Was ist IT-Asset-Management (ITAM)?

Allzu oft werden Assets an vielen verschiedenen Orten von allen möglichen Personen nachverfolgt. Eigentlich ist keiner wirklich zuständig und es gibt kein einheitliches Tool, das Informationen erfasst und zentralisiert. Chaos und Ungenauigkeiten sind damit vorprogrammiert. Es ist schwierig, fundierte Entscheidungen zu treffen. Einige Unternehmen beschäftigen sogar Mitarbeiter, die ausschließlich für die Nachverfolgung von IT-Assets zuständig sind. Diese Aufgaben sollten eigentlich von Systemen erledigt werden. Wenn IT-Mitarbeiter keine Zeit oder geistige Energie mehr aufwenden müssen, um Artefakte nachzuverfolgen, die Nutzung zu überwachen oder Abhängigkeiten nachzuvollziehen, können sie sich stärker auf das konzentrieren, was für das Unternehmen am wichtigsten ist. Das IT-Asset-Management schafft Ordnung und bietet eine zentrale Informationsquelle für IT-Teams, das Management und letztendlich das gesamte Unternehmen.

Durch ITAM werden Informationen auf dem neuesten Stand gehalten, sodass Teams Überflüssiges eliminieren und die Auslastung verbessern können. Es sorgt für Einsparungen, da unnötige Käufe vermieden und Lizenz- und Supportkosten gesenkt werden können. Durch eine verstärkte Kontrolle werden außerdem die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien und rechtlichen Richtlinien durchgesetzt und Risiken reduziert. Die positiven Auswirkungen auf die Kosten und die Produktivität kommen dem gesamten Unternehmen zugute.

Da die digitale Transformation die Arbeitsweise von Unternehmen verändert, geht das moderne IT-Asset-Management inzwischen weit über die Nachverfolgung von Laptops und Computermäusen hinaus. Teams setzen verstärkt auf DevOps- und SRE-Prinzipien und benötigen ITAM-Prozesse und -Tools, um neue Funktionen und Services schnell und effizient bereitstellen zu können, ohne die Zuverlässigkeit zu gefährden. Im Bericht Prepare Your IT Asset Management for 2020 (Bereiten Sie Ihr IT-Asset-Management auf 2020 vor) stellt Gartner fest, dass Unternehmen angesichts der erhöhten Abhängigkeit von Plattform- und Infrastrukturservices mithilfe eines effektiven IT-Asset-Managements ihre Nutzung von On-Demand-Services verwalten können. Mit zunehmender Kontrolle, erhöhter Sichtbarkeit und der Zuweisung von Zuständigkeiten können Teams die übermäßige Nutzung (beispielsweise durch die Bereitstellung überflüssiger Ressourcen oder durch ungenutzte Instanzen) und dadurch unnötige Kosten vermeiden.

Das IT-Asset-Management ist entscheidend für die Unterstützung von ITIL-Prozessen wie Änderungs-, Vorfall- und Problemmanagement. Das IT-Team ermöglicht dem gesamten Unternehmen, innovativer zu sein und die Wertschöpfung zu beschleunigen. Mit den richtigen Daten können Teams schneller agieren und die Auswirkungen von Änderungen prognostizieren, bevor sie eintreten. Wenn alle Mitarbeiter Zugang zu Informationen haben, können Unternehmen Wettbewerbsvorteile erzielen und ihren Kunden schneller einen Mehrwert bieten. Jedes Unternehmen, das mit modernen Innovationen Schritt halten will, benötigt Strategien für die Kontrolle, Nachverfolgung und erfolgreiche Nutzung von IT-Daten.

IT-Asset-Management ist kein Projekt, das du einfach einmal hinter dich bringen musst. ITAM ist ein Prozess, den Teams regelmäßig ausführen – oder wenn sich Assets, Ziele und Tools ändern.

1. Asset-Inventar: Der erste Schritt im IT-Asset-Management-Prozess besteht darin, ein detailliertes Inventar aller IT-Assets zu erstellen. Im Inventar wird festgehalten, welche Assets du hast, wo sie sich befinden, wann sie gekauft wurden und für wie viel.
2. Berechnung der Lebenszykluskosten: Der zweite Schritt besteht darin, die Lebenszykluskosten für alle Assets in deinem Inventar zu berechnen. Im Lebenszyklus eines durchschnittlichen Assets können viele zusätzlichen Kosten anfallen, z. B. Wartungs-, Investitions- und Entsorgungskosten. Durch die Berechnung der Lebenszykluskosten ist dein Asset-Inventar präzise und aussagekräftig.
3. Nachverfolgung: Der dritte Schritt ist die Nachverfolgung über ein Asset-Management-Tool. Dein Ziel besteht darin, IT-Assets während ihres gesamten Lebenszyklus kontinuierlich zu überwachen und Dinge wie auslaufende Verträge, Lizenzen und Garantien im Blick zu behalten. Die Nachverfolgung hilft dir auch dabei, dem vierten Schritt (Wartung) einen Schritt voraus zu sein.
4. Wartung: Dieser Schritt beinhaltet die Reparatur, die Ausbesserung und den Austausch von Assets. Alle Wartungsaktivitäten sollten in einem ITAM-Tool erfasst werden, sodass du anhand der Daten einen Überblick über die Gesamtleistung der Assets erhältst.
5. Finanzplanung: Der fünfte und letzte Schritt ist die Finanzplanung. Mit einer genauen Übersicht deiner IT-Assets, ihrer Lebenszyklusphase und ihrer Kosten kannst du effektiv für die Zukunft planen. Ein Ziel der Finanzplanung ist es, das erforderliche Budget festzulegen, um das Serviceniveau aufrechtzuerhalten oder zu verbessern, das dein Team für die wichtigsten Assets bietet. Ein Asset, das erfolgreich mit einem hohen Serviceniveau verwaltet wurde, etwa ein Servicedesk mit einem spezialisierten Team, wird dieses Serviceniveau auch in Zukunft benötigen. Assets, die unterdurchschnittlich abgeschnitten haben, benötigen in Zukunft möglicherweise ein höheres Serviceniveau, was mehr kosten wird.

