Twitter è un'iconica piattaforma di social media che ospita più di 186 milioni di utenti ed è in costante crescita. Dietro le quinte, Twitter è un'azienda con migliaia di dipendenti e centinaia di team diversi che utilizzano numerosi strumenti per svolgere il lavoro interno. I team di sviluppo di Twitter si affidano dal 2007 a Jira Software per gestire il proprio lavoro. Nel 2019, l'adozione di Jira si è estesa rapidamente a quasi tutti i team di Twitter, poiché questi ultimi hanno scoperto che Jira li aiuta a gestire e monitorare meglio il proprio lavoro.
Man mano che l'adozione di Jira in Twitter aumentava, i progetti Jira esistevano indipendentemente l'uno dall'altro senza alcuna standardizzazione sull'utilizzo di tipologie di ticket, campi, funzioni o gestione delle dipendenze. Inoltre, molti team di Twitter non avevano un efficace sistema di creazione di report. Utilizzavano fogli di calcolo e altri strumenti per generare i report, che non erano in grado di fornire una visibilità generale per agevolare la pianificazione e il monitoraggio del lavoro in modo strategico tra più team, progetti e iniziative più grandi.
Experience Project Tracking di Twitter
Pertanto, per la Hack Week di Twitter nel 2019, Joe Pursel, Senior Application Engineer di Twitter, ha proposto di modificare Jira per aiutare il team di sviluppo Experience di Twitter a gestire e monitorare meglio il lavoro. Il progetto, denominato Experience Project Tracking, comprendeva un insieme di linee guida per il monitoraggio dei progetti tramite Jira Software e Advanced Roadmaps per Jira. Pursel fa parte del team Twitter di Atlassian, che gestisce gli upgrade del software per Jira e Confluence. Il team fornisce anche assistenza agli utenti, inclusa la creazione di progetti e flussi di lavoro personalizzati e di portali di gestione dei servizi con automazione personalizzata.
"Dalle nostre ricerche esterne e dalle interviste è emerso che le aziende di successo concentrano le energie su ciò su cui lavorano e sul perché, su chi lavora su cosa, sul monitoraggio del progetto, sulla misurazione degli impatti o del ROI e sul miglioramento continuo", ha affermato Pursel.
Rendendosi conto dell'utilità delle funzioni di creazione di report dinamici di Jira, il team Twitter di Atlassian ha sviluppato uno script per Jira che allineava un modello di progetto per tipologie di ticket, flussi di lavoro e schermate. Durante la sua esecuzione nell'arco di un fine settimana, lo script iniziale ha convertito automaticamente più di cinquecento progetti Jira, trasformando i flussi di lavoro e fornendo ai dirigenti di Twitter informazioni approfondite e visibilità sul lavoro.
"I dirigenti o i manager del programma tecnico possono esaminare una dashboard e ottenere un report dinamico sugli elementi che desiderano vedere e sulle prestazioni di un team", ha affermato Aswin Achuthan, Senior Application Engineer di Twitter. "Ad esempio, un lead di prodotto può ottenere un report dinamico allineato all'organizzazione per avere un quadro delle esigenza aziendali e delle prestazioni di un team".
Da Experience a Unified Project Tracking
Experience Project Tracking è stato un successo immediato. Subito dopo, i team di altri reparti ne hanno visto il potenziale e hanno chiesto la stessa funzionalità. I dirigenti di Twitter hanno visto l'opportunità di riorganizzare lo scopo, la vision e gli obiettivi di Twitter e presto hanno approvato il progetto Unified Project Tracking.
Il progetto Unified Project Tracking consiste in nuove linee guida per la creazione di progetti e il collegamento del lavoro con una gerarchia chiaramente definita. Utilizzando Advanced Roadmaps per i progetti e i flussi di lavoro Jira, la gerarchia usa tipologie di ticket di livello più elevato e introduce cinque livelli superiori agli epic Agile per definire e guidare i progetti. AL primo livello c'è lo Scopo, seguito da Vision/Obiettivo, Obiettivo/Iniziativa strategica, Strategia/Flusso di lavoro, Roadmap di progetto/Iniziativa ed Epic/Milestone/Rischio.
Gerarchia di Unified Project Tracking di Twitter in Advanced Roadmaps per Jira
La gerarchia è stata implementata nei progetti Jira nuovi ed esistenti e agevola la pianificazione, il monitoraggio e la responsabilità. Advanced Roadmaps di Jira consente ai team di personalizzare le tipologie di ticket e assegnare la priorità al tipo di dati. In questo modo, Twitter può organizzare il lavoro di ogni team funzionale, allineandolo all'obiettivo aziendale.
