La flessibilità è una parte importante del framework Agile. Se qualcosa non funziona, devi apportare modifiche. Se qualcosa funziona bene, puoi imparare da questo aspetto e implementarlo nel tuo prossimo progetto. A differenza della gestione a cascata dei progetti, che è un approccio sequenziale all'esecuzione del progetto, il miglioramento continuo consente di apportare modifiche costanti per soddisfare le mutevoli esigenze dei progetti.
Questi piccoli aggiustamenti e modifiche che apporti fanno parte del processo di miglioramento continuo. L'esecuzione di retrospettive sprint e l'utilizzo del miglioramento dei processi Lean possono aiutarti ad apportare le modifiche necessarie per dare il via alla tua attività.
Questa guida tratterà tutto ciò che devi sapere sul miglioramento continuo e sul suo ruolo all'interno del framework Agile.
Definizione di miglioramento continuo
Il miglioramento continuo è il processo ininterrotto di analisi delle prestazioni, identificazione delle opportunità e applicazione di modifiche incrementali a processi, prodotti e personale. Analizzando e perfezionando i processi, la tua azienda può risparmiare tempo e fornire un prodotto complessivamente migliore.
Strumenti e metodologie di miglioramento continuo
L'integrazione del miglioramento continuo nella vita lavorativa quotidiana implica l'adozione di strumenti e pratiche che ti aiutino a pensare con una mentalità incentrata sul miglioramento. Gli strumenti più adatti al miglioramento continuo sono strettamente collegati al lavoro effettivo e le best practice sono tali perché vengono riviste di volta in volta.
Retrospettive
Le retrospettive Agile sono probabilmente il primo strumento da aggiungere per creare una cultura del miglioramento continuo. Le retrospettive del team aprono la strada a conversazioni su cosa è andato bene e cosa potrebbe essere migliorato. Molti team scelgono di tenere delle retrospettive dopo la conclusione dei progetti o di svolgerne alcune una tantum incentrandole su eventi specifici. I team più efficienti tengono riunioni retrospettive regolarmente e indipendentemente da eventi specifici. Tenere una retrospettiva ogni due settimane è un modo infallibile per intraprendere un percorso di miglioramento continuo.
Il principio di PDCA (Plan-Do-Check-Act)
Plan-Do-Check-Act, o PDCA, è tra gli strumenti più utilizzati nel modello di miglioramento continuo. La fase di pianificazione ("Plan") consente di identificare una modifica e pianificarne l'implementazione. Durante la fase di esecuzione ("Do") si implementa la modifica su piccola scala. La fase di test e controllo ("Check") consiste nell'utilizzare i dati per analizzare i risultati della modifica e determinare se questa ha fatto la differenza. Durante la fase di azione ("Act") si implementa la modifica su scala più ampia e si continuano a valutare i risultati. Se una fase non va a buon fine, basta ricominciare da capo.
I team software eseguono i cicli di PDCA quando lanciano nuove funzionalità tramite l'"aggiunta di flag delle funzioni". L'aggiunta di flag delle funzioni è il processo di implementazione di una nuova funzione in un piccolo sottoinsieme di clienti reali nell'ambito di un test limitato. Tale test serve a determinare se i clienti che vi hanno partecipato hanno avuto più successo di quelli che non hanno usato la nuova funzione. Dopo aver verificato i dati degli utenti, i team implementano la funzione per tutti i clienti
5 perché o analisi della causa principale
In realtà i bambini la sanno lunga quando chiedono continuamente ai loro genitori il perché di qualcosa. L'analisi dei 5 perché è una tecnica di analisi della causa principale molto diffusa in cui il continuo domandarsi il perché porta a scoprire la causa principale in cinque domande o meno. L'analisi della causa principale è utile per il miglioramento continuo in quanto consente di concentrare il lavoro di miglioramento sulle cause sottostanti piuttosto che sui sintomi.
Kaizen e Kata
Chi desidera ottimizzare la flessibilità può basare il proprio processo sulle filosofie Kata del miglioramento e Kaizen. La metodologia Kata del miglioramento è un processo in quattro fasi per creare soluzioni a problemi dinamici. L'utilizzo di un modello di board Kanban per monitorare l'avanzamento in queste quattro fasi aiuterà il tuo team a rispettare la tabella di marcia. I dieci principi di Kaizen costituiscono un altro framework a cui puoi ispirarti per il tuo percorso di miglioramento continuo.
