業務の合理化や意思決定の改善の必要性を満たすために、ワークフローが自動化されるようになりました。自動化によって効率を高め、エラーを減らし、人的資源がより戦略的なタスクに取り組めるようにします。カスタマイズされた自動化戦略により、特定の運用上の課題に対処し、生産性や顧客満足度を向上させることができます。
使いやすさ、統合、スケーラビリティなど、ワークフロー自動化ソリューションに求められる機能を理解することで、企業はかつてない効率性と生産性を実現できます。このガイドでは、繰り返しタスクを自動化することでどのように業務が合理化され、意思決定プロセスが大幅に強化されるかについて説明します。
ワークフローの自動化とその仕組み、Jira ワークフロー自動化ソフトウェアで提供される堅牢な自動化機能を使用する理由について、引き続きご覧ください。
ワークフローの自動化とは
ワークフローの自動化は、さまざまなビジネス プロセス、タスク、ワークフローを最小限の人的介入で自動化するアプローチです。ワークフローの自動化では、ソフトウェアを活用してビジネス プロセスの各ステップで一連の自動アクションを作成し、チームが効率的に一貫してプロジェクトを実行できるようにします。
ワークフローの自動化の仕組み
ワークフローの自動化では、タスク管理ソフトウェアを利用して、事前定義されたルールやトリガーに基づいて、人とシステム間でタスクと情報をルーティングします。たとえば、あるシステムがタスクに完了のマークを付けると、そのタスクが後続の担当者に自動的に送信され、ダッシュボードが更新されるため、時間を節約し、エラーを最小限に抑えることができます。
開始するには、次の手順に従います。
- 現在のワークフローを理解するために、チーム間のタスクの流れ、現在の役割と責任に関する情報を収集します。プロジェクト キックオフの方法、タスクを完了するために使用される基準、作業スコープ、ボトルネックがどのようにして生じるかを理解することに重点を置きます。各タスクを開始・変更するトリガーを決定します。
- ワークフローを視覚的に説明し、非効率性を特定します。ワークフローの概要の草案を作成して、欠陥のある箇所を強調します。部門横断型チームがコラボレーションして、その草案を改善し、無駄なプラクティスを特定できるようにします。
- 他のシステムからデータを統合する必要があるタスクを特定し、ワークフロー ソフトウェアでそれらのタスクがサポートされるようにします。タスクを小さいサブタスクに分割するなど、統合の要件に合わせてワークフローを調整することを検討します。
- コミュニケーションの途絶や期限切れのタスクなど、ワークフローの非効率性に対処します。例としては、タスクに関する説明責任対策を追加したり、流すべきシステム情報を明確にしたりすることなどです。
- ワークフロー自動化ソフトウェアを利用して、各タスクを説明してユーザーに役割を割り当てます。プロジェクトのスコープとチームのニーズに基づいて、ガント チャート、プロセス マップ、カレンダーなどで可視化します。
- トリガーとアクションの自動化を作成して、繰り返しタスクを合理化します。独自のニーズに基づいて自動化レシピをカスタマイズするか、事前構築済みのオプションを利用します。
- 自動化されたワークフローを継続的にテスト・最適化し、問題を解決します。パフォーマンス指標と主要業績指標を確立し、効率を監視します。ダッシュボードを利用して、進捗やブロッカーを大まかに把握します。
- 実践的なデモによって、新たに自動化されたワークフローの利用に関してチームをトレーニングします。変更管理計画を利用して、チームがプロセスの変更やワークフローの最適化に備えられるようにします。
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ワークフローの自動化のメリット
ワークフローの自動化は、事業運営全体に多くのメリットをもたらします。効率と生産性が大幅に向上し、継続的な改善を実現できます。ワークフローの自動化によるその他の主なメリットは次のとおりです。
効率の向上
繰り返し作業を自動化することで、従業員はより戦略的な業務に集中できるようになり、全体的な生産性が向上します。自動化されたプロセスはタスクをより迅速に完了し、24 時間稼働できるため、効率が大幅に向上します。
エラーの低減
ワークフローの自動化により、事前定義されたルールに従って一貫したタスクを実行できるため、人為的ミスを最小限に抑えられます。これにより、データ入力、計算、タスク処理の精度が向上します。また、間違いの修正に費やす時間やリソースも削減できます。
コラボレーション ツール
タスク トラッカーは、チーム メンバー間のコミュニケーションとコラボレーションを促進します。これらのツールは、対話、文書共有、フィードバック、調整のためのプラットフォームを提供するため、チームワークが向上し、プロジェクトの成功を促進します。
コスト削減
日常的なタスクを自動化することで、手作業の必要性が減ります。エラーを最小限に抑えることで、企業はエラーの修正に関連するコストを節約できます。ワークフローの自動化によってリソースの割り当ても最適化され、チームによる過小支出や過剰支出を防ぐことができます。
