オフボーディング プロセスを理解する

• 好ましい従業員エンゲージメントを促進する: 効果的なオフボーディング プロセスは、好ましい従業員エンゲージメントを大幅に促進します。退職時にポジティブな経験をして前向きな気持ちを抱いている従業員は、他の採用候補者を推薦したり顧客を紹介したりする傾向があります。
• 評判のリスクが少ない: 退職時にネガティブな経験をした従業員は、自分の経験や以前の雇用主について否定的な意見を述べる傾向があります。これは、会社の評判にとって大きなリスクとなる可能性があります。
• 従業員の満足度と生産性が向上する: オフボーディングは、社内の従業員ジャーニーに大きな影響を与える可能性があります。オフボーディングを含む従業員管理は、ビジネスを推進するテクノロジーやサービスに対する従業員の関わり方や認識にも直接影響を及ぼす可能性があります。ITIL (IT サービス ライフサイクル管理のための IT インフラストラクチャ ライブラリ フレームワーク) には、オフボーディングのための従業員管理プラクティスが含まれています。

Zippia は次のようにも報告しています。

• 調査した企業の 58% が正式なオンボーディング プロセスを実施しているものの、正式なオフボーディング プロセスを実施しているのはわずか 29% である。
• 従業員の 98% が、退職者面接で提供するフィードバックは会社にとって不可欠で役立つ可能性があると考えているが、オンラインでそのような対話を実施しているのはわずか 30 - 35% であり、対面での実施は 15% 程度と低い割合である。
• データ侵害の 60% が社内で発生しており、その 3 分の 2 は悪意のある意図的なものである。
• 退職した従業員の 89% が、以前の職場のプライベート アプリケーションやデータへのアクセス権を保持している。

従業員および会社にとって、退職するすべての従業員による引き継ぎを円滑に中断なく行うのが理想的です。堅実なオフボーディング ポリシーと実践によってこれを実現できます。オフボーディング チェックリストでは、関連するすべての責任と知識を、退職する従業員から後任者や以前のチーム メンバーに伝達することに重点を置く必要があります。こうすることで、事業運営の中断を最小限に抑えられます。

従業員満足度と従業員および企業の業績の間には直接的な関係があります。効果的なオフボーディングでは、退職する従業員に配慮し、敬意を示します。結果として、円満退職する従業員が現在および将来の従業員や顧客に、自社について好意的な印象を伝えてくれます。

円満退職する従業員は、会社のコンピューターをハッキングしようとしたり、会社について否定的な噂を広めようとしたりする可能性も低くなります。また、効果的なオフボーディングによって在籍するスタッフの士気が高まり、定着率の向上、従業員の離職率の低下、積極的な職場文化に好影響をもたらします。

会社でのオフボーディングの対処方法は、会社の価値観とプロ意識を反映しています。これが、雇用主として、および企業としての評価に直接影響します。一貫して積極的なオフボーディングを実施すると、会社のブランドを高め、優秀な人材を引き付けて維持できます。

Verizon の 2023 年データ漏洩/侵害調査報告書によると、データ漏えいの 17% は社内関係者によるものだということです。オフボーディングが不十分な従業員によって意図的または偶発的に引き起こされたデータ侵害の脅威は、重大な財務上のリスクを伴います。2023 年の世界でのデータ漏洩の平均コストは $445 万でした。

効果的なオフボーディングには、機密情報へのアクセス権の即時取り消しや、会社のあらゆる情報資産の回収を含める必要があります。これにより、データ侵害、盗難、法的紛争が生じる可能性を大幅に減らすことができます。

適切なオフボーディング手順によって、データやネットワークのセキュリティ、知的財産保護、プライバシーに関連するリスクを軽減できます。文書化された、一貫性のあるオフボーディング プロセスは、HIPAA、SOC 2、ISO/IEC 27001、ITIL などの規制、業界のフレームワークや標準への準拠にも役立ちます。

