Cómo mejorar tu flujo de trabajo de soporte de TI
Cómo crear un flujo de trabajo de incorporación eficaz
Integrar a los nuevos empleados en la cultura empresarial y ayudarlos a convertirse en miembros productivos del equipo lo antes posible ahorra dinero y mejora la retención del personal. Un proceso de incorporación eficaz contribuye en gran medida a garantizar que los nuevos empleados se sientan bienvenidos y entiendan las expectativas.
Un flujo de trabajo de incorporación eficaz describe los pasos del proceso de nueva contratación, incluida la firma del contrato, el pedido de equipo, la revisión de las políticas, la formación y la comprensión del periodo de prueba. También puede incluir el proceso de gestión de salida de los empleados cuando un empleado deja la empresa.
En este artículo, se explican las fases y las ventajas de un proceso de incorporación estándar, cómo crear un flujo de trabajo de incorporación y por qué Jira Service Management es la principal plataforma de software de incorporación.
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¿Qué es un flujo de trabajo de incorporación?
Un flujo de trabajo de incorporación de empleados estructura la integración de nuevos empleados en tu empresa y define los pasos necesarios para que se conviertan en miembros productivos del equipo. El flujo de trabajo describe las distintas fases por las que pasan todos los nuevos empleados, como la revisión de las políticas de la empresa, la comprobación de sus conocimientos y la configuración de los datos de nómina. También incluye medidas basadas en las funciones, como las reuniones de equipo y la formación especializada.
Tu proceso de incorporación define los pasos que deben dar las nuevas contrataciones. El flujo de trabajo de incorporación organiza estos pasos en tareas concretas y secuenciadas de forma lógica, lo que hace que el proceso sea claro y factible.
Ventajas de contar con un proceso de incorporación
Las primeras semanas en un nuevo trabajo pueden ser todo un reto: no sabes dónde encontrar la información necesaria, con quién contactar si tienes preguntas o cómo contribuir al equipo. Pero, con un proceso de incorporación detallado, esos primeros días pueden resultar fructíferos y bastante agradables, además de ofrecer las siguientes ventajas:
Mejora de la retención de los empleados: planificar la satisfacción del personal reduce la ansiedad de los nuevos empleados. Si los recién contratados pueden ver los pasos que deben dar, hacer un seguimiento de su progreso, y comprender cuándo y cómo van a contribuir, sentirán que cuentan con apoyo incluso mucho después de integrarse en el equipo.
- Productividad más rápida: los nuevos empleados podrán contribuir antes al equipo si visualizan el proceso desde su primer día hasta el día en que se incorporan por completo. La mayoría de los nuevos empleados quieren convertirse rápidamente en miembros de pleno derecho de un equipo. Un proceso de incorporación y un flujograma eficaces les ayudan a marcar el ritmo.
- Mejor integración cultural: el proceso de incorporación ayuda a los nuevos empleados a asimilar los aspectos culturales de la empresa, como los códigos de vestimenta, los estilos de comunicación y las expectativas generales. Aunque se espera que todos los nuevos empleados sean buenos, el proceso de incorporación ayuda a identificar a los que pueden tener dificultades. Algunas señales de alerta son el lenguaje inapropiado y la falta de finalización de las tareas de incorporación, entre otras.
Fases del flujo de trabajo de incorporación
Las fases del flujo de trabajo de incorporación pueden variar según las necesidades de tu empresa, pero normalmente hay cinco, cada una de ellas con un punto de inicio y fin claros. Estas fases suelen coordinarse con las metas y los objetivos relacionados con la gestión del rendimiento, la gestión de la experiencia de los empleados y las estrategias de compromiso de los empleados.
Preincorporación
Antes de la fecha de incorporación del nuevo empleado, hay que realizar una serie de tareas, como enviar un paquete de bienvenida, configurar el hardware, garantizar el acceso a la red y firmar la documentación necesaria. Esta fase abarca todo lo que el empleado necesita para empezar a trabajar el primer día.
Primer día
El primer día marca la primera impresión que tendrá el empleado de tu empresa. Planifícalo todo, incluidas las presentaciones del equipo, una visita a la oficina y un resumen de la misión y los valores de la empresa. Incluye lo que los empleados pueden esperar en su primera semana, como la formación programada, los puntos de control y las reuniones de equipo.
Formación y desarrollo
Tus flujos de trabajo de incorporación deben tener en cuenta las oportunidades de aprendizaje formal e informal. Ofrece una visión clara de la formación y el desarrollo en los que participarán los nuevos empleados.
Por ejemplo, todos los empleados nuevos pueden empezar con una formación exhaustiva sobre productos para entender qué produce la empresa, para quién y por qué. Los nuevos empleados de contabilidad podrían realizar entonces una formación basada en funciones sobre los procesos de contabilidad. Por otro lado, los empleados de desarrollo de productos podrían participar en las pruebas de aceptación de usuario para mejorar sus conocimientos.
Integración continua
La integración continua define las medidas necesarias para ayudar a los empleados una vez transcurrido el periodo de incorporación inicial, incluidos los puntos de control, las tutorías y el desarrollo profesional adicional.
