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Comment créer un workflow d'intégration efficace ?
Intégrer les nouveaux employés à la culture de votre entreprise et les aider à devenir des membres productifs de l'équipe le plus rapidement possible permet d'économiser de l'argent et d'améliorer la rétention des employés. Un processus d'intégration efficace contribue dans une large mesure à garantir que les nouveaux employés se sentent les bienvenus et comprennent ce qu'on attend d'eux.
Un workflow d'intégration efficace définit les étapes du processus de recrutement, notamment la signature du contrat, la commande de matériel, la révision des politiques, la formation et la compréhension de la période probatoire. Cela peut également inclure le processus de départ lorsqu'un employé quitte l'entreprise.
Cet article explique les étapes et les avantages d'un processus d'intégration standard, comment créer un workflow d'intégration et pourquoi Jira Service Management est la meilleure plateforme logicielle d'intégration.
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Qu'est-ce qu'un workflow d'intégration ?
Un workflow d'intégration des employés structure l'intégration des nouveaux employés dans votre entreprise. Il définit les étapes nécessaires pour que chacun devienne un membre productif de l'équipe. Le workflow décrit les étapes que doivent suivre tous les nouveaux employés, telles que la révision des politiques de l'entreprise, la vérification des antécédents et la configuration des informations de paie. Cela inclut également des étapes basées sur les rôles, telles que des réunions d'équipe et des formations spécialisées.
Votre processus d'intégration définit les étapes nécessaires pour les nouvelles recrues. Le workflow d'intégration organise ces étapes en tâches concrètes et séquencées de manière logique, afin de rendre le processus clair et réalisable.
Les avantages d'un processus d'intégration
Tout le monde a commencé un nouvel emploi à un moment ou à un autre ; les premiers jours et les premières semaines peuvent être difficiles. Vous ne savez peut-être pas où trouver les informations nécessaires, qui contacter pour toute question et comment contribuer. Un processus d'intégration détaillé peut rendre ces premiers jours réussis et accueillants, en offrant les avantages suivants :
Meilleure rétention des employés : planifier la réussite des employés réduit l'anxiété des nouveaux employés. Lorsque les nouvelles recrues voient les étapes qu'elles vont suivre, peuvent suivre leur avancement, et comprendre quand et comment elles vont apporter leur contribution, elles se sentent soutenues longtemps après leur intégration dans l'équipe.
- Productivité accrue : lorsque les nouveaux employés peuvent visualiser le processus depuis leur premier jour jusqu'au jour de leur intégration complète, cela leur permet d'apporter de la valeur plus tôt. La plupart des nouveaux employés souhaitent devenir rapidement des membres à part entière de l'équipe. Un processus d'intégration efficace et un diagramme de flux les aident à trouver le rythme.
- Meilleure intégration culturelle : le processus d'intégration aide les nouveaux employés à assimiler les aspects culturels de l'entreprise, tels que les codes vestimentaires, les styles de communication et les attentes générales. Même si vous espérez que chaque nouvel employé est une bonne recrue, le processus d'intégration permet d'identifier ceux qui peuvent avoir des difficultés. Les signaux d'alarme incluent un langage inapproprié, l'échec des tâches d'intégration ou d'autres problèmes.
Étapes du workflow d'intégration
Les étapes de votre workflow d'intégration peuvent varier en fonction des besoins de votre entreprise, mais il y en a généralement cinq, chacune ayant un point de départ et un point d'arrivée clairs. Ces étapes correspondent souvent aux buts et objectifs liés à la gestion des performances, à la gestion de l'expérience des employés et aux stratégies d'engagement des employés.
Préintégration
Avant la date de début du nouvel employé, les tâches nécessaires incluent l'envoi d'un dossier de bienvenue, la configuration du matériel, la garantie de l'accès au réseau et la signature de la documentation nécessaire. Cette étape comprend tout ce dont l'employé a besoin pour commencer à travailler dès le premier jour.
Premier jour
Le premier jour est la première impression que l'employé a de votre entreprise. Planifiez ce qui va se passer, y compris la présentation de l'équipe, une visite des bureaux et un aperçu de la mission et des valeurs de l'entreprise. Incluez ce à quoi les employés peuvent s'attendre au cours de leur première semaine, comme les formations programmées, les points de vérification et les réunions d'équipe.
Formation et développement
Vos workflows d'intégration devraient tenir compte des opportunités d'apprentissage formelles et informelles. Donnez un aperçu clair de la formation et du développement auxquels participeront les nouveaux employés.
Par exemple, tous les nouveaux employés peuvent commencer par une formation de haut niveau sur les produits afin de comprendre ce que l'entreprise produit, pour qui et pourquoi. Les nouvelles recrues en comptabilité pourront ensuite suivre une formation axée sur les rôles en matière de processus comptables. En revanche, les employés chargés du développement des produits peuvent participer à des tests d'acceptation par les utilisateurs afin d'approfondir leurs connaissances.
Intégration continue
L'intégration continue définit les étapes nécessaires pour assister les employés au-delà de la période d'intégration initiale, y compris les points de vérification, le mentorat et le développement professionnel supplémentaire.
