In che modo la pianificazione strategica può permetterti di raggiungere i tuoi grandi obiettivi
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Immagina che tu e il tuo team stiate iniziando un nuovo trimestre o anche un nuovo anno. Non vedi l'ora di rimboccarti le maniche e raggiungere grandi risultati insieme.
Per prima cosa, devi decidere da cosa effettivamente iniziare.
L'opportunità può sembrare divertente in teoria, ma non passerà molto tempo prima che le cose peggiorino. Ognuno ha un'idea diversa su ciò su cui dovresti concentrarti e tutti hanno un proprio motivo per voler passare al primo posto. La decisione richiede così tanto tempo che il team non riesce a iniziare a lavorare in concreto.
Questo è ciò che accade quando la tua azienda non ha un piano strategico.
Cos'è la pianificazione strategica?
La pianificazione strategica è il processo che un'azienda segue per definire la propria direzione, in genere intrapreso dai dirigenti dell'azienda. I team dovranno stabilire le priorità e decidere in che modo assegnare le risorse per sostenere la vision generale.
È facile confondere la pianificazione strategica con la pianificazione del progetto, ma le due cose sono molto diverse. La pianificazione del progetto è importante per le singole attività o i singoli incarichi che il tuo team sta completando (come porterai quel progetto dall'inizio al completamento).
La pianificazione strategica è più ampia. Riunisce infatti tutti i singoli progetti in una strategia coerente che supporta l'obiettivo generale dell'azienda.
Quindi, se il tuo piano strategico includeva una dichiarazione di vision in cui si affermava che la tua azienda mira a "essere conosciuta come fucina degli esperti più fidati nella gestione delle risorse umane", allora ogni singolo progetto completato dovrebbe fare capo a quella vision.
Fondamentalmente, pensa alla pianificazione strategica come alla base di tutte le decisioni prese dall'azienda e dai suoi dirigenti. Definisce il contesto generale, in modo che tu non ti perda nei dettagli quotidiani.
Perché dedicare del tempo alla pianificazione strategica?
1. Concentra i tuoi sforzi (e riduci lo stress)
Prendere decisioni per la tua squadra sembra spesso come lanciare una freccetta contro un bersaglio? Non sei solo. Un sondaggio di McKinsey ha rilevato che solo il 20% degli intervistati afferma che le proprie organizzazioni eccellono nel processo decisionale.
Un piano strategico ti aiuterà. Capire dove è diretta l'intera azienda ti aiuterà a prendere decisioni più ponderate a sostegno del tuo obiettivo finale.
La pianificazione strategica garantisce inoltre che ogni progetto abbia un risultato chiaro e misurabile, il che consente di dimostrare in che modo progetti specifici contribuiscono al piano generale.
2. Migliora la comunicazione
Immagina tutte le iniziative che si incrocerebbero e la confusione che si creerebbe in questo scenario: hai fornito indicazioni per aiutare un collega a redigere i rendiconti finanziari trimestrali. Tuttavia, pensavano invece di star registrando i numeri degli assegni di quel mese.
Decisamente, è stata una perdita di tempo molto confusa. Purtroppo, questo accade molto spesso sul posto di lavoro. Più dell'80% dei dipendenti afferma che i problemi di comunicazione si verificano sul lavoro molto frequentemente, frequentemente o occasionalmente.
Fortunatamente, quando le persone hanno una migliore comprensione del quadro generale (ad esempio, e non lo diciamo per interesse, quando esaminano il tuo piano strategico), il messaggio diventa più chiaro. Sono già dotati del contesto e delle informazioni di base di cui hanno bisogno per comprendere le direzioni, fornire istruzioni e portare avanti i progetti con sicurezza.
Capire dove è diretta l'intera azienda ti aiuterà a prendere decisioni più ponderate a sostegno del tuo obiettivo finale.
3. Potenzia l'allineamento
Ecco una statistica spaventosa: fino al 95% dei lavoratori di un'azienda ammette di non essere a conoscenza o di non comprendere la strategia dell'azienda. Accidenti!
