Confronto tra la gestione dei programmi e la gestione dei progetti

Programmi e progetti sono al centro di molte attività aziendali. Per usare una metafora, i progetti sono come treni guidati dai project manager, che aiutano a visualizzare il lavoro di un team per raggiungere gli obiettivi e che arriva alla fine con un bene o un servizio finito.

Per continuare con la metafora, un programma è come un insieme di treni che vanno su binari diversi, ma che sono diretti verso la stessa stazione, o obiettivo. Il program manager è il capostazione, che dirige i vari treni dei progetti.

La gestione dei programmi è il processo di gestione dei programmi mappati agli obiettivi aziendali che migliorano le prestazioni organizzative. I program manager supervisionano e coordinano i vari progetti e altre iniziative strategiche all'interno di un'organizzazione.

I program manager contribuiscono anche a guidare il cambiamento organizzativo agevolando le trasformazioni Agile, incluso il supporto all'implementazione di pratiche e principi DevOps. I program manager possono allineare le pratiche e i processi di gestione dei programmi con i valori Agile come la collaborazione, l'autonomia e l'empowerment del team, fornendo valore ai clienti e adattandosi ai cambiamenti del momento. Un program manager può applicare gli approcci Agile e DevOps all'interno dei team attraverso programmi di grandi dimensioni o singoli progetti adattando i programmi ai requisiti e alle opportunità specifici dell'azienda.

La gestione dei programmi viene talvolta confusa con la gestione dei progetti. La gestione dei progetti è il processo di conduzione di un progetto eseguito da un team per raggiungere determinati obiettivi, come la creazione di un nuovo prodotto.

Un progetto rappresenta una singola porzione di lavoro focalizzato con un ambito specifico e un output definito. I progetti possono durare diversi anni, ma il loro obiettivo principale rimane lo stesso. La riuscita di un progetto può essere misurata dalla consegna di artefatti e deliverable che si inseriscono negli obiettivi più generali di un programma.

La gestione dei progetti è il processo di rilascio di valore che fa avanzare in modo incrementale un programma. Nonostante l'enfasi su artefatti e deliverable, la gestione dei progetti implica comunque strategia e pianificazione, dal momento che il project manager deve stabilire come raggiungere gli obiettivi prefissati all'inizio del progetto. Una volta che un progetto è in corso, il project manager tiene traccia dell'avanzamento, assegna le risorse, gestisce i rischi, si occupa della comunicazione e altro ancora.

La gestione dei programmi comporta la gestione di un programma con più progetti correlati. Poiché i programmi sono collegati a iniziative strategiche, sono spesso di lunga durata e possibilmente permanenti. I programmi continuano ad esistere attraverso il cambiamento organizzativo, contribuiscono a più obiettivi e contengono molti progetti che forniscono componenti specifici dell'iniziativa strategica più ampia.

I progetti:

• Contengono una serie di task con un risultato finale chiaro e una scadenza per il completamento
• Fanno riferimento alla creazione, all'aggiornamento o alla revisione di un particolare documento, processo, risultato o un'altra singola unità di lavoro
• Hanno un ambito predefinito limitato a un output specifico
• Migliorano la qualità, l'efficienza, la gestione dei costi o la soddisfazione del cliente in modo specifico e predeterminato
  

I programmi:

• Hanno scadenze sconosciute o fluide a causa dell'ampio ambito e dell'impatto del lavoro che deve essere svolto continuamente per un lungo periodo di tempo
• Prevedono più deliverable con dipendenze correlate che possono continuare a evolversi in base alle mutevoli esigenze aziendali
• Prevedono il completamento simultaneo di una serie di deliverable per aumentare l'efficienza, la precisione, l'affidabilità o altre esigenze aziendali
• Il lavoro consente all'azienda di raggiungere un obiettivo aziendale o un'iniziativa a lungo termine che verranno eseguiti per sempre
• La loro riuscita offre vantaggi a lungo termine o rende disponibili nuove funzionalità per l'organizzazione
  

I program manager devono bilanciare il rilascio di artefatti, l'interazione con le decisioni strategiche, la gestione degli stakeholder e la mitigazione dei rischi nell'intero programma. In un programma organizzativo pienamente potenziato, i program manager devono essere in grado di risolvere, o contattare le persone in grado di risolvere, e pianificare la mitigazione di qualsiasi problema che possa influire sull'iniziativa strategica che cercano di raggiungere.

A causa della portata delle loro responsabilità, i program manager svolgono un ruolo chiave nelle aziende. Questo ruolo è intrinsecamente flessibile per soddisfare le diverse sfide che i team si trovano ad affrontare durante il passaggio all'ambiente di produzione.