Lean manufacturing
La produzione snella si basa sui principi Lean, che eliminano gli sprechi di tempo e risorse per garantire che i progetti vengano completati e consegnati in tempo. La metodologia Lean si basa su cinque principi chiave:
- Definire il valore
- Mappare il flusso di valore
- Creare un flusso
- Stabilire un sistema di pull
- Cercare la perfezione
Amazon è un ottimo esempio di gestione Lean. Gli spazi di lavoro sono organizzati in modo da massimizzare la produttività e i prodotti venduti o spediti da Amazon sono imballati e pronti per la spedizione.
Adidas utilizza la spedizione diretta in negozio per garantire che i clienti possano accedere a un'ampia gamma di scarpe mantenendo un inventario ridotto in ogni negozio. Quindi, se un cliente desidera un paio di scarpe specifico non presente in magazzino, le scarpe possono essere spedite a quel negozio Adidas.
Puoi utilizzare un software di gestione dei progetti Lean per usufruire di questi vantaggi all'interno della tua azienda.
Gestione totale della qualità (TQM)
Per Gestione totale della qualità (Total quality management, TQM) si intende un approccio di miglioramento continuo che aumenta la soddisfazione dei clienti e il coinvolgimento dei dipendenti. Facendo in modo che tutti contribuiscano al miglioramento della qualità, le aziende possono ridurre gli errori e migliorare i processi essenziali. Il concetto alla base del miglioramento continuo è ridurre al minimo gli errori e semplificare i processi per migliorare la qualità.
Agile
La metodologia Agile è un metodo di gestione dei progetti che suddivide i progetti più grandi in porzioni più piccole, note come sprint. Dopo ogni sprint, il team conduce una retrospettiva sprint per apportare modifiche e miglioramenti allo sprint successivo. La metodologia Agile si basa sulla collaborazione e sull'adattabilità, che cambiano in base ai risultati e al feedback ottenuti.
Metodo Kanban
Il metodo Kanban aiuta i team a visualizzare i flussi di lavoro, evitare di sovraccaricarsi e aumentare l'efficienza. I principi Kanban ruotano attorno alla visualizzazione del flusso di lavoro, inclusi backlog, lavoro corrente e lavoro finito. Questo ti aiuta a mantenere un flusso di lavoro costante senza sovraccaricarti o restare indietro rispetto alle scadenze. Esistono quattro metriche Kanban essenziali:
- Lead time
- Durata ciclo
- Lavoro in corso
- Capacità effettiva
Vantaggi del miglioramento continuo
Come azienda, un ciclo di miglioramento continuo può aiutarti ad apportare modifiche in grado di aumentare la soddisfazione, l'efficienza e la qualità generale dei dipendenti. Ecco alcuni dei principali vantaggi del processo di miglioramento continuo.
Efficienza operativa
Quando hai molto lavoro, risparmiare un po' di tempo fa una grande differenza. Il miglioramento continuo ti consente di semplificare i processi per aumentare la produttività, il che significa che puoi fare di più nella stessa quantità di tempo.
Maggiore coinvolgimento dei dipendenti
Consentendo ai dipendenti di partecipare al processo di miglioramento continuo, puoi rendere maggiormente interessato il tuo team e aumentare il coinvolgimento dei dipendenti. Nel 1951 Toyota ha lanciato il Creative Idea Suggestion System per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti attraverso il miglioramento continuo.
Meno sprechi
Le metodologie di miglioramento continuo come quella Lean riducono gli sprechi eliminando ciò che è superfluo nei singoli processi. Se riesci a ridurre un processo a pochi semplici passaggi, puoi risparmiare tempo e fare di più.
Riduzione dei costi
Eliminando i processi inefficienti e semplificandoli per renderli più efficienti puoi risparmiare sui costi. Applicare i principi Lean alla produzione significa risparmiare tempo e risorse durante l'intero processo di produzione. Il miglioramento della gestione della supply chain può ridurre i costi di stoccaggio e spedizione, aumentando i profitti.
