I diagrammi del flusso di lavoro, o diagrammi di flusso, sono infografiche visive che delineano il flusso sequenziale di fasi o task coinvolte in un processo. Questi diagrammi funzionano come tabelle di marcia per completare il lavoro.
I diagrammi del flusso di lavoro contengono forme e simboli standard che rappresentano ogni fase del processo oppure ogni decisione. L'aspetto più interessante, però, è che il diagramma mostra come avviene la transizione da un passaggio a quello successivo, inclusi tutti i percorsi di ramificazione e le scelte multiple. Si tratta di strumenti utili per pianificare i progetti e migliorare il flusso di lavoro.
Questa guida illustrerà i diagrammi del flusso di lavoro in modo più approfondito, incluso quando usarli, come crearli e altro ancora.
Cos'è un diagramma del flusso di lavoro?
Un diagramma del flusso di lavoro (o diagramma di flusso) è una rappresentazione visiva di un processo. Esso delinea una sequenza di passaggi dall'inizio alla fine e può includere più opzioni di ramificazione in ogni punto decisionale. I diagrammi del flusso di lavoro utilizzano tradizionalmente forme, connettori e simboli diversi per differenziare i task dalle decisioni e descrivere il flusso di lavoro.
Questi diagrammi di flusso aiutano i team a capire come il loro lavoro si inserisce nel processo generale dell'azienda e come contribuisce al prodotto finale. Sono strumenti fondamentali per l'onboarding di nuovi membri del team, poiché traducono processi sconosciuti in infografiche facilmente comprensibili.
Quando usare un diagramma del flusso di lavoro
I diagrammi del flusso di lavoro sono utili quando devi visualizzare un processo in più fasi o definirlo per i tuoi stakeholder, ma ci sono molte altre situazioni in cui dovresti usare un diagramma del flusso di lavoro.
I diagrammi di flusso sono ottimi per l'ottimizzazione dei processi. La disposizione visiva di un processo ti consente di vedere le fasi in cui la realizzazione di decisioni o task potrebbe causare ritardi. Questo ti aiuta a identificare le aree da migliorare e ottimizzare.
I diagrammi di flusso sono utili per l'onboarding o la formazione. Se ci sono nuovi membri del team che non conoscono il tuo processo, il diagramma del flusso di lavoro è utile come strumento di formazione. Fai in modo che acquisiscano familiarità con il processo utilizzando un diagramma di flusso. Questo è un altro motivo per cui la documentazione di processo è fondamentale per il tuo lavoro: i tuoi processi cambiano continuamente!
I diagrammi del flusso di lavoro sono fondamentali per la gestione dei progetti. La gestione di progetti complessi non è mai lineare, ma un diagramma del flusso di lavoro ti aiuta a visualizzare i vari passaggi e le dipendenze tra i task. Questo aiuto visivo è uno strumento per una gestione Agile dei progetti e porta a una pianificazione più strategica, poiché documenta ogni fase del processo e allinea tutti ad esso.
Vantaggi dell'utilizzo di un diagramma del flusso di lavoro
I diagrammi del flusso di lavoro sono strumenti preziosi per diversi motivi, tra cui:
- Chiarezza: i diagrammi di flusso forniscono un modo per comprendere un processo e renderlo facile da seguire. Disponendo tutto su una pagina, gli stakeholder possono allinearsi sulle fasi del processo e sulla sequenza temporale del progetto. Condividendoli con il tuo team, puoi insegnare i processi interni più velocemente e tenere tutti allineati su come svolgere il lavoro all'interno della tua azienda.
- Colli di bottiglia: i diagrammi di flusso facilitano l'individuazione delle inefficienze nel processo. Puoi facilmente vedere i punti decisionali in cui le persone possono subire ritardi dovuti a colli di bottiglia. Se identifichi questo rischio, puoi ottimizzare il processo per eliminare tali inefficienze.
