Schede Kanban

Riepilogo: una scheda Kanban è una rappresentazione visiva di un lavoro. È una componente essenziale di Kanban, un framework di gestione del lavoro che ti aiuta a visualizzare le attività, limitare il lavoro in corso e massimizzare l'efficienza.

Quando Toyota cercò di migliorare i propri processi di produzione negli anni '40, utilizzava le schede per tracciare visivamente il lavoro. Analogamente alla famosa nota adesiva, queste schede hanno aiutato Toyota a migliorare i suoi processi di produzione. Con l'introduzione del metodo Kanban, sviluppato negli anni '90 come strumento per utilizzare gli stessi metodi di segnali visivi per il lavoro intellettuale, le schede Kanban sono diventate parte integrante dei processi di lavoro.

La scheda Kanban è una rappresentazione visiva di un elemento di lavoro. È una componente essenziale del metodo Kanban, un framework di gestione del lavoro che consente di visualizzare le attività, limitare il lavoro in corso (WIP) e ottimizzare l'efficienza (o il flusso). Ogni scheda Kanban rappresenta un singolo elemento di lavoro che si sposta tra le varie fasi di completamento, rappresentate su una board Kanban fisica o virtuale.

Per avere un'idea di cosa sono le schede Kanban, immagina un team di sviluppo software che utilizza note adesive su una lavagna per rappresentare i propri elementi di lavoro. Mentre lavora su bug e funzioni, il team sposta le note adesive tra le colonne con l'etichetta Prioritario, Progettazione, Sviluppo, Test, Bloccato e Completato.

Ad esempio, quando i progettisti hanno disponibilità, inviano una scheda Kanban da Prioritario a Progettazione; successivamente, quando lo sviluppo del progetto è pronto, uno sviluppatore invia una scheda finita da Progettazione a Sviluppo. Le schede Kanban tengono traccia dell'avanzamento di un elemento di lavoro tra queste fasi, in modo che il team conosca sempre la cronologia e lo stato di qualsiasi elemento di lavoro in qualsiasi momento.

Kanban è una parola giapponese che significa "segnale visivo" o "scheda di segnalazione". Le schede Kanban sono state inventate alla fine degli anni '40 da Taiichi Ohno, un ingegnere industriale della Toyota che era alla ricerca di nuovi modi per migliorare il processo di produzione dell'azienda.

Le sue ricerche lo condussero nelle corsie di un supermercato americano, dove fece una scoperta interessante. Invece di mantenere l'inventario completamente rifornito in ogni momento, cosa che avrebbe richiesto molto tempo e impegno, il supermercato provvedeva al rifornimento degli scaffali solo quando notava, visivamente, che uno era quasi vuoto. Il negozio riforniva lo scaffale con la merce sufficiente per soddisfare nell'immediato la domanda di quei prodotti da parte dei clienti.

Ohno ebbe l'impressione che questo tipo di consegna just-in-time (JIT) avrebbe rivoluzionato la supply chain della produzione. La sua prima sfida fu quella di capire come visualizzare i numerosi processi di produzione in fabbrica. A questo scopo utilizzò la scheda Kanban.

A ogni contenitore di parti era allegata una scheda Kanban che fungeva da segnale di avviso per i lavoratori ogni volta che le scorte scendevano al di sotto della quantità indicata sulla scheda. Quando questo avveniva, si attivava il processo di rifornimento e la fabbrica inviava il contenitore vuoto con la scheda Kanban al fornitore.

Facendo riferimento alla scheda, che includeva informazioni sulle specifiche dei pezzi, sulla quantità richiesta e sui tempi di consegna previsti, il fornitore poteva evadere rapidamente l'ordine e inviare il contenitore rifornito con la relativa scheda Kanban allo stabilimento, in tempo utile per mantenere attivo il ciclo di produzione.