Por ejemplo, si contratas a un diseñador de productos, puede que tenga que aprenderse el sistema de estilo y diseño específico de la empresa. Para ello, podría requerirse la colaboración con un diseñador veterano que garantice el cumplimiento de las normas de la empresa a medida que el empleado comienza a producir su trabajo. Incluye programas de reconocimiento a los empleados y otros incentivos durante esta fase para mejorar la experiencia de los nuevos empleados en tu empresa.
Seguimiento
Haz un seguimiento con los nuevos empleados para asegurarte de que entienden su función, la cultura empresarial y la forma en que la empresa mide el desempeño. Para ello, pueden requerirse reuniones individuales, encuestas y evaluaciones del desempeño. Recopilar comentarios también es una oportunidad de mejorar el proceso de incorporación y flujo de trabajo. Integra estos resultados con plataformas de experiencia del empleado para garantizar una gestión continua.
Pasos para crear un flujo de trabajo de incorporación
El flujo de trabajo de incorporación describe los pasos necesarios para evaluar el progreso de los nuevos empleados y proporcionar una hoja de ruta que facilite la integración. Sigue el siguiente proceso para crear un flujo de trabajo de incorporación.
Definición de los objetivos
Explica claramente lo que quieres conseguir con tu proceso de incorporación, por ejemplo, enseñar a los nuevos empleados las medidas reglamentarias y de cumplimiento o fomentar una cultura colaborativa. Asegúrate de que tus objetivos se puedan medir y de que estén directamente relacionados con el desempeño de los empleados.
Diseño del proceso de incorporación
Crea un plan estructurado que describa las fases de incorporación en un cronograma. Dentro de las fases, define los pasos u objetivos que deben completarse, asigna la responsabilidad a las partes interesadas y recopila el material necesario. Por ejemplo, si la fase de formación incluye el cumplimiento de la normativa, asigna a una persona con conocimientos para que supervise la tarea y se asegure de que la documentación está lista.
Implementación del flujo de trabajo de la solución
Coordínate con los equipos pertinentes para garantizar que el proceso de incorporación se desarrolle sin problemas. Una plataforma de gestión de servicios de TI (ITSM) como Jira Service Management puede ayudar a gestionar el hardware, el software y el acceso a la red necesarios, lo que permite llevar un seguimiento eficiente de los procesos. Las mejores prácticas de automatización de recursos humanos también proporcionan una implementación coherente y repetible de tu flujo de trabajo.
Supervisión y recopilación de opiniones
Recopila las opiniones de los nuevos empleados y sus directivos mediante encuestas, entrevistas y métricas de rendimiento para evaluar el proceso de incorporación. Hay cuestiones que, aunque sean evidentes para los empleados más veteranos, pueden resultar confusas para alguien que acaba de empezar. Presta mucha atención a si los nuevos empleados se sienten preparados para realizar las tareas y se sienten cómodos haciendo preguntas.
Evaluación y perfeccionamiento
Revisa los objetivos que has definido para el proceso de incorporación a fin de analizar los comentarios y los datos de rendimiento. Identifica las áreas de mejora y realiza los ajustes necesarios para aumentar la eficacia del proceso de incorporación. Delimita y aborda los problemas, teniendo en cuenta que los empleados que no han superado el proceso, incluso los despedidos, pueden aportar información valiosa para mejorar el proceso de incorporación.
Prácticas recomendadas para un flujo de trabajo de incorporación exitoso
Seguir estas prácticas recomendadas puede contribuir al éxito de tu flujo de trabajo de incorporación:
- Personalizar el proceso. Identifica las necesidades de cada nuevo empleado en función de su puesto en la empresa. Crea un flujo de trabajo de incorporación que oriente al éxito, y que sea específico y factible.
- Comunicar las expectativas con claridad. El flujo de trabajo de incorporación es un mapa de las tareas que esperas que el nuevo empleado realice correctamente. Incluye los resultados esperados, medidas claras del éxito y la persona responsable de supervisar su finalización.
- Mejorar continuamente. Recopila los comentarios de los nuevos empleados y gestores durante y después de la incorporación. Compara los comentarios con tus objetivos y ajusta continuamente el proceso para optimizar los resultados.
El software de incorporación, como Jira Service Management, te permite automatizar, supervisar y mejorar continuamente el proceso de incorporación y el flujo de trabajo. Jira Service Management incluye una nueva plantilla de incorporación de empleados con prácticas recomendadas integradas que ayudan a garantizar una experiencia de incorporación exitosa.
Mejora la eficacia de la incorporación con Jira Service Management
Crear un proceso de incorporación eficiente con flujos de trabajo basados en los roles mejora la retención de los empleados mucho después de que los nuevos empleados se conviertan en miembros productivos de tu equipo. Una plantilla de flujo de trabajo de incorporación de empleados ofrece un esquema claro de las expectativas, una secuencia y un calendario estructurados, y métricas de éxito, todo ello fundamental para atraer a los nuevos empleados y capacitarlos para que prosperen.
Jira Service Management puede agilizar la incorporación con plantillas, prácticas recomendadas, automatización del flujo de trabajo, seguimiento de tareas y mejoras continuas. Se integra con otras herramientas de recursos humanos para la gestión de la experiencia de los empleados, la gestión del rendimiento y mucho más.
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