コラボレーションの強化
多くの場合、ワークフローの自動化には、場所に関係なく、チーム メンバー間の共同作業の文化を促進する機能があります。リアルタイムの更新、共有ワークスペース、自動通知により、全員が常に同じ認識を持つことができるため、チームワークが向上し、共同会議が促進されます。
拡張性
ワークフローの自動化により、企業はワークロードの増加に比例して増員することなく、ワークロードを処理できます。これにより、品質や効率を損なうことなくビジネスの成長をサポートします。
ワークフローの自動化の例
ワークフローの自動化をさまざまなチームと役割に適用することで、プロジェクト計画を合理化し、生産性を高めることができます。さまざまなチームによる自動化の活用方法を理解するのに役立つ、ワークフロー自動化の具体的な例をいくつかご紹介します。
プロダクトマネージャー
プロダクト マネージャーは、ワークフローの自動化を使用して意思決定を強化し、製品開発プロセスを合理化できます。たとえば、ユーザーのフィードバックを複数のチャンネルから収集する製品フィードバックの自動収集および分析システムを実装できます。このシステムは、感情領域と機能領域に基づいてフィードバックを自動的に分類し、将来の製品改善につながるインサイトを提供します。
プロダクト マネージャーとしてワークフローの自動化を利用するもう 1 つの強力な方法は、機能リクエストの優先順位付けです。プロダクト マネージャーは自動採点システムをセットアップできます。このシステムは、潜在的な影響、開発労力、製品戦略との整合性といった事前定義された基準に基づいて機能リクエストを評価します。このワークフローの自動化により、最も重要な機能を優先的に開発できます。
さらに、スプリント計画とタスク割り当てを自動化できます。優先度スコアとチームのキャパシティに基づいてスプリント バックログを生成でき、空き状況に基づいてタスクをチーム メンバーに割り当てることができます。
エンジニアリング リード
エンジニアリング リードは、ワークフローの自動化を利用してコードの品質を向上させ、開発プロセスを合理化できます。たとえば、専門知識と作業量に基づいてチーム メンバーにレビューを割り当てる自動コード レビュー プロセスを実装でき、保留中のレビューに対するリマインダー機能も組み込むことができます。これにより、最適なチーム メンバーがコードを迅速にレビューできます。
自動化が役に立つもう 1 つの分野が、継続的インテグレーションとデプロイ パイプラインです。エンジニアリング リードは、適切なメンバーにテストの実行とステージング環境へのデプロイを自動的に通知するシステムをセットアップすることで、手作業によるエラーを減らし、開発サイクルをスピードアップできます。
また、受信したバグ レポートを分類して適切なチーム メンバーに割り当て、重大な課題をエスカレーションするトリアージ システムによって、バグの追跡と解決も自動化できます。
プロジェクトマネージャー
プロジェクト マネージャーは、ワークフローの自動化を利用してプロジェクトの可視性とリソースの管理を強化できます。たとえば、チーム メンバーから進捗の最新情報を収集し、その情報を標準化されたレポートにまとめて、関係者に定期的に配布する自動プロジェクト ステータス レポートを実装できます。
リソースの割り当てとキャパシティ プランニングを自動化して、チームのパフォーマンスを最適化することもできます。チーム メンバーの作業量を追跡し、タスクの再割り当てを自動的に提案するシステムをセットアップすることで、作業量のバランスを取り、プロジェクトのタイムラインを管理できます。
プロジェクト マネージャーは、リスクの評価と軽減のワークフローを自動化することもできます。これにより、チーム メンバーは潜在的なリスクを特定したり、優先度の高いリスクに対して軽減措置をトリガーしたりして、プロジェクトの問題を積極的に管理できます。
マーケティング キャンペーンの自動化
マーケティング チームは、ワークフローの自動化によって効率性と有効性を大幅に高めることができます。たとえば、メール マーケティング プロジェクト用のタスクが作成されるたびに、Jira は仕様とガイドラインが記載されたデザイン チケットとコピーライティング チケットを自動作成して、それらを相互にリンクさせることができます。この自動化により、マーケティング キャンペーンを効率的に実施でき、全チーム メンバーが常に同じ認識を持つことができます。
コンテンツ管理は、ワークフローの自動化が役に立つもう 1 つの分野です。コンテンツ チームは、空き状況と作業量に基づいて作業者を自動的にスケジューリングするワークフローを実装できます。その後、コンテンツは、どの作業者がコンテンツ作成プロセスのどの側面を担当しているかに基づいてパイプラインを通過します。
ワークフローの自動化を実装するためのベスト プラクティス
ワークフローの自動化ソフトウェアを最大限に活用するために、次のベスト プラクティスを検討してください。
- 小さく始めて、段階的に拡大する: まず、1 つの簡単なプロセスに対して目標を設定します。学習と結果の確認を通じて、より複雑なワークフローに広げていきます。
