Comprendere i traguardi di un progetto nella gestione dei progetti

Cosa sono i traguardi di un progetto?

I traguardi di un progetto sono risultati specifici e misurabili che un progetto mira a raggiungere entro un periodo di tempo definito. Essi chiariscono lo scopo del progetto e guidano il team verso il corretto completamento. L'articolazione dei traguardi del progetto è fondamentale nella gestione dei progetti, poiché influenza in modo significativo il processo decisionale e la pianificazione delle risorse durante l'intero ciclo di vita del progetto.

I criteri misurabili e gli indicatori di prestazioni chiave (KPI) sono componenti essenziali dei traguardi del progetto. Fattori come il rispetto del budget, gli standard di qualità e il completamento nei tempi previsti fungono da parametri di riferimento per valutare il successo complessivo di un progetto.

Obiettivi e milestone del progetto a confronto

Anche se i project manager usano spesso questi termini in modo intercambiabile, gli scopi e gli obiettivi del progetto hanno funzioni diverse per la pianificazione del progetto. Gli obiettivi del progetto descrivono in dettaglio il risultato desiderato e sono strettamente correlati agli obiettivi aziendali. Gli obiettivi del progetto definiscono la direzione del progetto e forniscono un'ispirazione ai membri del team.

Sono concisi ed estremamente mirati. In un progetto, i risultati definiscono chiaramente gli obiettivi. Ti dicono esattamente cosa dovrebbe offrire il progetto. I seguenti esempi chiariscono questa distinzione:

• Obiettivo del progetto: aggiungere cinque nuovi canali per consentire ai clienti di inviare e visualizzare il feedback all'interno dell'interfaccia del prodotto nei prossimi due mesi.

• Obiettivo del progetto: migliorare il meccanismo per comunicare il feedback dei clienti al team di ingegneri, consentendo una risoluzione tempestiva dei problemi.

Obiettivi e ambito del progetto a confronto

L'ambito e gli obiettivi del progetto sono elementi distinti ma collegati della gestione del progetto. L'ambito del progetto definisce il lavoro necessario per il relativo completamento, compresi i task e i risultati finali. Definisce i confini e la portata del progetto.

Gli obiettivi del progetto si concentrano sui risultati specifici che il progetto intende raggiungere. Sono i parametri di riferimento che consentono di valutare il raggiungimento del progetto e il lavoro del team all'interno dell'ambito. I seguenti esempi chiariscono questa distinzione:

• Obiettivo del progetto: sviluppare un'app mobile intuitiva con alcune funzionalità chiave da lanciare entro la fine dell'anno.

• Scopo del progetto: il progetto comprende lo sviluppo, il test e il lancio delle app, ma non include le attività di marketing e manutenzione post-lancio.

Obiettivi e milestone del progetto a confronto

Sebbene gli obiettivi e le milestone siano fondamentali per la gestione dei progetti, svolgono ruoli diversi. In un progetto, gli obiettivi definiscono i risultati principali da raggiungere. Guidano la direzione e lo scopo del progetto.

Le milestone invece sono indicatori importanti lungo il percorso del progetto che indicano quando le fasi critiche sono completate. Grazie a queste milestone puoi mantenere il progetto sulla buona strada senza necessariamente sapere quanto lavoro è necessario per raggiungerli.

I seguenti esempi chiariscono questa distinzione:

• Obiettivo del progetto: ottenere 20.000 conferme di partecipazione per il nostro evento virtuale entro il 23 giugno.

• Milestone del progetto: lanciare la pagina web per promuovere il prossimo evento virtuale l'8 giugno.

Tipi di traguardi di un progetto

Esistono varie categorie di traguardi del progetto in base al loro scopo. I tipi più comuni di traguardi del progetto includono:

• I traguardi basati sul tempo che aiutano a fissare le scadenze per le milestone del progetto.
• I traguardi prestazionali che si concentrano sul raggiungimento di risultati o standard di qualità specifici.
• I traguardi di qualità che specificano il livello di qualità desiderato per i risultati del progetto.
• I traguardi aziendali che allineano un progetto ai principi aziendali per una maggiore probabilità di successo.
• I traguardi finanziari che stabiliscono i vincoli di budget e gli obiettivi finanziari per il progetto.
• I traguardi di conformità normativa che assicurano il rispetto di leggi, regolamenti e standard di settore nell'ambito del progetto.