Per quasi mezzo secolo, questo sistema di produzione ha rappresentato la ricetta "segreta" del successo di Toyota. Quando l'azienda ha iniziato a condividere pubblicamente i dettagli sul suo sistema, negli anni '90, la cosa non è passata inosservata.

I pensatori del mondo degli affari hanno sintetizzato il Toyota Production System in una serie di processi noti come "produzione Lean". Con il boom delle aziende tecnologiche avvenuto negli anni '90, il consulente di gestione David J. Anderson ha creato il metodo Kanban, che ha portato le tecniche Lean nei regni più intangibili del lavoro della conoscenza come la tecnologia dell'informazione e lo sviluppo di software.

La scheda Kanban si è rapidamente evoluta in un artefatto visivo che tiene traccia di un elemento di lavoro durante il suo spostamento tra le varie fasi di un flusso di lavoro. Fondamentalmente, la scheda Kanban favorisce il lavoro di squadra aiutando i membri del team a comunicare e a condividere visivamente le informazioni.

Le schede Kanban consentono ai team di:

• Visualizzare a colpo d'occhio dettagli importanti sugli elementi di lavoro. Ogni scheda Kanban presenta in genere una breve descrizione di un elemento di lavoro, insieme al responsabile, alla data di scadenza e allo stato. La scheda può includere altre informazioni, ad esempio puntatori alla documentazione di origine o un elenco di ticket che bloccano l'avanzamento dell'elemento.
• Consegnare i risultati in modo fluido ed efficiente. Le schede Kanban incoraggiano i team a definire aspettative chiare e coerenti per ogni area funzionale. Quando si tratta di spostare un elemento di lavoro da uno stato all'altro, ad esempio, dalla fase di pianificazione all'implementazione, queste policy esplicite indicano in modo chiaro chi sia il responsabile e quali siano i passaggi successivi.
• Migliorare l'efficienza. Le schede Kanban consentono di tenere traccia del lead time, ovvero del tempo impiegato da un elemento di lavoro per completare il ciclo. Le schede Kanban, insieme a una board Kanban, possono aiutare i team a identificare i colli di bottiglia nel flusso di lavoro e a semplificare il processo. La maggior parte dei team lavora per ridurre il proprio lead time, il che significa lavorare più velocemente.

Oltre a facilitare l'organizzazione, l'uso delle schede Kanban è anche divertente. Ammettiamolo: è gratificante visualizzare l'avanzamento in un modo così chiaro e tangibile.

Le schede Kanban offrono numerosi altri vantaggi:

Come ho già detto, poiché le schede Kanban sono altamente visive, è facile capire al volo quando è presente un problema in uno dei passaggi di un processo di lavoro gettando uno sguardo alla board Kanban.

Se un team di sviluppo software ha sempre il doppio delle schede nella colonna Test rispetto a quelle contenute in Progettazione e Sviluppo, i membri del team noteranno rapidamente la coda visiva. Forse il team ha bisogno di più tester o forse c'è qualcosa che non va nei criteri della fase di test stessa.

Con il metodo Kanban, i ticket sono immediatamente visibili e questo ne rende più facile l'identificazione e l'eliminazione man mano che si presentano. Questo è ciò a cui si riferiscono i sostenitori di Kanban quando parlano di "miglioramento continuo".

Le schede Kanban sono state sviluppate per tenere traccia dei livelli delle scorte e impedire l'accumulo di materiali. Il settore manifatturiero le utilizza ancora per tale scopo, ma questo tipo di metodologia "just-in-time" è utile anche in altri settori, ad esempio lo sviluppo software. Lasciare che le funzioni software si accumulino in una fase dello sviluppo non è molto diverso che lasciare accumulare parti di automobili sul pavimento.

Un modo utilizzato dai team per evitare progetti stagnanti è il limite del lavoro in corso (WIP). I team limitano il numero di schede Kanban che possono trovarsi contemporaneamente in una qualsiasi fase di un flusso di lavoro. Quando una colonna ha raggiunto la capacità massima, il team unisce le forze per portare a termine quei progetti prima di poter prendere nuovo lavoro. In questo modo il flusso procede.