- 主要な関係者をプロセスに参加させる: 自動化されたワークフローを使用するチーム メンバーを引き込みます。主要な関係者の意見は、効果的なシステムの構築に役立ち、採用を促進します。
- 自動化されたワークフローを継続的に監視して最適化する: 定期的にパフォーマンスをチェックし、必要に応じて調整します。節約時間やユーザー満足度などの指標を追跡して、自動化を改善します。
- 自動化と人間による監視のバランスを維持する: 特に重要な決定については、人間によるレビューを実施するポイントを設けてワークフローを設計します。これにより、自動化だけに頼るのではなく、人間の判断を自動化で強化することができます。
ワークフロー自動化ソフトウェアで検討すべき機能
目的のメリットを得るには、適切なワークフロー自動化ソフトウェアを選択することが重要です。ワークフロー自動化ソリューションで考慮すべき重要な機能は次のとおりです。
使用感
使いやすいインターフェイスと直感的なデザインにより、従業員はツールを簡単に操作できるため、迅速な採用が促進され、投資を早期に回収できます。
Jira のワークフロー自動化機能は、シンプルさを考慮して設計されています。これにより、チームは複雑さに悩むことなく、実際のプロセスを反映したカスタム ワークフローを構築できます。Jira ワークフローをお試しいただき、使いやすいアプローチを直接体験してください。
統合機能
異なるツールやプラットフォーム間での円滑なデータ・フローを実現するには、既存のシステムやアプリケーションとのシームレスな統合が不可欠です。また、統合によりデータのサイロ化も防ぎ、ワークフローの自動化を最大限に活かせます。
Jira の強力な自動化エンジンは、Slack、Teams、Figma、GitHub といった多くのさまざまなツールとシームレスに統合し、チームは手動タスクを減らして業務を拡大できます。
カスタマイズと柔軟性
特定のビジネス・ニーズに合わせてワークフローをカスタマイズできることが重要です。柔軟なワークフロー自動化ツールでは、独自の運用上の要件に適応し、戦略的目標との整合性を確保できます。
Jira ワークフローを使用すると、チームは、摩擦を減らしてデリバリーをスピードアップするカスタム ワークフローを構築できます。
拡張性
ワークフロー自動化ソリューションでは、ビジネスの成長に伴って増加する作業量を処理できます。パフォーマンスや信頼性を損なうことなく、複数のワークフロー、ユーザー、データをサポートします。
Jira の堅牢なプラットフォームは、チームとともに成長するように設計されており、規模に応じたワークフローの自動化ニーズをサポートします。
レポートと分析
ワークフローの効率を測定するには、インサイトに富んだレポートや分析が不可欠です。これらの機能により、改善すべき分野を浮き彫りにし、リアルタイムでインサイトにアクセスしてデータ主導の意思決定を行えます。
Jira は、チームが進捗を追跡し、最適化が必要な領域を特定するのに役立つ包括的なレポート作成ツールを提供します。
セキュリティ
不正アクセスやデータ侵害から保護するために、自動化ツールには、暗号化、アクセス制御、監査ログなどの強固なセキュリティ対策が必要です。
Jira の強固なセキュリティ対策により、データは Atlassian Cloud 環境内で継続的に保護されます。権限を作成し、カスタマイズ可能なロールを使用してカスタマイズし、誰が何にアクセスできるかをきめ細かく制御できます。Jira は、信頼できるネットワークのユーザーだけがインスタンスにアクセスできるように、IP 許可リストなどの強化されたセキュリティ保護対策も提供しています。
モバイル・アクセシビリティ
モバイル アクセシビリティはますます重要になっています。これにより、スタッフは地理的な場所に関係なく生産性を維持し、ワークフローを円滑に進めることができます。
Jira のモバイル インターフェイスは、モバイル デバイスに課題を簡単に表示し、やり取りできるように設計されています。スマートフォンから Jira にアクセスすると、最適化されたページ バージョンが表示されます。
モバイル インターフェイスでは、課題、コメント、添付ファイル、課題リンク、お気に入りのフィルターを表示できるほか、コメントの追加、課題のウォッチや投票、チーム メンバーへのタスクの割り当てなどの基本的な操作を実行できます。
Jira Automation を無料で入手して、これらの機能がワークフロー プロセスをどのように変革するかをご覧ください。
Jira のワークフロー自動化で効率を最大化する
Jira のワークフロー自動化ツールは、チームの働き方を変革します。製品を管理しているか、エンジニアリング チームのリーダーであるか、あるいはマーケティング キャンペーンを担当しているかを問わず、Jira はプロセスを合理化し、生産性を高めるのに役立ちます。使い方は簡単で、他の使い慣れているツールと統合でき、チームの成長とともに拡張できます。また、データを安全に保ちながら、どこからでも作業できます。
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