Comprendre le processus de départ

• Meilleur engagement des collaborateurs : des processus de départ efficaces contribuent de manière significative à un engagement positif des collaborateurs. Ceux qui quittent votre entreprise avec des impressions et des expériences positives sont plus susceptibles de la recommander à des candidats et des clients.
• Moins de risques liés à la réputation : les collaborateurs dont l'expérience de départ a été négative sont plus susceptibles d'avoir un discours négatif sur leur expérience et leur ancien employeur. Cela pourrait nuire à la réputation de votre entreprise.
• Collaborateurs plus satisfaits et plus productifs : le processus de départ peut avoir un impact significatif sur le parcours d'un collaborateur dans votre entreprise. La gestion des effectifs, y compris les départs, peut également affecter directement les interactions des collaborateurs avec les technologies et les services qui animent votre entreprise et leur perception de ces technologies et services. L'ITIL ou IT Infrastructure Library, le framework utilisé pour la gestion du cycle de vie des services informatiques, inclut une pratique de gestion des effectifs qui aborde le processus de départ.

Zippia rapporte également que :

• 58 % des entreprises interrogées ont mis en place un processus d'intégration officiel, tandis que seulement 29 % ont un processus de départ officiel.
• 98 % des employés pensent que les commentaires qu'ils fournissent lors des entretiens de départ sont essentiels et peuvent être utiles pour l'entreprise, mais seulement 30 à 35 % participent à ces conversations en ligne. La participation en personne n'est que de 15 %.
• 60 % des violations de données trouvent leur origine au sein d'une entreprise, deux tiers de ces violations sont malveillantes et intentionnelles.
• 89 % des employés quittant l'entreprise ont toujours accès à des applications et à des données privées sur leur ancien lieu de travail.

Une transition en douceur et sans perturbations pour chaque employé quittant l'entreprise est optimale à la fois pour l'employé ainsi que pour l'entreprise. Pour cela, il est nécessaire de mettre en place des politiques et des pratiques rigoureuses en matière de processus de départ des employés. Une liste de contrôle pour le départ des employés doit mettre l'accent sur le transfert de toutes les responsabilités et connaissances pertinentes de l'employé quittant l'entreprise vers son successeur ou les anciens membres de l'équipe. Cela permet de minimiser les perturbations des opérations métier.

Il existe un lien direct entre la satisfaction des employés et les performances de ces derniers et de l'entreprise. Un processus de départ efficace témoigne de l'attention et du respect à l'égard des employés qui quittent l'entreprise. Cela peut se traduire par des employés qui partent heureux et qui transmettent ainsi une impression positive de votre entreprise aux employés et clients actuels et potentiels.

Les employés qui quittent l'entreprise en étant satisfaits sont également moins susceptibles d'essayer de pirater les ordinateurs de votre entreprise ou de répandre des rumeurs négatives la concernant. Un processus de départ efficace peut également améliorer le moral du personnel restant et contribuer à augmenter les taux de rétention, à réduire la rotation des employés et à créer une culture d'entreprise positive.

La manière dont votre entreprise gère les processus de départ reflète ses valeurs et son professionnalisme. Cela affecte directement sa réputation en tant qu'employeur et en tant qu'entreprise. Des expériences de départ constamment positives renforcent la marque de votre entreprise et améliorent sa capacité à attirer ainsi qu'à retenir les meilleurs talents.

Selon le rapport Verizon 2023 Data Breach Investigations Report, 17 % des violations de données sont causées par des employés disposant d'informations privilégiées sur l'entreprise. La menace de violations de données provoquées intentionnellement ou accidentellement par des employés qui ont quitté l'entreprise dans de mauvaises conditions comporte un risque financier important. En 2023, le coût moyen d'une violation de données au niveau mondial était de 4,45 millions de dollars.

Un processus de départ efficace doit inclure la révocation immédiate de l'accès aux informations sensibles et la récupération de tous les actifs d'information de l'entreprise. Cela peut réduire de manière significative les risques de violations de données, de vols et de litiges juridiques.

Des procédures de départ appropriées aident à atténuer les risques liés à la sécurité des données et des réseaux, à la protection de la propriété intellectuelle et à la confidentialité. Des processus de départ cohérents et documentés peuvent également contribuer à la conformité aux réglementations ainsi qu'aux cadres et normes du secteur, tels que l'HIPAA, le SOC 2, l'ISO/CEI 27001 et l'ITIL.

Informez les équipes concernées dès que vous licenciez un employé, ou que celui-ci donne son préavis, en commençant par les services des finances, des ressources humaines, de l'informatique et de la sécurité. Des notifications supplémentaires peuvent être nécessaires, en fonction des responsabilités spécifiques de l'employé qui part.

