Descrizione delle 5 fasi del ciclo di vita del progetto
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Che tu stia creando un'app o aggiornando la strategia di branding, è fondamentale avere una gestione dei progetti efficace. Un requisito chiave per il successo è comprendere il ciclo di vita del progetto, ossia una serie di fasi che un progetto attraversa da quando ha inizio a quando viene terminato.
Il ciclo di vita è composto da cinque fasi principali: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo e chiusura. Il monitoraggio di ogni fase serve a garantire che il progetto rispetti i tempi e il budget.
In questo articolo, esamineremo le varie fasi del ciclo di vita del progetto e le tre tipologie di ciclo principali e vedremo come strumenti di gestione del progetto come Jira possono semplificare e migliorare ogni fase del processo.
Cos'è il ciclo di vita di un progetto?
Il ciclo di vita del progetto è un framework in cinque fasi che i project manager utilizzano per guidare i progetti fino al completamento. Comprende tutte le fasi del progetto, dall'avvio all'implementazione finale, e descrive gli obiettivi che il team deve raggiungere in ogni fase.
Il riepilogo seguente delinea le fasi del ciclo di vita del progetto e gli obiettivi primari.
- Avvio: in questa fase, si definisce l'ambito, i costi, la fattibilità, gli obiettivi, la sequenza temporale e i criteri di successo del progetto.
- Pianificazione: in questa fase, si stabilisce una tabella di marcia del progetto o un piano d'azione dettagliato che delinei le attività necessarie per completarlo.
- Esecuzione: questa fase fa riferimento all'esecuzione vera e propria per portare a termine un prodotto, un servizio o un risultato. È importante che il team disponga di tutte le risorse, gli strumenti e le istruzioni necessari.
- Monitoraggio e controllo: in questa fase, si monitorano i progressi e le prestazioni del team e del progetto per identificare eventuali deviazioni dal piano o problemi di qualità e poter implementare le modifiche necessarie.
- Chiusura: questa fase prevede la chiusura del progetto, la firma di eventuali contratti in sospeso, il pagamento dei fornitori, una revisione post-progetto e l'identificazione di eventuali margini di miglioramento.
Quando i project manager hanno una chiara comprensione delle varie fasi di gestione del progetto, possono vedere il quadro generale e capire meglio come gestire ogni fase. Suddividendo il progetto in fasi più semplici, è più facile per i project manager anticipare ciò che verrà dopo, il che li aiuta a rimanere sulla buona strada e garantire il successo del progetto. Affidarsi agli strumenti e ai metodi giusti contribuisce a una gestione efficace del team durante tutto il ciclo di vita del progetto.
Le 5 fasi del ciclo di vita di un progetto
Comprendere le cinque fasi del ciclo di vita di gestione del progetto e i relativi requisiti ti aiuta a definire un quadro ripetibile e migliorabile per una gestione efficace dei progetti.
Fase di avvio
Fase di pianificazione
Durante la fase di pianificazione del ciclo di vita del progetto, devi creare una tabella di marcia per completare il progetto in tempo e in linea con i criteri di riuscita e con il budget stimato.
In questa fase, il tuo obiettivo è suddividere il progetto in task più piccoli, stabilire milestone e scadenze e creare piani dettagliati per risorse, programmazioni, strumenti e assegnazione dei task.
Di seguito sono riportati alcuni degli elementi che puoi creare durante la fase di pianificazione.
- Piano di gestione del progetto: specifica le fasi e le attività del progetto. Crea una struttura di ripartizione del lavoro e un diagramma di Gantt per delineare dipendenze e tempistiche dei task.
- Piano di rischio: prevedi i rischi potenziali, crea procedure operative standard per affrontarli e definisci le responsabilità.
- Piano finanziario: crea e assegna un budget per i vari team e i tipi di risorse.
- Piano delle risorse: identifica i membri del team di cui avrai bisogno e assegna i ruoli. Usa un software di gestione delle risorse per centralizzare documenti, riassunti e altre risorse.
- Piano di comunicazione: scegli i canali che utilizzerai per comunicare con il tuo team e i tuoi clienti. Decidi la frequenza di comunicazione e fissa le riunioni in calendario.
- Piano di qualità: stabilisci i KPI e definisci come misurerai le prestazioni e i risultati del tuo team.
Con uno strumento di gestione dei progetti come Jira, puoi archiviare questi piani in una posizione centralizzata e accessibile e puoi accedere ai modelli di pianificazione dei progetti per snellire le operazioni.
Fase di esecuzione
La fase di esecuzione del progetto è quella in cui si implementa il piano di progetto e si completano le deliverable.
