Automatyzacja przepływ pracy jest odpowiedzią na potrzebę usprawnienia działalności operacyjnej i lepszego podejmowania decyzji. Automatyzacja zwiększa wydajność, zmniejsza liczbę błędów i pozwala ludziom zająć się bardziej strategicznymi zadaniami. Dostosowane strategie automatyzacji pozwalają sprostać konkretnym wyzwaniom operacyjnym, poprawiając produktywność i zadowolenie klientów.
Firmy mogą osiągnąć bezprecedensową wydajność i produktywność dzięki poznaniu cech pożądanych w rozwiązaniach do automatyzacji przepływów pracy, takich jak łatwość użytkowania, integracje i skalowalność. W tym przewodniku omówimy, jak automatyzacja powtarzalnych zadań usprawnia działalność operacyjną i znacząco ulepsza procesy decyzyjne.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o automatyzacji przepływów pracy, sposobie jej działania i powodach, dla których warto korzystać z niezawodnych funkcji automatyzacji dostępnych w oprogramowaniu do automatyzacji przepływów pracy Jira.
Czym jest automatyzacja przepływów pracy?
Automatyzacja przepływów pracy to podejście do automatyzacji różnych procesów biznesowych, zadań i przepływów pracy przy minimalnej interwencji człowieka. Automatyzacja przepływów pracy wykorzystuje oprogramowanie do tworzenia szeregu zautomatyzowanych czynności na poszczególnych etapach procesu biznesowego, co pomaga zespołom realizować projekty wydajnie i spójnie.
Jak działa automatyzacja przepływów pracy
Automatyzacja przepływów pracy wykorzystuje oprogramowanie do zarządzania zadaniami w celu kierowania zadań i informacji do osób i systemów w oparciu o wstępnie zdefiniowane reguły i wyzwalacze. Przykładowo, gdy jeden system oznaczy zadanie jako ukończone, automatyzacja wysyła je do kolejnego odbiorcy i aktualizuje pulpity, oszczędzając czas i minimalizując błędy.
Wykonaj następujące kroki, aby rozpocząć:
- Zbierz informacje na temat przepływu zadań między zespołami oraz bieżących ról i obowiązków, aby zrozumieć aktualny przepływ pracy. Skoncentruj się na poznaniu sposobu rozpoczynania projektów, kryteriów ukończenia zadania, zakresu prac i sytuacji prowadzących do tworzenia się wąskich gardeł. Określ, co wyzwala rozpoczęcie i zmianę każdego zadania.
- Przedstaw przepływ pracy w formie wizualnej, aby ustalić obszary niskiej efektywności. Opracuj wersję roboczą przepływu pracy, aby wyróżnić główne punkty. Zapewnij zespołom interdyscyplinarnym możliwość współpracy w celu dopracowania wersji roboczej i wskazania nieefektywnych praktyk.
- Określ, które zadania wymagają integrowania danych z innych systemów, i sprawdź, czy są one obsługiwane przez oprogramowanie do obsługi przepływów pracy. Rozważ dostosowanie przepływu pracy do wymagań integracji, np. poprzez podzielenie zadań na mniejsze zadania podrzędne.
- Wyeliminuj obszary niskiej efektywności w przepływie pracy, w tym zakłócenia w komunikacji i zaległe zadania. Przykłady obejmują dodanie środków kontroli odpowiedzialności za realizację zadań lub wyjaśnienie, które informacje systemowe powinny być objęte przepływem.
- Wykorzystaj oprogramowanie do automatyzacji przepływów pracy, opisując każde zadanie i przypisując role użytkownikom. W oparciu o zakres projektu i potrzeby zespołu zadbaj o widoczność za pomocą wykresów Gantta, map procesów, kalendarzy itp.
- Utwórz automatyczne wyzwalacze i czynności, aby usprawnić powtarzające się zadania. Dostosuj reguły automatyzacji w oparciu o unikatowe potrzeby lub wykorzystaj gotowe opcje.