- Collaborazione: i diagrammi del flusso di lavoro sono ottimi trampolini di lancio per la collaborazione, anche se a prima vista potrebbero non sembrarlo. Quando definisci un processo in un diagramma di flusso, i membri del team possono aiutarti a lavorare quando compaiono dei colli di bottiglia. Tramite un diagramma del flusso di lavoro, i team possono anche individuare chi è responsabile di decisioni specifiche in modo che le persone sappiano a chi rivolgersi per chiedere aiuto.
Come si crea un diagramma del flusso di lavoro?
I diagrammi del flusso di lavoro sono utili, ma come si crea un modello di diagramma del flusso di lavoro utile? Questa sezione illustra i passaggi chiave per creare un diagramma di flusso efficace, dalla definizione del processo all'uso dei simboli giusti per ogni fase.
Definire il processo
Un diagramma del flusso di lavoro delinea un processo specifico. Devi definire chiaramente il processo che intendi trasformare in un diagramma di flusso. Quali sono gli obiettivi del tuo diagramma? Individua l'ambito del lavoro, cosa farà parte dell'aspetto visivo e cosa no, e i componenti chiave che devono far parte dell'immagine. Dedicare del tempo a fare la cosa giusta ti eviterà di creare un'immagine eccessivamente complicata.
Elencare i passaggi
Il diagramma di flusso delinea un processo, quindi dovresti definire ogni passaggio e fare un elenco. Suddividi i processi in più fasi in singoli task che puoi eseguire in sequenza. In questo modo il diagramma è facile da comprendere e allo stesso tempo crea una rappresentazione accurata del processo che desideri acquisire.
Raccogliere informazioni
Quali dettagli sono inclusi in ogni fase? Raccogli i dati pertinenti e acquisiscili per il diagramma del flusso di lavoro. Si tratta di informazioni di cui un membro del team potrebbe aver bisogno per completare un passaggio e possono includere dettagli come requisiti di input, parti responsabili e persino dipendenze tra i task. Sebbene non tutti i dati arriveranno al diagramma di flusso finale, avere questi dettagli a portata di mano ti aiuterà a contestualizzare ogni passaggio.
Identificare le inefficienze
Dopo aver elencato tutti i passaggi e aver raccolto le informazioni necessarie, devi avere una visione critica del processo. Dove sono le attuali inefficienze? In che fase si verificano ritardi o colli di bottiglia? Riconosci queste sfide nella fase iniziale per ottimizzare il processo prima di creare il flusso di lavoro.
Creare un flusso di lavoro
Successivamente, crea l'immagine effettiva per il diagramma del tuo flusso di lavoro. Usa uno strumento di visualizzazione per tradurre il processo appena definito in un flusso di lavoro visivo. Scegli i simboli e i connettori appropriati per delineare il flusso di task in ogni fase in modo che il diagramma illustri efficacemente l'intero processo.
Jira è la piattaforma perfetta per creare questo diagramma del flusso di lavoro, poiché le sue funzionalità di gestione dei progetti aiutano i team a definire il lavoro, pianificare i progetti e tenere traccia dell'avanzamento in tempo reale per date e risultati importanti. Puoi utilizzare i flussi di lavoro in Jira per delineare i passaggi intrapresi dal tuo team per portare avanti un progetto dalla creazione al completamento.
Condividi con il team
Dopo aver creato il diagramma del flusso di lavoro, il passaggio successivo è condividerlo con il team che utilizza il processo. Usa il diagramma come trampolino di lancio per sapere se rappresenta accuratamente il processo oppure usalo come strumento di brainstorming per riflettere su come migliorare il flusso di lavoro.
Rivedi e perfeziona
Infine, crea un processo basato sulla revisione regolare del diagramma del flusso di lavoro per assicurarti che includa eventuali modifiche o miglioramenti al tuo processo. Proprio come un team di prodotto perfeziona un prodotto attraverso un miglioramento continuo, tu devi ottimizzare il tuo processo aggiornando e migliorando il diagramma di flusso man mano che cambiano le fasi. In questo modo il diagramma rimarrà un riferimento affidabile per il tuo team.
