、次のステップでプロセスを使用するチームと共有します。この図は、プロセスを正確に描写しているかどうかをフィードバックするための出発点として、あるいはワークフローを改善する方法をブレーンストーミングするためのツールとして使用します。
レビューして改良する
最後に、ワークフロー図を定期的に見直すプロセスを構築し、プロセスの変更や改善に対応できるようにします。製品チームが継続的な改善を通じて製品を完成させるように、ステップの変更に応じてフローチャートを更新、改善し、プロセスを最適化する必要があります。このようにして、チームの参考資料としての信頼性を保つことができます。
Jira をワークフロー図やチャートに利用する
プロセスを定義し、チームで協力して最適化する場合は、それがまだ作業中のものであることに注意してください。ほとんどのユーザーは、To Do から完了までの作業の流れを示す Jira ボードについての知識があります。しかし、Jira のワークフロー・エディターなら、ワークフローを図として作成、視覚化、編集することができます。ここでは、ボードに表示されるものよりも複雑なワークフローを構築できます。プロセスは時間とともに進化するため、その時点でプロセスがどのようなものかを文書化するという作業もあります。
通常、チームはワークフローのステップに合わせてボードの列を設定します。単純なワークフローの場合、各列にある課題に割り当てられたステータスは、それぞれのワークフロー・ステップに直接対応します。複雑なワークフローの場合、ボードの列にはワークフロー全体の一部しか表示されない場合があります。その場合、チームがそれぞれの列に複数のステータスを関連付けます。
Jira は、ワークフロー図のテンプレートを作成し、あらゆるタイプのチームのプロジェクトを管理するのに役立つプラットフォームです。組み込みの各種テンプレートにアクセスできるので、Jira をまさにチームが必要としているような作業管理ツールにカスタマイズできます。
ワークフロー図：よくある質問
ワークフロー・チャートにはどのような種類がありますか？
ワークフロー図の例は多数あり、次のようにタイプごとに目的が異なります。
- プロセス・ワークフロー：これは標準的なフローチャート・モデルです。プロセスの各ステップの概要を示し、通常は連続する図形を使用します。仕事の流れやプロセスの主要な段階を理解するのに役立ちます。
- スイムレーン・フローチャート：これは、プロセス実行を担当するチームまたは個人ごとに 1 つずつ、プロセスを個別の「スイムレーン」に分割する、最も一般的なワークフロー図の例です。スイムレーンは、特にアジャイル・ワークフローでハンドオフが発生する場所を示し、潜在的なボトルネックを明らかにするのに役立ちます。
- 意思決定フローチャート：このワークフロー・タイプは、意思決定のポイントが発生する場所をハイライトし、そのような意思決定からのブランチを作成するさまざまなパスを示します。この図は、意思決定のロジックを明確にし、潜在的な結果を分析するものです。
- データ・フロー：このタイプのフローチャートは、発生する入力、出力、変換など、データがプロセス内でどのように移動していくかを示します。データ損失の可能性がある領域を特定できるため、データの整合性を保つことができます。
ワークフロー・チャートの重要な要素は何ですか？
フローチャートには、特に作業プロセスを説明する場合に、特定の意味を持つ図形や線が含まれています。フローチャートには次のような重要な要素があります。
- 楕円形は、あらゆるプロセスの開始点または終了点を示します。
- 長方形は単一のアクションまたはタスクを表します。
- ひし形は意思決定ポイントを表し、「はい」または「いいえ」と答えるとチャートが分岐し、複数のブランチに進みます。
- 矢印は各ステップの実行のフローを示しています。
- 平行四辺形は、データの入力または出力の場所を示します。
これらの記号や形が何を意味するのかを理解していれば、自分のワークフロー図を正確にマッピングしたり、他のチームのフローチャートを解釈したりできます。図形の意味は、必要に応じて随時カスタマイズできます。
ワークフロー・チャートでプロセスはどのように改善されますか？
ワークフロー図は、実際のプロセスがどのようなものかを 2 次元のビジュアルで表現します。ここでは、リソースの制限が特定アクションの妨げになる、またはある関係者 1 人だけによる意思決定が行き詰まるような可能性がある領域など、考えられるボトルネックを特定してプロセスを合理化できます。チームとのコラボレーションによってプロセスを視覚化すると、ワークフローの継続な改善方法についてのアイデアが得られます。