I dipendenti non apprezzano il rimanere all'oscuro o non avere idea di come la loro attività quotidiana influenzi la crescita dell'azienda. Con un piano strategico, tutti i membri del tuo team, dai dirigenti ai tuoi nuovi dipendenti, sanno a cosa stanno lavorando. Assicurati di documentare il tuo piano strategico e renderlo facilmente accessibile in modo che chiunque possa fare riferimento a esso per chiarimenti.
Un altro motivo vincente per la pianificazione strategica: in genere è un processo collaborativo. La discussione aperta significa che tutte le parti possono rimanere aggiornate fin dall'inizio.
Ottimizza la pianificazione strategica con queste tre attività
Se sei già un genio della pianificazione dei progetti, consolati: la pianificazione strategica ha molte somiglianze, semplicemente è su una scala più ampia ed è incentrata sull'azienda.
Tuttavia, ci sono alcune attività esclusive della pianificazione strategica che aiuteranno il tuo team dirigenziale a mettere insieme un piano che supporti davvero la tua vision.
1. Analisi SWOT
Un'analisi SWOT implica l'identificazione dei punti di forza, dei punti deboli e delle opportunità della tua azienda, nonché eventuali minacce. Il modo più semplice per approcciarla è usare una matrice due per due per tracciare questi diversi elementi (troverai un modello utile proprio qui!).
Elenca i punti di forza, i punti deboli, le opportunità e le minacce per il tuo prodotto o la tua azienda nella tabella precedente.
Ad esempio, forse uno dei tuoi punti di forza è che hai una tecnologia che nessuno dei tuoi concorrenti utilizza e hai l'opportunità di raggiungere un mercato ancora più ampio. Ma uno dei tuoi punti deboli è la mancanza di risorse finanziarie, mentre una minaccia è che sempre più aziende simili stanno entrando nel mercato.
Sono tutte informazioni importanti da avere mentre elabori il tuo piano, in modo da poter definire una strategia che tenga conto di tutto questo.
Un'analisi SWOT può essere eseguita in qualsiasi momento, non solo per il tuo piano strategico, ma anche per nuovi progetti, funzionalità e altro ancora. È un framework flessibile.
Chi deve essere coinvolto in un'analisi SWOT? Beh, dipende da cosa stai pianificando. Tuttavia, quando la usi per un piano strategico specifico, il tuo team dirigenziale dovrebbe assolutamente essere coinvolto.
2. Inizia, interrompi, continua
La storia è un'ottima maestra. Puoi imparare molto dalle tue vittorie e dalle tue delusioni passate.
"Inizia, fermati e continua" è una tecnica retrospettiva durante la quale la tua azienda ripenserà alle esperienze recenti e deciderà cosa cambiare in futuro. Riunirai un team per raccogliere idee sulle attività nelle seguenti tre categorie:
- Inizia: attività che non sono ancora state implementate ma che avrebbero un impatto positivo sull'organizzazione.
- Fermati: attività che stai svolgendo attualmente ma che hanno un impatto negativo sull'organizzazione.
- Continua: attività che sono state sperimentate e hanno avuto successo ma non sono ancora diventate routine.
Concedi a tutti un po' di tempo per generare quante più idee possibili per ogni contenitore. Quindi, discuti in gruppo, raggruppa idee simili e decidi quali sono le più urgenti.
Questo framework ti offre informazioni preziose che puoi utilizzare per plasmare il tuo piano strategico, piuttosto che andare avanti con cieco ottimismo o informazioni limitate su come le cose hanno funzionato fino a questo punto.
La pianificazione strategica riunisce tutti i singoli progetti in una strategia coerente che supporta l'obiettivo generale dell'azienda.
3. Aggiorna il tuo piano
Il tuo piano strategico è una risorsa che guiderà la tua azienda per tutta la sua durata. Tuttavia, ciò non significa che sia scolpito nella pietra una volta finito; dovrebbe evolversi come fa la tua azienda.