Uno dei vantaggi delle board Kanban risiede nel fatto che sono condivise. Man mano che le schede si spostano da una colonna all'altra, spesso passano da un dipendente all'altro o da un team all'altro. Con Kanban, anche se ogni persona è responsabile di una parte specifica del processo, tutti visualizzano gli stessi contenuti e, poiché il sistema è estremamente visivo, consente di comprendere facilmente il flusso di lavoro di un altro team esaminando le relative colonne e schede. Per questo motivo, il metodo Kanban è un buon antidoto all'approccio basato su silos.

Scegliere e spostare schede Kanban fisiche è divertente, ma cosa succede se i membri del team non lavorano tutti fisicamente nella stessa stanza? Fortunatamente, sono disponibili numerosi strumenti software come Jira e Trello, che semplificano la configurazione delle board Kanban digitali e le riempiono di schede Kanban digitali.

Oltre a consentire ai team remoti di collaborare, le schede Kanban digitali offrono diversi vantaggi rispetto alle schede fisiche. Le schede Kanban di Jira e Trello sono altamente personalizzabili. Ad esempio, puoi mostrare o nascondere campi di informazioni selezionati nelle schede e aggiungere contenuti dinamici come commenti, allegati o link ad altre schede. La maggior parte del software Kanban può essere impostata per inviare notifiche e-mail quando una scheda viene riassegnata, spostata in una fase diversa del flusso di lavoro o modificata in altro modo.

Gli strumenti software aiutano inoltre i team a comprendere meglio l'efficienza del loro lavoro. Strumenti come Jira tengono traccia delle metriche fondamentali che un team Kanban può utilizzare per migliorare il proprio processo. La capacità di analizzare lead time, WIP e diagrammi di flusso cumulativo con pochi clic è un enorme vantaggio.

Gli svantaggi di passare al digitale sono sottili ma importanti. L'obiettivo di Kanban è consentirti di visualizzare il lavoro. Ora, invece di essere rappresentata su una lavagna colorata o su una parete, la board Kanban risiede sul tuo computer. C'è una frase che amo ripetere: "Non si può aprire una nuova scheda su un'enorme lavagna mobile!"

Il metodo Kanban è versatile e può essere adattato facilmente a diversi campi e occupazioni. Abbiamo già parlato di come viene utilizzato in alcuni settori. Nella produzione, ad esempio, semplifica il processo di rifornimento delle parti nella catena di assemblaggio, mentre nella vendita al dettaglio può aiutare i dipendenti a monitorare ed evadere gli ordini. Nel settore medico, le schede Kanban vengono utilizzate per tenere sotto controllo le forniture mediche.

Kanban è particolarmente utile anche per il servizio clienti. Molti team di assistenza utilizzano software di service desk come Jira Service Management. Queste applicazioni acquisiscono il feedback dei clienti e creano automaticamente schede Kanban pronte per essere utilizzate dal team di assistenza.

Nel settore software, le schede Kanban facilitano la continuous delivery, in cui i team forniscono aggiornamenti piccoli e frequenti con un ciclo di rilascio rapido, invece di lasciare che correzioni di bug e funzioni si accumulino nell'attesa di grandi lanci che spesso sono problematici.

Indipendentemente dal settore in cui operi, le schede Kanban possono aiutarti a organizzare gli elementi del lavoro e a svolgere la tua attività in modo efficiente. L'auspicio è che, lungo il percorso, i membri del tuo team facciano propri i valori Kanban di miglioramento continuo, trasparenza e altri ancora.

Prima di iniziare a utilizzare un modello di board Kanban, leggi la nostra panoramica su Kanban e sulle board Kanban. Ricorda che Kanban incoraggia il miglioramento continuo e il cambiamento evolutivo, quindi puoi sempre apportare modifiche in corso d'opera.