Linee guida per la definizione degli obiettivi per coordinatori di progetto e aspiranti giocolieri

Quiz flash: perché è importante stabilire degli obiettivi? La definizione degli obiettivi, che non è semplicemente un elenco di cose da fare o una direzione da seguire, offre molti vantaggi, tra cui:

Non è difficile pensare a ciò che tu e il tuo team volete realizzare. In un giorno specifico, potresti far vedere alla lista delle cose da fare chi è che comanda, condurre una fantastica sessione di brainstorming con il tuo team e scegliere il costume di gruppo che ti farà vincere il concorso aziendale.

Hai la mente piena di cose che vorresti fare. Ma il problema è realizzarle.

È questo il bello della definizione degli obiettivi. Ti induce a riflettere sulle tue necessità e crea una tempistica per portare tutto a termine. Ponendo queste basi, potrai concentrare meglio i tuoi sforzi e le tue energie su ciò che più desideri conquistare.

Nel nostro concetto di definizione degli obiettivi abbiamo usato la parola "processo". Questo perché si tratta di un'attività che non dovrebbe essere svolta a caso, ma richiede un approccio strutturato.

La maggior parte dei framework e delle teorie forniscono l'indicazione di essere specifici, prendere in considerazione metriche importanti, fissare una data di fine e porre le basi per trasformare il proprio obiettivo in realtà.

Questa struttura ti consente di monitorare i progressi compiuti e di rimanere sulla strada giusta molto più di quanto faresti se avessi solo un'ambizione vaga in testa.

Stabilire un obiettivo è qualcosa di molto più permanente e definito di limitarsi a volerlo raggiungere (prima o poi).

È questo il punto. La definizione degli obiettivi aumenta la responsabilità per te e il tuo team e questo significa che sei molto più incentivato ad andare avanti.

Dai impulso alla tua motivazione condividendo l'obiettivo con una persona di cui ti fidi (ad esempio un membro del team). In uno studio della Dominican University, il 70% dei partecipanti che hanno fissato un obiettivo e poi hanno inviato aggiornamenti sui progressi a un amico ha dichiarato di averlo raggiunto.

Anche tu vuoi provare il dolce sapore della vittoria, vero? Ecco cosa devi fare.

In un certo senso, fissare un obiettivo potrebbe essere semplice come scaricare un podcast da ascoltare durante il tragitto che compi ogni giorno per andare al lavoro. Se segui un framework, devi assicurarti che tutto funzioni senza intoppi. Ecco alcuni aspetti da considerare:

• Obiettivi SMART: SMART è l'acronimo di Specific (Specifico), Measurable (Misurabile), Achievable (Realizzabile), Relevant (Rilevante) e Time-bound (Vincolato da scadenza). Quando utilizzi SMART, i tuoi obiettivi si considerano raggiunti se riflettono queste quattro caratteristiche. Per iniziare, scopri maggiori dettagli sugli obiettivi SMART e alcuni esempi di obiettivi SMART.
• Obiettivi e risultati chiave (OKR): definendo gli OKR, definisci obiettivi di alto livello, qualitativi e ambiziosi, e assegni un risultato e un responsabile a ciascuno di essi. In seguito utilizzerai il punteggio OKR a intervalli regolari per controllare i tuoi progressi, rilevare gli obiettivi che potrebbero non essere raggiunti e correggere la rotta, se necessario.
  
  In Atlassian utilizziamo questa metodologia di definizione degli obiettivi e disponiamo anche di un pratico modello OKR che puoi utilizzare per svolgere questa attività in autonomia. Puoi anche dare un'occhiata a questo manuale per altre best practice sugli OKR ed esempi di OKR.
• Indicatori di prestazioni chiave (KPI): i KPI vengono spesso confusi con gli OKR. Tuttavia, un confronto tra OKR e KPI mette in evidenza le differenze. A differenza di un OKR, i KPI richiedono l'assegnazione di un obiettivo misurabile a un progetto o processo esistente, ad esempio migliorare l'efficacia del tuo team di assistenza clienti o assegnare un KPI di un numero specifico di ticket clienti risolti a settimana. I KPI utilizzano anche i cosiddetti "indicatori principali" e "indicatori di ritardo" per prevedere i risultati futuri invece di dimostrare quelli ottenuti in passato nel raggiungimento dei risultati.

Non esiste un unico framework giusto. La scelta si baserà sulle tue esigenze e su ciò che ti permetterà di diventare facilmente un giocoliere che fa roteare i bastoni ardenti mentre pratica lo sci nautico.