La mappatura delle dipendenze viene eseguita aggiungendo ticket degli epic come subordinati della tipologia di ticket del progetto della roadmap. Quando viene creato un ticket del progetto della roadmap, il reporter o l'assegnatario può cliccare sul pulsante del flusso di lavoro per creare un epic subordinato, precompilato con il nome del ticket del progetto della roadmap per il collegamento e le dipendenze.
In Twitter vi sono due tipi di utenti degli epic e dei progetti della roadmap: Portfolio Owner ed Epic Owner. I Portfolio Owner sono responsabili dei progetti Jira, mentre gli Epic Owner identificano e completano tutti gli elementi di lavoro all'interno dell'epic. Inoltre, i ticket del progetto della roadmap utilizzano il link principale per collegare la gerarchia ai ticket relativi alla strategia o al flusso di lavoro.
Tramite queste tipologie di ticket appena create, i dirigenti hanno una maggiore visibilità sullo stato di avanzamento del lavoro. Inoltre, i team di tutta l'azienda ora possono trarre vantaggio da Jira per la gestione dei progetti.
Unified Project Tracking in Twitter è:
- Orientato allo scopo: ogni team di Twitter sa in che modo il proprio lavoro contribuisce alla strategia e agli obiettivi aziendali. I promotori del progetto sono responsabili degli aggiornamenti e dell'avanzamento sui progetti relativi agli obiettivi.
- Asincroni: gli aggiornamenti di stato o i commenti possono arrivare in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo, a condizione che i team utilizzino Jira. Le riunioni sullo stato non sono necessarie per stilare queste note.
- Accessibili (ed equi): chiunque in Twitter può vedere chi è il proprietario di un progetto e può porre una domanda in Jira indipendentemente dal titolo o dalla posizione occupata nell'organizzazione.
Jira e Confluence sono strettamente integrati in Twitter. Confluence viene utilizzato come risorsa di conoscenza per la documentazione, inclusi tutorial e informazioni sul progetto. Viene utilizzato anche per gli spazi del team, che possono includere piani di progetto, creazione di report e calendari, nonché spazi personali. Il plug-in Questions for Confluence consente agli utenti di porre domande e condividere conoscenze con gli altri membri del team.
Il team Twitter di Atlassian ha anche creato script personalizzati per informare i membri dei canali Slack del team sugli aggiornamenti dei ticket in Jira. Inoltre, sono state aggiunte nuove funzioni per migliorare gli obiettivi di creazione di report e monitoraggio, tra cui Rich Filter for Jira Dashboards, Time Tracking Dashboard e Service Desk Dashboards.
"Un aspetto sorprendente di Jira è che è così flessibile da poter essere utilizzato da qualsiasi team, perché tutto ciò che serve è una semplice riga di comando di codice", ha affermato Achuthan.
Creando un'esperienza unificata con flussi di lavoro standardizzati per i progetti tra i team, Unified Project Tracking consente ai team di Twitter di misurare più facilmente l'avanzamento e svolgere il lavoro in modo più efficiente. Advanced Roadmaps per Jira consente ai team di definire con facilità il percorso critico di un piano, esplorare varianti diverse e aggiornare Jira di conseguenza. I nuovi membri del team possono immergersi rapidamente in progetti e iniziative, mentre i team individuano le aree su cui devono focalizzare la loro attenzione.
I dirigenti e i manager di Twitter possono pianificare e monitorare in modo strategico il lavoro per più team e progetti. I manager possono rispondere facilmente a domande come:
- In che modo i progetti del team vengono monitorati ogni settimana, attraverso più obiettivi, iniziative, flussi di lavoro, miglioramenti fondamentali e lavoro regolare per la continuità operativa?
- Quali progetti verranno consegnati entro un certo periodo di tempo?
- Qual è l'andamento del tasso di consegna nel corso del tempo?
Unified Project Tracking garantisce che tutti i dipendenti di Twitter siano più responsabili gli uni verso gli altri, su tutti i livelli di gestione. L'uso innovativo di Jira e di Advanced Roadmaps da parte di Twitter ha contribuito a trasformare il lavoro in tutta l'organizzazione ed è valso all'azienda il premio Best in Class (Technical) dei Team Awards di Atlassian.
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