質の高い製品をより迅速かつ頻繁に提供することは、複数の製品を扱い、関係者が複数部門にわたり、顧客が指定する締め切りがある企業にとって難しい場合があります。効率的なプロジェクト スケジュールは、開始日と終了日、マイルストーン、依存関係、リアルタイムのステータス アップデートなど、特定の期間内にプロジェクトを完了するために必要なすべてのもので構成されます。これにより、全体的なプロジェクトの実行が簡素化され、より望ましいプロジェクトの成果につながります。
このガイドでは、プロジェクト スケジュールを使用するメリット、スケジュールを作成する手順、およびプロジェクトの完了を最適化するために使用するテクニックについて説明します。
プロジェクト スケジュール テンプレートとは
プロジェクト スケジュールは、タスク、割り当て、依存関係、マイルストーンなど、明確で最新のプロジェクトのステータスを示します。Jira などのプロジェクト スケジューリング ソフトウェアは、チームが複雑な作業ブロックをより小さく管理しやすいタスクに分割し、依存関係マッピング、リソース計画、納期の正確性を高めるために役立ちます。
プロジェクト スケジュールのコンポーネント
プロジェクト スケジュールは、プロジェクトのライフサイクルにとって不可欠です。わかりやすい視覚的要素を使用して、重要な情報を一目で効率的に伝えます。
- 視覚的なタイムライン (ガントチャートなど) で、全員の足並みが揃います。Jira のインタラクティブなタイムラインでは、エピックの追加、作業項目のマッピング、依存関係特定、リリースの追跡が可能です。
- タスクとマイルストーンで、プロジェクトを完了するために必要な作業を分類します。依存関係のある論理的な順序でタスクをグループ化することで、マイルストーンを設定してプロジェクトを予定どおりに進められます。
- 期間と依存関係は、プロジェクトマネージャーがマイルストーンと全体的な完了日を見積もるために役立ちます。依存関係を追跡し、プロジェクト ライフサイクルの早い段階でボトルネックを特定して克服するために役立てることができます。
- 予算要約は、プロジェクトの支出実績と予算の対比が示されます。予算要約をプロジェクト計画にリンクすると経費の管理に役立ち、プロジェクト マネージャーはタイムライン全体で必要に応じて調整できます。
- リソース追跡にはタイムラインの各タスクに割り当てられたチーム メンバーが表示されるため、リソースが適切で、手持ち無沙汰になっていないことを確認できます。
- プロジェクト計画へのリンクは、チーム メンバーが目標、スコープ、プロセス、方法論を参照するために役立ちます。
プロジェクト スケジュールを使用する理由
プロジェクト管理スケジュールは、プロジェクトを予定どおりに進めるために役立ちます。プロジェクト スケジュールを使用すると、次のような利点があります。
- 明確さと方向性がもたらされるため、目的と、成功した場合に顧客とビジネスにとってどのようなメリットがあるかにチームが集中できます。
- 作業が順序付けられて定義されて時間管理が改善されることで、生産性が向上します。
- チーム メンバーへの過度な負担がないようにタスクが細分化され、順序付けされることでリソース配分がより簡単になります。
- プロジェクトの早い段階で障害や遅れているタスクを見つけやすくなるため、リスク管理の効果が上がります。
プロジェクト スケジュールを作成する手順
プロジェクト スケジュールを作成する前に、プロジェクトの目標を理解します。プロジェクト計画には、どのような製品をなぜ開発しているかに関する重要な情報を含めます。このプロセスでは、アジャイル プロジェクト管理の中核的な価値であるチーム コラボレーションが、作業を漏れなく含め、依存関係を特定し、正確に見積もるために役立ちます。この基盤を使用して、下に示す手順でプロジェクト スケジュールを作成します。
タスクとマイルストーンを特定する
大きい作業ブロックを、より小さく、見積もりやすいタスクに分割します。各タスクの依存関係を特定します。このことは順序付けに役立ちます。似ているタスクをグループ分けしてマイルストーンにします。これは必要に応じて後で再調整します。
タスクを順序付けする
タスクを完了する順序を決めます。依存関係を考慮します。プロジェクト スケジューリング ツールを使用し、プロジェクトの開始から終了までの流れを視覚化します。終了から逆算してタスクを順序付けするチームもあります。
タスク期間を見積もる
タスク期間の見積もりは難しいことがありますが、作業をより小さいタスクに分割すると簡単になります。チームでコラボレーションして、見積もりが過大または過少にならないようにします。経験豊富なチーム メンバーは、通常、タスクにかかる時間をよく理解しています。
チーム メンバーにタスクを割り当てる
スキルと空き状況に基づいてチームメンバーを割り当てます。割り当てが 1 人か 2 人に集中しないように、タスクを移動することを想定しておきます。順番にではなく同時に進めるタスクを特定します。たとえば、最初のマイルストーンでリソースを使用できる場合に、最後のマイルストーンの一部である、依存関係のない独立したタスクの順番を変えるなどです。
スケジュールを確定する