- Ciągle testuj i optymalizuj zautomatyzowany przepływ pracy w celu rozwiązywania problemów. Ustal wskaźniki wydajności i KPI na potrzeby monitorowania efektywności. Korzystaj z pulpitów, aby zachować wysoką widoczność postępów i blokerów.
- Przeprowadź praktyczne demonstracje, aby przeszkolić zespół w zakresie korzystania z nowego zautomatyzowanego przepływu pracy. Przygotuj zespoły na zmiany procesów i optymalizacje przepływów pracy dzięki planom zarządzania zmianami.
Nie wiesz, jak zacząć? Skorzystaj z bezpłatnego szablonu przepływu pracy, aby przyspieszyć proces automatyzacji i usprawnić działania związane z zarządzaniem projektami.
Korzyści z automatyzacji przepływów pracy
Automatyzacja przepływów pracy przynosi wiele korzyści we wszystkich działaniach biznesowych. Znacząco zwiększa wydajność i produktywność, zapewniając ciągłe doskonalenie. Oto kilka innych kluczowych korzyści płynących z automatyzacji przepływów pracy:
Zwiększona wydajność
Automatyzacja powtarzalnych zadań pozwala pracownikom skupić się na bardziej strategicznej pracy, zwiększając ogólną produktywność. Zautomatyzowane procesy wykonują zadania szybciej i mogą działać przez całą dobę, znacznie zwiększając wydajność.
Ograniczenie błędów
Zautomatyzowane przepływy pracy minimalizują liczbę błędów ludzkich, zapewniając spójne wykonywanie zadań zgodnie ze wstępnie zdefiniowanymi regułami. Prowadzi to do większej dokładności wprowadzania danych, obliczeń i przetwarzania zadań. Pozwala również skrócić czas poprawiania błędów i ograniczyć poświęcane na to zasoby.
Narzędzia do współpracy
Narzędzie do śledzenia zadań powinno ułatwiać komunikację i współpracę między członkami. Te narzędzia zapewniają platformę do prowadzenia dialogu, udostępniania dokumentów, przekazywania informacji zwrotnych i koordynacji działań, zwiększając skuteczność pracy zespołowej i powodzenie projektu.
Oszczędność kosztów
Automatyzacja rutynowych zadań zmniejsza potrzebę pracy ręcznej. Minimalizując liczbę błędów, firmy oszczędzają na kosztach związanych z ich naprawianiem. Automatyzacja przepływów pracy optymalizuje również alokację zasobów, zapewniając właściwe wykorzystanie budżetu przez zespoły.
Usprawniona współpraca
Funkcje automatyzacji przepływów pracy często sprzyjają kulturze współpracy wśród członków zespołu, niezależnie od ich lokalizacji. Aktualizacje w czasie rzeczywistym, współdzielone przestrzenie robocze i automatyczne powiadomienia pomagają zapewnić wszystkim dostęp do tych samych informacji, usprawniając pracę zespołową i promując spotkania oparte na współpracy.
Skalowalność
Automatyzacja przepływów pracy pozwala firmom radzić sobie z rosnącym obciążeniem pracą bez proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia. Wspiera to rozwój firmy bez uszczerbku dla jakości i wydajności.
Przykłady automatyzacji przepływów pracy
Możesz zastosować automatyzację przepływów pracy w różnych zespołach i rolach, aby usprawnić planowanie projektów i zwiększyć produktywność. Oto kilka konkretnych przykładów automatyzacji przepływów pracy, które mogą pomóc w zrozumieniu, jak różne zespoły korzystają z automatyzacji:
Menedżerowie produktu
Menedżerowie produktu mogą korzystać z automatyzacji przepływów pracy, aby ulepszyć podejmowanie decyzji i usprawnić procesy opracowywania produktu. Mogą na przykład wdrożyć zautomatyzowany system zbierania i analizy informacji zwrotnych o produkcie, który gromadzi opinie użytkowników z wielu kanałów. System ten może automatycznie kategoryzować opinie na podstawie nastawienia i obszarów funkcji, zapewniając analizy na potrzeby przyszłych ulepszeń produktu.
