Come utilizzare Confluence e Jira Software per la pianificazione e il perfezionamento degli sprint Agile

Ora che hai il veicolo (Confluence) e il carburante (Jira Software), è il momento di ingranare la marcia e ottimizzare il ciclo di vita di gestione dei progetti Agile del tuo team. Queste due piattaforme offrono valide funzionalità create per adattarsi alla crescita della tua azienda. Che tu sia un esperto di Agile esperto o che tu stia appena iniziando, le funzionalità e i modelli disponibili in questi strumenti possono aiutare il tuo team a sfruttare la potenza di Agile.

Confluence e Jira si integrano perfettamente per far risparmiare tempo al tuo team, migliorare il processo di risoluzione dei problemi e trasformare il modo in cui il team collabora ai progetti. Singolarmente, questi strumenti offrono grandi vantaggi specifici. Insieme, sono una forza inarrestabile che aiuterà il team a dare vita alla vision Agile.

Esaminiamo come utilizzare questi due strumenti in ogni fase dello sprint del team.

Il piano dello sprint viene creato dai membri del team ed è unico per ogni team. La pianificazione prevede la creazione del backlog di prodotto e la scelta di un ambito di lavoro fattibile per tutti i membri del team durante lo sprint. Confluence e Jira lavorano in parallelo per descrivere l'obiettivo dello sprint e visualizzare il modo in cui il team inizierà a lavorare per raggiungerlo.

Jira Software supporta qualsiasi metodologia Agile, tra cui Scrum, Kanban, metodologie miste e altre. Jira è la singola fonte di riferimento per tutto il lavoro che il team deve svolgere durante uno sprint. Con modelli preconfigurati tra cui scegliere, completamente personalizzabili e Agile all'infinito, Jira Software ti aiuta a preparare il team per il successo.

Jira contiene flussi di lavoro integrati (attività da fare, in corso e completate) che puoi utilizzare senza dover apportare modifiche. In alternativa, puoi creare flussi di lavoro personalizzati da zero. Per personalizzare ulteriormente il flusso di lavoro, è sufficiente creare uno stato aggiuntivo che rifletta le esigenze del tuo team. Ad esempio, l'aggiunta dello stato "in revisione" indica che è necessario verificare la qualità prima che il task possa essere contrassegnato come completato. Puoi scegliere in che misura riflettere in Jira la modalità di lavoro del team.

Prima di passare al processo di pianificazione, come best practice occorre stabilire la definizione di epic, story ed etichette all'interno del team. Questo agevola l'organizzazione del piano del team e crea una roadmap chiara per iniziare a utilizzare gli strumenti. L'utilizzo delle checklist in Jira crea inoltre un ulteriore livello di accessibilità e visibilità sulle definizioni dei task del team.

L'app Jira Issue Checklist è in grado di aggiungere automaticamente le checklist delle definizioni a ogni story. La suddivisione delle story di Jira in elementi leggeri da fare consente di semplificare ulteriormente il processo poiché ogni task è chiaramente e facilmente definito nell'ambito. Tieni presente che le definizioni cambieranno nel tempo man mano che il team continuerà a imparare, crescere e migliorare.

Una volta che il team ha creato le best practice in Jira, è il momento di iniziare a creare la documentazione dei progetti Agile. Il modo migliore per gestire un progetto è creare uno spazio di progetto per tutte le conoscenze pertinenti in Confluence. Uno spazio di progetto funge da unico punto di contatto in cui trovare i dettagli fondamentali del progetto e consente al team di accedere facilmente alle informazioni.

È importante creare una gerarchia organizzata e strutturata in Confluence. Ecco due modi in cui il team può organizzare la documentazione:

• Creare uno spazio per ogni team funzionale e pagine per ogni progetto o iniziativa importante.
• Creare uno spazio per ogni progetto e pagine per ogni ciclo di rilascio o lancio.

Confluence offre oltre 80 modelli per aiutare a gestire le pratiche Agile e mantenere tutti i membri del team aggiornati. Il modello di pianificazione dello sprint è un ottimo spunto per dare il via a nuovi progetti e definire gli obiettivi dello sprint.

