目標設定がスムーズになったことに驚かされることが多くなりました。OKR やその他の目標設定フレームワークの登場により、ほぼすべての業界の専門家がプロジェクトやチームの目標を確実に設定できるようになりました。また、目標を達成した理由や達成できなかった理由を理解することの難しさにも驚かされています。プロジェクト ベースラインは、そのような会話に意義あるコンテキストを加えるのに役立ちます。プロジェクト ベースラインを作成することにより、「プロジェクト ベースラインに達しましたか?」というシンプルな質問から調査を始めることができます。そのコンテキストなら、なぜ目標が達成されたのか、あるいは達成されなかったのかをより簡単に理解できます。
プロジェクト管理におけるプロジェクト ベースラインとは?
プロジェクト ベースラインとは、プロジェクトのパフォーマンスを時系列で比較するために固定された基準点です。プロジェクト ベースラインは、プロジェクト マネージャーがプロジェクト完了までのプロジェクト スコープ、スケジュール、コストの進捗状況を把握するために使用するものです。プロジェクト ベースラインは、プロジェクトのステータスに焦点を当てており、そこが成果に焦点を当てている目標とは異なります。プロジェクト ベースラインを追加すると、プロジェクト ステータスが時間の経過とともにプロジェクト目標の達成にどう関与したかを理解することができます。
ソフトウェア開発チームが、従来の登録フォームを GDPR に準拠させるという 2 週間のプロジェクトに取り掛かるとします。そのフォームが準拠していたのは何年も前であり、2023 年の今、早急に対処しなければなりません。ここで、フォームに記載される情報はビジネス全体で使用するものであり、各エンドポイントを保護する必要があるという複雑さもあります。プロジェクト マネージャーがプロジェクトに取り掛かり、作業を開始します。
3 週間後、チームはエンドツーエンド テストを成功させることができ、ソリューションは本番環境に移行します。プロジェクトは成功しましたか?
プロジェクトの目標に注目すれば、「はい」と答えるでしょう。しかし、プロジェクト ベースラインを見てみると、答えは違ったものになるかもしれません。ベースラインでプロジェクトのスケジュール、スコープ、コストが設定されているので、確認してみましょう。プロジェクトは 2 週間に設定されていましたが、実際は 3 週間かかりました。スコープは開発のみとされていましたが、GDPR ポップアップには設計も必要であると判明しました。設計者の予算が組まれていなかったためにコスト超過となり、開発チームの次のプロジェクト開始が 1 週間遅れました。誰もが成功を祝したいと思うでしょう。しかし、プロジェクト ベースラインを見ると、その成功のためにどのような犠牲が払われたかを全チームが理解することができます。
プロジェクト ベースラインの重要な要素
プロジェクト マネージャーは、優れたプロジェクト計画には何が必要かを理解しています。幸い、現在は多くのプロジェクト管理の基本が広く使われ、理解されています。プロジェクト ベースラインの主要コンポーネントは、たいていはプロジェクト形成時にすでに議論されており、それをまとめるだけでプロジェクト ベースラインが完成し、作業を始める準備が整います。
1. スコープ
プロジェクト スコープとは、プロジェクトに関連するアクティビティ、リソース、成果物の詳細を示したものです。スコープの重要な点は、プロジェクトに含まれるものと含まれないものを明確に記述し、プロジェクトの境界を設定することです。プロジェクト スコープには主要な関係者、チームメイト、プロセス、前提条件、制約も記載し、そのすべてがスコープ ステートメントに文書化されます。
GDPR の簡単なスコープ ステートメントの例としては、「開発チーム A」が「サインアップ フォーム B」からのデータを GDPR に準拠して使用および保存するためのソリューションを 2 週間以内にコーディングしてデプロイする、というものがあります。
2. スケジュール
所属する企業のスプリント、時間、日、週のいずれについても、プロジェクト ベースラインにはスケジュールが必要です。完全なスケジュールには、開始日、終了日、その間の経過時間 (期間) があります。多くのチームが、プロジェクトの終了日に「予定」や「見積」などのわかりやすい修飾子を付けています。プロジェクト ベースラインの良い点は、不確実なものを扱わないことです。ベースラインを効果的に使うには、初日にスケジュールを設定する必要があります。
GDPR の例では、プロジェクト マネージャーは、ディスカバリーに 2 日間、開発に 5 日間、テストとデプロイに 3 日間という 2 週間の勤務スケジュールを設定していたでしょう。
3. コスト
プロジェクト マネージャーは特にコストの把握が容易にできるようになるでしょう。プロジェクト コストとは、チームがプロジェクトに割り当てることに合意した金額または時間を指します。コストには、チームによるプロジェクト スコープの遂行で発生する可能性のある経費に対する予算が含まれています。チームについては、他のプロジェクトに取り組まないために生じる時間のロスも、プロジェクト コストで考慮されることがあります。
GDPR の例に示す「開発チーム A」のメンバーが時間給だとすると、すべての時給に週 40 時間 × 2 週間を掛けたものがプロジェクト コストになります。
プロジェクト ベースラインをどのように設定または作成しますか?