In qualità di project manager, dovrai assegnare i task, chiarire i vari ruoli, rispondere alle domande, supervisionare il lavoro, facilitare la comunicazione, partecipare a briefing e riunioni, supportare il team e promuovere la concentrazione.
Per aiutarti nel tuo compito, dovrai fornire ai membri del team nuovi strumenti, materiali e risorse.
Lavorare in squadra può rivelarsi complicato nei progetti a cui partecipano più persone e con task complessi. Le aziende fanno spesso ricorso a software di collaborazione per aiutare i team a lavorare insieme e ridurre al minimo il tempo di inattività.
Jira fornisce una gestione completa dell'esecuzione dei progetti. La piattaforma gestisce le esigenze quotidiane di esecuzione di progetti complessi, consentendo ai team di concentrarsi sulla realizzazione del proprio lavoro anziché destreggiarsi tra fogli di calcolo e strumenti non integrati tra loro.
Con Jira, i project manager possono assegnare task, fissare scadenze e automatizzare i promemoria in modo che nulla venga tralasciato. Potendo gestire tutto il lavoro da un'unica piattaforma, è più semplice comprendere in che modo ogni task influisce sulla sequenza temporale e sul budget, consentendo aggiustamenti immediati per far avanzare il progetto.
Fase di monitoraggio e controllo
In questa fase, ti occuperai di monitorare i progressi del progetto e apporterai modifiche per verificare che rimanga in carreggiata.
Raccogli informazioni da timesheet, report e membri del team. Utilizza Jira per gestire il tuo prossimo progetto e monitorarne i progressi dalla visualizzazione timeline, che funge da diagramma di Gantt, o dalla scheda Kanban: entrambe le opzioni ti aiutano a capire se qualcosa non va, in base alla roadmap di progetto.
In qualità di project manager, il tuo compito è ristabilire l'ordine in caso di problemi: è l'aspetto predominante in questa fase.
Ecco alcuni esempi di intoppi che potrebbero verificarsi.
- Sequenza temporale: se un membro del team non riesce a completare un'attività in tempo, dovrai assegnarla a qualcun altro.
- Costo: i prezzi di un fornitore sono più alti del previsto, per cui devi ridurre l'ambito del progetto.
- Team: due membri del team sono in disaccordo e devi intervenire per risolvere la questione.
- Qualità: una parte del prodotto è scadente, per cui devi creare un approccio diverso per realizzarla.
- Rischio: si presenta un rischio imprevisto e tu devi mitigarlo.
La fase di monitoraggio e controllo dura per l'intero ciclo di vita del progetto. È compito dei project manager individuare costantemente opportunità per ottenere risultati migliori.
Puoi integrare Confluence a strumenti come Jira per tenere gli stakeholder informati su come il progetto sta progredendo. Con Confluence, puoi salvare tutta la documentazione di progetto in un unico posto e condividere gli aggiornamenti, tenere traccia delle modifiche e collaborare in tempo reale con il tuo team.
Fase di chiusura
I progetti hanno una fine ben definita, a differenza delle operazioni in corso. Questa è la fase di chiusura, durante la quale si completano le attività finali, come fornire risultati, pagare i fornitori, firmare contratti o garantire la corretta archiviazione e accessibilità della documentazione.
I project manager utilizzano questa fase anche per valutare le prestazioni del team e individuare le relative aree di miglioramento.
Ecco alcune domande da porsi durante la fase di chiusura:
- Hanno svolto tutti il proprio compito?
- La comunicazione si è mai interrotta?
- Quali sono i punti di forza e di debolezza di ciascun membro del team?
Presenta questi risultati ai membri del tuo team in una riunione post-progetto. Incoraggiali a parlare, a condividere cos'è andato storto e le loro idee su come migliorare la gestione di progetti simili.
Oltre a valutare il team, valuta anche la qualità del prodotto finale.
- È conforme agli standard del cliente?
- Ha risolto il problema che avevi deciso di risolvere?
- Quali sono i punti di forza e di debolezza?
Queste domande ti aiuteranno a capire meglio la tua capacità di raggiungere gli obiettivi. Il feedback qualitativo e quantitativo è importante. Esegui test, invia sondaggi e ottieni una valutazione accurata delle prestazioni del tuo prodotto finale.
Confluence è uno strumento prezioso per documentare l'intero processo. Con Confluence, puoi facilmente archiviare, condividere e riflettere sui risultati di progetto, sulle lezioni apprese e sul feedback del team, per creare una base di conoscenze centralizzata per i progetti futuri.
Tipi di cicli di vita del progetto
Esistono tre varianti del ciclo di vita del progetto: Agile, Waterfall e iterativo.
