Teraz, gdy masz już pojazd (Confluence) i paliwo (Jira Software), czas wrzucić pierwszy bieg i zoptymalizować cykl życia zarządzania projektami zespołu zgodnego z Agile. Te dwa napędy zapewniają solidne możliwości opracowane z myślą o rozwijaniu i zwiększaniu skali wraz z Twoją firmą. Niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym ekspertem od Agile, czy dopiero zaczynasz, funkcje i szablony oferowane przez te narzędzia mogą pomóc Twojemu zespołowi uwolnić potencjał tej metodyki.
Confluence i Jira integrują się bezproblemowo, aby zaoszczędzić czas Twojego zespołu, usprawnić proces rozwiązywania problemów i zmienić sposób, w jaki Twój zespół współpracuje nad projektami. Każde z tych narzędzi osobno oferuje ogromne korzyści na swój sposób. Razem stanowią niepowstrzymaną siłę, która pomoże Twojemu zespołowi wcielić wizję Agile w życie.
Zastanówmy się, jak wprowadzić te dwa narzędzia na każdym etapie sprintu Twojego zespołu.
Definicja „gotowego” i „ukończonego” produktu
Plan sprintu jest tworzony przez członków zespołu i jest unikalny dla każdego zespołu. Planowanie polega na tworzeniu backlogu produktu i określeniu zakres prac, które są wykonalne dla wszystkich członków zespołu podczas sprintu. Confluence i Jira pozwalają wspólnie opisać cel sprintu i zwizualizować, w jaki sposób Twój zespół zacznie nad nim pracować.
Planowanie sprintu w Jira Software
Jira Software obsługuje wszystkie metodyki Agile, w tym scrum, kanban, metodyki mieszane i inne. Jira stanowi pojedyncze źródło rzetelnych informacji na temat wszystkich prac realizowanych przez zespół podczas sprintu. Dzięki wstępnie skonfigurowanym szablonom do wyboru, które są w pełni dostosowywane i nieskończenie zwinne, Jira Software pomaga w przygotowaniu zespołu do osiągnięcia sukcesu.
Jira zawiera wbudowane przepływy pracy (do wykonania, w toku i ukończone), które można wykorzystać bez konieczności wprowadzania jakichkolwiek zmian. Można również zacząć od początku i utworzyć własny przepływ. Aby dokładniej dostosować przepływ pracy, wystarczy utworzyć dodatkowy status, który będzie odzwierciedlał potrzeby zespołu. Na przykład dodanie statusu „w trakcie przeglądu” wskazuje, że zanim zadanie będzie można oznaczyć jako ukończone, trzeba je poddać kontroli jakości. Możesz sprawić, aby rozwiązanie Jira pokazywało, jak pracuje Twój zespół, zgodnie z potrzebą.
Przed przejściem do procesu planowania dobrze jest określić definicje epików, historyjek i etykiet w zespole. Pomaga to uporządkować plan zespołu i tworzy przejrzysty harmonogram rozpoczęcia pracy z narzędziami. Wykorzystanie list kontrolnych w Jira tworzy również dodatkową warstwę dostępności i widoczności definicji zadań zespołu.
Aplikacja Jira Issue Checklist może automatycznie dodawać listy kontrolne definicji do każdej historyjki. Dzielenie historyjek Jira na lekkie zadania do zrobienia pozwala dodatkowo usprawnić proces, dzięki temu że każde zadanie ma jasno zdefiniowany zakres. Pamiętaj, że definicje będą się z czasem zmieniać, w miarę jak Twój zespół będzie się uczyć, rosnąć i doskonalić.
Planowanie sprintu w Confluence
Gdy zespół stworzy najlepsze praktyki w Jira, czas zacząć tworzyć dokumentację dla projektów Agile. Najlepszym sposobem na zarządzanie projektem jest stworzenie w Confluence przestrzeni projektowej dla całej odpowiedniej wiedzy. Przestrzeń projektowa działa jako jeden wspólny punkt kontaktowy pozwalający uzyskania szczegółowych szczegółów projektu, dzięki czemu Twój zespół ma łatwy dostęp do informacji.
Ważne jest, aby stworzyć zorganizowaną i ustrukturyzowaną hierarchię w Confluence. Oto dwa sposoby organizowania dokumentacji przez zespół:
- Utwórz przestrzenie dla każdego zespołu funkcjonalnego oraz strony dla wszystkich większych projektów lub inicjatyw.
- Utwórz przestrzeń dla każdego produktu oraz strony dla każdego wdrożenia lub cyklu wydania.
Confluence oferuje ponad 80 szablonów pomagających w utrzymaniu praktyk Agile i bieżącym informowaniu wszystkich członków zespołu. Szablon planowania sprintu to doskonały szablon na rozpoczęcie nowych projektów i zdefiniowanie celów sprintu.
