ベロシティの高いチーム向けの ITSM
効果的なオンボーディング ワークフローを作成する方法
新入社員が企業文化に溶け込み、できるだけ早く生産的なチーム メンバーになるように支援することで、費用を節約し、従業員の定着率を高めることができます。オンボーディング プロセスを効果的に実施することは、新入社員が歓迎されていると感じ、会社の期待を理解する上で大いに役立ちます。
効果的なオンボーディング ワークフローは、契約書への署名、備品の注文、ポリシーの確認、トレーニング、試用期間における理解など、新規雇用に関わるプロセスのステップをマッピングします。これには、従業員が辞職するときのオフボーディング プロセスも含まれます。
この記事では、標準のオンボーディング プロセスの各段階とメリット、オンボーディング ワークフローの作成方法、そして Jira Service Management が最高のオンボーディング ソフトウェア プラットフォームである理由を説明します。
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オンボーディング ワークフローとは
従業員のオンボーディング ワークフローは、新入社員を会社に統合するためのプロセスを体系化します。これには個人が生産的なチームメンバーになるために必要なステップが定義されています。ワークフローには、会社の方針の確認、身元調査の実施、給与明細の設定など、すべての新入社員が踏むステップについて説明されています。そして、チーム ミーティングや専門トレーニングなど、役割に応じたステップも含まれています。
オンボーディング プロセスには、新入社員にとって必要なステップが定義されています。オンボーディング ワークフローでは、これらのステップが論理的に配列された具体的なタスクに整理され、プロセスが明確で達成可能なものになります。
オンボーディング プロセスがあることのメリット
新しい仕事を始めるという経験は誰にでもあることですが、その最初の数日間や数週間は大変なものです。必要な情報はどこにあるのか、誰に質問したらよいのか、どのように貢献すればよいのかが分からないかもしれません。詳細なオンボーディング プロセスがあると、新入社員は入社から間もない時期をうまく乗り切ることができ、歓迎されていると感じます。また次のようなメリットがあります。
従業員の定着率の向上: 従業員がうまくやれるように計画を立てることによって、新入社員の不安が軽減されます。新入社員は自分がこれから踏むべきステップを知り、進捗状況を追跡し、いつ、どのように貢献できるのかを理解すれば、チームに溶け込んだ後もずっと支えられていると感じるようになります。
- 生産性の向上: 新入社員の初日から完全に溶け込むまでのプロセスが視覚化されれば、新入社員はより早く会社に付加価値を与える存在になります。ほとんどの新入社員は、すぐにチームの一員として十分に機能することを望んでいます。効果的なオンボーディング プロセスとフローチャートは、新入社員がペースをつかむのに役立ちます。
- 文化へのスムーズな溶け込み: オンボーディング プロセスは、新入社員がドレスコード、コミュニケーション スタイル、一般的な期待など、会社の文化的な側面に溶け込むのに役立ちます。会社は採用したすべての新入社員がうまくいくことを願っていますが、オンボーディング プロセスは苦労している可能性のある新入社員を特定するのに役立ちます。新入社員が示す危険信号には、不適切な言葉遣いや、オンボーディング タスクを完了できないことやその他の問題が含まれます。
オンボーディング ワークフローの段階
オンボーディング ワークフローの段階はビジネス ニーズに応じて異なる場合がありますが、通常は 5 つの段階があり、各段階には明確な開始点と終了点があります。各段階は、パフォーマンス管理、従業員エクスペリエンス管理、従業員エンゲージメント戦略に関連する目標や目的と一致する場合がほとんどです。
プレボーディング
新入社員の入社開始日までにしなければならないタスクには、入社案内の送付、ハードウェアのセットアップ、ネットワークアクセスの確保、必要な書類への署名が含まれます。この段階には、従業員が初日から仕事を始めるために必要なことがすべて含まれます。
初日
新入社員にとって初日の体験が貴社への第一印象となります。チーム紹介、オフィス ツアー、会社の使命と価値の概要説明など、何を行うかについての予定を立てておきます。予定されているトレーニング、チェックイン ポイント、チーム ミーティングなど、最初の週に従業員が経験することも含めておきます。
トレーニングと能力開発
オンボーディングのワークフローでは、正式および非公式な学習機会の両方を考慮に入れる必要があります。新入社員が参加する研修と能力開発の概要を明確に伝えます。
たとえば、すべての新入社員のトレーニングは、会社が何を誰のために、なぜ生産しているのかを理解できるように包括的な製品のトレーニングから始まるかもしれません。経理の新入社員は、その後、会計プロセスについての役割に応じたトレーニングに進むことができます。それとは別に、製品開発の従業員は、知識を深めるためにユーザー受け入れテストに参加することがあります。
継続的な統合
継続的な統合では、チェックイン ポイント、メンター制度、その他の専門能力開発など、初期のオンボーディング期間のあとも従業員をサポートするために必要なステップが定義されます。