Qualità migliorata
Con il miglioramento continuo, ti impegni costantemente a perfezionare i processi minori che alla fine potenziano il tuo prodotto o servizio. Semplificando i processi e facendo di più con meno risorse, puoi fornire prodotti e servizi migliori a ogni cliente.
Come implementare il miglioramento continuo
L'implementazione del miglioramento continuo nell'azienda è un processo in quattro fasi noto come ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act). Ecco come funziona:
- Plan (Pianifica): Inizia stabilendo dove puoi migliorare e creando un piano. Ad esempio, se i tuoi clienti non sono coinvolti, puoi provare a inviare e-mail per proporre uno sconto o un'offerta promozionale.
- Do (Esegui): Durante questa fase, implementi il tuo piano su piccola scala. Questo ti consente di determinare quanto il tuo piano si è rivelato efficace senza effetti a livello aziendale.
- Check (Verifica): Osserva i risultati ottenuti con il piano. Ha funzionato? La riflessione sui risultati del piano è uno dei passaggi più critici.
- Act (Agisci): Se il piano ha funzionato, puoi implementarlo su scala più ampia. Se non ha funzionato, puoi tornare indietro e ricominciare dalla fase di pianificazione.
Puoi utilizzare altri strumenti e tecniche, come l'analisi dei 5 perché, per identificare i punti deboli e sviluppare piani di miglioramento continuo. Per iniziare, puoi dare un'occhiata al nostro modello di analisi dei 5 perché.
Jira sostiene il miglioramento continuo
Il miglioramento continuo è un elemento fondamentale della metodologia Agile e Jira è progettato per i team Agile. Backlog e sprint ti consentono di suddividere progetti di grandi dimensioni in parti più piccole. Puoi usare le board Kanban o Scrum di Jira per suddividere i progetti in segmenti ancora più gestibili. Esistono varie tipologie ticket in Jira, come bug, task e sottotask, che soddisfano diverse esigenze di progetto.
I flussi di lavoro personalizzabili ti consentono di mappare Jira al tuo flusso di lavoro unico, mentre gli approfondimenti in tempo reale permettono di comprendere meglio velocità, produttività e altre metriche. Puoi persino importare dati da piattaforme di terze parti direttamente in Jira, in modo da avere una visione completa dei dati e delle informazioni pertinenti provenienti da altri sistemi su cui si basa il tuo team.
Vuoi saperne di più su come Jira può aiutarti a concentrarti sul miglioramento continuo e ad apportare le modifiche necessarie per rimanere Agile? Prova le board Scrum di Jira oggi stesso.
Miglioramento continuo: domande frequenti
Quali sono alcune best practice per il miglioramento continuo?
Esistono diversi modi per far funzionare il miglioramento continuo nella tua azienda. Ecco alcune best practice:
- Comunica continuamente
- Acquisisci e convalida i vantaggi
- Concentrati sulle metriche che influiscono sulla tua attività
- Acquisisci idee per il miglioramento
- Usa un imbuto delle idee
- Esegui verifiche settimanali dei progetti
Coinvolgere tutti è un ottimo modo per mantenere il miglioramento continuo nel tempo. Puoi formare i nuovi dipendenti sul miglioramento continuo e utilizzare un programma di miglioramento continuo per consentire loro di proseguire la carriera.
Qual è un esempio di miglioramento continuo?
Amazon è uno dei migliori esempi di miglioramento continuo nel settore. L'azienda ha utilizzato la metodologia Lean per ottimizzare i magazzini e semplificare il processo di spedizione, inoltre ha un approccio unico incentrato sulla soddisfazione dei clienti a lungo termine piuttosto che sui guadagni a breve termine.
Apple conduce ricerche approfondite sugli utenti per scoprire quali aspetti dei suoi prodotti piacciono e non piacciono alle persone. Questa ricerche aiutano a migliorare continuamente i prodotti, aggiungendo nuove funzioni che assicurano che Apple rimanga un nome di spicco nel campo della tecnologia.
Qual è l'obiettivo principale del miglioramento continuo?
L'obiettivo principale del miglioramento continuo è trasformare l'azienda attraverso piccoli cambiamenti incrementali. Questo aumenta il coinvolgimento dei dipendenti, la produttività, l'efficienza e la soddisfazione dei clienti. Se ritieni di avere sempre spazio per crescere, puoi scoprire nuove opportunità di crescita e migliorare l'attività.
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