Fornire prodotti di qualità più velocemente e con maggiore frequenza può essere difficile per le aziende con più prodotti, con stakeholder che provengono da discipline interfunzionali e con scadenze che i clienti vogliono vedere rispettate. Una programmazione efficiente del progetto è costituita da tutto il necessario per completare il progetto stesso entro un periodo di tempo specifico, comprese le date di inizio e fine, le milestone, le dipendenze e gli aggiornamenti di stato in tempo reale. Semplifica l'esecuzione complessiva del progetto e porta a risultati di progetto più efficaci.
Questa guida illustra i vantaggi dell'utilizzo di una programmazione del progetto, i passaggi per crearne una e le tecniche da seguire per ottimizzare il completamento del progetto.
Cos'è una programmazione di progetto?
Una programmazione del progetto fornisce lo stato chiaro e aggiornato del tuo progetto, compresi task, assegnazioni, dipendenze e milestone. Un software di programmazione dei progetti, come Jira, aiuta i team a suddividere blocchi di lavoro complessi in task più piccoli e più facili da gestire, migliorando la mappatura delle dipendenze, la pianificazione delle risorse e l'accuratezza delle date di consegna.
Componenti della programmazione di un progetto
La programmazione del progetto è essenziale per il ciclo di vita del progetto. Comunica in modo efficiente informazioni importanti a colpo d'occhio, utilizzando elementi visivi di facile comprensione:
- Le timeline visive, come i diagrammi di Gantt, mantengono tutti sincronizzati. La timeline interattiva di Jira ti consente di aggiungere epic, mappare gli elementi di lavoro, identificare le dipendenze e tenere traccia dei rilasci.
- I task e le milestone suddividono il lavoro necessario per completare il progetto. Raggruppare i task in una sequenza logica con dipendenze ti consente di fissare milestone e mantenere il progetto in linea.
- Le durate e le dipendenze aiutano i project manager a stimare le milestone e le date complessive di completamento. Il monitoraggio delle dipendenze può aiutare a identificare e superare i colli di bottiglia nelle prime fasi del ciclo di vita del progetto.
- I riepiloghi del budget mostrano la spesa attuale del progetto rispetto al budget. Il collegamento del riepilogo del budget al piano di progetto aiuta a gestire le spese e consente ai project manager di adeguarsi secondo necessità in tutta la timeline.
- Il monitoraggio delle risorse mostra i membri del team assegnati per ogni task nella timeline, garantendo che le risorse siano adeguate e non inattive.
- I collegamenti al piano di progetto aiutano i membri del team a fare riferimento a obiettivi, ambito, processo e metodologia.
Perché usare una programmazione del progetto?
Le programmazioni di gestione del progetto aiutano a mantenere il progetto sulla buona strada. Alcuni dei vantaggi dell'utilizzo di una programmazione del progetto includono:
- La chiarezza e la direzione mantengono il team concentrato sullo scopo e sui vantaggi di un risultato positivo per i clienti e l'azienda.
- La gestione del tempo migliora con un lavoro sequenziato e definito, aumentando così la produzione.
- L'allocazione delle risorse diventa più semplice con task più piccoli e sequenziati che non sovraccaricano i membri del team.
- La gestione del rischio è più efficace perché è più facile vedere gli ostacoli e i task in ritardo nelle prime fasi del progetto.
Passaggi per creare una programmazione del progetto
Comprendi gli obiettivi del progetto prima di creare una programmazione. Il tuo piano di progetto include informazioni importanti sul prodotto che stai costruendo e sul perché. Durante questo processo, un valore fondamentale della gestione Agile dei progetti, la collaborazione in team, aiuta a garantire che tu includa tutto il lavoro, identificare le dipendenze e stimare con precisione. Usa questa base per creare la programmazione del progetto utilizzando i passaggi seguenti.
Identifica i task e le milestone
Suddividi grandi blocchi di lavoro in task più piccoli che puoi stimare facilmente. Identifica le dipendenze di ogni task per favorire il sequenziamento. Raggruppa task simili in milestone, ma sii pronto a riorganizzarli in seguito.
Sequenziare i task
Determina l'ordine in cui completare i task. Considera le dipendenze. Usa gli strumenti di programmazione dei progetti per visualizzare il flusso del progetto dall'inizio alla fine. A volte, i team lavorano a ritroso per sequenziare i task.
Stima la durata dei task
Stimare la durata dei task può essere difficile, ma suddividere il lavoro in task più piccole rende il tutto più facile. Collabora in team per garantire che le tue stime non siano né aggressive né troppo generose. I membri esperti del team di solito hanno una buona idea della durata di un task.
Assegna task ai membri del team
Assegna i membri del team in base alle competenze e alla disponibilità. Sii pronto a spostare i task per evitare di assegnare tutto a una o due persone. Identifica su quali task lavorare contemporaneamente anziché in sequenza. Ad esempio, riordina un task autonomo senza dipendenze che fa parte dell'ultima milestone se le risorse sono disponibili nella prima milestone.