プロジェクト ベースラインは、プロジェクト計画の範囲内に留めます。これは、プロジェクトのすべてのチームメンバーが簡単にアクセスできるオープンかつ編集可能なドキュメントで作成することが推奨されます。Confluence テンプレートを使用すれば、チームはプロジェクト ベースラインの専用スペースで、事前にフォーマットされたプロジェクト計画を作成することができます。
たいてい、プロジェクト ページに最初に追加されるのはスコープ ステートメントです。スコープ ステートメントは通常、プロジェクトの重要な作業、リソース、成果物を網羅した文章または箇条書きで記述されます。その後は状況の変化に応じて、何度も編集されることがあります。
成長機会とは、そのスコープ ステートメントをプロジェクト ベースラインに取り入れ、固定することです。スコープ ステートメントを変更するのではなく、その意図を見直し、プロジェクトがしばしば脱線する原因となるスコープ クリープを明確に把握します。
次はスケジュールです。プロジェクト マネージャーはこの分野の専門家でもあります。PM は好んで ガント チャートやロードマップを活用して、プロジェクトのスケジュールを簡単に可視化しています。ロードマップでは、さまざまな作業の流れを順序付けられるので、すべてが順調に進んでいることを確認できます。プロジェクトの期間を明確にするため、ロードマップに開始日と終了日を設定します。
Jira で作業項目を整理し始めるには絶好の機会です。プロジェクトのスコープを設計、開発、テスト、デプロイの 4 つのタスクに簡略化してみましょう。次は、各タスクに 1 つずつ、合計 4 つの Jira 課題を作成します。ここで、すべての課題に開始日と終了日を追加します。ロードマップ ビューを 1 回クリックするだけで、完了する必要があるすべての作業と期日が正確に可視化されます。このロードマップを Confluence のプロジェクト ベースラインに埋め込むと、スケジュールが追加されます。
プロジェクト ベースラインを完成させるために最後に必要になるものがコストです。コストもスコープやスケジュールと同様、プロジェクト ベースラインに書き込まれると固定されます。財務部門や経理部門のチームメイトがプロジェクトのコスト集計をサポートしますが、そのコストの長期的な調整にも支援が必要になります。そのコストをプロジェクト ベースラインに設定しておけば、プロジェクトの終了後に予算をどれだけ上回ったか、または予算を下回ったかを正確に確認することができます。
Confluence のプロジェクト ベースラインの例
あなたの目標は、プロジェクト・ベースライン専用のスペースを設定し、プロジェクトのスコープ、スケジュール、コストを含めることです。プロジェクト・ベースラインはプロジェクト計画ドキュメント内にあります。プロジェクト計画で最初にすべきことは、チームの編成です。ここでは、プロジェクトを実行するために、多くの人に割り当てるさまざまな役割の例を示します。
ページに簡単な「プロジェクト ベースライン」ヘッダーを追加して、主要コンポーネントをまとめましょう。まず、スコープを定義します。この例では、プロジェクトに何を含め、何を含めないかを整理する簡単な方法を示しています。
次は、プロジェクトのスケジュールを可視化する方法に注目します。最も簡単な方法は、Confluence ページに組み込まれているロードマップを使用することです。
最後に追加するものはプロジェクト コストです。Confluence での予算と経費の最適な表示方法については、財務担当者に判断を任せます。プロジェクト ベースラインの最も重要な部分は、この情報をプロジェクトの開始時に設定し、終了するまでそのままにすることです。
プロジェクト ベースラインのメリット
既存のプロジェクト管理手法に別のプロセスを追加した場合は、反発が生じる可能性があります。プロジェクト ベースラインを追加すれば、プロジェクト マネージャー、チーム リーダー、プロジェクト貢献者、関係者にさまざまなメリットがもたらされます。
明確な目標報告
プロジェクト ベースラインには、プロジェクトを成功させるために最も重要なコンポーネントが 3 つ含まれています。プロジェクトの成功について報告する場合は、プロジェクト ベースラインを使ってその成功を判断できます。これにより、マイルストーンを祝うだけでなく、計画より 1 週間遅れたとしてもそれを知らせるなど、より率直な目標報告が可能になります。
スコープ クリープの制限
スコープ クリープとは、時間とともにプロジェクトのスコープが変化することです。スコープ クリープはチームの燃え尽き症候群につながり、締め切りに間に合わない原因にもなります。プロジェクト ベースラインでスコープを設定すれば、自分が何に取り組んだかを具体的に証明でき、その証拠に基づいて自分の決意を固めることができます。断ることは難しいものですが、プロジェクト ベースラインがそれを裏付けてくれます。
予定どおりに進める
あなたはプロジェクトのスケジュールに多大な労力を費やしています。ロードマップやガント チャートなら、プロジェクトがどう進んでいるかを簡単に確認できますが、複数のワーク ストリームやチーム間の依存関係がある場合は難しくなることもあります。自分のスケジュールを公開することは、各チームメイトの作業がお互いに、そしてプロジェクト全体のスケジュールにどのような影響を及ぼすかを明確に把握できるため、大きな動機付けの要因になります。
Confluence を使用してプロジェクト ベースラインを簡単に作成する
新しいプロセスを導入する場合、摩擦をなくすことが重要です。Confluence では、プロジェクト ページのテンプレートに自分でプロジェクト ベースラインを追加できるので、それほど摩擦が生じません。プロジェクト ベースラインには既に作成した要素が含まれており、それを新しいコンテナーに再パッケージ化しているだけです。このコンテナーをプロジェクト ページのテンプレートに追加すれば、ビジネス全体での導入もスピードアップします。アトラシアンには、テンプレート作成のインスピレーションを得て、Confluence を使い始めるための素晴らしいリソースがあります。
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