スケジュールを確定して作業を開始する前に、プロジェクト スポンサーに提出してレビューを受けます。タイムラインが短い場合は、このプロセスで、市場の需要を満たすためにプロジェクト スコープを縮小するか、プロジェクトを追加のフェーズに分割する作業が発生することがあります。
スケジュールされた作業をビジネスのニーズに合わせて調整した後、プロジェクトは計画から実行に移り、チームは作業に着手します。
共有して監視する
作業開始前の最後のステップとして、プロジェクト スケジュールを関係者と共有します。これにより、全員がタイムラインに合意し、最新情報の入手方法を知っていることが確実になります。
進捗状況を継続的に監視します。Jira のようなプロジェクト スケジューリング ツールを使用すると、完了したタスクや遅れているタスクを簡単に特定できます。プロジェクト スケジュールを監視し、課題を早期に提起するようチーム全体に奨励してください。予期しないタスクや見逃したタスクが発生したらすぐにスケジュールを調整することで、プロジェクトの進行が止まらないようにします。
プロジェクト スケジューリングのテクニック
プロジェクト スケジューリング ツールとテンプレートは、大規模なプロジェクトを管理可能で追跡可能なタスクに分割するために役立ちます。これは、プロジェクト スケジュールを作成して監視するための効果的かつ効率的な方法です。
Jira は、プロジェクトを順調に完了させるために役立つ構成要素を提供しています。
- ボードには、ワークフローのさまざまな領域に移動できる個々のカード、または作業の一部が表示されるため、プロジェクト チームが作業を計画、視覚化、管理するために役立ちます。
- ダッシュボードでは、すべてのプロジェクト、割り当て、成果を一元的に表示して、効率的に進捗状況を監視できます。
- 事前に設定されたプロジェクト スケジュール テンプレートなどのテンプレートは、プロジェクト計画からプロジェクト スケジュールにすばやくトランジションするための重要な要素を提供します。
プロジェクトを効率的にスケジューリングするためのテクニックをいくつか紹介します。
ガントチャート
プロジェクト マネージャーは、プロジェクト タイムラインを視覚的に表現できるので、ガントチャートをよく使用します。グラフには、プロジェクト全体の包括的な状況がわかるように、各タスクの開始日と終了日、およびその依存関係が表示されます。
タスク一覧
タスク リストは、必要なすべての作業を特定し、それを完了するためのアクティビティを整理するためのシンプルで効果的な方法です。
カレンダー
カレンダーは、関係者とのミーティング、期待される資料の納期、ユーザー受け入れテストなど、時間的制約のあるタスクや締め切りを管理するために役立ちます。カレンダーにはリソースの割り当てや依存関係は含まれませんが、大まかなプロセスを予定どおりに進めるために役立ちます。
Jira でのプロジェクト スケジュールの作成
効率的なプロジェクト スケジュールの要素とテクニックを理解することは、プロジェクトをゴールまで進めるために役立ちます。関係者に常に情報を伝え、複数のワークストリームをさばいて締め切りに合わせる作業も、圧倒されることなくこなせます。Jira のタイムライン機能は、チームがプロジェクトを計画し、作業を定義して、アイデアからリリースまでの進捗を追跡するために役立ちます。
Jira を使うと、チーム メンバーは自分が何に取り組んでいるのか、それはビジネス目標にどのように合致するのか、製品はどこに向かっているのかを理解できます。プロジェクトを予定どおりに進めながら、変化する優先順位に柔軟に対応できます。Jira は、プロジェクト スケジュールの課題などをうまく管理することを目的として構築されています。
プロジェクト スケジュール: よくある質問
プロジェクト スケジュールとプロジェクト計画はどう違いますか?
プロジェクト計画は、プロジェクトの目標、ポリシー、方法論、手順を概説するものです。プロジェクト スケジュールを知らせる上位レベルのドキュメントです。通常、プロジェクト計画にはスコープ、コスト、全体的なタイムラインが含まれています。
プロジェクト スケジュールには、計画されたプロジェクトを決まった順序で実行するために必要なすべてのマイルストーンとタスクが、依存関係および割り当てとともに含まれています。
プロジェクト スケジュールでよくある課題とは
プロジェクト スケジュールにおける一般的な課題には、タスク期間を見積もることや、他のリソースが待機している間に一部のリソースに負荷がかかりすぎないように作業を順序付けることなどがあります。
視覚的なタイムラインを使うと、プロジェクト全体を見てスケジュールを調整し、リソースを最適化できます。コラボレーティブなチーム環境を育むことは依存関係を特定するために役立ち、チームの経験を集めることは見積もりを改善するために役立ちます。
プロジェクト スケジュールはプロジェクトの成功にどのように貢献しますか?
優れたプロジェクト スケジュールは、プロジェクトの完了に必要なタスクを特定し、ステータスやマイルストーンの監視を容易にして、チームが障害を早期に特定できるようにします。たとえば、あるタスクが新しいテクノロジーの実装に依存しているが品質の問題で統合が遅れている場合、リスクが出現したときにすぐにそのリスクに気づくことができます。これにより、意思決定を迅速化でき、プロジェクトがスケジュールどおりに進む可能性が高まります。