Molto spesso mi stupisco di quanto siamo diventati bravi a impostare gli obiettivi. Con l'ascesa degli OKR e di altri framework per la definizione degli obiettivi, i professionisti di quasi tutti i settori possono fissare in modo affidabile gli obiettivi per progetti e team. Mi sorprende anche quanto possa essere difficile capire perché un determinato obiettivo è stato o meno raggiunto. Le baseline di progetto contribuiscono ad aggiungere prezioso contesto a questo proposito. Tramite la creazione di baseline di progetto, ora è possibile iniziare l'esplorazione ponendosi la semplice domanda: "Abbiamo raggiunto la baseline di progetto?" In questo contesto, sarà più facile capire perché gli obiettivi sono stati raggiunti o meno.
Cos'è una baseline di progetto nella nell'ambito della gestione dei progetti?
La baseline di progetto è un punto di riferimento fisso utilizzato per confrontare le prestazioni dei progetti nel tempo. Le baseline di progetto sono utilizzate dai project manager per verificare l'andamento dell'ambito, della programmazione e dei costi del progetto fino al suo completamento. Le baseline di progetto differiscono dagli obiettivi poiché sono incentrate sullo stato dei progetti, mentre gli obiettivi sono focalizzati sui risultati. L'aggiunta di baseline di progetto può aiutarti a capire in che modo lo stato di un progetto nel tempo abbia contribuito al completamento degli obiettivi.
Immaginiamo che un team di sviluppo software si dedichi a un progetto della durata di due settimane per rendere conforme al regolamento GDPR la versione esistente di un modulo di iscrizione. Si tratta di una situazione urgente perché siamo nel 2023 e questo modulo avrebbe dovuto essere conforme già anni fa! Inoltre, questa situazione è anche complessa poiché questi input vengono utilizzati in tutta l'azienda e quindi ogni endpoint deve essere protetto. Il project manager avvia il progetto e il lavoro prende inizio.
Tre settimane dopo, il team festeggia la riuscita di un test end-to-end e la soluzione viene inviata all'ambiente di produzione. Il progetto ha avuto successo?
Se ci concentriamo sull'obiettivo del progetto, diremmo di sì! Se invece effettuiamo una verifica in base alla baseline di progetto, potremmo giungere a una risposta diversa. Nella baseline troveremmo la programmazione, l'ambito e i costi stabiliti per il progetto, quindi diamo un'occhiata. La durata del progetto era stata impostata su due settimane, ma il progetto ne ha richieste tre. L'ambito prevedeva soltanto lo sviluppo, ma è emersa la necessità di progettazione di un pop-up sul GDPR. I costi sono aumentati in quanto il budget non prevedeva il designer e il team di sviluppo è ora in ritardo di una settimana rispetto al progetto successivo. Ciò che tutti vogliamo è festeggiare i successi, ma con la baseline di progetto tutti i team possono capire a che prezzo questi successi sono stati raggiunti.
Elementi chiave delle baseline di progetto
I project manager sanno cosa serve per stilare un ottimo piano di progetto. Siamo fortunati che così tante nozioni di base sulla gestione dei progetti siano ora ampiamente utilizzate e comprese. I componenti chiave di una baseline di progetto sono probabilmente già stati discussi durante la formazione del progetto e il semplice fatto di raggrupparli insieme ci consente di avere a disposizione una baseline di progetto ed essere pronti per iniziare a lavorare.
1. Ambito
L'ambito del progetto è una descrizione dettagliata delle attività, delle risorse e dei risultati associati al progetto. È importante sottolineare che l'ambito definisce i confini del progetto con indicazioni chiare su ciò che è e non è incluso in quest'ultimo. Nell'ambito del progetto sono inoltre specificati i principali stakeholder, i membri del team, i processi, i presupposti e i vincoli. Tutto ciò è documentato nella dichiarazione sull'ambito.
