Come prosperare nella gestione remota dei prodotti

Quest'anno è stato a dir poco impegnativo. Mentre il mondo era alle prese con una pandemia globale, Atlassian ha deciso di far lavorare completamente da remoto fino alla fine del 2020 tutti i suoi dipendenti distribuiti in tutto il mondo. Più recentemente, Atlassian ha annunciato l'iniziativa "TEAM Anywhere" che consente ai dipendenti di scegliere da dove lavorare, se da casa, in ufficio o con una combinazione delle due soluzioni. Una cosa è lavorare come liberi professionisti da casa e da soli e un'altra è lavorare in team da remoto.

Quando è stato annunciato che tutta la nostra forza lavoro sarebbe stata spostata al lavoro a distanza, ero nel bel mezzo della creazione di una strategia aziendale triennale con obiettivi di allineamento in tutta l'azienda. Sebbene gli obiettivi da raggiungere restassero invariati, il modo per raggiungerli doveva essere ripensato. Il nostro team di gestione dei prodotti era passato a nuovi modi di lavorare e collaborare da remoto con colleghi e clienti. Nonostante la gestione dei prodotti richieda una stretta collaborazione con gli stakeholder e i colleghi, è possibile adottare nuove pratiche collaborative e agevolare il lavoro dei product manager remoti.

Ci siamo subito resi conto che non potevamo semplicemente lavorare come avevamo sempre fatto prima. Gli uffici remoti implicano una serie di distrazioni e sfide diverse. Bambini, coniugi, coinquilini e/o animali domestici possono interferire con il lavoro e le riunioni. Ad esempio, mentre stavo tenendo una presentazione in videoconferenza, il mio cane si è avvicinato di soppiatto dietro di me e mi ha poggiato un giocattolo in testa.

In Atlassian, crediamo che concentrarsi sul cliente sia essenziale per creare ottimi prodotti. Normalmente, i product manager trascorrono una notevole quantità di tempo di persona con il cliente per costruire una relazione, conoscere il suo ambiente di lavoro e capire come un prodotto può soddisfare al meglio le sue esigenze. Tuttavia, i nostri product manager remoti devono comunicare, collaborare e costruire relazioni attraverso le videoconferenze, piuttosto che faccia a faccia.

Anche se Zoom ha fatto molto per farci sentire come se stessimo interagendo con qualcuno vicino a noi, i segnali visivi che arrivano durante le videoconferenze su Zoom sono completamente diversi. Nelle conversazioni faccia a faccia, la maggior parte delle persone tende a guardarsi intorno mentre parla. Lo sguardo è concentrato, ma non fisso. Invece, con Zoom, la fotocamera è fissa sul viso. Qualsiasi pausa potrebbe essere presa come spunto per far parlare qualcun altro.

Inoltre, dal momento che le videoconferenze possono accavallarsi durante il giorno, non si ha la pausa tipica di quando ci si dirige verso la sala riunioni successiva in ufficio per fare mente locale sui propri pensieri. Senza la possibilità di avere feedback di persona, fare una presentazione video presenta delle sfide. In realtà, abbiamo scaricato un add-on Zoom per gli applausi da usare quando le persone fanno delle presentazioni.

Personalmente, ho scoperto che avere confini chiari è importante quando si lavora da remoto. Ho creato una pagina Confluence che indica chiaramente quando lavoro, quando sono disponibile (e in quale fuso orario) e quali sono le mie priorità per la settimana. Sebbene Slack sia uno strumento utile per il lavoro a distanza, può anche distrarre dal lavoro mirato, motivo per cui specifico che non lo controllerò di lunedì (così come la posta elettronica).

Un modo per superare le sfide di comunicazione poste dal lavoro a distanza è assicurarsi di comunicare quante più informazioni possibili, come ha osservato il mio collega Dan Radigan. Quando si prende una decisione, questa deve essere compresa da ogni membro del team, così come il ragionamento che l'ha generata. A questo scopo, puoi utilizzare un sistema di gestione dei contenuti, come un wiki, in cui i membri del team possano cercare con semplicità gli aggiornamenti a livello di team. Utilizza poi la chat di gruppo Slack per inviare notifiche al team.

La gestione del prodotto richiede uno stretto contatto con i clienti ed è particolarmente importante quando si lavora da remoto. Anche prima del COVID-19, gran parte del lavoro di ricerca che svolgevamo in Atlassian avveniva da remoto. Utilizzando Zoom, i nostri clienti possono condividere i loro spazi di lavoro e far vedere come funzionano davvero le cose per loro.

Ora che siamo passati completamente al lavoro a distanza, abbiamo riflettuto di più su come gestiamo i membri del team per la ricerca sui prodotti da remoto. Sebbene per noi sia una fantastica esperienza di team assistere a una sessione di ricerca, può essere intimidatorio per il cliente se molti membri del team vi partecipano. Quindi ora limitiamo il numero di osservatori e partecipanti a ogni chiamata. Per coloro che non sono presenti, spesso organizziamo dei "watch party" dopo le sessioni in modo che l'intero team possa guardare i video sulla ricerca e discuterne. Utilizziamo strumenti come Trello e Mural per registrare ciò che impariamo da queste sessioni, il che aiuta l'analisi collaborativa da remoto.

