Riepilogo: Kata del miglioramento è una metodologia secondo cui i leader e i membri del team praticano continuamente una routine kata che sviluppa e canalizza le loro abilità di risoluzione dei problemi. È un insieme di pratiche delineate nel libro Toyota Kata che utilizzano la sperimentazione per supportare il lavoro verso un obiettivo complesso scomponendolo in obiettivi più piccoli e immediati.
Nelle arti marziali un kata è un modello composto da una serie di movimenti praticati dai discepoli per memorizzare e perfezionare i movimenti delle arti marziali. Questa pratica di esercitarsi con una routine fino a quando non è diventata un'abitudine perfezionata ora si estende oltre le arti marziali raggiungendo il mondo degli affari.
In particolare, la Toyota Motor Corporation ha sviluppato una pratica di miglioramento continuo attraverso modelli pratici. Questa tecnica, chiamata Kata del miglioramento, è stata scoperta e documentata nel libro specializzato Toyota Kata.
Che cos'è Kata del miglioramento?
Kata del miglioramento è una metodologia secondo cui i leader e i membri del team praticano continuamente una routine kata che sviluppa e canalizza le loro abilità di risoluzione dei problemi. Nel tempo, le pratiche diventano una seconda natura. È un insieme di pratiche delineate nel libro Toyota Kata che utilizzano la sperimentazione per supportare il lavoro verso un obiettivo complesso scomponendolo in obiettivi più piccoli e immediati.
La routine di Kata del miglioramento cerca di risolvere i problemi in un modo più creativo, diretto e significativo. Si propone di riuscirci seguendo un modello in quattro parti:
- Comprendere la direzione o la sfida
- Capire la condizione attuale
- Definire la destinazione
- Avanzare verso l'obiettivo in modo iterativo, il che rivela gli ostacoli da superare
Queste tecniche sono particolarmente utili quando il percorso verso una destinazione non è chiaro, poiché la sperimentazione può aiutare a comprendere meglio il problema e trovare soluzioni uniche.
Ogni fase del modello Kata del miglioramento prevede semplici routine pratiche, chiamate starter kata, che rendono il modello facile da realizzare e insegnare.
Quali sono i vantaggi di Kata del miglioramento?
L'ambiente tecnologico odierno è incredibilmente dinamico e ciò presenta sfide più complesse che mai. Kata del miglioramento è una metodologia di lavoro scientifica e orientata agli obiettivi che consente agli individui e ai team di affrontare queste sfide in modo efficiente, e la padronanza della tecnica può offrire numerosi vantaggi al di là di un metodo operativo strutturato. Questi vantaggi includono:
Team allineati verso un unico obiettivo
Quando i team condividono la stessa definizione di successo, c'è più collaborazione, meno confusione e maggiore produttività. Questo perché i team comprendono come possono contribuire al meglio a un obiettivo più ampio, acquisiscono un maggiore senso di appartenenza nei confronti del proprio lavoro, rafforzano il loro impegno verso la vision generale e incoraggiano un processo decisionale proattivo che dia priorità all'avanzamento verso l'obiettivo finale.
La sperimentazione porta ai risultati
Quando si sa dove si vuole andare, ma non si sa come arrivarci, il primo passo sembra essere sempre la sfida più grande. Tuttavia, adottare la sperimentazione come pratica regolare può aiutare ad alleviare l'incertezza e fungere da veicolo verso la destinazione finale. Fai delle ipotesi su come arrivare dove vuoi arrivare e avvia esperimenti per verificare se sei sulla buona strada. Se non lo sei, non c'è nulla di male nel correggere il tiro. In ogni caso, ora hai un'idea migliore di quale sia la giusta direzione. L'essenza della sperimentazione non è altro che l'apprendimento e la risoluzione.