I vantaggi di traguardi di progetto definiti in modo chiaro

I traguardi del progetto forniscono un framework che garantisce una buona pianificazione e una buona esecuzione dei progetti, nonché l'allineamento con gli obiettivi aziendali. Quando i membri del team non hanno una chiara idea di come il loro lavoro si inserisca all'interno del progetto e degli obiettivi aziendali, la motivazione e il coinvolgimento ne risentono. Dei traguardi di progetto definiti in modo chiaro consentono ai membri del team di valutare in modo coerente il proprio lavoro e di riallinearsi in caso di deviazioni, contribuendo al successo complessivo del progetto.

Guida e focus

I traguardi forniscono una chiara direzione per l'ambito del lavoro, guidando il team su ciò che deve raggiungere. Essi servono da roadmap, assicurando che gli sforzi si concentrino su obiettivi specifici.

Risultati misurabili

I traguardi spesso includono criteri e KPI misurabili. Questo ti consente di stabilire se il progetto sta raggiungendo i target previsti.

Allineamento degli stakeholder

Dei traguardi ben definiti aiutano ad allineare le aspettative e gli sforzi dei vari stakeholder coinvolti nel progetto, assicurando che tutti lavorino verso obiettivi comuni. Questo allineamento è fondamentale per il successo complessivo del progetto e la soddisfazione di tutti gli stakeholder coinvolti.

Processo decisionale ottimizzato

I traguardi forniscono una base per un processo decisionale informato durante tutto il ciclo di vita del progetto. Con una chiara comprensione dei traguardi del progetto, i project manager e i membri del team possono prendere decisioni informate in linea con gli obiettivi e le priorità generali.

Come stabilire obiettivi del progetto chiari

Stabilire traguardi del progetto chiari è un passaggio cruciale nel processo di gestione del progetto. Ciò dovrebbe avvenire durante la fase di pianificazione del progetto e coinvolgere i principali stakeholder per garantire che i traguardi del progetto rappresentino il team.

I criteri SMART per la definizione degli obiettivi rappresentano un framework comune per definire traguardi di progetto efficaci, in quanto garantiscono che ogni traguardo sia chiaro e attuabile contribuendo a realizzare obiettivi che soddisfino i seguenti criteri:

• Gli obiettivi devono essere specifici e devono definire chiaramente ciò che si vuole raggiungere per ogni traguardo.
• Gli obiettivi devono essere misurabili e stabilire criteri per quantificare e misurare l'avanzamento verso il traguardo.
• Gli obiettivi devono essere raggiungibili per garantire che il traguardo sia realistico e fattibile entro i limiti del progetto, inclusi tempo, risorse e competenze.
• Gli obiettivi devono essere pertinenti e allineare il traguardo agli obiettivi generali del progetto e alla missione dell'azienda.
• Gli obiettivi devono essere limitati nel tempo, con un intervallo o una scadenza specifici per il raggiungimento del traguardo.

Questo framework migliora la chiarezza e fornisce una base per una pianificazione, un monitoraggio e una valutazione efficaci durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Esempi di traguardi di progetto efficaci

Dei traguardi di progetto efficaci nella gestione di un progetto seguono i criteri SMART illustrati sopra. Esempi di traguardi del progetto includono:

Esempio A

Specifico: aumentare la soddisfazione dei clienti del 20% entro il trimestre successivo.

Misurabile: monitorare i KPI di soddisfazione dei clienti dei trimestri precedenti e confrontarli con i KPI del trimestre in corso.

Realizzabile: concentrarsi su aspetti specifici del servizio clienti e dei processi di supporto.

Rilevante: incrementare la soddisfazione dei clienti in modo da allinearsi al traguardo più ampio di fornire un servizio clienti eccellente.

Limitato nel tempo: condurre una valutazione di questo traguardo alla fine del trimestre.

