Conocer el proceso de gestión de salida de los empleados

• Mejor compromiso de los empleados: los procesos eficaces de gestión de salida contribuyen de manera fundamental a un compromiso positivo por parte de los empleados. Los empleados que abandonan la empresa con sensaciones y experiencias positivas tienen más probabilidades de recomendar a otros candidatos y clientes.
• Menor riesgo para la reputación: los empleados con experiencias negativas de gestión de salida tienen más probabilidades de hablar de forma negativa sobre sus experiencias y sobre su antiguo empleador. Esto puede poner a la empresa en un riesgo importante para su reputación.
• Trabajadores más felices y productivos: la gestión de salida de los empleados puede afectar significativamente a la trayectoria de un empleado en la empresa. La gestión del personal, incluida la gestión de salida de los empleados, también puede afectar directamente a las interacciones y a la percepción de los empleados sobre la tecnología y los servicios que impulsan la empresa. ITIL, el marco de la biblioteca de infraestructuras de TI para la gestión del ciclo de vida de los servicios de TI, incluye una práctica de gestión del personal que aborda la gestión de salida de los empleados.

Además, según Zippia:

• El 58 % de las empresas encuestadas cuenta con un proceso formal de incorporación, pero solo el 29 % tiene un proceso forma de gestión de salida de los empleados.
• El 98 % de los empleados cree que las aportaciones que hacen durante las entrevistas de salida son esenciales y pueden ser de utilidad para la empresa, pero solo entre el 30 y el 35 % participa en esas conversaciones en Internet. La participación presencial es de tan solo el 15 %.
• El 60 % de las filtraciones de datos se origina en una empresa, dos tercios de las cuales son maliciosas e intencionadas.
• El 89 % de los empleados que se marchan conserva el acceso a aplicaciones y datos privados en sus antiguos lugares de trabajo.

Una transición fluida y sin interrupciones para cada empleado que se marcha es lo óptimo para este y la empresa. Para ello, conviene disponer de sólidas políticas y prácticas de gestión de salida de los empleados. Asimismo, se debe contar con una lista de comprobación pertinente para centrarse en transferir todas las responsabilidades y conocimientos correspondientes del empleado que se va a su sucesor o a antiguos miembros del equipo. De este modo, se minimizan las interrupciones en las operaciones empresariales.

Existe una conexión directa entre la satisfacción de los empleados y el rendimiento de estos y de la empresa. Una gestión eficaz de salida de los empleados es una buena muestra del cuidado y respeto por las personas que dejan la empresa. Puede dar lugar a despedidas felices que transmitan una impresión positiva de tu empresa a los empleados y clientes actuales y potenciales.

Aquellos que se van contentos también tienen menos probabilidades de intentar piratear los ordenadores de tu empresa o difundir rumores negativos sobre tu negocio. Una gestión eficaz de salida de los empleados también puede aumentar la motivación del personal que se queda y contribuir a aumentar las tasas de retención, a reducir la rotación de empleados y a una cultura laboral positiva.

La forma en que tu organización gestiona la salida de los empleados refleja sus valores y su profesionalismo, lo que afecta directamente a su reputación como empleador y como empresa. Las experiencias constantemente positivas de la gestión de salida de los empleados refuerzan la marca de tu empresa y mejoran su capacidad para atraer y retener a los mejores talentos.

Según el informe Verizon 2023 Data Breach Investigations Report, las personas con información privilegiada de la empresa causan el 17 % de las filtraciones de datos. Este tipo de amenazas, creadas de forma intencionada o accidental por empleados que han dejado la empresa de malas maneras, conlleva un riesgo financiero importante. En 2023, el coste medio de una filtración de datos a nivel mundial fue de 4,45 millones de dólares.

Una gestión eficaz de salida de los empleados debe incluir la revocación inmediata del acceso a la información confidencial y la recuperación de todos los activos de información de la empresa. De este modo, se reduce significativamente la probabilidad de filtraciones de datos, robos y disputas legales.

Los procedimientos adecuados de gestión de salida de los empleados ayudan a mitigar los riesgos asociados a la seguridad de los datos y las redes, la protección de la propiedad intelectual y la privacidad. Asimismo, los procesos de salida coherentes y documentados pueden ayudar a cumplir con las normativas y los marcos y estándares del sector, como la HIPAA, el SOC 2, la ISO/IEC 27001 y la ITIL.

Avisa a los equipos correspondientes en cuanto despidas a un empleado, o bien cuando este dé el preaviso, empezando por los departamentos de finanzas, recursos humanos, TI y seguridad. Es posible que haya que dar más avisos, dependiendo de las responsabilidades específicas del empleado que se va.