Inoltre, il modello di retrospettiva dello sprint responsabilizza il team riguardo alle modifiche da apportare nello sprint successivo. Dalla pianificazione strategica ai requisiti di prodotto, fino agli aggiornamenti dello stato, Confluence ha un modello che sicuramente si adatta perfettamente al tuo progetto.

Ora che il team è configurato su Jira e la documentazione di Confluence è in ordine, puoi collegare le pagine Confluence ai progetti Jira. In questo modo fornirai al team tutto il contesto, le informazioni e la tracciabilità di cui ha bisogno per iniziare i propri task con il piede giusto, senza il fastidio di dover passare da un'applicazione all'altra.

In Jira, puoi aggiungere facilmente le pagine Confluence direttamente dal software. In Confluence, puoi connettere gli spazi di progetto direttamente a Jira. Ora hai un collegamento tra tutte le pagine e la documentazione associate!

Suggerimento: puoi inoltre agire rapidamente per qualsiasi porzione di lavoro mancante creando task direttamente in Confluence! È sufficiente evidenziare il testo all'interno della documentazione e l'integrazione inserirà il testo in un ticket Jira.

Confluence e Jira prepareranno il tuo team al successo creando un approccio accessibile e semplificato al processo Agile. Il software garantisce che il team completi correttamente il ciclo di sprint Agile eliminando tutti i ticket, ad eccezione di quelli creati da te.

La fase di pianificazione dello sprint fornisce una solida base per il processo Agile del team. In questa fase, il backlog di prodotto deve essere aggiornato e perfezionato per fornire chiarezza. Tieni presente che il modo in cui superi la fase di perfezionamento determinerà la riuscita o meno della pianificazione dello sprint. Per questo motivo è fondamentale raggiungere la massima chiarezza possibile per fare in modo che tutti ottengano la trasparenza necessaria per iniziare il lavoro.

Come accennato in precedenza, utilizza il Modello della riunione sulla pianificazione dello sprint in Confluence per aiutare il team a ottimizzare il processo di pianificazione. Ecco quattro passaggi per iniziare con il piede giusto:

1. Inizia la riunione sulla pianificazione dello sprint dando seguito a tutte le domande aperte dello sprint precedente prima di affrontare gli obiettivi dello sprint attuale.
2. Insieme al team, decidi cosa realizzare nel corso dello sprint. Usa il modello per allineare il team alla stessa vision.
3. Presenta la velocity del team per aiutare tutti i membri a comprendere i contributi di ciascuno e la mole di lavoro che ognuno può completare durante lo sprint.
4. Pianifica la capacità del team e registra eventuali rischi potenziali. Avrai tutto ciò di cui hai bisogno in un'unica posizione per prepararti allo sprint imminente.

In Atlassian, facciamo molto affidamento sulla pianificazione dello sprint per rimettere a fuoco l'esecuzione, ridurre al minimo le sorprese e garantire un codice di qualità superiore. I nostri processi dettagliati per la gestione dei progetti Scrum con Jira e Confluence ci aiutano a stabilire le priorità e organizzare i nostri cicli di sprint Agile.

Lo scopo della fase di perfezionamento (nota anche come backlog grooming o perfezionamento del backlog) è quello di stabilire aspettative chiare con gli stakeholder e gli altri team. Durante questa fase, l'owner di prodotto e il team esamineranno gli elementi nel backlog di prodotto per assicurarsi che le story abbiano la priorità e siano pronte per la consegna. Questa fase è fondamentale per garantire che il backlog rimanga integro e popolato di elementi pertinenti con dettagli e priorità adeguatamente stimati.

Le storie utente sono spiegazioni informali di una funzione del software scritte dalla prospettiva della persona che desidera questa funzionalità. Una storia utente ha lo scopo di definire il modo in cui una funzione del software fornirà valore al cliente. Le storie utente ben scritte aiutano il team a creare incrementi di prodotto basati sul completamento di tali storie utente.

Come best practice, segui i criteri INVEST durante la stesura delle storie utente. L'utilizzo di questo framework aiuterà il team a suddividere il lavoro in piccole unità e a migliorare la stima e la pianificazione degli sprint, arrivando a previsioni più accurate e raggiungendo una maggiore agilità.