たとえば、製品デザイナーを雇用する場合、会社特有のスタイルやデザインのシステムについて習得する必要があるかもしれず、これには、従業員が作品を制作し始めるときに会社の基準を満たすよう、定評のあるデザイナーと提携することが含まれるかもしれません。この段階に従業員認識プログラムやその他のインセンティブを含めると、新入社員は会社とともに経験を積み重ねることができるようになります。
フォローアップ
新入社員が自分の役割、企業文化、そして会社のパフォーマンスを測定する方法について理解していることを確認するために、フォローアップを実施してください。このフェーズには、1 対 1 のミーティング、調査、パフォーマンス レビューなどが含まれます。フィードバックを集めることは、オンボーディング プロセスとワークフローを改善する機会にもなります。これらの成果を従業員エクスペリエンス プラットフォームと統合して、継続的な管理に役立ててください。
オンボーディング ワークフローを作成するためのステップ
オンボーディング ワークフローでは、新入社員の進捗状況を評価し、会社への統合を成功させるためのロードマップを提供するステップが概説されています。次のプロセスを使用して、オンボーディングワーク フローを作成します。
明確な目標を定義する
オンボーディング プロセスで達成したいことを明示します。たとえば、新入社員にコンプライアンスや規制措置、協力的な文化への参加について教えることなどがあります。目標が測定可能で、従業員のパフォーマンスに直接関係していることを確認します。
オンボーディングプロセスを設計する
オンボーディングのステップをタイムラインで概説する体系的な計画を立てます。各段階の中で、完了すべきステップや目標を定義し、利害関係者に責任を割り当て、必要な資料を収集します。たとえば、トレーニングの段階に規制遵守が含まれる場合は、見識のある人を任命してタスクを監督してもらい、必要書類がそろっていることを確認します。
ワークフローの実践
関連チームと連携して、オンボーディング プロセスがスムーズに進むようにします。IT サービス管理 (ITSM) プラットフォームである、Jira Service Management のようなツールは、必要なハードウェア、ソフトウェア、ネットワーク アクセスを管理したり、効率的なプロセスを追跡したりするのに役立ちます。HR の自動化のベスト プラクティスでは、ワークフローが一貫して繰り返し実行されます。
モニタリングしてフィードバックを収集する
調査、面接、パフォーマンス指標を使用して、新入社員とそのマネージャーから意見を収集し、オンボーディング プロセスを評価します。ベテランの従業員には当たり前のように思えることでも、仕事を始めたばかりの人には分からないかもしれません。新入社員はタスクを完了するための準備が整っていると感じているか、質問することに抵抗がないかどうかに細心の注意を払います。
評価して改良する
オンボーディング プロセスで定義した目標を見直して、フィードバックとパフォーマンス データを分析します。改善すべき分野を特定し、オンボーディング プロセスの効果性を高めるために必要な調整を行います。うまくいかなかった従業員や、たとえ解雇された従業員であっても、オンボーディング プロセスを改善するための貴重な情報を持っている可能性があることを念頭に置き、問題を明確にして対処します。
オンボーディング ワークフローを成功させるためのベスト プラクティス
次のベスト プラクティスに従うことで、オンボーディング ワークフローを成功させることができます。
- プロセスをパーソナライズする。会社での役割に応じて、各新入社員のニーズを特定します。成功への道筋を示すオンボーディング ワークフローを作成します。ワークフローは焦点を絞り、達成可能なものにします。
- 期待していることを明確に伝える。オンボーディング ワークフローは、新入社員に達成してほしいタスクをまとめたものです。期待される成果、成功の明確な測定基準、タスクの完了を監督する責任者が記載されていることを確認します。
- 継続的に改善する。オンボーディング中およびオンボーディング後に、新入社員やマネージャーからフィードバックを収集します。フィードバックを定めた目標と比較して、最善の結果を得るためにプロセスを継続的に微調整しましょう。
Jira Service Management のようなオンボーディング ソフトウェアを使用すると、オンボーディング プロセスとワークフローを自動化して監視し、継続的に改善できます。Jira Service Management には、オンボーディング エクスペリエンスを確実に成功させるのに役立つベスト プラクティスが組み込まれた、新入社員のオンボーディング テンプレートが含まれています。
Jira Service Management でオンボーディングの効率を高める
役割ベースのワークフローで効率的なオンボーディング プロセスを作成すると、新入社員がチームの生産的なメンバーになった後もずっと、従業員の定着率が向上します。従業員のオンボーディング ワークフロー テンプレートは、期待事項の明確な概要、体系化された順序とタイムライン、成功のメトリックを提供します。これらはすべて、新入社員を引き付け、成功に導くために重要です。
Jira Service Management では、テンプレート、ベスト プラクティス、ワークフローの自動化、タスクの追跡、継続的な改善により、オンボーディングを効率化できます。従業員エクスペリエンス管理やパフォーマンス管理などを対象とした、その他の人事ツールと統合できます。