Jak skutecznie zdalnie zarządzać produktem?

Ten rok był trudny, mówiąc delikatnie. W czasie gdy świat zmagał się z globalną pandemią, firma Atlassian zdecydowała się przejść na pracę zdalną wszystkich pracowników na całym świecie do końca 2020 roku. Niedawno ogłosiliśmy inicjatywę „TEAM Anywhere”, w ramach której nasi pracownicy mogą zdecydować gdzie chcą pracować: w domu, w biurze, czy w obu tych lokalizacjach. Jednak samodzielna praca w domu znacznie różni się od zdalnej pracy zespołowej.

Kiedy ogłoszono całkowite przejście na pracę zdalną, byłam właśnie w trakcie tworzenia trzyletniej strategii biznesowej, która wymagała wprowadzenia zmian w całej firmie. Chociaż wciąż interesowały mnie te same cele, musiałam zmodyfikować sposób ich osiągnięcia. Nasz zespół zarządzający produktami wdrożył nowe metody pracy i współpracy zdalnej z innymi pracownikami i klientami. Zarządzanie produktem wymaga ścisłej współpracy z interesariuszami i współpracownikami, możliwe jest jednak wprowadzenie nowych procedur współpracy, dzięki którym zdalni menedżerowie produktów będą działać skutecznie.

Szybko zdaliśmy sobie sprawę, że dotychczasowe metody pracy nie sprawdzą się. W naszych biurach domowych jesteśmy narażeni na liczne wyzwania i bodźce rozpraszające uwagę. Dzieci, małżonkowie, współlokatorzy lub zwierzęta domowe mogą zakłócać pracę i spotkania. Podczas prezentacji, którą prowadziłam za pośrednictwem wideokonferencji, mój pies zakradł się do mnie z tyłu i położył mi zabawkę na głowie.

W Atlassian wierzymy, że koncentrowanie się na kliencie jest niezbędne do tworzenia wspaniałych produktów. Zwykle menedżerowie produktu spędzają dużo czasu na bezpośrednich spotkaniach z klientami, aby zbudować relacje, poznać ich środowisko pracy i zrozumieć, jaki produkt najlepiej zaspokoi ich potrzeby. Nasi menedżerowie produktu pracujący zdalnie nie mogą jednak spotkać się z klientami i muszą komunikować się, współpracować i budować relacje, korzystając w wideokonferencji.

Dzięki rozwojowi oprogramowania Zoom nie odczuwaliśmy tak bardzo, że kontaktujemy się na odległość, ale bodźce wizualne podczas rozmowy przez Zoom są zupełnie inne. Podczas bezpośredniej rozmowy większość ludzi rozgląda się. Skupiamy się na swoich rozmówcach, ale nie w sposób intensywny. Gdy korzystamy z aplikacji Zoom, kamera jest cały czas skierowana na nasza twarz. Każda pauza może zostać potraktowana jako sygnał, że można zabrać głos.

Ponadto różne spotkania wideo odbywane w ciągu dnia mogą zlewać się w jedną długą konferencję. Nie ma przerwy na zebranie myśli, którą zazwyczaj zyskiwaliśmy podczas przechodzenia z sali do sali. Konieczność prowadzenia prezentacji wideo bez bezpośredniego kontaktu wiąże się z dodatkowymi wyzwaniami. Próbowaliśmy rozwiązać ten problem, pobierając dodatek do Zoom, który pozwalał odtwarzać oklaski podczas prezentacji.

na własnym przykładzie zaobserwowałam, że podczas pracy zdalnej wyraźne granice mają duże znaczenie. Utworzyłam stronę Confluence, na której wyraźnie zaznaczyłam, kiedy pracuję, kiedy jestem dostępna (i w jakiej strefie czasowej) i jakie są moje priorytety na dany tydzień. Chociaż Slack jest przydatnym narzędziem do pracy zdalnej, może również odwracać uwagę od najważniejszych zadań. Z tego powodu zamieściłam informację, że w poniedziałki nie sprawdzam wiadomości Slack ani e-mail.