È importante avere una vision chiara del prodotto delineata in una documentazione concisa, comprensibile, convincente e visivamente coinvolgente (con diagrammi, grafici ecc...). Il product manager dovrebbe fare una presentazione che articoli chiaramente il valore del prodotto, i suoi elementi, le aspettative e un percorso chiaro per raggiungere il successo. In questo modo, sarà possibile ridurre la durata delle riunioni.

Durante le presentazioni, teniamo d'occhio la chat e rispondiamo alle affermazioni o alle domande. Queste danno un'idea della reazione del pubblico e aiutano a rendere le presentazioni su Zoom più interattive. Ora condividiamo anche internamente le presentazioni insieme alle pagine di domande e risposte. In questo modo, i membri del team possono guardare la presentazione quando è più pratico per loro e fornire comunque un feedback o ottenere chiarimenti.

Ogni venerdì, tutto il team di marketing del prodotto si riunisce tramite videoconferenza e condivide risultati, sfide, preoccupazioni e altro ancora. Ogni settimana, teniamo anche una riunione di marketing del prodotto in cui si incontrano i dipendenti che sono a stretto contatto con i clienti, tra cui alcuni membri del team di assistenza e del team di account manager tecnici. In questa riunione tutti condividono i cinque elementi di maggiore interesse per i clienti. In questo modo, si ottiene un riassunto rapido e ricco del lavoro di ogni team ed è possibile inoltre verificare se i modelli attraversano aree diverse.

Documentiamo in modo molto rigoroso l'impegno di tutti i membri dei team nelle diverse dipendenze. Invece di tenere una riunione per discutere di queste dipendenze, le documentiamo in anticipo e poi teniamo una riunione per discuterne in un secondo momento, riducendo così la durata delle riunioni.

Siamo anche molto rigorosi nel fissare gli obiettivi giusti singolarmente e per i nostri team. Nelle riunioni plenarie, identifichiamo innanzitutto la mission del team, gli obiettivi dell'azienda e l'avanzamento verso ogni obiettivo. Avere una comprensione condivisa degli obiettivi aiuta tutti a collaborare verso la giusta direzione, anche se non possiamo stare tutti insieme e avere quelle conversazioni di aggiornamento casuali in ufficio.

Fortunatamente Atlassian crea strumenti che aiutano i team a collaborare in modo più efficiente. Quindi, in un certo senso, eravamo ben attrezzati per gestire il trasferimento improvviso di tutta la nostra forza lavoro al lavoro a distanza. Ora utilizziamo una combinazione di strumenti nostri e di terze parti. Ecco gli strumenti che utilizziamo attualmente:

Zoom ha aiutato il mondo a connettersi attraverso uno dei migliori strumenti di videoconferenza disponibili. È ottimo per riunioni individuali, chiamate con i clienti, pause, riunioni del team ecc... Suggerisco di utilizzare un timer durante le riunioni su Zoom in modo da non andare oltre l'orario limite.

Quando c'è bisogno di una risposta a una domanda semplice, Slack è lo strumento più indicato. Grazie alla possibilità di creare canali, Slack consente anche ai team di condividere e fare brainstorming. Molti di noi installano Giphy per rendere la comunicazione più divertente e personale e aiutare anche a creare un'atmosfera di empatia e cameratismo. Le persone del nostro team pubblicavano canzoni per esprimere il loro stato d'animo in una determinata giornata e intere playlist musicali. Abbiamo anche creato un'integrazione su Slack che inviava un sondaggio al team per verificare se aveva compreso lo scopo del team, gli obiettivi, i valori ecc...

La forza lavoro di oggi ha bisogno di strumenti online intuitivi e affidabili per condividere, collaborare e rivedere i contenuti. Questo è particolarmente importante per i team remoti. Ecco cosa utilizziamo:

Google Drive e Documenti forniscono un'unica fonte di riferimento per le nostre attività di condivisione dei contenuti, consentendoci di creare, condividere e collaborare ai documenti. Tutti i membri del team possono facilmente accedere ai contenuti, commentare e controllare i file.

Senza cercare di sembrare eccessivamente di parte, credo che Confluence sia una delle migliori app per la collaborazione in circolazione. Consente ai team remoti di monitorare e aggiornare dettagli specifici dei progetti. I membri del team di prodotto possono incorporare le roadmap del prodotto nelle pagine Confluence, creare collegamenti a documenti supplementari, inclusi i ticket Jira, e molto altro ancora. Confluence aiuta a mantenere tutti aggiornati sulle strategie e l'avanzamento dei prodotti.

Confluence è una fantastica fonte di riferimento per le decisioni che vengono prese. Nel caso del lavoro a distanza, questo è particolarmente importante in quanto le decisioni vengono prese quando alcune persone non sono disponibili. Tuttavia, grazie a Confluence, siamo aggiornati e possiamo fornire un feedback rapido, se necessario. Confluence funge anche da wiki per i nostri team. Ad esempio, abbiamo creato una pagina per le domande più frequenti. Abbiamo anche creato modelli di Confluence per le retrospettive del team che condividiamo con l'intero team.