Notevole riduzione degli sprechi
Concentrarsi su piccoli miglioramenti sostenibili può ridurre al minimo lo spreco di tempo ed energia dedicati ad attività che non contribuiscono alla soluzione. Ad esempio, quando rivedi i task nel backlog, dovresti chiederti: questo mi avvicinerà alla prossima milestone e all'obiettivo generale? Puoi anche andare un po' oltre: dato il tempo che resta in questo incremento, ritengo di avere le conoscenze per rimuovere i bloccanti e affrontare i task correnti oppure dovrei rimandarli? Ho trovato utile questa tattica per evitare di sprecare giorni o settimane su un problema che richiede diverse tangenti per la rimozione degli ostacoli.
Kata del miglioramento riduce gli sprechi per sviluppatori, manager e team. Ad esempio, gli sviluppatori non dovrebbero concentrarsi sulla creazione di funzioni aggiuntive che sono belle ma non necessarie. Un processo orientato alle milestone può aiutare a garantire che i team lavorino alla compilazione con criterio. Allo stesso modo, i manager o i leader tecnologici che seguono i principi di Kata del miglioramento dovrebbero essere precisi nella rimozione dei bloccanti che ostacolano l'avanzamento immediato. Infine, Kata del miglioramento può avvantaggiare i team nel loro insieme promuovendo una comunicazione costante, cicli di feedback efficienti e continuous delivery.
Passaggi per implementare Kata del miglioramento
Il coordinamento tra ciò che pensiamo accadrà e ciò che effettivamente accade e quello che si apprende dalle discrepanze è al centro di Kata del miglioramento. Anche se può sembrare abbastanza semplice, la sfida è che non tutti siamo programmati per pensare in questo modo. L'integrazione delle pratiche di Kata del miglioramento nel flusso di lavoro richiede una pratica coerente e consapevole.
Trova la stella polare
Il primo passo consiste nel comprendere chiaramente la direzione o la sfida. Ciò aiuta a informare le fasi di pianificazione e sperimentazione. Se hai difficoltà a identificare la tua stella polare, pensa a come il tuo team potrebbe contribuire agli obiettivi più ampi dell'organizzazione o a come puoi sfruttare i punti di forza del team per trasformare una determinata vision in realtà.
Determina la condizione attuale
Prima di iniziare a lavorare per raggiungere la stella polare, prenditi del tempo per documentare i processi e i flussi di lavoro attuali, esaminare i punti in cui il team si confronta con le metriche appropriate e valutare l'infrastruttura di conoscenza esistente del team. Valuta con onestà la condizione attuale in modo da poter identificare i passaggi più importanti da compiere verso l'obiettivo finale.
Scegli l'obiettivo successivo
Una volta ottenuta una chiara comprensione dei sistemi e dei processi attuali, identifica la prossima condizione di destinazione o il punto che vuoi raggiungere dopo la prossima iterazione. L'obiettivo successivo dovrebbe essere una singola modifica tangibile che può essere raggiunta in poche settimane o in pochi sprint e che ti farà avvicinare alla stella polare.
Conduci esperimenti fino a raggiungere l'obiettivo
Ora che hai individuato l'obiettivo successivo, fai un'ipotesi su come raggiungerlo. Trova idee su dove iniziare e cosa provare e non aver paura di fallire!
Raggiungi l'obiettivo nel modo più veloce possibile
La velocità è necessaria anche se significa fare il minimo indispensabile e usare trucchetti intelligenti lungo il percorso. Riceverai presto la conferma sulla fattibilità dell'obiettivo o ti troverai invece ad affrontare sfide impreviste. Se non funziona, trasforma questa situazione in un'opportunità di apprendimento.
Rifinisci le parti grezze
Dopo aver verificato che l'approccio scelto è quello giusto, procedi a ritroso per smussare gli angoli e rifinire le eventuali parti grezze.
Quali sono alcuni esempi di Kata del miglioramento?