Szablon sprintu retro pozwala rozliczać zespół ze zmian, które powinny zostać wprowadzone w następnym sprincie. Od planowania strategicznego przez wymagania produktu po aktualizacje statusu — w Confluence znajdziesz szablon, który będzie idealnie pasował do Twojego projektu.
Łączenie sił
Teraz, gdy Twój zespół jest już skonfigurowany z Jira, a dokumentacja Confluence jest uporządkowana, możesz połączyć strony Confluence z projektami Jira. Dzięki temu zespół ma dostęp do wszystkich kontekstów, informacji i możliwości śledzenia, których potrzebuje, aby z powodzeniem rozpocząć realizację zadań, bez uciążliwego przechodzenia między kilkoma aplikacjami.
W Jira możesz łatwo dodawać strony Confluence bezpośrednio w oprogramowaniu. W Confluence możesz połączyć przestrzenie projektu bezpośrednio z Jira. Teraz masz połączenie między wszystkimi powiązanymi stronami i dokumentacją!
Wskazówka dla profesjonalistów: możesz też szybko podjąć działania w przypadku brakujących elementów pracy, tworząc zadania bezpośrednio w Confluence! Wystarczy zaznaczyć tekst w dokumentacji, a integracja wypełni tekst w zgłoszeniu Jira.
Confluence i Jira przygotują Twój zespół na osiągnięcie sukcesu, tworząc łatwo dostępne, usprawnione podejście do procesu Agile. Dzięki temu oprogramowaniu zespół jest na właściwej drodze do optymalnego przebiegu zwinnego cyklu sprintu, ponieważ eliminuje wszelkie problemy — z wyjątkiem tych, które samodzielnie opiszesz w zgłoszeniach.
Etap planowania sprint
Etap planowania sprintu tworzy solidny fundament dla procesu Agile Twojego zespołu. Na tym etapie backlog produktu powinien być aktualny i dopracowany, aby zapewnić przejrzystość. Pamiętaj, że to, jak dobrze przejdziesz etap dopracowania, będzie decydować o sukcesie planowania sprintu. Dlatego właśnie uzyskanie z góry jak największej przejrzystości ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia wszystkim pracownikom przejrzystości niezbędnej do rozpoczęcia pracy.
Jak już wspomnieliśmy, skorzystaj z szablonu spotkania w sprawie planowania sprintu w Confluence, aby pomóc zespołowi zoptymalizować proces planowania. Oto cztery kroki, które pomogą Ci się odnaleźć w tym procesie:
- Rozpocznij spotkanie w sprawie planowania sprintu, odpowiadając na wszelkie otwarte pytania z poprzedniego sprintu, zanim zajmiesz się celami aktualnego sprintu.
- Jako zespół zdecyduj, co zamierzasz osiągnąć w trakcie sprintu. Skorzystaj z szablonu, aby zapoznać cały zespół z wizją.
- Przedstaw prędkość zespołu, aby pomóc zespołowi zrozumieć wkład każdego z członków oraz ilość pracy, jaką mogą wykonać w trakcie sprintu.
- Zaplanuj wydajność zespołu i rejestruj potencjalne ryzyko. Będziesz mieć wszystko, czego potrzebujesz w jednym miejscu, aby przygotować się do nadchodzącego sprintu.
W Atlassian opieramy się na planowaniu sprintów w celu ponownego ukierunkowania realizacji, zminimalizowania niespodzianek i zagwarantowania ogólnie wyższej jakości kodu. Nasze procesy krok po kroku dotyczące kierowania projektami scrum za pomocą Jira i Confluence pomagają nam ustalać priorytety i organizować nasze zwinne cykle sprintów.
Etap dopracowania
Celem etapu dopracowania (określanego również jako porządkowanie backlogu lub dopracowywanie backlogu) jest ustalenie jasnych oczekiwań wspólnie z interesariuszami i innymi zespołami. Na tym etapie product owner i zespół dokonują przeglądu pozycji w backlogu produktu, aby upewnić się, że historyjki są traktowane priorytetowo i gotowe do dostarczenia. Ten etap ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania backlogu i wypełnienia go istotnymi pozycjami, które są odpowiednio oszacowane pod względem szczegółowości i priorytetu.
Historyjki użytkownika to ogólne objaśnienie funkcji oprogramowania napisane z perspektywy osoby, która ma zapotrzebowanie na daną funkcję. Historyjka użytkownika służy wykazaniu, w jaki sposób dana funkcja oprogramowania zapewni korzyści klientowi. Dobrze napisane historyjki użytkownika pomagają zespołowi tworzyć przyrosty produktów na podstawie ukończenia historyjek.
Podczas pisania historyjek użytkowników warto wziąć pod uwagę kryteria INVEST: Wykorzystanie tego schematu pomoże zespołowi podzielić pracę na małe jednostki pracy oraz usprawni szacowanie i planowanie sprintu, co prowadzi do dokładniejszego prognozowania i większej zwinności.
