アトラシアンは、チームがより適切に連携できるように尽力しています。それには自社のチームも含まれます。そのため、アトラシアンのクラウド ファンデーション部門のプログラム マネージャーである Ron Romain が、数百人ものエンジニアが所属する部門間で作業の可視化が必要になった際に、Jira Software の Advanced Roadmaps 機能に注目しました。
Advanced Roadmaps は、分散したチームを持つ組織の主要な課題を解決するのに役立ちます。チーム間のインサイトを取得し、より効果的に計画して追跡できます。Romain は複数のチームにわたり、デリバリーする方法、タイミング、作業などを整理し、計画する必要がありました。そのためには、チームのプロジェクトや優先事項の標準ビューが必要でした。
Romain のチームには、独自の計画による 7 つの異なるワークストリームがあり、各ワークストリームを 4 - 6 チームがサポートしていました。各計画は、アジャイル エピック、または特定のユーザー ストーリー タスクに分割された一連の作業に関して設計されていました。Romain はこれらのエピックを可視化して、依存関係や、作業が予定どおりに進行しているか、達成不確実であるかを把握する必要がありました。また、チームには、透明性とコンテキストを伴う、これらの計画において一貫したワークフローを実行してもらい、すべてのチーム メンバーが進行中の作業やボトルネックを特定できるようにしたいと考えました。
しかし、情報は複数のチームとツール間で保存されていました。クラウド ファンデーション チームは、数十件もの Jira Software プロジェクトに取り組み、コンテキスト用の Confluence ページを作成し、スプレッドシートを使用してレポートを作成しました。Romain はさまざまなプロジェクトやツール内に保持されているデータに関しては理解できましたが、多数の異なるプロジェクトに取り組んでいる多数の異なるチーム間での、単一の大まかな概要を取得するのに苦労していました。これにより、チーム間でのステータスと進捗を追跡することが難しくなりました。
「実際に、さまざまなバージョンの信頼できる情報源が出回っていました。さまざまなタイミングで、わずかに異なる作業の断片やスナップショットが情報に取り入れられていたためです」と Romain は話しました。「信頼できる唯一の情報源がなかったために、結果的に多くのグループで可視性が欠如していました」
Romain は Jira Software の Advanced Roadmaps 機能に注目しました。その機能によって、チームは計画の作成、全体像の確認、進捗状況の追跡、関係者との容易な情報共有を行えるようになります。Advanced Roadmaps では、一貫した視覚的な階層がチームに備わり、複数のチーム間で実行されているすべての作業の全体像が提供されます。作業が予定どおりに進行しているか、または達成不確実であるか、今後の優先事項、依存関係などの詳細が示されます。
さらに、Advanced Roadmaps によって、クラウド ファンデーション チームは分類を活用して、可視性を高め、追跡を強化できます。チームはカスタム フィールドとラベルを利用して、チーム、戦略的支柱、時間枠などで分類できます。
「ボード全体でカスタム フィールドとラベルが一貫して表示されると、クラウド ファンデーションのすべてのチームにわたって一貫したビューを得られます」と Romain は話します。
全体的に見て、Advanced Roadmaps によって Romain とチームは次のメリットを得られます。
チームはレポートの時間を減らし、作業の時間に充てることができる
フィルターと保存したビューでは、Jira Software からのリアルタイム データに基づくさまざまなスナップショットが提供されます。Advanced Roadmaps を使用する以前は、クラウド ファンデーション部門は多数のソースからデータを取得する必要がありました。現在は、Romain のチームが関係者からリクエストを受信し、さまざまな概要を表示する際には、Advanced Roadmaps から簡単に引き出すことができます。
ダイナミックな計画
クラウド ファンデーション部門が再編成された際、Romain は Advanced Roadmaps フィルターを調整するだけで、1 時間強で既存の計画データを新しい計画に移行しました。「Confluence ページ、レポート、またはロードマップのすべてにアクセスして変更する必要はありませんでした」と Romain は語りました。「Advanced Roadmaps を動作させる JQL フィルターを変更しただけです」
Romain は、Advanced Roadmaps によって、複数の Jira ボード、プロジェクト、フィルターでの作業に基づいてロードマップを構築できるようになりました。エピック レベルの上に階層レベルを追加して作成できるため、さまざまなチームや Jira プロジェクトからのエピックを単一の機能に接続できます。さらに、Advanced Roadmaps では異なるバージョンの計画を構築することもできます。
レポートの可変ビュー/対象者
Advanced Roadmaps のラベルやカスタム フィールドによって、Romain はさまざまな方法で簡単にデータを再編成できます。「一部の幹部クラスの関係者からさまざまな質問を受けても、私は保持している既存のデータを確認して、チームの作業を中断することなく、その情報を関係者に提供できます」と話します。Romain がさまざまなチームにわたる戦略的支柱を使用して作成できる Advanced Roadmaps レポートの例を次に示します。このレポートによって、特定の OKR に取り組んでいる時間を把握できます。
アトラシアンのように Advanced Roadmaps を利用するためのヒント
Advanced Roadmaps を使用している経験から、Romain は重要な点をいくつか学びました。
小さく始めて、後で複雑さを追加する
できる限り迅速に価値を得るために、Romain はチームと連携して、当年の「重要な」イニシアチブ ロードマップを構築しました。これにより、チームは特定の目標にマッピングされた進行中の作業を (ラベルを介して) 伝えることができました。次の四半期の初めに、チームは計画したイニシアチブをエピックに変え、必要に応じて計画を調整しました。これにより、各チームの作業と完了までのタイムラインを明確に表すことができました。
連携が確立されたら、チームは Advanced Roadmaps に依存関係を追加しました。Advanced Roadmaps ではデリバリーのリスク、作業の複雑さ、チームのキャパシティを強調しました。これにより、チームの作業量が過剰であるか、チームが十分に活用されていないかが明らかになり、優先されていた事項を把握できるようになりました。
チームの日課に組み込む
クラウド ファンデーション部門全体で Advanced Roadmaps を確立するために、チームの日課で利用することが重要でした。日課にすることで、チーム メンバーは頻繁に更新するようになりました。チームのスプリント計画ミーティングで優先事項や依存関係を伝える必要がある場合には、Advanced Roadmaps 計画に取り組みました。
Advanced Roadmaps を信頼できる唯一の情報源にする
Romain は、あらゆるコミュニケーションや関係者へのレポートに、信頼できる唯一の情報源として Advanced Roadmaps を利用するようにしました。Jira 用 Google スプレッドシートなどのアドオンを活用し、Advanced Roadmaps と Jira Software からデータを取得しました。これによって、関係者からリクエストされた形式やレポートでデータを表示できました。こうしてレポート作成にかかる時間を大幅に削減し、すべての計画を単一のソースで管理できるようになりました。
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