Innym skutecznym sposobem wykorzystania automatyzacji przepływów pracy jako menedżer produktu jest ustalanie priorytetów wniosków dotyczących funkcji. Menedżerowie produktu mogą skonfigurować zautomatyzowany system punktacji, który ocenia wnioski dotyczące funkcji w oparciu o wcześniej zdefiniowane kryteria, takie jak potencjalny wpływ, nakład pracy programistycznej i zgodność ze strategią produktu. Taka automatyzacja przepływu pracy zapewnia, że najbardziej wartościowe funkcje są traktowane priorytetowo.
Dodatkowo można zautomatyzować planowanie sprintów i przydzielanie zadań. Backlogi sprintów mogą być generowane na podstawie priorytetów i potencjału wykonawczego zespołu, a zadania mogą być przypisywane członkom zespołu na podstawie dostępności.
Kierownicy zespołów technicznych
Kierownicy zespołów technicznych mogą wykorzystać automatyzację przepływów pracy do poprawy jakości kodu i usprawnienia procesów programistycznych. Mogą na przykład wdrożyć zautomatyzowany proces przeglądu kodu, który przypisuje przeglądy członkom zespołu na podstawie ich wiedzy i obciążenia pracą, z wbudowanymi przypomnieniami o oczekujących przeglądach. Zapewnia to szybki przegląd kodu przez najbardziej odpowiednich członków zespołu.
Pipeline'y ciągłej integracji i wdrażania to kolejny obszar, w którym automatyzacja może okazać się pomocna. Kierownicy zespołów technicznych mogą ograniczyć liczbę błędów popełnianych przy procesach manualnych i przyspieszyć cykl programistyczny, konfigurując system, który automatycznie powiadamia właściwą osobę o konieczności przeprowadzenia testów i wdrożenia w środowiskach przejściowych.
Śledzenie i naprawianie błędów można również zautomatyzować za pomocą systemu klasyfikacji, który kategoryzuje przychodzące raporty o błędach, przypisuje je do odpowiednich członków zespołu i eskaluje krytyczne zgłoszenia.
Menedżerowie projektów
Menedżerowie projektów mogą korzystać z automatyzacji przepływów pracy w celu zwiększenia widoczności projektu i zarządzania zasobami. Mogą na przykład wdrożyć zautomatyzowane raportowanie statusu projektu, aby zbierać aktualności dotyczące postępów od członków zespołu, kompilować je w formie standardowego raportu i regularnie dystrybuować do interesariuszy.
Można również zautomatyzować alokację zasobów i planowanie potencjału wykonawczego w celu optymalizacji wydajności zespołu. Można skonfigurować system do śledzenia obciążenia pracą członków zespołu i automatycznego sugerowania zmiany przydziału zadań w celu zrównoważenia obciążenia pracą i zarządzania osią czasu projektów.
Menedżerowie projektów mogą również zautomatyzować procesy oceny i ograniczania ryzyka, ułatwiając członkom zespołu identyfikowanie potencjalnych zagrożeń i uruchamiając działania zapobiegawcze w przypadku ryzyk o wysokim priorytecie, co pozwala na aktywne zarządzanie wyzwaniami projektowymi.
Automatyzacja kampanii marketingowych
Zespoły marketingowe mogą znacznie zwiększyć swoją wydajność i skuteczność dzięki automatyzacji przepływów pracy. Przykładowo za każdym razem, gdy powstaje zadanie dla projektów e-maili marketingowych, Jira może automatycznie tworzyć zgłoszenia dotyczące opracowania grafik i tekstów marketingowych ze specyfikacjami i wytycznymi, a następnie wiązać je ze sobą. Taka automatyzacja usprawnia realizację kampanii marketingowych i zapewnia wszystkim członkom zespołu dostęp do tych samych informacji.
