In questo articolo Dave West, CEO di Scrum.org, delinea la cerimonia di pianificazione dello sprint come descritta su Scrum.org. Scrum.org insegna Scrum secondo la Scrum Guide, che è considerata la guida ufficiale per il framework Scrum nel mondo Agile. Di seguito, Megan Cook, Head of Product di Jira, condivide il suo punto di vista sulla pianificazione degli sprint in questo video:
Che cos'è la pianificazione dello sprint?
La pianificazione dello sprint è un evento Scrum che dà il via allo sprint. Lo scopo della pianificazione dello sprint è di definire ciò che può essere attuato nello sprint in corso e come verrà realizzato tale lavoro. La pianificazione dello sprint è eseguita in collaborazione con l'intero team Scrum.
Nel framework Scrum lo sprint è un periodo di tempo prestabilito in cui viene svolto tutto il lavoro. Tuttavia, prima di passare all'azione devi impostare lo sprint, stabilendo il timebox, l'obiettivo dello sprint e il punto di partenza. La sessione di pianificazione dà il via allo sprint definendo il programma e le aree di attenzione. Se condotta correttamente, crea anche un ambiente che offre motivazione e stimoli al team, ponendo le basi per il suo successo. I piani di sprint inadeguati, che stabiliscono aspettative irrealistiche, possono portare fuori strada il team.
- Che cosa: l'owner di prodotto descrive l'obiettivo dello sprint e quali sono gli elementi del backlog che contribuiscono a realizzarlo. Il team Scrum stabilisce cosa è possibile rimandare al prossimo sprint e quali azioni verranno intraprese durante lo sprint allo scopo di porre le basi per il lavoro futuro.
- Come: il team di sviluppo pianifica il lavoro necessario per raggiungere l'obiettivo dello sprint. In ultima analisi, il piano dello sprint che ne deriva è una negoziazione tra il team di sviluppo e l'owner di prodotto basata sul valore e l'impegno.
- Chi: non è possibile eseguire la pianificazione dello sprint in assenza dell'owner di prodotto o del team di sviluppo. L'owner di prodotto definisce l'obiettivo in base al valore desiderato. Il team di sviluppo deve capire in che modo può o non può raggiungere tale obiettivo. Se manca l'owner di prodotto o il team di sviluppo, la pianificazione dello sprint diventa quasi impossibile.
- Input: un ottimo punto di partenza per il piano dello sprint è il backlog di prodotto, in quanto fornisce un elenco di elementi che potrebbero essere inclusi nello sprint in corso. Il team deve inoltre esaminare il lavoro esistente eseguito nell'incremento e tenere conto dei requisiti di capacità.
- Output: il risultato più importante per la riunione di pianificazione dello sprint è la possibilità per il team di descrivere l'obiettivo dello sprint e in che modo inizierà a lavorare per il raggiungimento di tale obiettivo. Queste informazioni sono rese visibili nel backlog dello sprint.
Preparazione per la riunione di pianificazione dello sprint
La conduzione di un evento di pianificazione dello sprint efficace richiede disciplina. L'owner di prodotto deve essere preparato e in grado di combinare le informazioni acquisite dalla precedente revisione dello sprint, il feedback degli stakeholder e la visione per il prodotto in modo da creare il contesto per lo sprint. Per motivi di chiarezza e trasparenza, il backlog di prodotto deve essere aggiornato e perfezionato. Il perfezionamento del backlog è un evento facoltativo in Scrum perché per alcuni backlog non è necessario. Tuttavia, per la maggior parte dei team è preferibile riunire il team per rivedere e perfezionare il backlog prima della pianificazione degli sprint.
Se hai uno sprint di due settimane, verso la fine della prima settimana organizza una riunione di perfezionamento del backlog. È ideale per offrire al team una visione generale delle fasi future dello sprint. Non solo aiuta a prepararsi alla pianificazione dello sprint, ma può anche dare una prospettiva diversa per il lavoro in corso.
Impostazione di un limite di tempo per la pianificazione dello sprint
La pianificazione dello sprint non dovrebbe superare le due ore per ogni settimana dello sprint. Quindi, ad esempio, la riunione di pianificazione di uno sprint di due settimane non dovrebbe durare più di quattro ore. Questa tempistica è definita "timeboxing" e si riferisce alla definizione di un periodo massimo di tempo entro il quale il team deve svolgere un task che, in questo caso, è la pianificazione dello sprint. Lo Scrum Master ha la responsabilità di assicurarsi che la riunione avvenga e che il timebox sia rispettato. Se il team è soddisfatto prima della fine del timebox, l'evento si considera concluso. Il timebox indica un tempo massimo consentito; non è previsto un tempo minimo consentito.