Modello Agile
Il modello Agile pone l'accento sulla flessibilità e sull'avanzamento iterativo. Consente di apportare modifiche e miglioramenti durante l'intero progetto. I team si adattano in modo incrementale in base a un feedback costante.
Agile è popolare tra i team di sviluppatori software che si affidano a una collaborazione costante e si imbattono regolarmente in ostacoli imprevisti.
Due framework Agile che puoi prendere in considerazione sono Kanban e Scrum. Kanban implica la visualizzazione dei task, la limitazione del lavoro in corso e la garanzia di un flusso di lavoro continuo, il che lo rende ideale per progetti che richiedono flessibilità senza scadenze rigorose. Scrum opera in sprint temporizzati, con obiettivi definiti e revisioni regolari, promuovendo iterazioni strutturate e la responsabilità del team.
Modello a cascata
La metodologia a cascata segue un flusso sequenziale lineare, in cui ogni fase dipende dai risultati di quelle precedenti. A differenza di Agile, non è un processo iterativo.
Alcuni tipi di progetti che spesso seguono il modello a cascata sono progetti manifatturieri, di costruzione e sanitari.
Modello Iterativo
Il modello Iterativo prevede la ripetizione di cicli per perfezionare il progetto attraverso feedback e iterazioni multiple.
È leggermente diverso dal modello Agile in quanto il feedback di solito viene dato al termine di un milestone. In Agile, il feedback è più continuo e frequente.
Perché la gestione del ciclo di vita dei progetti è importante?
Un'efficace gestione del ciclo di vita dei progetti semplifica i processi in diversi modi.
- Maggiore visibilità sui progetti: i team possono eliminare gli ostacoli in modo proattivo per garantire risultati tempestivi e di alta qualità,favorendo un processo decisionale più efficace.
- Migliore gestione dei rischi: i team possono individuare i rischi in anticipo e trovare soluzioni. Effettuando controlli regolari dei rischi ci si può assicurare che le tempistiche dei progetti vengano sempre rispettate, evitando costosi ritardi o lavori da rifare.
- Comunicazione migliorata con gli stakeholder: attraverso aggiornamenti regolari, report sull'avanzamento e riunioni, i partecipanti rimangono più informati e coinvolti durante tutto il ciclo di vita del progetto.
I project manager possono utilizzare gli strumenti di Jira per organizzare le idee e assegnarvi le priorità. Questo semplifica la creazione e la condivisione di roadmap con il team.
- Jira consente di suddividere i grandi progetti in task gestibili, monitorare l'avanzamento e promuovere il lavoro di squadra nell'intera azienda.
- Jira Product Discovery si integra con Jira, fornendo contesto e visibilità su progetti di sviluppo software, task aziendali e altro ancora.
Sfide della gestione del ciclo di vita dei progetti
La gestione dei progetti può essere complessa e impegnativa. Richiede attenzione ai potenziali ostacoli, tra cui scope creep, vincoli di risorse e interruzioni della comunicazione.
Lo scope creep, o slittamento dell'ambito, si verifica quando i requisiti del progetto si espandono fino a superare quanto stabilito dal team all'inizio del progetto, con conseguente insufficienza di risorse, ritardi e deviazioni dal piano iniziale. I processi di controllo delle modifiche aiutano a eliminare lo scope creep. I project manager devono controllare spesso l'ambito del progetto, comunicare i cambiamenti e contattare gli stakeholder per assicurarsi che le modifiche corrispondano agli obiettivi del progetto.
I vincoli di risorse possono causare ritardi, compromettendo il corretto completamento del progetto. Per risolvere questi problemi, verifica le tue risorse nelle prime fasi della pianificazione del progetto. Crea un piano di backup in modo da individuare potenziali problemi e pensare alle relative soluzioni, come chiedere aiuto esterno o ridistribuire le risorse.
Le interruzioni della comunicazione, come una comunicazione insufficiente, disaccordi e scarsa collaborazione, possono causare danni alla produttività. Creare una cultura in cui le persone condividono volentieri le informazioni all'interno del team di progetto e tenere riunioni regolari, sia formali che informali, fa in modo che tutti siano sempre aggiornati e aiuta a prevenire problemi di comunicazione. Gli strumenti di gestione dei progetti come Jira semplificano la comunicazione, consentono di monitorare l'avanzamento e semplificano la condivisione delle informazioni.
Best practice per la gestione del ciclo di vita dei progetti
In che modo Agile differisce dai tradizionali cicli di vita dei progetti?