Zarządzanie treściami to kolejny obszar, w którym może pomóc automatyzacja przepływów pracy. Zespoły odpowiedzialne za treści mogą wdrażać przepływy pracy, które automatycznie tworzą harmonogramy pracowników w oparciu o ich dostępność i obciążenie pracą. Treści następnie przechodzą przez pipeline w oparciu o to, którzy pracownicy są odpowiedzialni za dany aspekt procesu przygotowania treści.
Najlepsze praktyki dotyczące wdrażania automatyzacji przepływów pracy
Aby optymalnie wykorzystać oprogramowanie do automatyzacji przepływów pracy, należy wziąć pod uwagę następujące najlepsze praktyki:
- Zacznij od czegoś małego i stopniowo zwiększaj skalę: Zacznij od wyznaczenia celów dla jednego prostego procesu. W miarę zdobywania wiedzy i obserwowania wyników rozszerzaj automatyzację na bardziej złożone przepływy pracy.
- Zaangażuj w proces kluczowych interesariuszy: Uwzględnij członków zespołu, którzy będą korzystać ze zautomatyzowanych przepływów pracy. Ich wkład pomaga w tworzeniu skutecznych systemów i przyspiesza ich wdrażanie.
- Stale monitoruj i optymalizuj zautomatyzowane przepływy pracy: Regularnie sprawdzaj działanie i wprowadzaj korekty w razie potrzeby. Śledź wskaźniki, takie jak zaoszczędzony czas i zadowolenie użytkowników, aby udoskonalać automatyzację.
- Zachowaj równowagę między automatyzacją a nadzorem ze strony człowieka: Projektuj przepływy pracy z punktami do weryfikacji przez człowieka, zwłaszcza w przypadku krytycznych decyzji. Zapewnia to, że automatyzacja wspiera, a nie zastępuje ludzki osąd.
Funkcje, które powinny znaleźć się w oprogramowaniu do automatyzacji przepływów pracy
Wybór odpowiedniego oprogramowania do automatyzacji przepływów pracy ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia pożądanych korzyści. Oto kilka podstawowych funkcji, które należy wziąć pod uwagę w rozwiązaniach do automatyzacji przepływów pracy:
Łatwość obsługi
Przyjazny dla użytkownika interfejs i intuicyjna obsługa pozwalają pracownikom na łatwe poruszanie się po narzędziu, sprzyjając sprawnemu wdrożeniu i szybszemu zwrotowi z inwestycji.
Funkcje automatyzacji przepływów pracy w Jirze zostały zaprojektowane z myślą o prostocie. Umożliwiają one zespołom przygotowywanie niestandardowych przepływów pracy, które odzwierciedlają rzeczywiste procesy i nie są skomplikowane. Wypróbuj przepływy pracy w Jirze, aby osobiście przekonać się o naszym przyjaznym dla użytkownika podejściu.
Możliwości integracji
Bezproblemowa integracja z istniejącymi systemami i aplikacjami jest niezbędna do zapewnienia płynnego przepływu danych między różnymi narzędziami i platformami. Ogranicza również ryzyko powstawania silosów danych i maksymalizuje zautomatyzowane przepływy pracy.
Zaawansowany silnik automatyzacji Jiry płynnie integruje się z różnymi narzędziami, takimi jak Slack, Teams, Figma, GitHub i wiele innych, umożliwiając zespołowi ograniczenie zadań wykonywanych ręcznie i skalowanie operacji.
Dostosowywanie i elastyczność
Kluczowe znaczenie ma możliwość dostosowania przepływów pracy do konkretnych potrzeb biznesowych. Elastyczne narzędzie do automatyzacji przepływów pracy dostosowuje się do unikatowych wymagań operacyjnych, zapewniając zgodność z celami strategicznymi.
