Come creare piani di progetto semplici ed efficaci

Mentre disegni la mappa, è utile chiedersi:

• Qual è la destinazione?
• Come saprai quando il progetto sarà concluso?
• Chi sono le persone che seguono la mappa?
• Quali tappe fondamentali dovrai raggiungere durante lungo il percorso?
• Quali ostacoli potrebbero incontrare?

• Sono disponibili percorsi alternativi?

Scopri le politiche organizzative, le personalità difficili e i possibili punti di discussione che possono avere un impatto sul processo di gestione del progetto. Larry W. Smith, PMP, Project Manager presso il Software Technology Support Center, sottolinea l'importanza di eseguire un'analisi delle parti interessate. Secondo Smith, tutti i soggetti coinvolti vogliono che il progetto abbia successo; tuttavia, dimenticare di soddisfare le esigenze di una sola parte influente potrebbe rovinare tutto.

Smith consiglia di dedicare del tempo a:

• Chiarire chi sono le parti interessate nel progetto
• Capire le loro aspettative e il loro livello di influenza
• Decidere come incorporare il feedback dei colleghi e degli stakeholder durante l'avanzamento del progetto
• Mettere in relazione tutte le esigenze e le aspettative con le attività di pianificazione e risposta ai rischi
• Pianificare coscienziosamente tutte le strategie di comunicazione del progetto

Non si può mai sopravvalutare l'importanza di una comunicazione chiara. Ecco perché Bernie Ferguson, esperto di leadership di progetto di Atlassian, inizia a comunicare con le parti interessate fin dalle prime fasi di un progetto:

"Noi usiamo la tecnica Manifesto del progetto per creare una comprensione condivisa tra i membri del team e le parti interessate. Cosa stiamo facendo? Qual è il valore per i clienti e per l'azienda? Perché pensiamo che questa sia la soluzione giusta? Aspettiamo di ricevere un feedback sulle risposte a tutte queste domande prima di inserire qualsiasi cosa nella roadmap del team". —Bernie Ferguson, Atlassian

I project manager spesso commettono l'errore di essere troppo ottimisti. Piuttosto che concentrarsi sul miglior risultato possibile, i project manager dovrebbero considerare i problemi che potrebbero sorgere e il modo in cui influiscono sulle tempistiche di gestione del progetto.

Svolgere la due diligence essenziale, tenere un workshop "pre-mortem" o condurre riunioni individuali con le principali parti interessate è un ottimo modo per identificare potenziali ostacoli.

Puoi abbozzare una timeline chiedendo ad altri project manager quanto tempo è stato necessario per pianificare progetti simili. Organizza una riunione con i membri del team con cui lavorerai per capire quanto tempo richiederanno le attività specifiche del progetto. Usa gli strumenti di gestione dei progetti e cerca negli archivi dei progetti le scadenze dei progetti.

In qualità di project manager, spetta a te realizzare il piano di progetto (e, in ultima analisi, il progetto). Tuttavia, non devi andare a isolarti in un cubicolo per redigerlo. Mentre sviluppi il piano del progetto, devi coinvolgere tutte le principali parti interessate. Resta in contatto quasi costante. Scoprirai che sono risorse eccellenti.

Raccogliendo i pensieri e le idee dei membri del team, puoi giungere rapidamente a conclusioni significative. La collaborazione in team favorisce un mutuo supporto e, di conseguenza, produce piani di progetto migliori.

In Atlassian utilizziamo dei modelli per ridurre le spese generali associate al processo di pianificazione e per innescare i tipi di discussioni essenziali per le best practice di pianificazione dei progetti. I modelli di piano di progetto sono un modo eccellente per far riflettere le persone su aspetti della gestione del progetto che potrebbero non aver ancora considerato.

Avere un buon elevator pitch per un progetto è una cosa, ma creare un piano solido ed efficace è un tipo di impegno completamente diverso. Ammettiamolo: realizzare una mappa dei rischi e delle dipendenze di un progetto non è un'attività particolarmente divertente. Gli efficaci modelli e le utili istruzioni di Atlassian consentono ai project manager di pensare metodicamente alla creazione del piano di progetto, riducendo le sviste e migliorando la produttività.

Crea una dichiarazione del problema che descriva, in termini concreti, cosa stai cercando di risolvere. Successivamente, sviluppa un'ipotesi che indichi cosa pensi dovrebbe accadere in seguito alla risoluzione del tuo problema. Quindi, fornisci una breve panoramica del contesto del progetto e tutti i dati o approfondimenti pertinenti che lo supportano. Infine, stabilisci le metriche chiave che utilizzerai per valutare il successo del progetto. È probabile che queste metriche sul successo influenzino vari aspetti del tuo piano, definendone la direzione e il focus.