Indipendentemente dal framework utilizzato, è importante essere specifici su ciò che si intende raggiungere. È difficile lavorare con obiettivi vaghi come "fornire un servizio migliore ai clienti" e "essere un team più felice", ed è ancora più difficile monitorare i progressi raggiunti per raggiungere obiettivi così nebulosi.

Ecco perché devi cercare di andare ancora più a fondo per individuare un obiettivo finale specifico. Chiediti cosa significhi realmente essere un team più felice. Potrebbe significare avere più tempo per stare con gli altri al di fuori del lavoro. È un'idea, ma come farlo? Ad esempio, organizzando regolarmente happy hour ed eventi a livello di team programmati.

Man mano che procedi nell'analisi per andare al nocciolo della questione, potresti individuare un obiettivo molto più chiaro, ad esempio: "Pianificare le attività regolari del team". È una frase che fornisce indicazioni più precise rispetto a "Essere un team più felice".

Hai definito l'obiettivo, ma ora devi decidere qual è il momento in cui puoi affermare di averlo raggiunto. Devi capire cosa si intende per "successo".

Torniamo all'esempio precedente del team che desidera migliorare i rapporti personali al di fuori del lavoro. Cosa significa organizzare "regolarmente" questi incontri? Con quale frequenza? Individua un numero preciso di incontri che ritieni di poter organizzare, in modo da responsabilizzarti.

Al termine, il tuo obiettivo potrebbe essere, ad esempio: "Pianificare almeno un'attività mensile a livello di team".

Ora sai esattamente cosa ti aspetti da te stesso e dal tuo team, ma ricorda che questo non è un esercizio da svolgere una tantum. In realtà devi seguire e monitorare il tuo rendimento. Nel team di Confluence utilizziamo Obiettivi, segnali e misure per tenere d'occhio lo stato di avanzamento dei nostri obiettivi. Ulteriori informazioni su questi contenuti sono disponibili in questo playbook.

Gli obiettivi di solito non restano uguali all'infinito: si concludono oppure si evolvono.

Ed è in questo ambito che entra in gioco la scadenza, soprattutto per gli obiettivi che non richiedono un impegno quotidiano. Stabilisci una data di fine in modo da sapere esattamente quanto tempo hai a disposizione per raggiungere l'obiettivo.

La scadenza può essere una data, un periodo di tempo, un grande momento futuro o tutte e tre le cose. Ad esempio, quando organizzi attività extralavorative per il team e definisci una scadenza, l'obiettivo potrebbe diventare: "Pianificare almeno un'attività a livello di team al mese e condividere il calendario dei prossimi eventi entro il primo giovedì di ogni trimestre".

Avere una data di fine fissa ti mantiene in carreggiata perché sai che non hai a disposizione un tempo illimitato per svolgere l'attività.

Scrivi su una nota l'obiettivo su cui hai lavorato così duramente e poi metti la nota in un luogo che guardi ogni giorno, ad esempio sul monitor del computer o sullo specchio del bagno. Aggiungila al calendario o all'assistente smart del telefono oppure informa i membri del team e chiedi loro di aiutarti a rispettare le scadenze contattandoti regolarmente.

Naturalmente, scrivere l'obiettivo non è un'azione che ti vincola a livello legale. Tuttavia, ti sorprenderebbe vedere come, anche senza la minaccia di un'azione legale, questo gesto può aumentare le tue possibilità di raggiungere ciò che ti sei prefissato di fare.

Nello studio della Dominican University che abbiamo citato in precedenza i partecipanti raggiungevano i propri obiettivi con una maggiore frequenza se li scrivevano, anche se in realtà non li condividevano con nessuno. In un altro studio di Harvard Business è emerso che il 3% dei laureati con un MBA che aveva scritto i propri obiettivi ha finito per guadagnare 10 volte più di tutto il restante 97%, a distanza di soli 10 anni dalla laurea.

Quando scrivi l'obiettivo, tieni tutti i dettagli in un'unica posizione: la scadenza, il piano d'azione e le eventuali risorse di supporto di cui potresti aver bisogno, ad esempio, le istruzioni di un gioco di carte o un registro del tuo tempo di allenamento. Confluence è uno strumento fantastico per documentare gli obiettivi, monitorare i progressi e riunire le informazioni di supporto, poiché la sua flessibilità lo rende scalabile in base alle modifiche apportate all'obiettivo.

Ce l'hai fatta: sei concentrato, motivato e esperto di traguardi ampiamente raggiunti. E questo è tutto. Hai finito!