Di seguito sono riportate alcune tecniche comprovate per padroneggiare la gestione del ciclo di vita dei progetti:
- Implementa milestone chiari. Suddividi il tuo progetto in milestone con scadenze. In questo modo, il tuo progetto diventa più realizzabile e puoi monitorarne l'avanzamento in modo più efficace.
- Comunica regolarmente. Incontra regolarmente i membri del team per discutere dell'avanzamento, identificare i colli di bottiglia e trovare nuove idee.
- Coinvolgi gli stakeholder. Coinvolgi gli stakeholder nel processo chiedendo feedback, fornendo aggiornamenti e chiarendo le loro richieste per garantire che il team soddisfi tutte le aspettative.
Monitora da vicino l'avanzamento dei task e fai in modo che possano farlo facilmente anche i membri del tuo team. In questo modo le scadenze verranno rispettare e non si rischierà di trascurare alcun task.
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In che modo la gestione del ciclo di vita del progetto contribuisce alla crescita dell'organizzazione?
È qui che entra in gioco uno strumento come le board Jira.
Le board Kanban di Jira ti aiutano a pianificare, visualizzare e monitorare il tuo lavoro. Forniscono a te e al tuo team una panoramica condivisa di tutti i tuoi task e del loro stato. I membri del team possono spostare facilmente i loro task nella fase giusta, tenendo tutti aggiornati.
Usare Jira per un'efficace gestione del ciclo di vita dei progetti
La gestione dei progetti può essere complessa e impegnativa, in quanto richiede un'attenta attenzione ai potenziali ostacoli, come lo scope creep, i limiti delle risorse e i problemi di comunicazione della comunicazione.
Lo scope creep, o slittamento dell'ambito, si verifica quando i requisiti del progetto si espandono fino a superare quanto stabilito dal team all'inizio del progetto, con conseguente insufficienza di risorse, ritardi e deviazioni dal piano iniziale. I processi di controllo delle modifiche aiutano a eliminare lo scope creep. I project manager devono controllare spesso l'ambito del progetto, comunicare i cambiamenti e contattare le parti interessate per assicurarsi che le modifiche corrispondano agli obiettivi del progetto.
I vincoli di risorse possono causare ritardi, compromettendo il corretto completamento del progetto. Per risolvere questi problemi, verifica le tue risorse nelle prime fasi della pianificazione del progetto. Crea un piano alternativo in anticipo, in modo da individuare potenziali problemi e pensare alle relative soluzioni, come chiedere aiuto esterno o ridistribuire le risorse.
La produttività risente dei problemi di comunicazione, che possono includere una comunicazione insufficiente, disaccordi e scarsa collaborazione. Creare una cultura in cui le persone condividono volentieri le informazioni all'interno del team di progetto e tenere riunioni regolari, sia formali che informali, fa in modo che tutti siano sempre aggiornati e aiuta a prevenire problemi di comunicazione. Gli strumenti di gestione dei progetti come Jira semplificano la comunicazione, consentono di monitorare l'avanzamento e favoriscono la condivisione delle informazioni.
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Il ciclo di vita dei progetti è composto principalmente da cinque fasi: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo, chiusura. Gestire e monitorare il lavoro coinvolto in ogni fase del ciclo di vita dei progetti può essere difficile. Molti project manager utilizzano un software dedicato.
Jira, un popolare strumento di gestione dei progetti, offre diverse funzioni per semplificare i processi, tenere traccia dell'avanzamento e promuovere un ambiente collaborativo. Con Jira e Confluence, i project manager possono rimanere aggiornati su tutte le fasi del ciclo di vita del progetto tramite:
- Maggiore visibilità dei task. Con dashboard chiare e flussi di lavoro personalizzabili, Jira garantisce che i membri del team possano vedere facilmente l'avanzamento del progetto e le dipendenze tra i task, riducendo i problemi di comunicazione e aumentando la responsabilità.
- Report in tempo reale. Le funzioni di creazione di report in tempo reale di Jira, come grafici burn-down e report sprint, consentono ai project manager di monitorare l'avanzamento, identificare rapidamente i colli di bottiglia e prendere decisioni basate sui dati per consegnare i progetti in tempo.
- Migliore monitoraggio dei task. Le solide board Kanban e le visualizzazioni timeline di Jira assicurano che nessun task venga trascurato. I team possono monitorare lo stato del lavoro, assegnare le priorità e automatizzare i promemoria, migliorando l'efficienza complessiva.
- Supporto della scalabilità. Jira si adatta a esigenze crescenti, che si tratti di gestire un piccolo progetto o di passare a un'iniziativa di livello aziendale, consentendo ai team di gestire più progetti in modo rapido e flessibile.
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