Chiedi ai membri del team di che cosa hanno effettivamente bisogno, senza focalizzarti su ciò che sarebbe bello avere o non è necessario. Garantire una chiara comprensione dell'ambito del progetto fin dalle prime fasi del processo di pianificazione, compreso ciò che ne è esplicitamente escluso, riduce al minimo il rischio di problemi di comunicazione con le parti interessate. Inoltre, aiuta a determinare la giusta allocazione del tempo per i collaboratori del progetto. Questa chiarezza consente di identificare e gestire più facilmente eventuali modifiche all'ambito del progetto man mano che si presenta la necessità.

Quasi tutti i piani di progetto includono dettagli su budget, tempistiche e ambito dei progetti. Tuttavia, un piano efficace risponde anche a domande essenziali sul progetto, tra cui:

• Risorse: che tipo di competenze richiede il progetto? Chi è disponibile? Qual è il budget?
• Decisioni: chi fornirà i consigli? Chi approverà o disapproverà le richieste?
• Comunicazioni: chi sarà responsabile della comunicazione dell'avanzamento e degli ostacoli?
• Rischio: a cosa devono fare attenzione i membri del team? Qual è la procedura per registrare e monitorare le minacce?
• Revisioni: in che modo raccoglierai i feedback prima della realizzazione del progetto?
• Approvazioni: chi altro deve approvare il progetto? Chi è il decisore finale?

• Tempistiche: la programmazione di lavoro dei membri del team si adatta alla timeline del progetto? Come è stata scelta la scadenza?

Non è necessario che il tuo piano entri nei dettagli di ognuno di questi aspetti, ma deve fornire informazioni sufficienti per permetterti di realizzare il progetto senza intoppi e senza troppe sorprese.

Segno di spuntaSuggerimento: usa il metodo DACI per prendere decisioni ponderate sul tuo progetto in modo tempestivo.

La maggior parte dei PM sceglie tra un approccio a cascata o un approccio agile alla gestione dei progetti. Un approccio agile fornisce risultati rapidamente attraverso un processo iterativo che valuta continuamente i piani, i requisiti e i risultati del progetto. In questo metodo, consideriamo il tempo e le risorse come elementi fissi.

L'approccio a cascata è un processo lineare e sequenziale che fa avanzare un progetto fase dopo fase, team dopo team. In questo caso, consideriamo l'ambito come un elemento fisso mentre i tempi e le risorse rimangono flessibili.

Dopo aver risposto a tutte le domande, aver discusso e aver riempito un magazzino di foglietti adesivi, è il momento di scrivere il tuo piano di progetto. Sia per quanto riguarda le parole che scegli, sia per quanto riguarda la formattazione e il design, cerca di mantenere la semplicità.

Ecco alcuni dettagli utili che dovrebbero far parte di qualsiasi piano:

• Nome del progetto
• Data di consegna
• Budget
• Obiettivi del piano
• Milestone evidenziate e impatto misurabile previsto
• Inizio e completamento previsti per ogni task
• Callout che evidenzino i responsabili dei singoli task
• Dettagli e note sui task, per chiarire cosa dovrebbe accadere

• Richiami ai rischi e ai task (o team) che dipendono l'uno dall'altro per evitare ritardi

Quando il piano del progetto è pronto, chiedi a qualcuno che non è ancora stato coinvolto nel processo di scrittura di esaminarlo. Avere un secondo paio di occhi può aiutare a individuare gli errori umani naturali.

Segno di spuntaSuggerimento: quando stimi le dimensioni di ogni task, resisti alla tentazione di addentrarti in profondità tra i dettagli. Ricorda che queste sono ipotesi plausibili.

Quando il piano di progetto è stato finalizzato ed esaminato a fondo, è il momento di condividerlo con le persone attivamente coinvolte e con gli stakeholder che devono rimanere aggiornati. Preparati per l'inizio di un progetto entusiasmante: tutto verrà poi da sé. È indispensabile essere consapevoli che i cambiamenti e le complessità sono parte integrante di qualsiasi progetto, quindi occorre essere pronti a gestirli.

Durante il ciclo di vita del progetto, mantieni alta l'attenzione sul tuo piano. Rimani concentrato sugli elementi principali del progetto, sull'ambito previsto e sulle fasi concordate. Con questo approccio hai la certezza di continuare sulla strada giusta e hai più probabilità di realizzare con successo il tuo progetto, anche nel caso di sviluppi imprevisti.