Cómo crear un flujo de trabajo de incorporación eficaz

Las primeras semanas en un nuevo trabajo pueden ser todo un reto: no sabes dónde encontrar la información necesaria, con quién contactar si tienes preguntas o cómo contribuir al equipo. Pero, con un proceso de incorporación detallado, esos primeros días pueden resultar fructíferos y bastante agradables, además de ofrecer las siguientes ventajas:

Mejora de la retención de los empleados: planificar la satisfacción del personal reduce la ansiedad de los nuevos empleados. Si los recién contratados pueden ver los pasos que deben dar, hacer un seguimiento de su progreso, y comprender cuándo y cómo van a contribuir, sentirán que cuentan con apoyo incluso mucho después de integrarse en el equipo.

• Productividad más rápida: los nuevos empleados podrán contribuir antes al equipo si visualizan el proceso desde su primer día hasta el día en que se incorporan por completo. La mayoría de los nuevos empleados quieren convertirse rápidamente en miembros de pleno derecho de un equipo. Un proceso de incorporación y un flujograma eficaces les ayudan a marcar el ritmo.
• Mejor integración cultural: el proceso de incorporación ayuda a los nuevos empleados a asimilar los aspectos culturales de la empresa, como los códigos de vestimenta, los estilos de comunicación y las expectativas generales. Aunque se espera que todos los nuevos empleados sean buenos, el proceso de incorporación ayuda a identificar a los que pueden tener dificultades. Algunas señales de alerta son el lenguaje inapropiado y la falta de finalización de las tareas de incorporación, entre otras.

Antes de la fecha de incorporación del nuevo empleado, hay que realizar una serie de tareas, como enviar un paquete de bienvenida, configurar el hardware, garantizar el acceso a la red y firmar la documentación necesaria. Esta fase abarca todo lo que el empleado necesita para empezar a trabajar el primer día.

El primer día marca la primera impresión que tendrá el empleado de tu empresa. Planifícalo todo, incluidas las presentaciones del equipo, una visita a la oficina y un resumen de la misión y los valores de la empresa. Incluye lo que los empleados pueden esperar en su primera semana, como la formación programada, los puntos de control y las reuniones de equipo.

Tus flujos de trabajo de incorporación deben tener en cuenta las oportunidades de aprendizaje formal e informal. Ofrece una visión clara de la formación y el desarrollo en los que participarán los nuevos empleados.

Por ejemplo, todos los empleados nuevos pueden empezar con una formación exhaustiva sobre productos para entender qué produce la empresa, para quién y por qué. Los nuevos empleados de contabilidad podrían realizar entonces una formación basada en funciones sobre los procesos de contabilidad. Por otro lado, los empleados de desarrollo de productos podrían participar en las pruebas de aceptación de usuario para mejorar sus conocimientos.

La integración continua define las medidas necesarias para ayudar a los empleados una vez transcurrido el periodo de incorporación inicial, incluidos los puntos de control, las tutorías y el desarrollo profesional adicional.

Por ejemplo, si contratas a un diseñador de productos, puede que tenga que aprenderse el sistema de estilo y diseño específico de la empresa. Para ello, podría requerirse la colaboración con un diseñador veterano que garantice el cumplimiento de las normas de la empresa a medida que el empleado comienza a producir su trabajo. Incluye programas de reconocimiento a los empleados y otros incentivos durante esta fase para mejorar la experiencia de los nuevos empleados en tu empresa.

Haz un seguimiento con los nuevos empleados para asegurarte de que entienden su función, la cultura empresarial y la forma en que la empresa mide el desempeño. Para ello, pueden requerirse reuniones individuales, encuestas y evaluaciones del desempeño. Recopilar comentarios también es una oportunidad de mejorar el proceso de incorporación y flujo de trabajo. Integra estos resultados con plataformas de experiencia del empleado para garantizar una gestión continua.

El flujo de trabajo de incorporación describe los pasos necesarios para evaluar el progreso de los nuevos empleados y proporcionar una hoja de ruta que facilite la integración. Sigue el siguiente proceso para crear un flujo de trabajo de incorporación.

Explica claramente lo que quieres conseguir con tu proceso de incorporación, por ejemplo, enseñar a los nuevos empleados las medidas reglamentarias y de cumplimiento o fomentar una cultura colaborativa. Asegúrate de que tus objetivos se puedan medir y de que estén directamente relacionados con el desempeño de los empleados.

Crea un plan estructurado que describa las fases de incorporación en un cronograma. Dentro de las fases, define los pasos u objetivos que deben completarse, asigna la responsabilidad a las partes interesadas y recopila el material necesario. Por ejemplo, si la fase de formación incluye el cumplimiento de la normativa, asigna a una persona con conocimientos para que supervise la tarea y se asegure de que la documentación está lista.

Coordínate con los equipos pertinentes para garantizar que el proceso de incorporación se desarrolle sin problemas. Una plataforma de gestión de servicios de TI (ITSM) como Jira Service Management puede ayudar a gestionar el hardware, el software y el acceso a la red necesarios, lo que permite llevar un seguimiento eficiente de los procesos. Las mejores prácticas de automatización de recursos humanos también proporcionan una implementación coherente y repetible de tu flujo de trabajo.

Crear un proceso de incorporación eficiente con flujos de trabajo basados en los roles mejora la retención de los empleados mucho después de que los nuevos empleados se conviertan en miembros productivos de tu equipo. Una plantilla de flujo de trabajo de incorporación de empleados ofrece un esquema claro de las expectativas, una secuencia y un calendario estructurados, y métricas de éxito, todo ello fundamental para atraer a los nuevos empleados y capacitarlos para que prosperen.

Jira Service Management puede agilizar la incorporación con plantillas, prácticas recomendadas, automatización del flujo de trabajo, seguimiento de tareas y mejoras continuas. Se integra con otras herramientas de recursos humanos para la gestión de la experiencia de los empleados, la gestión del rendimiento y mucho más.