Pianificazione di progetti a regola d'arte

Un piano non consiste solo in task e date. Un buon piano inizia ponendosi alcune domande chiave e documentando le risposte:

• Quali sono i traguardi e gli obiettivi?
• Chi sono le parti interessate?
• Qual è il budget?
• Quali sono i risultati finali?
• Chi fa parte del team di progetto e che ruolo avrà?
• Qual è la scadenza finale? Ci sono altre milestone?
• Chi fornisce feedback e approvazione finale sui risultati?

Le risposte a queste domande offriranno a tutti una panoramica di alto livello di cosa aspettarsi man mano che il progetto avanza.

Il passo successivo consiste nel decidere di cosa avrai bisogno per portare a termine il progetto. Inizia a pensare a quanto impegno richiederà ogni task e a chi può prendere l'iniziativa. Tieni conto di eventuali risorse o fornitori esterni all'azienda. Non dimenticarti del processo di revisione, nonché del feedback e dell'approvazione di cui avrai bisogno prima della consegna.

Può sembrare ovvio, ma non pianificare alla cieca. Rivolgiti a tutti i membri del team e ai fornitori per discutere del progetto, ottenere il loro consenso e confermare il loro impegno a portare a termine i rispettivi incarichi. Eviterai inutili frustrazioni e stress assicurandoti che tutti facciano la loro parte.

Prima di redigere un piano, devi conoscere tutti i fatti. Leggi l'RFP, l'ambito di lavoro o la panoramica del progetto e prendi appunti. Sii scrupoloso. Documenta le decisioni e chiarisci tutte le questioni in sospeso, tra cui:

• Obiettivi e traguardi
• Aspettative del cliente (o dello sponsor del progetto)
• Composizione del team di progetto e processo decisionale
• Altre parti interessate e loro aspettative

A questo punto, è importante anche identificare eventuali ostacoli o preoccupazioni:

• Il team ha già affrontato un progetto simile in passato? Ha bisogno di ulteriore supporto o formazione?
• Qual è la scadenza del progetto? Ci sono problemi che potrebbero influire sulla consegna finale?
• Quanto è reattivo il cliente o lo sponsor del progetto? La sua programmazione influirà sulla tempistica complessiva?

Queste sono spesso domande difficili da porre, ma esaminarle in anticipo eviterà brutte sorprese in futuro.

Inoltre, prenditi un minuto per pensare a come puoi raggiungere il tuo obiettivo. Oltre a consegnare il progetto, cos'altro puoi fare per superare le aspettative? (Guarnisci i waffle con NutellaⓇ. Nessuno ti odierà per questo.)

Una volta delineato un piano del progetto, fai un controllo con i membri del team per un test di prova. Ricorda: i membri del tuo team sono esperti che sanno come realizzare il progetto, quindi fai un favore a te stesso e chiedi il loro contributo.

Questa è la tua occasione per lanciare le tue idee e sfidare il team a migliorarle. C'è un modo più veloce o più creativo per realizzare questo progetto? Possiamo semplificare il processo di approvazione? Abbiamo bisogno di qualcos'altro?

Un altro vantaggio del ritorno al team è quello di creare un tono aperto e favorevole al feedback per il progetto. Inoltre, crea fiducia e stimola il team a lavorare insieme verso un obiettivo comune.

Dopo aver aggiunto le note del team, sei pronto a redigere il piano di progetto dettagliato (un suggerimento: prova uno strumento di pianificazione progetti online). Includi quanto segue:

• Tutte le informazioni pertinenti al progetto, anche se sembrano ovvie: nome del cliente, nome del progetto, numero di versione e data di consegna
• I risultati del progetto con le date di inizio e fine
• La persona responsabile di ogni task
• La durata dei task e le dipendenze
• I dettagli delle attività ed eventuali note esplicative
• Rischi o potenziali ostacoli

Man mano che tu e il tuo team acquisite familiarità con il processo, la pianificazione del progetto diventerà più efficiente e i tuoi piani di progetto più efficaci e potenti. La pratica rende perfetti e scrivere un piano di progetto non è diverso.

Tutto pronto? Ci sei quasi. Devi solo condividere il piano finale con tutti i membri del team e i fornitori, in modo che possano rivedere le rispettive responsabilità e scadenze. Conferma che le parti interessate sono d'accordo con gli obiettivi generali, i risultati, i tempi e il budget.

Sono tutti d'accordo? Una volta ottenuto il loro consenso, è il momento di eseguire il progetto. Ma grazie a un lavoro preliminare attento e ponderato, hai ottenuto questo risultato.

Il primo passo della pianificazione strategica di un progetto è lo sviluppo di una vision e di una mission. Una dichiarazione di vision definisce l'obiettivo finale di un'organizzazione. Una buona dichiarazione non descrive solo ciò che l'organizzazione fa quotidianamente, ma anche il più grande successo dell'azienda. Dovrebbe ispirare tutti a immaginare il massimo impatto del proprio lavoro.

Ecco alcuni esempi di dichiarazioni di visione che fanno centro:

• Atlassian: aiutare i team di tutto il pianeta a far progredire l'umanità attraverso il potere del software.
• Alzheimer's Association: un mondo libero dal morbo di Alzheimer.
• Tesla: creare l'azienda automobilistica più avvincente del XXI secolo promuovendo la transizione verso i veicoli elettrici in tutto il mondo.

Dal lato opposto c'è la mission, una dichiarazione più concreta e orientata all'azione che descrive ciò che un'organizzazione fa e come lo fa. Una dichiarazione di mission va al sodo e chiarisce il "chi", il "perché" e il "cosa" di un'azienda.