In una giornata di lavoro, un program manager può svolgere uno dei task seguenti:

Valutare lo stato del portfolio

Il program manager esamina e valuta un portfolio entrando in contatto con i team per identificare eventuali opportunità di mitigazione o miglioramento del rischio. Questi contatti possono avvenire davanti a un caffè o tramite riunioni del team. L'obiettivo del program manager è quello di mantenere il contatto e il coinvolgimento sufficienti per lavorare di pari passo verso obiettivi condivisi. Ciò include i contatti con i team di progetto per garantire che i project manager siano supportati e che il loro lavoro sia libero da blocchi.

Gestire i rischi

La gestione del rischio è un elemento chiave della gestione del portfolio. I rischi includono lo slittamento della timeline del progetto, la modifica dei requisiti o la scoperta di altri stakeholder. Il program manager dovrebbe essere a conoscenza di tutto ciò che potrebbe influire sullo stato di avanzamento o sul risultato del programma e dei progetti correlati. Idealmente, il program manager può intraprendere azioni correttive per ridurre o gestire i rischi nel portfolio.

Eseguire il programma

I program manager sono responsabili dell'esecuzione del programma, che include:

• Gestione di budget e risorse in collaborazione con i project manager
• Definizione dei controlli e dei parametri operativi
• Gestione degli elementi fondamentali del programma che affondano le radici nello statuto del team e in altri documenti fondamentali
  

Interagire con gli stakeholder

Il program manager entra in contatto con gli stakeholder per avere un'idea del contesto più ampio nel quale si inseriscono gli obiettivi. Queste conversazioni forniscono informazioni chiave sul panorama generale. Collaborando con gli stakeholder, i program manager possono guidare i team di progetto.

Perfezionare il modello operativo

Il modello operativo determina il modo in cui i team avanzano verso i loro obiettivi. Ciò può includere la creazione di canali di comunicazione e metodi di creazione di report, l'identificazione degli obiettivi o la definizione di priorità nell'intero programma. Nel corso di un programma, il program manager ottimizza il modello operativo per aumentare le probabilità di successo e ridurre l'impatto dei rischi.

Supportare le decisioni

Il processo decisionale assume molte forme, dall'organizzazione di una riunione con i responsabili delle decisioni, alla compilazione di informazioni di background sulle decisioni necessarie, fino alla creazione di un'analisi comparativa tra diverse opzioni. I program manager specifici possono propendere per diverse aree, a seconda dei loro punti di forza. Il program manager esamina i risultati per identificare le opportunità di miglioramento di sistemi, processi o risultati.

Il focus e l'ambito del program manager determinano le specifiche del modo in cui quest'ultimo interagisce con queste pratiche.

Una giornata tipo di un project manager può includere:

• Verifica dello stato di un deliverable per determinare se verrà consegnato in tempo e nel rispetto del budget
• Revisione di una coda per identificare il nuovo lavoro, monitorare i task esistenti e rendere disponibili gli elementi specifici per il team di progetto
• Creazione di un piano su come raggiungere una milestone specifica che descrive le opportunità di gestione e comunicazione con gli stakeholder
• Si assicura che il lavoro sul progetto soddisfi i requisiti di qualità e affidabilità stabiliti all'inizio del progetto
  

Come puoi vedere, i project manager e i program manager lavorano su task estremamente correlati. La differenza principale tra questi due ruoli è data dall'ambito e dall'ambiguità:

• I progetti hanno un ambito ben definito e controllato fin dall'inizio, mentre i programmi hanno un ambito più ampio che può cambiare nel corso del programma.
• I progetti hanno un'ambiguità limitata perché la loro riuscita è stata chiaramente definita all'inizio, mentre i programmi devono avanzare attraverso l'ambiguità per definire cosa deve essere fatto e come concettualizzare la "riuscita" del programma nel complesso.
  

Il Program Management Institute osserva che "le organizzazioni con una gestione dei programmi matura hanno molto più successo di quelle che ne sono prive". Questo perché la gestione dei programmi consente alle organizzazioni di ottenere un allineamento migliore con gli obiettivi strategici, una gestione delle interdipendenze dei progetti, una migliore gestione delle risorse e altro ancora.

Jira Align offre funzioni di gestione dei programmi che collegano la strategia aziendale all'esecuzione tecnica. Le sue funzioni di gestione dei programmi includono board di programma visive, previsioni e simulazioni, monitoraggio del programma, roadmap a più livelli, gestione delle dipendenze e altro ancora.

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