Supponiamo che tu voglia creare un nuovo servizio basato su un'idea, ma non hai la sicurezza che funzionerà. Invece di cercare di sistemare alla perfezione ogni livello e di espanderlo in modo incrementale fino al completamento delle sue funzioni, prova a scegliere un obiettivo che fornisca un certo valore e che ti avvicini al sistema che hai immaginato. Probabilmente ci saranno molte incognite, ma puoi imparare molto dalle sfide e sperimentare idee diverse per trovarne una che funzioni. A questo punto, rivaluta il punto in cui ti trovi, scegli l'obiettivo successivo, ripeti il processo e rifletti sull'avanzamento.
Un altro esempio potrebbe essere una situazione in cui gestisci un sistema interno che necessita di miglioramenti. Scegline uno che sei pronto ad affrontare e fai un brainstorming delle idee su come risolverlo. Sperimenta diversi approcci e cerca di completarlo il più velocemente possibile per iniziare a ricevere feedback a riguardo. Quando i risultati del tuo lavoro saranno sufficientemente buoni, passa al problema successivo da risolvere.
Quali sono le differenze tra Kata del miglioramento e l'approccio Lean?
Le metodologie Kata e Lean sono diverse, eppure si completano a vicenda. Kata e Lean differiscono in molti modi. Lean fa riferimento ai processi da implementare, mentre Kata alle tecniche da praticare. La metodologia Kata è diventata una pratica commerciale tradizionale quando Toyota l'ha adottata nel suo sistema di produzione Lean. Se combinati in un approccio unificato, questi concetti forniscono risultati potenti.
Sia i principi Kata che quelli Lean mirano a consentire un avanzamento più rapido, ma differiscono leggermente nei loro approcci. Kata è un insieme di abitudini che possono essere applicate a livello individuale e si concentra sul miglioramento continuo e sull'apprendimento attraverso la sperimentazione. È utile per affrontare i problemi con incertezza, mentre si apprendono e si sviluppano le competenze per ripetere le soluzioni sempre più velocemente. Aiuta ad accettare le incognite e insegna a non temere le sfide e gli ostacoli.
I principi Lean, come Lean Portfolio Management, aiutano le organizzazioni e i team a migliorare i processi e i flussi di lavoro in modo che possa essere estratto il massimo valore con il minimo spreco. Una volta stabilito un processo, l'obiettivo è ottimizzarlo in modo che diventi il più veloce ed efficiente possibile.
Come è possibile usare Kata del miglioramento e Lean insieme?
Kata del miglioramento include abitudini e tecniche che i team possono utilizzare per rafforzare i principi Lean. Anche se i due approcci sono incentrati su aspetti diversi, entrambi provengono originariamente da Toyota e possono essere usati in contemporanea. Ad esempio, la filosofia Lean si basa sull'eliminazione delle attività dispendiose in modo che i team possano estrarre e fornire il massimo valore. La metodologia Kata del miglioramento sostiene questo obiettivo riducendo al minimo gli sprechi attraverso la sperimentazione di routine. Se un metodo non produce i risultati attesi, viene rimosso dal processo.
Gli insegnamenti orientati agli obiettivi di Kata del miglioramento incoraggiano il completamento di un task prima di passare a quello successivo, quindi il processo viene continuamente perfezionato fino a raggiungere i risultati desiderati, e quindi una maggiore efficienza organizzativa, ovvero un altro pilastro della filosofia Lean. Soprattutto, Kata del miglioramento offre strumenti che possono essere utilizzati nello stato attuale per arrivare a un futuro stato Lean. Suddividere gli obiettivi più grandi in porzioni più piccole significa che ciascuna di queste porzioni sarà ottimizzata per lo scopo previsto. In definitiva, ciò significa che l'intero sistema sarà in grado di generare il massimo valore.
In conclusione...
Kata del miglioramento è uno strumento prezioso che supporta gli obiettivi della filosofia Lean. Se i dipendenti e i team adottano un approccio orientato agli obiettivi, possono facilmente favorire le modifiche incrementali che massimizzano l'uso di risorse limitate riducendo al minimo gli sprechi. Insieme, la metodologia Kata del miglioramento e l'approccio Lean possono aiutare le organizzazioni a essere più efficienti e sviluppare una cultura dell'innovazione.
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