Der Einstieg in das IT-Asset-Management kann wie ein schwieriges Unterfangen erscheinen, aber wenn du das ITIL-4-Prinzip "Dort beginnen, wo man steht" befolgst, kannst du dich auf Erfolgskurs bringen. Anstatt zu versuchen, dein gesamtes System auf einmal zu überarbeiten, solltest du zunächst deine aktuellen Prozesse und deine Infrastruktur bewerten und analysieren. Auf diese Weise kannst du Bereiche identifizieren, die verbessert werden müssen, und schrittweise Änderungen vornehmen, um deine Asset-Management-Strategie zu optimieren. Du kannst schnelle Erfolge erzielen, wenn du dich auf die wichtigsten Aspekte deines Unternehmens konzentrierst und die größten Probleme zuerst angehst.

Du solltest dich für eine Software und einen Ansatz entscheiden, die deinen aktuellen Bedürfnissen entsprechen und mit deinem Unternehmen mitwachsen können. Wenn sich deine Anforderungen ändern, benötigst du eine flexible Lösung, die sich an neue Bedingungen anpassen lässt.

Eine Kultur der Zusammenarbeit und Transparenz ist für eine erfolgreiche IT-Asset-Management unerlässlich. Stelle sicher, dass die richtigen Personen jederzeit auf die Informationen zugreifen können, die sie benötigen. Dadurch wird ein effizienteres und produktiveres Arbeitsumfeld gefördert.

Ausführlichere Informationen zu den ersten Schritten beim IT-Asset-Management findest du in unserem kostenlosen Asset- und Konfigurationsmanagement-Handbuch oder im Artikel Best Practices für das IT-Asset-Management.

Wenn du dich mit verschiedenen Anbietern von IT-Asset-Management-Software befasst, solltest du zunächst bewerten, warum du deinen ITAM-Ansatz verbessern musst. Hier sind einige der häufigsten Anzeichen dafür, dass eine IT-Asset-Management-Software für dich nützlich wäre:

Da die Abhängigkeit von Software-, Infrastruktur- und Plattformservices weiter zunimmt, besteht eine Lösung zur Kostensenkung darin, Ausgaben für diese Services zu optimieren. Laut einer Gartner-Studie "können viele Unternehmen die Ausgaben für Software um bis zu 30 % senken", indem sie Best Practices zur Optimierung von Softwarelizenzen anwenden. Dies ist keine einfache Aufgabe, die manuell erledigt werden kann. In der Studie heißt es weiter: "Die manuelle Optimierung komplexer Lizenzen ist arbeitsintensiv, erfordert Fachwissen und lässt sich nicht skalieren. Größere Unternehmen benötigen dafür ein SAM-Tool (Software-Asset-Management). Mithilfe dieses Tools können manuelle Prozesse automatisiert, beschleunigt und verbessert werden. Es kann große Vorteile gegenüber manuellen Alternativen bieten und amortisiert sich schnell."

Tabellenkalkulationen zählen immer noch zu den häufigsten Methoden, mit denen Unternehmen ihre Assets nachverfolgen. Was meinst du, wie lange die wohl auf dem aktuellen Stand bleiben? Nicht besonders lange. Sie werden sehr schnell ungenau oder unhandlich. Tatsächlich stellte Sage Accounting fest, dass ein 2-Millionen-Dollar-Unternehmen, das seine Assets mithilfe einer Tabellenkalkulation verfolgt, wahrscheinlich bis zu 50.000 USD pro Jahr für sogenannte "Ghost Assets" ausgibt – Vermögensgegenstände, die im Hauptbuch als bezahlt und vorhanden aufgeführt sind, die aber physisch fehlen. Das ist nicht ideal, oder?