• L'acronimo INVEST definisce una storia utente valida come:
• Independent (Indipendente)
• Negotiable (Negoziabile)
• Valuable (Utile)
• Estimable (Stimabile)
• Small (Piccola)
• Testable (Verificabile)

Ricorda che il backlog di prodotto funge anche da base per la pianificazione delle iterazioni. Le storie utente sono solo uno degli elementi di lavoro inclusi, insieme a bug, modifiche della progettazione, richieste dei clienti, elementi di azione ecc. In questo modo, il team può assicurarsi che gli elementi di lavoro di tutti i membri siano inclusi nella discussione generale per ogni iterazione.

Alcune insidie comuni in questa fase includono la mancata regolazione del feedback sul backlog, la limitazione degli elementi del backlog solo a quelli rivolti ai clienti e il trattamento del backlog come un documento di archiviazione piuttosto che come un mezzo per fornire aggiornamenti. Per evitare questi episodi, puoi creare una board di perfezionamento nel progetto Jira del tuo team per visualizzare l'intero processo di perfezionamento e aiutare il tuo team a rimanere aggiornato sull'avanzamento del lavoro. Anche creare una timeline è un'ottima iniziativa per confezionare un piano d'azione che si evolverà nel tempo.

In Jira Software, tutto il lavoro del team, inclusi gli elementi nel backlog di prodotto, viene visualizzato nella timeline. Questo livello di trasparenza rende più facile per il team prendere decisioni sul lavoro attuale o futuro. La timeline di Jira aiuta inoltre i team a gestire le dipendenze e a monitorare l'avanzamento rispetto al quadro generale in tempo reale. Tieni presente che l'approccio Agile non prevede l'imposizione di limiti tramite pianificazioni rigide, ma il mantenimento della flessibilità del percorso intrapreso per creare un ciclo di sprint di successo e fornire valore ai clienti. Jira offre decine di modelli gratuiti per aiutarti a iniziare rapidamente.

Assicurarsi che le informazioni sul progetto rimangano aggiornate senza sovraccaricare il team di ulteriore lavoro può essere difficile. Fortunatamente, c'è un modo più semplice con l'automazione in Jira. Tramite un generatore di regole senza codice, i team possono automatizzare i propri processi con pochi clic. Inoltre, l'automazione in Jira è completamente personalizzabile e consente al team di impostare regole in base alle proprie esigenze specifiche per risparmiare tempo e mantenere Jira aggiornato.

Alcuni esempi di regole includono:

• Chiudere il ticket di origine alla chiusura dell'ultimo sottotask.
• Chiudere tutti i ticket e inviare una notifica ai clienti dopo il rilascio di una correzione a un bug.
• Quando un cliente apre un ticket, crearne uno clonato e assegnarlo a un tecnico.

Per aiutare il team a iniziare rapidamente e senza problemi, Jira Software include modelli di regole di automazione di esempio basati su casi d'uso comuni.

Sebbene Jira Software si impegni per migliorare la collaborazione del team, è importante condividere avanzamenti, risultati e decisioni con i membri del team e gli stakeholder. Confluence è la migliore soluzione in assoluto per unire conoscenze e collaborazione. Inizia creando una pagina Confluence con il modello Report di Jira. Seleziona il progetto per il quale vuoi creare il report; il modello crea automaticamente una pagina di report di stato preconfigurata. Il report visualizzerà automaticamente i grafici a torta basati sui campi del progetto Jira, come la priorità, la tipologia di ticket e altro ancora.

Come puoi vedere, ci sono infiniti modi in cui Jira e Confluence si completano a vicenda, specialmente durante la fase di perfezionamento. Confluence raccoglie le idee, i piani, i report e le conoscenze del team, mentre Jira monitora i ticket e il flusso di lavoro. Il team può sentirsi sicuro sapendo di poter portare a termine il lavoro contando sul supporto delle due applicazioni.

Man mano che il team inizia a implementare i processi e gli strumenti Agile nel tempo, la personalizzazione aumenterà in modo naturale per adattarsi alle esigenze del team. Ci auguriamo che il tuo team possa sfruttare gli incredibili vantaggi derivanti dall'utilizzo di Confluence e Jira per gestire i progetti Agile con flussi di lavoro organizzati, monitoraggio dei task e gestione integrata dei documenti.

Pronto a raggiungere velocemente il pieno potenziale del tuo team? Inizia a usare Confluence e Jira Software.