Quindi, non impostarlo per poi dimenticartene. Dedica del tempo regolarmente (idealmente ogni trimestre) per esaminare i tuoi progressi nel tuo piano e apportare le modifiche e gli aggiornamenti necessari. Mantenendolo aggiornato, il tuo piano strategico rimarrà una risorsa utile, piuttosto che un documento obsoleto e irrilevante che prenderà polvere.
In che modo il software può essere d'aiuto
Stai pensando di aprire un documento statico e annotare le note iniziali per il piano strategico della tua azienda? Non così in fretta.
L'uso di un software di documenti collaborativo semplificherà l'intero processo di pianificazione strategica aiutandoti a:
- Creare tabelle di marcia specifiche
- Assegnare i task alle persone
- Raccogliere e tenere traccia delle informazioni in un unico posto
- Coinvolgere altri membri del team nel processo
- Effettuare aggiornamenti senza interruzioni
Quindi, abbandona i documenti inflessibili e lascia che la tecnologia riduca un po' lo stress della tua pianificazione strategica. Dai un'occhiata a Confluence adesso.
Prepara il tuo piano strategico
I piani strategici possono essere semplici o complessi. Alcuni sono di una sola pagina, mentre altri sono documenti lunghi. Ciò significa che hai la flessibilità di mettere insieme qualcosa che funzioni per la tua azienda.
All'inizio, il tuo piano strategico dovrebbe includere quanto segue:
- Breve descrizione della tua azienda: un breve riassunto della tua storia e dei punti salienti dei tuoi principali prodotti e/o servizi.
- Dichiarazione di mission: descrive lo scopo alla base dell'esistenza della tua azienda
- Dichiarazione di vision: descrive la tua visione per il futuro. Oggi ti trovi a un punto: dove vuoi trovarti in futuro?
Il resto del tuo piano strategico sarà dedicato alla tua strategia. Per renderlo più gestibile, ti suggeriamo di suddividerlo in tre categorie:
- Obiettivi: questi sono gli obiettivi ampi e misurabili che la tua azienda vuole raggiungere.
- Strategie: questi sono i passi più piccoli che intraprenderai per raggiungere quell'obiettivo.
- Tattiche: queste sono le azioni individuali che rientreranno nelle strategie che determinerai.
Diamo un'occhiata a un esempio per un po' di chiarezza. Ecco come potrebbe apparire tutto questo nel tuo piano strategico:
Obiettivo 1: aumentare le nostre vendite totali da 850.000 dollari a 1 milione di dollari entro la fine del primo trimestre.
Strategia 1.1: creare una campagna e-mail per convertire gli utenti di prova gratuita in utenti con piani a pagamento.
Tattica 1.1.1: segmentare la nostra mailing list in abbonati a pagamento e utenti gratuiti.
Tattica 1.1.2: generare un'offerta speciale per gli utenti che passano ai piani a pagamento.
Tattica 1.1.3: scrivere una serie di tre e-mail per convincerli a convertirsi.
Vedi come questo grande obiettivo si sta suddividendo in varie parti più gestibili? Continuerai a ripetere l'operazione per ogni piano strategico. Ogni obiettivo dovrebbe avere diverse strategie a supporto, che a loro volta includeranno numerose tattiche.
Ora, invece di avere una vaga idea della strategia della tua azienda, hai una tabella di marcia dettagliata su cui appoggiarti.
Inizia a vincere con un piano strategico
Senza un piano strategico, è facile che il tuo team e l'intera azienda si sentano privi di una direzione. La confusione si diffonderà, le frustrazioni saranno sempre peggiori e tu sarai occupato a gestire tutti questi problemi anziché riuscire a termine un lavoro importante.
È qui che la pianificazione strategica può salvare la situazione. Investendo in un piano strategico, potrai concentrare meglio i tuoi sforzi, fare scelte più informate, semplificare la comunicazione e fare progressi nelle cose che contano di più.
Sembra che valga la pena dedicare il tuo tempo e la tua energia? Noi pensiamo di sì. Tutto ciò che resta da fare ora è iniziare. È una promessa: una volta messe in pratica, queste strategie non sembreranno così difficili.