従業員が退職することになったらすぐに関連するチームに通知します。または、関連するチームが、まずは財務、人事、IT、セキュリティの各部門に通知します。退職する従業員の具体的な責任に応じて、通知を追加する必要があります。

オフボーディング ソフトウェア ツールを利用すると、通知プロセスを一貫して実行できます。Jira Service Management の機能では、必要な通知を自動化して追跡し、確認をリクエストして取得します。返信が遅い、または返信がない場合にはフォローアップしてエスカレートできます。

退職する各従業員との退職者面接を、対面またはバーチャルでスケジュールします。フィードバックを収集することや、退職する従業員、以前のチーム、企業が円滑に引き継ぎを行うことに集中します。

Jira Service Management では、退職する従業員のフィードバックを収集して追跡できます。シームレスで中断のないオフボーディングを実施できれば、あなたの企業はより優れた人事サービス エクスペリエンスを提供できるようになります。

オフボーディング プロセスでは、退職する従業員から会社の所有物をすべて確実に回収する必要があります。例として、アクセス カード、会社支給のノート パソコン、携帯電話、タブレット、他の機器です。

資産管理のプロセスとツールを利用して、回収する所有物を特定できます。Jira Service Management には、資産管理データベースとの統合などの資産管理機能が備わっています。

退職する従業員が保持している、会社のシステム、データベース、物理的な施設へのアクセス権を速やかに取り消します。退職者面接時に、退職者とすべての関連チームにアクセス権の失効について通知し、すべての関係者からの確認を得るようにします。Jira Service Management ではこれらのタスクを自動化して、一貫性を高め、より効果的にリスクを回避できます。

退職する各従業員に、自分のワークフローやプロセスを文書化するよう促します。これにより、退職者の後任者やチーム メンバーへの知識の伝達が迅速化します。この情報を取得して、Jira Service Management で作成したナレッジ ベースなど、簡単にアクセスできるナレッジ マネジメント システムに保存します。

退職するすべての従業員に、オフボーディング プロセス全体でのサポートなど、積極的かつ効率的なエクスペリエンスを提供します。この支援は、最終の給与明細受領や給付金の継続に関するガイダンスから、雇用や精神的および感情的サポートの提供者を探すサポートまで多岐にわたります。

Jira Service Management では、サポートと支援に関するリソースを簡単に検索、管理、共有できます。これらのリソースを会社のナレッジ マネジメントの取り組みに含めましょう。

効果的なオフボーディングによって、会社や退職するすべての従業員は多くのメリットを得られます。求人、採用、定着率向上に取り組むうえで、ベスト プラクティスに基づいてオフボーディング プロセスを開発、実行し、一貫して実施することが重要です。また、企業のブランドと評価を維持し、強化することにもなります。

自動化によって、会社に最適なオフボーディング プロセスとポリシーを作成できます。Jira Service Management の自動化やナレッジ マネジメントの機能により、業務を合理化し、手作業によるエラーを減らし、一貫性のある手順を確保できます。

また、Jira Service Management は他の複雑な人事ワークフローにも役立ち、AI を活用したサポートを利用して、従業員のリクエストに迅速に対応できます。

オンボーディングとは、新入社員を会社に迎え入れることです。オフボーディングは、会社を退職する従業員の離職プロセスの管理に重点を置きます。どちらも、従業員の士気と定着率、企業に対する意見、会社とブランドに対する全体的な認識に大きな影響をもたらします。

オフボーディングを成功させるには、すべての関係者と明確で一貫したコミュニケーションを取る必要があります。会社は、関連するすべてのプロセスやタスクについて最新のドキュメントを作成し、維持する必要があります。

オフボーディングのプロセスを通じて、サポートを提供し、退職する従業員と積極的に交流し続けるようにすることが不可欠です。業務の中断を最小限に抑え、経営資源と知的財産を最大限に保護することに重点を置きます。

複数のチームが関与して、各オフボーディングの引き継ぎが包括的で円滑に進み、会社にとって有益であるようにします。財務、人事、IT、セキュリティの各チームから始めて、退職する従業員に関連する他の特定のチームを追加します。