Las herramientas de software de gestión de salida de los empleados pueden ayudarte a ejecutar los procesos de notificación de forma coherente. Las funciones de Jira Service Management pueden automatizar y rastrear las notificaciones necesarias, solicitar y capturar las confirmaciones y hacer un seguimiento y escalar las respuestas lentas o faltantes.

Planifica una entrevista de salida con cada empleado que se marcha, ya sea en persona o de forma virtual. Céntrate en recopilar comentarios y garantizar una transición sin problemas tanto al empleado como a su antiguo equipo y a tu empresa.

Jira Service Management puede ayudar a recopilar y monitorizar los comentarios de los empleados que dejan la empresa. Además, puede ayudar a tu empresa a ofrecer una mejor experiencia de servicio de RR. HH. al permitir una gestión de salida de los empleados fluida y sin interrupciones.

El proceso de gestión de salida de los empleados debe garantizar la recogida de todos aquellos bienes propiedad de la empresa de los que haya estado a cargo el empleado que se va, como, por ejemplo, tarjetas de acceso, ordenadores portátiles, teléfonos móviles, tabletas y otros equipos emitidos por la empresa.

Los procesos y las herramientas de gestión de activos pueden ayudar a identificar qué propiedades recopilar. Jira Service Management incluye funciones de gestión de activos, incluida la integración con tu base de datos de gestión de activos.

Revocar inmediatamente el acceso del empleado que se marcha a los sistemas, las bases de datos y las instalaciones físicas de la empresa. Durante la entrevista de salida, notifica a la persona que se marcha y a todos los equipos pertinentes de las revocaciones y procura que todas las partes confirmen. Jira Service Management puede ayudar a automatizar estas tareas para lograr una mayor coherencia y evitar riesgos de forma más eficaz.

Anima a cada empleado que se marcha a documentar sus flujos de trabajo y procesos. De este modo, se acelera la transferencia de conocimientos a su sucesor o a los miembros de su equipo. Captura y almacena esta información en un sistema de gestión del conocimiento de fácil acceso, como una base de conocimientos creada con Jira Service Management.

Ofrece una experiencia positiva y eficiente a cada empleado que se va, incluido el apoyo durante todo el proceso de gestión de salida de los empleados. Puede abarcar desde orientación sobre la recepción de la última nómina y la continuación de las prestaciones hasta ayuda para encontrar empleo o proveedores de apoyo mental y emocional.

Jira Service Management puede hacer que los recursos de soporte y asistencia sean fáciles de encontrar, gestionar y compartir. Incluye estos recursos en las iniciativas de gestión del conocimiento de tu empresa.

La gestión eficaz de salida de los empleados puede ofrecer numerosas ventajas para tu empresa y todos los empleados que se van. Es fundamental desarrollar, ejecutar y hacer cumplir de forma coherente los procesos de gestión de salida de los empleados basándose en las buenas prácticas de cara a los esfuerzos de contratación, contratación y retención. Además, se preserva y mejora tu marca y tu reputación corporativas.

La automatización puede ayudarte a crear los mejores procesos y políticas posibles de gestión de salida de los empleados para tu empresa. Las funciones de automatización y gestión del conocimiento de Jira Service Management pueden ayudar a tu empresa a optimizar las operaciones, reducir los errores manuales y garantizar la coherencia de los procedimientos.

Jira Service Management también puede ayudar con otros flujos de trabajo complejos de recursos humanos, ya que permite responder más rápido a las solicitudes de los empleados con un soporte basado en la IA.

La incorporación consiste en integrar a un nuevo empleado en la empresa. La gestión de salida de los empleados se centra en gestionar el proceso de separación de los empleados que dejan la empresa. Ambos contribuyen de manera fundamental a la motivación y la retención de los empleados, a la opinión sobre tu empresa y a la percepción general de tu empresa y marca.

Para gestionar correctamente la salida de los empleados, es necesaria una comunicación clara y coherente con todas las partes interesadas. La empresa debe crear y conservar la documentación actualizada de todos los procesos y las tareas relacionados.

Durante el proceso de gestión de salida de los empleados, es esencial ofrecer apoyo y promover interacciones positivas y continuas con los empleados que se van. Céntrate en minimizar las interrupciones operativas y maximizar la protección de los recursos corporativos y la propiedad intelectual.

Involucra a varios equipos para garantizar que cada transición de salida sea completa, fluida y beneficiosa para tu empresa. Empieza por los equipos de finanzas, recursos humanos, TI y seguridad, y añade cualquier otro equipo específico relacionado con el empleado que se va.