Queste dichiarazioni di mission soddisfano tutti i requisiti:

• Make-A-Wish: la missione di Make-A-Wish International è quella di esaudire i desideri di bambini affetti da patologie potenzialmente letali per arricchire l'esperienza umana con speranza, forza e gioia
• Starbucks: ispirare e nutrire lo spirito umano. una persona, una tazza e un quartiere alla volta.
• Southwest Airlines: la mission di Southwest Airlines consiste nel garantire la massima qualità del servizio al cliente con un senso di calore, cordialità, orgoglio individuale e spirito aziendale.

Quando un'organizzazione cresce e raggiunge dei traguardi, i leader possono combinare le dichiarazioni di vision e mission in un'unica dichiarazione più ampia e ispiratrice.

Una volta definite la vision e la mission, è il momento di capire cosa fare concretamente. È il momento di fissare gli obiettivi!

Ovviamente, gli obiettivi sono essenziali per il successo di qualsiasi azienda; è piuttosto difficile arrivare a destinazione se non si sa dove si sta andando. Quando crei i tuoi obiettivi, tieni le dichiarazioni della tua mission e della tua vision su una nota adesiva sul monitor, in modo da ricordarti di allineare tutte queste dichiarazioni in un percorso coeso.

Potresti essere arrivato al tuo obiettivo grazie a un sogno che hai fatto da quando hai imparato ad allacciarti le scarpe, a un brainstorming stimolante (di cui parleremo più avanti), a una necessità finanziaria o a un istinto. In pratica, ovunque. I risultati possono essere molto diversi, ma alcuni di essi sono comuni:

• Aumenta la produttività
• Ridurre le spese correnti
• Migliorare il servizio clienti
• Aumentare la notorietà del marchio
• Trovare una temperatura ottimale per l'ufficio che metta tutti d'accordo

Gli obiettivi aziendali sono le azioni misurabili che devi intraprendere per raggiungere i tuoi scopi. Aiutano i tuoi dipendenti a capire cosa ti aspetti da loro.

Ad esempio, se l'obiettivo è migliorare il servizio clienti, gli obiettivi potrebbero essere l'aumento del personale del servizio clienti o l'implementazione di una nuova politica che garantisca ai clienti di ricevere una telefonata di risposta entro un determinato periodo di tempo.

Con gli obiettivi aziendali chiari e decisi che hai appena fissato, ognuno può fissare i propri target per raggiungerli. In questo modo, i dipendenti lavorano tutti nella stessa direzione ma compiono passi diversi per arrivare allo stesso traguardo.

Successivamente, devi trasformare gli obiettivi e i traguardi in un piano d'azione. Ciò significa che dovrai suddividere gli obiettivi a lungo termine in milestone specifiche e raggiungibili. Da qui, potrai creare una tabella di marcia più dettagliata che indichi le attività quotidiane a cui dovrai dare priorità.

Un buon piano d'azione include tutto ciò di cui la tua azienda ha bisogno per portare a termine le attività nei minimi dettagli, come ad esempio:

• Chi dirige il lavoro
• Quali team sono coinvolti
• Task e responsabilità
• Investimenti richiesti
• Milestone fondamentali

Nel corso del tempo, i dettagli possono cambiare ed evolversi, ma disporre di un piano concreto offre chiarezza e direzione sia al team che si occupa del lavoro più impegnativo, sia all'organizzazione in generale.

Non è odioso quando, dopo aver lanciato un progetto, ti ritrovi in un vicolo cieco per l'approvazione? Tutti noi abbiamo affrontato degli ostacoli in attesa che qualcuno (chiunque!) dicesse, "facciamolo". Puoi evitare questi blocchi nella tua azienda passando il testimone a diversi livelli dell'organizzazione, concedendo loro l'autorità di prendere rapidamente decisioni e portare a termine il lavoro.

Sebbene la maggior parte dei responsabili delle decisioni siano i team leader, soprattutto quando si tratta di prendere la decisione finale, il resto del gruppo dovrebbe avere molta influenza. I migliori decisori collaborano e accolgono le competenze e le diverse prospettive del team. Inoltre, si ricordano di pianificare gli imprevisti e di creare un piano B e C in modo che tutti possano cambiare rapidamente marcia se le cose vanno male.

Questi schemi, noti anche come diagrammi a lisca di pesce o diagrammi di Ishikawa, aiutano a individuare i problemi prima che sia troppo tardi. Uno schema causa-effetto mostra la relazione tra tutti i fattori che portano a una situazione. Identifica le cause significative, le suddivide in sotto-cause e indica i risultati probabili.

Gli schemi causa-effetto sono uno strumento eccellente per la gestione del rischio, ma non includono elementi soggettivi come la probabilità o la gravità. Si limitano a considerare i fatti.

Per progetti grandi e complicati con molte attività in corso contemporaneamente, l'analisi del percorso critico può essere molto utile. Per individuare il percorso critico, basta osservare l'attività più lunga del piano e misurare il tempo necessario per completarla dall'inizio alla fine. Capire quali sono i task critici e quelli non critici previene le incongruenze temporali e i colli di bottiglia del processo. Si tratta di una tecnica eccellente per la gestione di grandi progetti con molteplici dipendenze, ma può essere troppo complessa per progetti più piccoli.

Il diagramma di Gantt è un tipo di diagramma a barre che illustra la programmazione di un progetto. Elenca i task sull'asse verticale e gli intervalli di tempo sull'asse orizzontale per aiutarti a pianificare, coordinare e monitorare attività specifiche. Costituisce inoltre una rappresentazione visiva dei progressi compiuti che può essere utilizzata nei report sullo stato di avanzamento. Un diagramma di Gantt è utile per quasi tutti i progetti, in quanto consente di "vedere" facilmente l'intero lavoro dall'inizio alla fine e, se necessario, di passare al piano B.