Przepływy pracy Jira umożliwiają zespołom utworzenie niestandardowych przepływów pracy, które ograniczają problemy i umożliwiają szybszą realizację.
Skalowalność
Rozwiązania do automatyzacji przepływów pracy powinny obsługiwać rosnące ilości pracy w miarę rozwoju firmy. Obejmuje to obsługę wielu przepływów pracy, użytkowników i danych bez uszczerbku dla wydajności i niezawodności.
Niezawodna platforma Jiry została zaprojektowana, aby rozwijać się wraz z zespołem, wspierając potrzeby w zakresie automatyzacji przepływu pracy w miarę skalowania.
Raportowanie i analizy
Wnikliwe raporty i analizy są niezbędne do oceny wydajności przepływów pracy. Te funkcje uwypuklają obszary wymagające poprawy i umożliwiają podejmowanie decyzji opartych na danych dzięki dostępowi do analiz w czasie rzeczywistym.
Jira zapewnia kompleksowe narzędzia do raportowania, które pomagają zespołom śledzić postępy i identyfikować obszary wymagające optymalizacji.
Bezpieczeństwo
Narzędzia automatyzacji muszą być wyposażone niezawodne środki bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie, kontrola dostępu i dzienniki audytu, które zapewniają ochronę przed nieautoryzowanym dostępem i naruszeniami danych.
Niezawodne środki bezpieczeństwa Jiry zapewniają ochronę danych w środowisku Atlassian Cloud. Można tworzyć i dostosowywać uprawnienia, zachowując szczegółową kontrolą nad tym, kto może uzyskać dostęp do czego dzięki konfigurowalnym rolom. Jira oferuje również wzmocnione zabezpieczenia, takie jak lista dozwolonych adresów IP, dzięki czemu dostęp do instancji mają tylko osoby z zaufanych sieci.
Dostępność z narzędzi mobilnych
Dostępność na urządzeniach mobilnych jest coraz ważniejsza. Umożliwia pracownikom zachowanie produktywności i płynny postęp w przepływie pracy niezależnie od lokalizacji geograficznej.
Interfejs mobilny Jiry został zaprojektowany z myślą o łatwym wyświetlaniu zgłoszeń i interakcji z nimi na urządzeniach mobilnych. Podczas uzyskiwania dostępu do Jiry ze smartfona prezentowana jest zoptymalizowana wersja strony.
Za pomocą interfejsu mobilnego można wyświetlać zgłoszenia, komentarze, załączniki, łącza do zgłoszeń i ulubione filtry, a także wykonywać podstawowe operacje, takie jak dodawanie komentarzy, obserwowanie zgłoszeń i głosowanie na nie oraz przypisywanie zadań członkom zespołu.
Uzyskaj narzędzie Jira Automation za darmo i przekonaj się, jak te funkcje mogą przekształcić Twoje procesy z zakresu przepływu pracy.
Maksymalizacja wydajności dzięki automatyzacji przepływów pracy w systemie Jira
Dostępne w systemie Jira narzędzia do automatyzacji przepływów pracy mogą odmienić sposób funkcjonowania Twojego zespołu. Niezależnie od tego, czy zarządzasz produktami, kierujesz zespołami inżynierów, czy prowadzisz kampanie marketingowe, system Jira pomaga usprawnić procesy i zwiększyć produktywność. Jest łatwy w użyciu, integruje się z innymi narzędziami, z których już korzystasz, i rozwija się wraz z zespołem. Ponadto zapewnia bezpieczeństwo danych, umożliwiając pracę z dowolnego miejsca.
Chcesz ograniczyć liczbę powtarzalnych zadań i skupić się na tym, co ważne? Wypróbuj przepływy pracy Jira, aby przekonać się, jak system Jira może pomóc Twojemu zespołowi pracować mądrzej, a nie ciężej.