Jednym ze sposobów na pokonanie wyzwań komunikacyjnych związanych z pracą zdalną jest przekazywanie jak największej ilości informacji. Zauważył to mój kolega Dan Radigan. Gdy podejmujesz decyzję, postaraj się, aby każdy członek zespołu ją zrozumiał, a najlepiej wiedział, dlaczego została podjęta. Możesz do tego wykorzystać system zarządzania treścią, taki jak wiki, w którym członkowie zespołu będą mogli łatwo przeglądać nowości dodawane przez innych. O aktualizacjach mogą być powiadamiani za pośrednictwem czatu grupowego w Slack.

Zarządzanie produktem wymaga bliskiego kontaktu z klientami i jest szczególnie ważne podczas pracy zdalnej. Jeszcze zanim rozpoczęła się pandemia COVID-19 większość prac badawczych w Atlassian prowadziliśmy zdalnie. Dzięki Zoom nasi klienci mogą zaprezentować swoje przestrzenie robocze i zademonstrować, jak rzeczywiście spisuje się oprogramowanie.

Praca w trybie zdalnym zmusiła nas do przemyślenia metod zarządzania członkami zespołu zajmującymi się zdalną analizą produktów. Oglądanie przeprowadzanej analizy to fantastyczne doświadczenie zespołowe, ale duża liczba uczestników sesji może onieśmielać klienta. Z tego powodu teraz ograniczamy liczbę obserwatorów i członków naszego zespołu, którzy mogą uczestniczyć w każdym połączeniu. Dla osób nieobecnych podczas połączenia, często po sesji organizujemy spotkania, podczas których cały zespół może obejrzeć nagranie z analizy i wspólnie dyskutować. Korzystamy z narzędzi takich jak Trello i Mural, aby zarejestrować wnioski z tych sesji. Pomaga nam to w zdalnej, wspólnej analizie.

Należy nakreślić jasną wizję produktu, przygotować dokumentację zwięzłą, przejrzystą, atrakcyjną i angażującą wizualnie (z diagramami, wykresami itp.). Menedżer produktu powinien zaprezentować prezentację, w której jasno określi wartość i elementy produktu, oczekiwania i precyzyjny plan osiągnięcia sukcesu. Pozwoli to ograniczyć liczbę i długość spotkań.

Podczas prezentacji uważnie obserwujemy czat, uczestniczymy w dyskusji i odpowiadamy na pytania. Dzięki temu możemy monitorować reakcje odbiorców i zwiększyć interaktywność prezentacji Zoom. Teraz udostępniamy też prezentacje wewnętrznie wraz ze stronami Q&A. Dzięki temu członkowie zespołu mogą obserwować w bardziej dogodnym czasie, przekazywać opinie oraz uzyskiwać wyjaśnienia.

W każdy piątek, cały zespół ds. marketingu produktów spotyka się za pośrednictwem wideokonferencji i opowiada o osiągnięciach, wyzwaniach, obawach i innych sprawach. Co tydzień organizujemy również spotkanie dotyczące marketingu produktów, w którym udział biorą pracownicy mający styczność z klientami, w tym przedstawiciel zespołu wsparcia i zespołu menedżerów technicznych ds. klientów. Podczas tego spotkania wszyscy przedstawiają pięć najważniejszych rzeczy, na których zależy klientom. Każdy ma okazję wysłuchać szybkiego i treściwego sprawozdania z działalności poszczególnych zespołów i zaobserwować, czy te same trendy występują w różnych obszarach.

Bardzo rygorystycznie podchodzimy do dokumentowania zaangażowania wszystkich członków zespołów w zarządzanie różnymi zależnościami. Zamiast organizować spotkanie w celu omówienia tych zależności, najpierw je dokumentujemy, a później organizujemy spotkanie, aby je omówić. Pomaga to skrócić czas spotkań.