Usare Jira per diagrammi e grafici del flusso di lavoro
La definizione del processo e la collaborazione con il tuo team per la sua ottimizzazione vanno considerati come lavori in corso in evoluzione. La maggior parte delle persone conosce la board di Jira, che mostra come il lavoro procede dalle cose da fare fino al loro completamento. L'editor del flusso di lavoro di Jira consente, invece, di creare, visualizzare e modificare il tuo flusso di lavoro come diagramma. Qui puoi creare flussi di lavoro più complessi di quelli che potresti vedere sulla board. I processi si evolvono nel tempo e parte del lavoro consiste nel documentare l'aspetto attuale.
In genere, i team configurano le colonne della board in modo tale da allinearle alle fasi del flusso di lavoro. Nel caso dei flussi di lavoro semplici, gli stati assegnati ai ticket all'interno di ciascuna colonna corrispondono direttamente alla relativa fase del flusso di lavoro. Per i flussi di lavoro complessi, le colonne della board possono mostrare solo una parte dell'intero flusso di lavoro. In questo caso, i team associano più stati a ciascuna colonna.
Jira è una piattaforma che ti aiuta a costruire il tuo modello di diagramma del flusso di lavoro e a gestire progetti per ogni tipo di team. Grazie all'accesso a svariati modelli integrati, puoi personalizzare Jira e creare esattamente il tipo di strumento di gestione del lavoro di cui il tuo team ha bisogno.
Diagrammi del flusso di lavoro: domande frequenti
Quali sono i diversi tipi di diagrammi del flusso di lavoro?
Esistono molti esempi di diagrammi del flusso di lavoro e ciascun tipo ha uno scopo diverso. Ecco qualche esempio:
- Flusso di lavoro di processo: questo è il modello classico di diagramma di flusso. Delinea le fasi di un processo e in genere utilizza forme in sequenza. È utile per capire come scorre il lavoro e individuare le fasi chiave di un processo.
- Diagramma di flusso Swimlane: questo è uno degli esempi più comuni di diagramma del flusso di lavoro, in quanto suddivide un processo in "corsie" separate, una per ogni team o individuo che esegue il processo. Le corsie sono utili per mostrare dove avvengono i passaggi di consegna, in particolare nei flussi di lavoro Agile, e possono aiutare a individuare i potenziali colli di bottiglia.
- Diagramma di flusso decisionale: questo tipo di flusso di lavoro evidenzia i punti decisionali e traccia i diversi percorsi che si diramano da queste decisioni. Questo diagramma chiarisce la logica decisionale e analizza i potenziali risultati.
- Flusso di dati: questo tipo di diagramma di flusso mostra in che modo i dati si muovono all'interno di un processo, inclusi input, output ed eventuali trasformazioni. È utile per identificare le aree in cui potrebbe verificarsi una perdita di dati e garantire l'integrità dei dati.
Quali sono gli elementi chiave di un diagramma del flusso di lavoro?
Un diagramma di flusso contiene forme e linee con significati specifici, in particolare quando illustra i processi di lavoro. Ecco alcuni degli elementi chiave che troverai in un diagramma di flusso:
- Gli ovali indicano i punti di inizio o fine di un processo.
- I rettangoli rappresentano singoli task o azioni.
- I diamanti rappresentano i punti decisionali, dove un sì o un no crea una biforcazione nel diagramma, che a sua volta porta a più rami.
- Le frecce mostrano il flusso dell'esecuzione di ogni fase.
- I parallelogrammi indicano un luogo per l'input o l'output dei dati.
Comprendendo il significato di questi simboli e forme, puoi tracciare con precisione il diagramma del tuo flusso di lavoro o interpretare i diagrammi di flusso di altri team. Tieni presente che puoi sempre personalizzare il significato delle tue forme, se necessario.
In che modo i diagrammi del flusso di lavoro migliorano i processi?
I diagrammi del flusso di lavoro mostrano l'aspetto del tuo processo reale attraverso una visuale bidimensionale. Questo ti aiuta a semplificare il tuo processo identificando i possibili colli di bottiglia, come aree dove le risorse limitate potrebbero bloccare determinate azioni o in cui le decisioni prese da un solo stakeholder potrebbero portare a impantanarsi. Collaborando con il tuo team per visualizzare l'intero processo, apri la strada a idee su come migliorare continuamente il flusso di lavoro.