Una semplice dichiarazione sull'ambito dell'esempio sul GDPR sarebbe: "Team di sviluppo A" per la codifica e la distribuzione di una soluzione per l'utilizzo e l'archiviazione conformi al GDPR dei dati di "Modulo di iscrizione B" entro due settimane o meno.
2. Programmazione
Che la tua azienda si organizzi in base a sprint, ore, giorni o settimane, la baseline di progetto richiede una programmazione. Una programmazione completa prevede una data di inizio, una data di fine e il tempo trascorso tra le due (durata). Molti team aggiungono alle date di fine dei progetti etichette utili come "prevista" o "stimata". La cosa bella della baseline di progetto è che esclude le incertezze. Impostare una programmazione già il primo giorno è un requisito per utilizzare la baseline in modo efficace.
Nell'esempio del GDPR, il project manager potrebbe aver impostato una programmazione di due settimane lavorative prevedendo due giorni per l'individuazione, cinque giorni per lo sviluppo e tre giorni per il test e la distribuzione.
3. Costi
I project manager diventano davvero bravi in queste cose! I costi del progetto rappresentano un importo in denaro o un intervallo di tempo che i team accettano di dedicare a un progetto. Tali costi prevedono un budget per eventuali spese che il team potrebbe sostenere durante l'esecuzione dell'ambito del progetto. Per quanto riguarda i team, il tempo tolto ad altri progetti può rientrare nel calcolo dei costi di un progetto.
Supponiamo che il "Team di sviluppo A" nell'esempio del GDPR sia composto da dipendenti a ore e che quindi i costi del progetto siano pari a tutte le loro tariffe orarie moltiplicate per 40 ore a settimana per due settimane.
Come si configura o si crea una baseline di progetto?
La baseline di progetto deve trovarsi all'interno del piano di progetto. È meglio creare questi piani utilizzando documenti aperti e modificabili, facilmente accessibili a tutti i membri del team del progetto. Un modello Confluence può aiutare i tuoi team a creare piani di progetto pre-formattati con uno spazio dedicato per la baseline di progetto.
Spesso il primo elemento aggiunto alla pagina del progetto è la dichiarazione sull'ambito. Le dichiarazioni sull'ambito sono generalmente scritte sotto forma di frasi o elenchi puntati e includono informazioni importanti sul lavoro, sulle risorse e sui risultati del progetto. Tali dichiarazioni vengono quindi spesso modificate più volte man mano che le cose cambiano.
L'opportunità di crescita risiede nel prendere la dichiarazione sull'ambito e racchiuderla nella baseline di progetto. Piuttosto che modificare la dichiarazione sull'ambito, si rivedono gli obiettivi e ci si crea un'idea chiara dello slittamento dell'ambito che molto spesso fa deragliare i progetti.
Il prossimo passaggio è la programmazione. Ripeto, i project manager sono esperti in questo! I PM preferiscono i diagrammi di Gantt e le roadmap per visualizzare agevolmente la programmazione del progetto. Le roadmap aiutano a mettere in sequenza diversi flussi di lavoro per assicurarsi che tutti gli elementi siano allineati. Imposta la data di inizio e la data di fine nella roadmap in modo da avere un'idea chiara della durata del progetto.
Si tratta di una fantastica opportunità per iniziare a organizzare gli elementi di lavoro in Jira. Semplifichiamo l'ambito del progetto in quattro task: progettazione, sviluppo, test e distribuzione. Ora creiamo quattro ticket Jira, uno per ogni task. Adesso aggiungiamo una data di inizio e una data di fine a ogni ticket. Con un solo clic nella vista della roadmap, abbiamo una visualizzazione precisa di tutto il lavoro da svolgere e delle date entro le quali svolgerlo. Incorpora questa roadmap nella baseline di progetto in Confluence per ottenere una programmazione.