Par exemple, si vous recrutez un designer de produits, il se peut qu'il y ait un style et un système de design spécifiques à l'entreprise à maîtriser. Cela peut inclure un partenariat avec un designer reconnu pour répondre aux normes de l'entreprise lorsque l'employé commence à travailler. Incluez des programmes de reconnaissance des employés et d'autres mesures d'incitation à cette étape afin de contribuer à façonner l'expérience des nouveaux employés au sein de votre entreprise.
Suivi
Faites un suivi auprès des nouveaux employés pour vous assurer qu'ils comprennent leur rôle, la culture de l'entreprise et la manière dont l'entreprise mesure les performances. Cette phase peut inclure des réunions individuelles, des enquêtes et des évaluations des performances. Recueillir des avis est également l'occasion d'améliorer votre processus d'intégration et votre workflow. Intégrez ces résultats aux plateformes d'expérience des employés pour une gestion continue.
Étapes pour créer un workflow d'intégration
Le workflow d'intégration décrit les étapes à suivre pour évaluer l'avancement des nouveaux employés et fournit une feuille de route pour une intégration réussie. Suivez le processus suivant pour créer un workflow d'intégration.
Définissez vos objectifs
Indiquez clairement ce que vous voulez atteindre dans le cadre de votre processus d'intégration. Par exemple, enseigner aux nouveaux employés les mesures de conformité et réglementaires ou participer à une culture collaborative. Assurez-vous que vos objectifs sont mesurables et qu'ils sont directement liés à la performance des employés.
Concevez le processus d'intégration
Créez une planification structurée décrivant les étapes d'intégration dans une chronologie. Au cours des étapes, définissez les étapes ou les objectifs à atteindre, attribuez la responsabilité aux parties prenantes et collectez le matériel nécessaire. Par exemple, si la phase de formation inclut la conformité réglementaire, désignez une personne compétente pour superviser la tâche et vous assurer que la documentation est prête.
Implémentez le workflow
Coordonnez-vous avec les équipes concernées pour garantir le bon déroulement du processus d'intégration. Une plateforme de gestion des services informatiques (ITSM) telle que Jira Service Management peut aider à gérer le matériel, les logiciels et l'accès au réseau nécessaires, contribuant ainsi à un suivi efficace des processus. Les meilleures pratiques d'automatisation des ressources humaines permettent également de mettre en œuvre votre workflow de manière cohérente et reproductible.
Testez et recueillez des avis
À l'aide d'enquêtes, d'entretiens et de métriques de performance, recueillez des informations auprès des nouvelles recrues et de leurs responsables afin d'évaluer le processus d'intégration. Des choses qui peuvent sembler évidentes pour les employés chevronnés peuvent ne pas l'être pour quelqu'un qui débute. Faites très attention à ce que les nouvelles recrues se sentent équipées pour accomplir leurs tâches et soient à l'aise pour poser des questions.
Évaluez et affinez
Revoyez les objectifs que vous avez définis pour le processus d'intégration afin d'analyser les avis et les données de performance. Identifiez les domaines à améliorer et apportez les ajustements nécessaires pour améliorer l'efficacité du processus d'intégration. Délimitez et résolvez les problèmes, en gardant à l'esprit que les employés qui échouent, même ceux qui ont été licenciés, peuvent apporter une contribution précieuse à l'amélioration du processus d'intégration.
Les meilleures pratiques pour un workflow d'intégration réussi
Le respect de ces bonnes pratiques peut contribuer au succès de votre workflow d'intégration :
- Personnalisez le processus. Identifiez les besoins de chaque nouvelle recrue en fonction de son rôle dans l'entreprise. Créez un workflow d'intégration qui soit la voie du succès. Faites en sorte que le workflow soit ciblé et réalisable.
- Communiquez clairement vos attentes. Le workflow d'intégration est une carte des tâches que vous attendez du nouvel employé pour qu'il s'intègre avec succès. Assurez-vous qu'il inclut les résultats attendus, des indicateurs de réussite clairs et la personne chargée de superviser sa réalisation.
- Amélioration en continu. Recueillez les avis des nouvelles recrues et des responsables pendant et après l'intégration. Comparez les avis à vos objectifs et affinez continuellement le processus pour optimiser les résultats.
Un logiciel d'intégration tel que Jira Service Management vous permet d'automatiser, de surveiller et d'améliorer en continu le processus et le workflow d'intégration. Jira Service Management est doté d'un nouveau modèle d'intégration des employés décrivant les bonnes pratiques en la matière, qui contribuent à garantir une expérience d'intégration réussie.
Optimisez l'intégration grâce à Jira Service Management
La création d'un processus d'intégration efficace avec des workflows basés sur les rôles améliore la rétention des employés bien après que les nouvelles recrues sont devenues des membres productifs de votre équipe. Un modèle de workflow d'intégration des employés permet de visualiser clairement les attentes, de bénéficier d'une séquence et d'un calendrier structurés, ainsi que de métriques de réussite, autant d'éléments essentiels pour impliquer les nouveaux employés et leur donner les moyens de réussir.
Jira Service Management vous permet de simplifier l'intégration grâce à des modèles, à de bonnes pratiques, à l'automatisation des workflows, au suivi des tâches et à l'amélioration continue. Il s'intègre à d'autres outils RH pour la gestion de l'expérience des employés, la gestion des performances, et bien plus encore.
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