Esempio B

Specifico: completare un progetto di riprogettazione del sito web entro la fine dell'anno fiscale.

Misurabile: raggiungere le milestone definite e completare tutto il lavoro prima della scadenza.

Realizzabile: aggiungere elementi e funzionalità nell'ambito delle capacità del team di riprogettazione.

Rilevante: migliorare l'efficacia del sito web per allinearlo all'impegno dell'azienda verso la realizzazione di un'interfaccia moderna e intuitiva.

Limitato nel tempo: stabilire una scadenza chiara per il completamento del progetto entro la fine dell'anno fiscale.

Strumenti per definire i traguardi del progetto

Diversi strumenti e tecniche possono aiutare a definire i traguardi del progetto in modo efficace. I team possono condurre un'analisi SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats; punti di forza, punti di debolezza, opportunità e minacce) per identificare i fattori interni ed esterni che possono influire sul progetto. Gli strumenti di mappatura mentale possono aiutarti a raccogliere idee e organizzare visivamente le idee e l'interazione con gli stakeholder può aiutarti a raccogliere input sui traguardi del progetto.

Per facilitare quanto detto sopra, i team possono utilizzare piattaforme online di collaborazione come gli strumenti di gestione dei progetti Confluence per consentire la collaborazione in team in tempo reale e promuovere un ambiente per la definizione e la ridefinizione dei traguardi del progetto.

Definisci i traguardi del progetto con Confluence

Confluence è uno spazio di lavoro connesso che consente ai team di creare, organizzare, trovare e condividere informazioni. Il prodotto è organizzato in spazi che contengono pagine, lavagne, videomessaggi e database. Confluence garantisce che le informazioni aiutino i team a migliorare, connettere e semplificare il lavoro che contribuisce agli obiettivi del team.

Con funzionalità come le lavagne per visualizzare il lavoro, opzioni di modifica e commento in tempo reale, notifiche e un modello di obiettivi SMART, Confluence funge da unica origine di riferimento della tua azienda per la collaborazione ai progetti per definire e portare a termine i traguardi del progetto.

Confluence dispone di tipi di contenuto per tutte le fasi del processo di gestione del progetto. Ad esempio, nella fase di ideazione, le lavagne possono essere un'ottima opzione mentre i traguardi sono ancora in fase di definizione. Una volta fissati i traguardi, i dettagli possono essere condivisi su una pagina di Confluence insieme a un video di panoramica (tramite Loom) per garantire che l'intero team sia allineato.

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Traguardi del progetto: domande frequenti

Qual è la differenza tra traguardi, obiettivi e ambito del progetto?

I traguardi del progetto sono dichiarazioni specifiche e misurabili che guidano le attività del progetto e la valutazione del successo. Gli obiettivi del progetto sono più ampi e forniscono una visione generale del progetto. L'ambito del progetto definisce i confini del progetto, specificando cosa include ed esclude.

Perché i traguardi di un progetto sono essenziali per la gestione dei progetti?

I traguardi di un progetto sono fondamentali per fornire indicazioni, focus e criteri per il successo del progetto. Essi guidano il processo decisionale, facilitano una pianificazione efficace e contribuiscono all'efficacia e all'efficienza complessive dell'esecuzione del progetto.

Quali sono le sfide più comuni nella definizione dei traguardi di un progetto?

Definire i traguardi del progetto è un passaggio cruciale nella gestione dei progetti, ma può essere difficile a causa di vari fattori. La mancanza di coinvolgimento degli stakeholder può portare a traguardi incompleti; condurre riunioni di team nelle prime fasi del progetto per coinvolgere gli stakeholder può aiutare a superare questa sfida. Le aspettative poco chiare possono portare a malintesi e disallineamenti. Comunicazioni frequenti, risultati chiari e il framework SMART possono aiutare a superare questa sfida.

Inoltre, target non realistici nei traguardi del progetto possono portare a frustrazione, demotivazione e fallimento del progetto. Rivalutare regolarmente i target del progetto, coinvolgere gli stakeholder nella definizione dei traguardi e avere una comunicazione aperta relativamente a limiti, vincoli e aspettative possono aiutare superare le sfide associate a target non realistici.