L'ultimo elemento necessario per completare la baseline di progetto sono i costi. Proprio come l'ambito e la programmazione, i costi rimarranno fissi una volta inseriti nella baseline di progetto. Un membro del team finanziario o della contabilità può aiutarti a calcolare i costi del progetto e spesso dovrà intervenire per modificarli nel tempo. Grazie all'impostazione dei costi nella baseline di progetto, potrai vedere esattamente di quanto hai sforato o meno il budget in seguito al completamento del progetto.
Esempio di baseline di progetto in Confluence
Il tuo obiettivo è uno spazio dedicato per la baseline di progetto contenente l'ambito, la programmazione e i costi del progetto. La baseline di progetto si trova all'interno del documento del piano di progetto. La prima cosa da fare in un piano di progetto è riunire il team. Ecco un esempio dei diversi ruoli che puoi assegnare alle varie persone e che contribuiranno al completamento del progetto.
Aggiungi una rapida intestazione "Baseline di progetto" alla pagina e inizia a mettere insieme i componenti chiave. Per prima cosa, occorre definire l'ambito. Questo esempio mostra un modo semplice per strutturare gli elementi che sono inclusi nel progetto e quelli che non lo sono.
Successivamente, puoi concentrarti sulla visualizzazione della programmazione del progetto. Le roadmap incorporate nelle pagine di Confluence sono la soluzione più semplice.
L'ultimo elemento da aggiungere sono i costi del progetto. Lasceremo che sia il team finanziario a scegliere il modo migliore per rappresentare il budget e le spese in Confluence. La cosa più importante della baseline di progetto è che queste informazioni siano impostate all'inizio del progetto senza essere modificate fino alla sua conclusione.
Vantaggi delle baseline di progetto
Quando decidi di aggiungere un altro processo alle pratiche di gestione dei progetti esistenti, potresti incontrare delle resistenze. L'aggiunta di una baseline di progetto può presentare vantaggi entusiasmanti per i project manager, i team leader, i collaboratori del progetto e gli stakeholder.
Chiari report sugli obiettivi
La baseline di progetto contiene i tre componenti più importanti che concorrono al successo di un progetto. Quando crei report sul successo del progetto, puoi utilizzare la baseline di progetto per fornire informazioni più circostanziate su tale successo. In questo modo, avrai report più onesti sugli obiettivi, in cui potrai festeggiare le milestone, ma anche prendere atto di averle raggiunte una settimana dopo il previsto.
Limita lo slittamento dell'ambito
Lo slittamento dell'ambito si verifica quando l'ambito di un progetto cambia nel corso del tempo. Lo slittamento dell'ambito spesso causa il burnout del team e contribuisce al mancato rispetto delle scadenze. Impostando l’ambito nella baseline di progetto, avrai una prova tangibile di ciò che rientra nell’impegno preso e potrai partire da qui per lavorare con maggiore determinazione. È sempre difficile dire di no, ma la baseline di progetto sarà dalla tua parte.
Rispetta il programma
Hai dedicato molto impegno alla programmazione del progetto. Le roadmap o i diagrammi di Gantt sono facili da consultare per verificare l'andamento del progetto. Ciò può essere complicato se ci sono più flussi di lavoro e dipendenze tra i team. La pubblicazione della programmazione può essere un ottimo fattore motivante per i membri del team che possono vedere con chiarezza in che modo il loro lavoro influisce sugli altri e sulla programmazione generale del progetto.
Usa Confluence per rendere la baseline di progetto un gioco da ragazzi
Quando si adotta un nuovo processo, eliminare l'attrito è fondamentale. Confluence ti aiuta a riuscire in questo intento consentendoti di aggiungere le baseline di progetto nei modelli di pagina del progetto. La baseline di progetto contiene elementi che probabilmente stai già creando e li riorganizza semplicemente in un nuovo container. L'aggiunta di questo container al modello di pagina del progetto ne accelererà l'adozione a livello aziendale. Atlassian dispone di ottime risorse da cui potrai trarre ispirazione per la creazione dei modelli e iniziare a utilizzare Confluence.
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