- Zgodnie z akronimem INVEST dobra historyjka użytkownika powinna mieć następujące cechy:
- Independent — niezależna
- Negotiable — podlegająca negocjacji
- Valuable — cenna
- Estimable — możliwa do oszacowania
- Small — niewielka
- Testable — możliwa do przetestowania
Pamiętaj, że backlog produktu stanowi także podstawę planowania iteracji. Historyjki użytkownika to tylko jeden z elementów pracy, obok błędów, zmian projektowych, wniosków klientów, czynności do wykonania itp. W ten sposób zespół może mieć pewność, że elementy pracy każdego z nich zostaną uwzględnione w ogólnej dyskusji na temat każdej iteracji.
Niektóre z często spotykanych pułapek na tym etapie to brak dostosowania informacji zwrotnej o backlogu, ograniczanie pozycji backlogu tylko do tych, które mają kontakt z klientem, oraz traktowanie backlogu jako dokumentu do przechowywania, a nie środka do dostarczania aktualnych informacji. Aby uniknąć tych pomyłek, możesz utworzyć tablicę dopracowania w projekcie Jira swojego zespołu, aby zwizualizować cały proces udoskonalania i pomóc zespołowi pozostawać na bieżąco z postępami prac. Stworzenie osi czasu to także świetna inicjatywa mająca na celu przygotowanie planu działania, który z czasem będzie ewoluował.
W Jira Software na osi czasu wizualizowane są wszystkie prace zespołu, w tym pozycje backlogu produktu. Ten poziom przejrzystości ułatwia zespołowi podejmowanie decyzji dotyczących bieżącej lub przyszłej pracy. W systemie Jira oś czasu pomaga zespołom zarządzać zależnościami i śledzić postępy z szerszej perspektywy w czasie rzeczywistym. Należy pamiętać, że w Agile nie chodzi o tworzenie ograniczeń za pomocą sztywnych planów, ale o zachowanie elastyczności w wyborze drogi, którą należy podążać, aby stworzyć udany cykl sprintu i dostarczyć wartość klientowi. Jira zawiera dziesiątki darmowych szablonów, które pomogą Ci szybko rozpocząć pracę.
Zapewnienie aktualności informacji o projekcie bez obciążania zespołu dodatkowymi zadaniami bywa nie lada wyzwaniem. Na szczęście Jira oferuje łatwiejszy sposób oparty na automatyzacji. Dzięki narzędziu do tworzenia reguł bez kodu zespoły mogą zautomatyzować swoje procesy za pomocą kilku kliknięć. Ponadto automatyzacja w Jira jest w pełni konfigurowalna i umożliwia zespołowi dostosowywanie reguł do jego specyficznych potrzeb, aby zaoszczędzić czas i dbać o aktualność Jira.
Oto przykłady reguł:
- Po zamknięciu ostatniego zadania podrzędnego zamknij zgłoszenie nadrzędne.
- Po wysłaniu poprawki błędów zamknij wszystkie zgłoszenia i powiadom klientów.
- Gdy klient utworzy zgłoszenie, utwórz sklonowane zgłoszenie i przypisz je do inżyniera.
Aby ułatwić zespołowi szybkie i bezproblemowe rozpoczęcie pracy, Jira Software udostępnia przykładowe szablony reguł automatyzacji oparte na typowych przypadkach użycia.
Podczas gdy Jira Software stara się pomóc Twojemu zespołowi w lepszej współpracy, ważne jest, aby dzielić się postępami, wynikami i decyzjami z członkami zespołu i zainteresowanymi stronami. Confluence to miejsce, w którym spotykają się ze sobą wiedza i współpraca. Rozpocznij od utworzenia strony Confluence z wykorzystaniem szablonu raportu Jira. Wybierz projekt, którego będzie dotyczył raport, a szablon automatycznie utworzy wstępnie skonfigurowaną stronę raportu o stanie. W raporcie automatycznie pojawią się wykresy kołowe ilustrujące dane z konkretnych pól Twojego projektu Jira, takich jak priorytet, rodzaj zgłoszenia i wiele innych.
Jak widać, istnieje nieskończenie wiele sposobów, w jakie Jira i Confluence uzupełniają się wzajemnie, zwłaszcza na etapie dopracowania. Confluence gromadzi pomysły, plany, raporty i wiedzę Twojego zespołu, a Jira śledzi Twoje zgłoszenia i przepływ pracy. Twój zespół może czuć się pewnie, wiedząc, że te dwie aplikacje będą ze sobą współpracować, aby pomóc mu w wykonaniu zadania.
W miarę jak zespół zacznie z czasem wdrażać zwinne procesy i narzędzia, dostosowanie do potrzeb zespołu będzie przebiegać w sposób naturalny. Mamy nadzieję, że Twój zespół odkryje wyjątkowe korzyści płynące z używania Confluence i Jira do zarządzania projektami Agile dzięki zorganizowanym przepływom pracy, śledzeniu zadań i zintegrowanemu zarządzaniu dokumentami.
Chcesz rozwinąć pełny potencjał swojego zespołu? Rozpocznij pracę z Confluence i Jira Software.