Heute sind fünf neue Headsets eingetroffen. Vier Mitarbeitern wurde ihr Laptop in einem Restaurant in Hintertupfingen gestohlen. Nächsten Monat werden zehn Drucker gegen neue Modelle vom Leasing-Unternehmen ausgetauscht und im darauffolgenden Monat werden 14 Laptops ersetzt. Wenn du einen Mitarbeiter einsetzt, der das Ganze wenigstens in Teilzeit im Auge behält, benötigst du ein unkompliziertes System, das ihm die Arbeit erleichtert.

Immer häufiger werden Anwendungen, Lizenzen und andere IT-Assets ohne das Wissen des zentralen IT-Teams im Verborgenen erworben, verwaltet und genutzt. Software, die die Zusammenarbeit erleichtert, kann der IT ermöglichen, auf dem Laufenden zu bleiben, die Produktivität anderer Teams fördern und gleichzeitig dafür sorgen, dass Risiken und unnötige Kosten vermieden werden.

Sobald der richtige Zeitpunkt gekommen ist, solltest du dir überlegen, wie die Implementierung eines neuen Ansatzes für das IT-Asset-Management in deinem Unternehmen aussehen wird. So kannst du klären, welche Software deine Anforderungen am besten erfüllt. Unserer Erfahrung nach ist die Erfassung des Asset-Bestands der erste Schritt: So kannst du besser nachvollziehen, was sich wo befindet und wo Kosten entstehen. Danach kannst du die Asset-Lebenszyklen zuordnen und die Kosten gemeinsam mit deiner Finanzabteilung bewerten.

Ein erweitertes IT-Asset-Management geht noch einen Schritt weiter und automatisiert routinemäßige ITAM-Aufgaben. Beispielsweise können Mitarbeiter über ein Self-Service-Portal Lizenzen für ein gängiges Softwareabonnement anfordern. Mithilfe vorab festgelegter Regeln kann diese Anforderung genehmigt werden und dem Antragsteller wird ein Link gesendet, über den er Zugriff auf das Abonnement erhält. So können IT-Teams Supportaufgaben schneller und einfacher bearbeiten und ihnen bleibt mehr Zeit, um sich auf anspruchsvollere Arbeiten zu konzentrieren.

Zusammenarbeit ist ebenfalls ein wichtiger Teil eines effektiven IT-Asset-Managements. Damit Käufe nicht mehr eigenmächtig erfolgen, sorgt ein Tool für die Zusammenarbeit dafür, dass Mitarbeiter Anforderungen stellen und beispielsweise Beschaffungsteams diese Käufe kommentieren und genehmigen können. Wenn du dein ITAM-Tool mit Services verknüpfen kannst, die Mitarbeiter bereits nutzen, ist das umso besser. Du kannst zum Beispiel eine Verknüpfung zu Slack herstellen, damit Mitarbeiter Anfragen im Handumdrehen senden können. Die Verbesserung des Aufnahmeprozesses für Asset-Anforderungen trägt erheblich zur Transparenz für IT-Teams bei.

Ein Servicedesk ist dabei eine wichtige Grundlage: Für Mitarbeiter ist er eine einfache Möglichkeit, Hilfe anzufordern, während IT-Teams Anfragen organisieren und entsprechende Berichte erstellen können. Ein mit einer IT-Asset-Management-Software verknüpfter Servicedesk liefert IT-Teams wichtigen Kontext, sodass sie einen besseren Service leisten können. Wenn ein Benutzer beispielsweise die Reparatur eines Laptops anfordert, sind bestimmte grundlegende Informationen automatisch verfügbar, wie Kaufdatum, frühere Probleme und weitere Details. Das IT-Team kann auch auf alle mit dem Laptop verknüpften Tickets zugreifen und mit diesen schnell verfügbaren, umfassenden Kontextinformationen Kundenprobleme rascher lösen.

Während sich die IT ständig weiterentwickelt, die Abhängigkeit von SaaS-Anbietern für kritische Services stetig zunimmt und Änderungen in dynamischeren Cloud-Umgebungen nachverfolgt werden müssen, passt sich das IT-Asset-Management an. Du solltest daher Tools auswählen, die eine optimale Zusammenarbeit ermöglichen und dein Servicemanagement unterstützen.

Jedes Unternehmen ist anders. Möglicherweise musst du unternehmensweit komplexe Abhängigkeiten zuordnen. Oder du möchtest über immaterielle Assets wie Lizenzen und Compliance-Dokumente Buch führen, um Risiken zu reduzieren. Deine Anforderungen könnten natürlich auch unkomplizierter sein und du möchtest einfach den Überblick über deinen Computerbestand behalten.

ITAM-Software gibt es in allen möglichen Formen – von flexiblen und erschwinglichen Integrationen bis hin zu komplexen, teuren Lösungen, die automatisch sämtliche IP-basierte Hardware im Netzwerk erkennen, das angesammelte Geschirr in der Büroküche spülen und vieles mehr. Ob du dich nun für eine einfache Tracking-Lösung oder ein System der Enterprise-Klasse entscheidest … Am wichtigsten ist, dass du die Lösung auswählst, die für deinen individuellen Anwendungsfall am besten geeignet ist.