Ora che sei un campione certificato di traguardi, potresti avere molti altri obiettivi da raggiungere in un determinato momento. Purtroppo, ci sei solo tu e clonarsi non è ancora possibile. Inoltre, cercare di raggiungere troppi obiettivi contemporaneamente è come fare il giocoliere roteando i bastoni ardenti sugli sci d'acqua (e con gli occhi bendati). La tua attenzione e la tua energia saranno disperse in ogni direzione.

Le probabilità di successo saranno maggiori se organizzi tutti gli obiettivi in ordine di importanza e valore. Inizia da quello in cima all'elenco e poi prosegui con gli altri.

Una matrice di definizione delle priorità può essere utile. Ti guiderà nella classificazione degli obiettivi in base alla loro urgenza e al loro impatto, così puoi avere la certezza di iniziare con l'impegno più importante.

Se l'obiettivo fosse solo definire l'obiettivo, le cose molto sarebbero molto più semplici, ma è un approccio che non ti porterà molto lontano.

È qui che molti team e persone si rivelano non all'altezza della situazione. Presumono che dire equivalga a fare. Evita questa trappola creando un piano d'azione.

Il tuo obiettivo è talmente impegnativo che non sai da dove iniziare? Ti aiutiamo noi.

Ecco il piano: rompi quella roccia enorme in pezzi più gestibili e delle dimensioni di ciottoli. Ad esempio, se stai lanciando la campagna di candidature spontanee della tua azienda per il prossimo anno, potresti suddividere il progetto in questo modo:

• Individua i benefit che sono cambiati rispetto allo scorso anno.
• Modifica i documenti e aggiorna i grafici.
• Annuncia le modifiche nell'ambito della riunione generale dell'azienda.
• Programma e pianifica le candidature spontanee.
• Aggiorna il sito Web aziendale e il materiale per l'onboarding.

Se suddividi un obiettivo di grandi dimensioni in elementi più piccoli, iniziare sarà molto più facile e incuterà meno timori. Inoltre, tiene alta la tua motivazione offrendoti piccole vittorie lungo il percorso. È tutto riconducibile al principio del progresso, secondo il quale le piccole vittorie possono essere un potente stimolo per continuare ad andare avanti.

Cosa ti serve per raggiungere ogni milestone e iniziare a cantare vittoria? Quali forniture, quanto tempo e quali competenze ti aiuteranno in ogni fase verso l'obiettivo finale?

Se vuoi essere pronto ad annunciare i cambiamenti in occasione della prossima riunione generale dell'azienda, sai che devi essere pronto entro il primo giovedì del prossimo mese. Questo significa che devi darti da fare, soprattutto perché pensi che il tuo team impiegherà almeno una settimana solo per definire le modifiche e aggiornare tutta la documentazione.

Descrivi subito ciò di cui hai bisogno, così puoi iniziare a pianificare e mettere a disposizione le risorse, con la speranza che questo ti aiuti a stare alla larga da frustranti colli di bottiglia quando stai lavorando per raggiungere l'obiettivo.

Hai le tue milestone e una solida conoscenza di ciò di cui hai bisogno. Ma il tuo approccio è ancora un po' confuso e non hai le idee chiare su come iniziare a svolgere concretamente il lavoro. È il momento di inserire le milestone in un flusso di lavoro.

Il tuo ultimo passo nella definizione degli obiettivi è l'inserimento delle milestone in un ordine che abbia senso, utilizzando criteri come l'importanza o il tempo necessario per ogni obiettivo oppure una sequenza prestabilita che la dirigenza ti ha chiesto di seguire.

Per la campagna di candidature spontanee della tua azienda, sai che non puoi aggiornare il sito Web e i materiali per l'onboarding finché non modifichi tutti i documenti e i grafici interni pertinenti. Non puoi farlo finché non comprendi che cosa è cambiato rispetto allo scorso anno.

Dopo aver spostato le tessere del mosaico, hai creato una roadmap che puoi seguire fino alla fine. Scatenati con la danza della felicità e poi mettiti al lavoro!

Che si tratti di correre una maratona o di rivedere un processo obsoleto utilizzato dal team, le tue ambizioni personali e a livello di team ti danno la spinta giusta per andare avanti. Indugiare non aiuta a fare passi avanti.

Il processo di definizione degli obiettivi ti offre dei passaggi stabiliti che puoi seguire per fissare un obiettivo chiaro e trovare la motivazione giusta per procedere.

Seguili e sarai sulla strada buona per spostare i tuoi obiettivi dall'elenco delle cose da fare a quello delle cose fatte. Noi facciamo il tifo per te!