Concentrati sui risultati, non sul lavoro
Durante la pianificazione dello sprint può accadere facilmente di impantanarsi nel lavoro perché ci si concentra su quale task debba essere svolto per prima, su chi debba occuparsene e su quanto tempo richiederà. Per le attività complesse, è possibile che all'inizio si disponga di poche informazioni e che la maggior parte di esse sia basata su ipotesi. Il processo Scrum è empirico; questo significa che non puoi pianificare in anticipo, ma devi invece imparare facendo e includere le informazioni acquisite nel processo.
L'obiettivo dello sprint descrive la finalità dello sprint a un livello generale, ma gli elementi del backlog possono anche essere scritti tenendo conto dei risultati. Le storie utente rappresentano uno strumento eccellente per descrivere il lavoro dal punto di vista del cliente. Se vengono scritte come quella riportata sotto, rifocalizzano i difetti, i problemi e i miglioramenti sui risultati che il cliente sta cercando di raggiungere, invece che sul problema osservato.
Aggiungi risultati chiari e misurabili alla alla storia utente per misurarli in modo chiaro e sapere quando il tuo lavoro sarà completato. Ottenendo la massima chiarezza possibile sul lavoro su cui il team si sta concentrando, ogni persona ottiene la trasparenza necessaria per iniziare a lavorare. Lasciare le cose nel vago, ad esempio, è molto peggio che descrivere qualcosa in termini di una domanda a cui rispondere durante lo sprint.
Non sapere qualcosa è diverso dall'essere vaghi. Le incognite, che sono la norma in un lavoro difficile, non vanno ignorate; tuttavia, non nasconderle dietro parole vaghe; quando non sai qualcosa, dillo chiaramente e quando inquadri il lavoro da svolgere, tieni conto della necessità di acquisire le informazioni necessarie.
Le stime sono necessarie ma non pretendere di sapere tutto
La pianificazione dello sprint richiede un certo livello di stima. Il team deve definire cosa si può fare e cosa invece non si può fare nello sprint in termini di impegno stimato rispetto alla capacità. La stima viene spesso confusa con gli impegni. Le stime sono per loro natura previsioni basate sulle conoscenze disponibili. Tecniche come gli Story Point o le taglie delle T-shirt aggiungono valore al processo, offrendo al team un modo diverso di esaminare il problema. Tuttavia, non sono strumenti magici che possono far emergere verità che non esistono. Quanto più numerose sono le incognite, tanto meno è probabile che la stima sia corretta.
Una stima adeguata richiede un ambiente basato sulla fiducia in cui le informazioni sono fornite liberamente e i presupposti vengono discussi in un'ottica di apprendimento e miglioramento. Se le stime sono utilizzate in modo negativo e comparativo a distanza di molto tempo dal completamento del lavoro, è probabile che quelle future siano molto più estese per scongiurare gli errori o che il tempo necessario per crearle sia molto più lungo perché il team tenderà a mettersi continuamente in discussione per timore delle conseguenze di ipotesi sbagliate.
Scopri le varie tecniche di stima come le taglie delle T-shirt o gli Story Point. A seconda della tecnica utilizzata, la visione del problema potrebbe essere diversa.
Best practice per la pianificazione dello sprint
Impantanarsi nei dettagli della pianificazione dello sprint è così facile da dimenticare che l'obiettivo di tale pianificazione è di creare un piano "sufficiente" per il prossimo sprint. Questo piano non deve diventare un peso per il team, ma deve indurlo a concentrarsi sui risultati importanti e a definire delle linee guida utili per organizzarsi in modo autonomo. Bisogna, tuttavia, fare attenzione a evitare di pianificare troppo in anticipo. Invece di creare il piano di sprint più completo, dove "si tiene conto di ogni singolo minuto dello sprint", focalizzati sull'obiettivo e crea un backlog dello sprint sufficiente per iniziare. Successivamente, assicurati di organizzare il backlog di prodotto affinché il team possa scegliere un altro task qualora abbia raggiunto l'obiettivo dello sprint prima del previsto.
Scrum è un framework di processo volto a risolvere problemi complessi, che richiedono un processo empirico ("imparare facendo"). La pianificazione dei processi empirici è molto difficile, quindi non farti illusioni: non puoi creare il piano perfetto. Concentrati, invece, sui risultati e vai avanti. Non è necessario che il piano sia difficile, anche se il problema che stai cercando di risolvere lo è.
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