Pianificazione Agile trimestrale: 8 passaggi per iniziare

In occasione di un'altra riunione Agile trimestrale di pianificazione al lavoro, ho capito che anch'io sto lavorando a un progetto a lungo termine: sto costruendo una casa. Creare software e costruire una casa non sono poi attività così diverse: entrambe rappresentano progetti a lungo termine in cui più team devono coordinarsi tra loro e qualsiasi proprietario di casa confermerà che il progetto non finisce mai. Si possono sempre apportare miglioramenti, c'è sempre qualcosa che si rompe e le tendenze del mercato cambiano in continuazione. Se non hai un piano, ti esponi al rischio di potenziali bloccanti o di stabilire una data di trasloco che viene sempre rimandata.

Un aspetto in cui lo sviluppo di software è diverso è l'uso di una metodologia Agile, di cui sicuramente anche il settore edilizio potrebbe trarre vantaggio. Agile consente a più team di rispondere rapidamente ai cambiamenti. Quindi, in che modo Agile, un metodo basato sulla continuous delivery frequente può coesistere con una pianificazione a lungo termine e di ampio respiro? È possibile creare una previsione realistica per un lungo periodo di tempo, sapendo che l'unica costante è il cambiamento?

Ovunque ti trovi nel tuo percorso Agile, che tu stia applicando Kanban, Scrum o che stia appena iniziando a utilizzare Agile su larga scala, è comunque necessario gestire le persone, il lavoro e il tempo quando pianifichi la tua visione strategica a lungo termine. Nel software, è difficile creare una visione con strumenti scollegati, come diagrammi di Gantt, fogli di calcolo e mix personalizzati di strumenti di gestione del portfolio di progetti (PPM). Nel caso dei miei appaltatori, l'uso di strumenti diversi come fogli di calcolo, e-mail e messaggi di testo si dimostra subito poco pratico.

Prima di parlare di soluzioni di previsione dinamica, parliamo dei passaggi da seguire per creare un piano Agile a lungo termine usando la metafora della costruzione di una casa:

Che si tratti di una casa o di un prodotto, è necessario definire la visione e delineare i temi strategici. I temi possono essere considerati come aree di interesse a livello di organizzazione. Su quali aspetti vuoi concentrarti nel prossimo trimestre, nei prossimi 6 mesi o il prossimo anno? Dove vuoi investire tempo e risorse? Prestazioni, esperienza utente, sicurezza, nuove funzioni competitive (ad esempio una vasca idromassaggio) o una combinazione di tutti questi aspetti?

Certo, sarebbe bello poter avere tutto, ma ci sono sempre quelle due realtà fastidiose con cui fare i conti: il tempo e il denaro. Definire i temi ad alta priorità ti aiuterà a concentrare il tuo tempo e le tue energie in modo da fare davvero bene alcune cose.

Ad esempio, per il tema della sicurezza, dovremmo costruire nuove fondamenta, con pareti verticali sulla struttura, porte con anima piena e finestre con doppio vetro.

Quindi, quale lavoro viene effettivamente svolto nell'installazione di nuove finestre sicure? Suddividi il lavoro per l'iniziativa più ampia in elementi più gestibili, come gli epic, così la pianificazione Agile trimestrale sarà più semplice. In questo modo avrai una visione granulare di tutti i passaggi necessari per realizzare la tua iniziativa.

Ad esempio, è necessario rimuovere le vecchie finestre, acquistare nuove finestre, installarle, migliorarne la fruizione con dei rivestimenti. Questi elementi del lavoro verrebbero inclusi nel backlog.

Ciò ti aiuterà nel prossimo passaggio di questo processo di pianificazione, che è quello più importante: la stima.

Dopo aver suddiviso il lavoro in elementi più piccoli, avrai bisogno di una stima approssimativa del tempo necessario per creare una roadmap. La roadmap è un piano d'azione che descrive l'evoluzione di un prodotto o di una soluzione nel tempo. È necessaria per capire quando accadranno eventi importanti e in quale ordine.

È qui che entra davvero in gioco l'esperienza dell'appaltatore (o dei responsabili di prodotto e sviluppo). Esaminando attività simili svolte in passato, puoi farti una buona idea di cosa serve per completare ogni epic.

Poiché la stima richiede la conoscenza delle attività svolte in passato per epic simili, archiviare le informazioni in un'unica posizione diventa ancora più importante. In questo modo le riflessioni sul lavoro svolto sono molto più semplici e le stime più accurate. Il mio appaltatore fa leva sulla sua esperienza, ma cosa succede se dimentica le conoscenze acquisite o se un altro appaltatore ha un'esperienza diversa?

In un secondo momento, la roadmap finale verrà fornita al team (sviluppatori, installatori di finestre ecc.), che la esaminerà con una precisione ancora maggiore.

Quando utilizzi lo sviluppo Agile, i team generalmente forniscono una parte di software funzionante alla fine di ogni sprint come rilascio (o versione). Tuttavia, quando si pianifica e si esegue una roadmap a lungo termine, è necessario definire alcuni punti di rilascio approssimativi sulla roadmap, in modo da poter stimare le date di rilascio nel prossimo trimestre con un'apposita pianificazione Agile. Ad esempio il completamento dell'esterno della casa, che unisce l'installazione di finestre sicure con la creazione della struttura, la tinteggiatura, la coibentazione e così via.

Raggruppa nel backlog gli elementi di lavoro che hanno caratteristiche simili o che, nell'insieme, forniscono valore ai clienti. Inoltre, ricorda che a dettare la cadenza dei rilasci è l'ambito, non le rigide date limite.

Ora hai a disposizione un backlog stimato, rilasci e team con una velocity. Il triangolo di pianificazione tradizionale mostra che un piano ha tre variabili: ambito (cosa vuoi fare), tempo (quanto tempo ci vorrà per farlo) e risorse (chi può farlo). Hai tutto ciò che ti serve per creare una roadmap realistica. Infine, l'appaltatore può darti un'idea di quale sarà la data di trasloco effettiva!

Suggerimento: è in questo ambito che puoi utilizzare uno strumento come Timeline in Jira allo scopo di creare una roadmap realistica per i tuoi team, prendere decisioni basate sui dati e mantenere gli stakeholder aggiornati sull'andamento dei team.

Porta la tua nuova roadmap al team e convalidala. Lascia che il team suddivida gli epic in story e fornisca le stime migliori in termini di tempo necessario per svolgere il lavoro. Gli addetti alla costruzione del tetto potrebbero avere dei conflitti di programmazione oppure l'azienda che si occupa delle fondamenta potrebbe aver esaurito il cemento e il nuovo ordine potrebbe richiedere sei settimane. Usa questi fattori esterni per convalidare le tue ipotesi e rendere più precise le stime e i passaggi necessari per completare gli epic. Sottoponi la roadmap anche ai tuoi principali stakeholder, soprattutto se è necessaria la loro approvazione per andare avanti su determinati passaggi.

Con Agile, così come la costruzione di una casa, nessun progetto può considerarsi davvero concluso. Continuare a fornire valore attraverso miglioramenti incrementali è ciò che guida l'innovazione e permette di realizzare la casa dei sogni. Usa la roadmap per informare e ottimizzare le roadmap future. Ottieni il feedback dei clienti, o della tua famiglia, e continua a testare e migliorare spesso e regolarmente.

Vuoi creare una roadmap per mostrare la tua visione a lungo termine? Programmi di Jira e Jira Align offrono entrambi capacità di roadmap per supportarti. Scopri le differenze e stabilisci qual è la soluzione giusta per la tua azienda.