Bardzo rygorystycznie podchodzimy również do wyznaczania właściwych celów dla poszczególnych członków i całych zespołów. Przed spotkaniami kierownictwa z pracownikami, identyfikujemy misję zespołu, cele firmy i postępy w realizacji każdego celu. Konsensus w sprawie celów pomaga nam wspólnie działać we właściwym kierunku, mimo że nie przebywamy razem i nie wpadamy na siebie w biurze.

Na szczęście Atlassian tworzy narzędzia, które pomagają zespołom lepiej współpracować. W pewnym sensie, byliśmy zatem dobrze przygotowani do nagłego przejścia do trybu pracy zdalnej. Teraz używamy zarówno własnych narzędzi, jak i rozwiązań innych firm. Oto narzędzia, których obecnie używamy:

Aplikacja Zoom, jedno z najlepszych dostępnych narzędzi do wideokonferencji, pomogła komunikować się wszystkim na świecie. Świetnie sprawdza się podczas spotkań indywidualnych, rozmów z klientami, paneli dyskusyjnych, spotkań zespołowych itp. Sugeruję, aby podczas spotkań Zoom mierzyć czas, aby nie przedłużały poza wyznaczone ramy.

Kiedy potrzebujemy odpowiedzi na proste pytania, najlepszym rozwiązaniem jest Slack. Dzięki możliwości tworzenia kanałów, zespoły mogą wykorzystywać Slack do udostępniania materiałów i burzy mózgów. Wiele osób instaluje Giphy, aby komunikować się w sposób bardziej przyjemny i personalny. To również dobry sposób na rozwijanie empatii i poczucia koleżeństwa w zespole. Zdarzało się, że ludzie w naszych zespołach publikowali piosenki, a nawet całe listy odtwarzania obrazujące ich odczucia. Stworzyliśmy też rozwiązanie zintegrowane ze Slack, która wysłała do zespołu ankietę pozwalającą ocenić, czy rozumieją zadania zespołu, cele, wartości itp.

Dzisiaj pracownicy potrzebują intuicyjnych i niezawodnych narzędzi online do udostępniania, współpracy i przeglądania treści. Jest to szczególnie ważne w przypadku zespołów zdalnych. My używamy następujących rozwiązań:

Dysk Google i Docs to nasze podstawowe narzędzia to udostępniania treści. Dzięki nim możemy tworzyć, udostępniać i wspólnie pracować nad dokumentami. Wszyscy członkowie zespołu mogą łatwo uzyskać dostęp do treści, komentować i sprawdzać pliki.

Nie chcę być nadmiernie stronnicza, ale uważam, że Confluence to jedna z najlepszych dostępnych aplikacji do współpracy. Pozwala to naszym zdalnym zespołom monitorować i aktualizować konkretne szczegóły projektów. Członkowie zespołów odpowiedzialnych za produkty mogą publikować plany działania dotyczące produktów na stronach Confluence, wstawiać odnośniki do dokumentów uzupełniających, w tym zgłoszeń Jira i wiele więcej. Dzięki temu wszyscy mają bieżące informacje o strategiach dotyczących produktów i postępach.

Confluence jest doskonałym źródłem wiedzy wspomagającej podejmowanie decyzji. Jest to szczególnie ważne podczas pracy zdalnej, ponieważ czasami nie wszyscy są obecni podczas podejmowania decyzji. Jednak korzystając z Confluence, jesteśmy na bieżąco i w razie potrzeby możemy szybko wyrazić naszą opinię. Rozwiązanie pełni też rolę wiki dla naszych zespołów. Na przykład stworzyliśmy stronę z odpowiedziami na typowe, często pojawiające się pytania. Przygotowaliśmy również szablony Confluence na spotkania retrospektywne, które udostępniamy całemu zespołowi.