Finalizza la programmazione
Prima di finalizzare la programmazione e iniziare i lavori, sottoponilo allo sponsor del progetto per la revisione. Se la timeline è più ristretta, questo processo può comportare la riduzione dell'ambito del progetto per soddisfare le richieste del mercato o la suddivisione del progetto in fasi aggiuntive.
Dopo aver adattato il lavoro programmato per soddisfare le esigenze aziendali, il progetto passa dalla programmazione all'esecuzione e il team si mette al lavoro.
Condividi e monitora
L'ultimo passaggio prima dell'inizio dei lavori consiste nel condividere la programmazione del progetto con gli stakeholder. Questo garantisce che tutti siano d'accordo sulla timeline e sappiano come rimanere aggiornati.
Monitora continuamente i progressi. Gli strumenti di programmazione dei progetti come Jira facilitano l'identificazione dei task completati o in ritardo. Incoraggia l'intero team a monitorare la programmazione del progetto e a segnalare tempestivamente i problemi. Modificare la programmazione per i task imprevisti o mancati non appena tali situazioni si verificano ti aiuterà a far avanzare il progetto.
Tecniche per la programmazione dei progetti
Gli strumenti e i modelli di programmazione dei progetti aiutano a suddividere i progetti di grandi dimensioni in task gestibili e tracciabili. È un modo efficace ed efficiente per creare e monitorare la programmazione dei tuoi progetti.
Jira fornisce gli elementi costitutivi per aiutarti a portare a termine il progetto con successo:
- Le board aiutano il team di progetto a pianificare, visualizzare e gestire il lavoro visualizzando singole schede, o parti del lavoro, che puoi spostare in diverse aree del flusso di lavoro.
- Le dashboard forniscono una visione unica di tutti i progetti, le assegnazioni e i risultati per un monitoraggio efficiente dei progressi.
- I modelli, come il modello di programmazione del progetto preconfigurato, forniscono elementi essenziali per passare rapidamente dal piano di progetto alla sua programmazione.
Ecco alcune tecniche per una programmazione efficiente dei progetti.
Diagrammi di Gantt
I project manager usano spesso i diagrammi di Gantt perché forniscono una rappresentazione visiva della sequenza temporale del progetto. Il grafico mostra l'inizio e la fine di ogni task, insieme alle relative dipendenze, per offrire una visione olistica dell'intero progetto.
Elenchi di task
Gli elenchi di task forniscono un modo semplice ma efficace per identificare tutto il lavoro necessario e organizzare i task per completarlo.
Calendari
I calendari aiutano a gestire task e scadenze sensibili al fattore tempo, come le riunioni degli stakeholder, le consegne previste dei materiali e i test di accettazione degli utenti. Sebbene i calendari non includano assegnazioni e dipendenze di risorse, aiutano a tenere sotto controllo i processi generali.
Crea una programmazione del progetto in Jira
Comprendere gli elementi e le tecniche di una programmazione efficiente dei progetti ti aiuterà a portarli a termine. Tenere informati gli stakeholder, destreggiarsi tra più flussi di lavoro e rispettare le scadenze non deve essere travolgente. La funzione timeline di Jira aiuta i team a pianificare i progetti, definire il lavoro e tenere traccia dei progressi dall'ideazione al rilascio.
Con Jira, i membri del team sanno su cosa stanno lavorando, come il prodotto si inserisce negli obiettivi aziendali e dove si sta dirigendo. Offre la flessibilità necessaria per rispondere alle mutevoli priorità mantenendo i progetti sulla buona strada. Jira è stato creato appositamente per gestire con maggiore successo le sfide legate alla programmazione dei progetti.
Programmazione del progetto: domande frequenti
Qual è la differenza tra una programmazione del progetto e un piano di progetto?
Un piano di progetto delinea gli obiettivi, le politiche, le metodologie e le procedure del progetto. È un documento generale che informa la programmazione del progetto. Il piano del progetto di solito include l'ambito, i costi e la timeline complessiva.
La programmazione del progetto comprende tutte le milestone e i task necessari per consegnare il progetto pianificato in una sequenza prestabilita, con dipendenze e assegnazioni.
Quali sono le sfide più comuni nella programmazione dei progetti?
Le sfide più comuni nella programmazione dei progetti includono la stima della durata dei task e la sequenza del lavoro in modo che alcune risorse non siano sovraccaricate e altre non vengano lasciate in attesa.
Le tempistiche visive ti consentono di visualizzare il progetto nel suo insieme e di modificare la programmazione per ottimizzare le risorse. La promozione di un ambiente di team collaborativo aiuta a identificare le dipendenze e l'esperienza collettiva del team aiuta a perfezionare le stime.
In che modo la programmazione di un progetto contribuisce al successo di quest'ultimo?
Una programmazione del progetto ben sviluppata identifica i task necessari per completarlo, semplifica il monitoraggio dello stato e delle milestone e consente ai team di identificare tempestivamente gli ostacoli. Ad esempio, se un task dipende dall'implementazione di una nuova tecnologia, ma l'integrazione è posticipata a causa di problemi di qualità, puoi vedere il rischio non appena si manifesta. Ciò ti consente di prendere decisioni più velocemente, migliorando le tue possibilità di mantenere il progetto nei tempi previsti.