Les outils logiciels de gestion des départs des employés peuvent vous aider à exécuter les processus de notification de manière cohérente. Les fonctionnalités de Jira Service Management peuvent automatiser et suivre les notifications nécessaires, demander et capturer des confirmations, et assurer le suivi ainsi que faire remonter les réponses lentes ou manquantes.

Prévoyez un entretien de départ avec chaque employé qui quitte l'entreprise, en personne ou virtuellement. Concentrez-vous sur le recueil d'informations pertinentes et sur la garantie d'une transition en douceur pour l'employé sur le départ, pour son ancienne équipe ainsi que pour votre entreprise.

Jira Service Management peut aider à recueillir et à suivre les commentaires des employés qui quittent l'entreprise. De plus, cela peut aider votre entreprise à proposer une meilleure expérience en matière de services RH en permettant un départ fluide et sans perturbations.

Le processus de départ doit garantir la collecte de tous les biens appartenant à l'entreprise auprès de l'employé qui part. Par exemple, il faut récupérer les badges d'accès, les ordinateurs portables, les téléphones portables, les tablettes et autres appareils fournis par l'entreprise.

Les processus et les outils de gestion des actifs peuvent aider à identifier les biens à récupérer. Jira Service Management inclut des fonctionnalités de gestion des actifs, notamment l'intégration à votre base de données de gestion des actifs.

Révoquez immédiatement l'accès de l'employé sur le départ aux systèmes, aux bases de données et aux locaux physiques de l'entreprise. Pendant l'entretien de départ, informez l'employé qui quitte l'entreprise ainsi que toutes les équipes concernées des révocations et obtenez la confirmation de toutes les parties. Jira Service Management peut aider à automatiser ces tâches pour plus de cohérence et éviter les risques plus efficacement.

Encouragez chaque employé qui quitte l'entreprise à documenter ses flux de travail et ses processus. Ainsi, le transfert de connaissances vers son successeur ou les membres de l'équipe est accéléré. Capturez et stockez ces informations dans un système de gestion des connaissances facilement accessible, tel qu'une base de connaissances créée avec Jira Service Management.

Offrez une expérience positive et efficace à chaque employé sur le départ, y compris un soutien tout au long du processus de départ. Cela peut aller de conseils concernant la réception du dernier salaire et le maintien des bénéfices, à l'aide à la recherche d'un emploi ou à des prestataires de soutien mental et émotionnel.

Jira Service Management peut faciliter la recherche, la gestion et le partage des ressources de soutien et d'assistance. Incluez ces ressources dans les efforts de gestion des connaissances de votre entreprise.

Un processus de départ efficace peut apporter de nombreux avantages à votre entreprise ainsi qu'à tous les employés sur le départ. Le développement, l'exécution et l'application systématique de processus de départ basés sur les meilleures pratiques sont essentiels aux efforts de recrutement, d'embauche et de rétention. De plus, cela préserve et améliore la marque et la réputation de votre entreprise.

L'automatisation peut vous aider à élaborer les meilleurs processus et politiques de départ possibles pour votre entreprise. Les fonctionnalités d'automatisation et de gestion des connaissances de Jira Service Management peuvent aider votre entreprise à rationaliser les opérations, à réduire les erreurs manuelles et à garantir la cohérence des procédures.

Jira Service Management peut également aider à gérer d'autres flux de travail RH complexes, en permettant de répondre plus rapidement aux demandes des employés grâce à une assistance basée sur l'IA.

L'intégration fait référence à l'arrivée d'un nouvel employé dans l'entreprise. Le départ se concentre sur la gestion du processus de séparation des employés qui quittent l'entreprise. Les deux contribuent de manière significative au moral et à la rétention des employés, à l'opinion sur votre entreprise et à la perception globale de votre entreprise et de votre marque.

Un processus de départ réussi nécessite une communication claire et cohérente avec toutes les parties prenantes. L'entreprise doit créer et tenir à jour une documentation sur tous les processus et tâches connexes.

Tout au long du processus de départ, il est essentiel d'apporter son soutien et de promouvoir des interactions positives continues avec les employés qui quittent l'entreprise. Concentrez-vous sur la réduction des perturbations opérationnelles et la protection maximale des ressources de l'entreprise et de la propriété intellectuelle.

Impliquez plusieurs équipes pour faire en sorte que chaque transition de départ soit complète, fluide et bénéfique pour votre entreprise. Commencez par les équipes des finances, des ressources humaines, de l'informatique et de la sécurité, puis ajoutez toute autre équipe spécifique liée à l'employé qui quitte l'entreprise.