Brak przejrzystych przepływów pracy może prowadzić do zamieszania, niedotrzymywania terminów i zmniejszenia produktywności, utrudniając osiągnięcie celów biznesowych. Zapoznając się z przykładami przepływów pracy i przypadków użycia, możesz zoptymalizować działalność operacyjną, poprawić koordynację zespołu i poprawić wyniki projektu, wspierając kulturę współpracy. Te przykłady diagramów przepływu pracy służą jako wizualne przewodniki, które ilustrują krok po kroku procesy związane z różnymi funkcjami biznesowymi, ułatwiając zrozumienie i wdrożenie skutecznych przepływów pracy.
Ten artykuł przedstawia przypadki użycia i przykłady automatyzacji przepływów pracy dla firm. Wyjaśnia również, jak Jira usprawnia przepływy pracy, a przez to przyczynia się do sukcesu firmy. Ponadto omówiono w nim przykłady przepływów pracy w Jirze, wyjaśniając, jak Jira usprawnia przepływy pracy w celu osiągnięcia lepszych wyników biznesowych. Dzięki przykładom przepływów pracy w Jirze firmy mogą zobaczyć, jak konfigurowalne i elastyczne przepływy pracy pomagają zarządzać zadaniami, monitorować postępy i osiągać cele w różnych działach i projektach.
Czym jest przepływ pracy?
Przepływ pracy to zdefiniowana sekwencja zadań i aktywności zaprojektowanych z myślą o osiągnięciu określonego celu, która usprawnia procesy, zwiększa wydajność i zapewnia spójność różnych rodzajów działalności operacyjnej w organizacji. Obejmuje systematyczną realizację i przegląd zadań, dzięki czemu zespoły mogą efektywnie współpracować, śledzić postępy i osiągać pożądane wyniki przy minimalnej nadmiarowości i liczbie błędów.
Przykłady przepływów pracy obejmują:
- Zarządzanie projektami
- Cykl życia tworzenia oprogramowania
- Kampanie marketingowe
- Projekty dotyczące projektowania
- Zadania związane z zasobami ludzkimi, takie jak rekrutacja, onboarding i ocena wydajności
- Tworzenie treści
- Projektowanie stron internetowych
- Śledzenie błędów IT
- Przetwarzanie zamówień sprzedaży
- Zarządzanie wsparciem klienta
Wdrażanie nowych pracowników
Znaczenie efektywnych przepływów pracy
Efektywne przepływy pracy są ważne dla firm, ponieważ usprawniają procesy, ograniczają nadmiarowość i minimalizują prawdopodobieństwo błędu ludzkiego, maksymalizując w ten sposób produktywność i zapewniając dokładne i wydajne wykonywanie zadań.
To ustrukturyzowane podejście do zarządzania zadaniami pomaga zespołom efektywnie współpracować, optymalizować alokację zasobów i konsekwentnie dotrzymywać terminów. Zwiększa to ogólną wydajność operacyjną i ułatwia podejmowanie decyzji w oparciu o dane oraz ciągłe doskonalenie, co ostatecznie prowadzi do lepszych wyników projektów i większego sukcesu biznesowego.
Przypadki użycia przepływów pracy
Przepływy pracy usprawniają zarządzanie projektami, obsługę klienta, procesy wewnętrzne i współpracę zespołową w różnych scenariuszach biznesowych.
Dzięki konfigurowalnym szablonom i elastycznym przepływom pracy Jira zaspokaja unikatowe potrzeby różnych zespołów i projektów, co czyni ją idealnym narzędziem do optymalizacji przepływów pracy w różnych działach. Niezależnie od tego, czy chodzi o rozwój oprogramowania, marketing, projektowanie czy zasoby ludzkie, funkcje Jiry, takie jak konfigurowalne szablony projektów, automatyzacja przepływu pracy i narzędzia do współpracy, pomagają usprawnić procesy, zwiększyć wydajność i uzyskać lepsze wyniki.
Zarządzanie projektami
Usprawnione procesy zarządzania projektami poprawiają współpracę zespołu, śledzenie postępów i dotrzymywanie terminów dzięki jasnej komunikacji, zdefiniowanym rolom i narzędziom do monitorowania zadań.
Tworzenie oprogramowania
Cykl życia tworzenia oprogramowania obejmuje fazy planowania, projektowania, programowania, testowania, wdrażania i obsługi technicznej. Metodologie, takie jak Agile i Scrum, pomagają usprawnić przepływy pracy związane z tworzeniem oprogramowania. Te ramy postępowania sprzyjają iteracyjnemu postępowi, elastyczności i współpracy, optymalizując rozwój produktu i pomagając zespołom osiągnąć wyznaczone cele.
W tym procesie kluczowym narzędziem jest szablon śledzenia błędów, który pomaga zespołom rejestrować błędy w oprogramowaniu, ustalać ich priorytety i skutecznie je eliminować.
Marketing
Przepływy prac marketingowych usprawniają planowanie kampanii, przygotowywanie treści, realizację strategii i analizę. Optymalizują zadania, zasoby i decyzje oparte na danych w celu terminowej realizacji wyznaczonych celów.
Projekt
Przepływy pracy związane z projektowaniem wspierają rozwój produktu od koncepcji do finalizacji. Usprawniają współpracę w zespole i uwzględniają opinie w celu ciągłego doskonalenia i zapewnienia lepszej funkcjonalności.
Zasoby ludzkie
Przepływy pracy HR usprawniają rekrutację, onboarding, ocenę wydajności i zarządzanie urlopami poprzez standaryzację i automatyzację zadań. Zapewnia to zgodność z przepisami i pomaga zarządzać cyklem życia pracownika.
Przykłady przepływów pracy dla firm
Przepływy pracy dla firm integrują różne rodzaje działalności operacyjnej, takie jak zarządzanie projektami zgodnie z metodyką Agile, rozwijanie oprogramowania, marketing, projektowanie i HR, zwiększając produktywność. Oto kilka typowych przykładów przepływów pracy dla firm:
Kampania marketingowa
- Zdefiniowanie celów: Ustalenie jasnych celów.
- Przeprowadzenie badania rynku: Zrozumienie odbiorców docelowych i środowiska konkurencji.
- Określenie odbiorców docelowych: Dostosowanie komunikacji do grupy docelowej i wybór odpowiednich kanałów.
- Opracowanie treści i materiałów: Opracowanie treści, które zaintrygują grupę docelową.
- Promowanie: Przeprowadzenie kampanii marketingowej w różnych kanałach, aby uzyskać maksymalny efekt.
- Monitorowanie wskaźników wydajności: Śledzenie postępów i skuteczności kampanii.
- Analizowanie wyników: Uzyskanie analiz i informacji na temat przyszłych działań optymalizacyjnych.
Wprowadzanie produktu na rynek
- Opracowanie harmonogramu: Przygotowanie planu wprowadzenia produktu na rynek, który przedstawia wizję produktu, kluczowe funkcje i kamienie milowe.
- Zatwierdzenie projektu: Utworzenie i sfinalizowanie projektu produktu wraz z niezbędnymi iteracjami i uzyskaniem akceptacji interesariuszy.
- Komunikacja z zespołem i klientem: Zapewnienie jasnej i spójnej komunikacji między wszystkimi członkami zespołu i interesariuszami w trakcie całego procesu wprowadzania produktu na rynek.
- Analiza danych: Konfigurowanie systemów do gromadzenia i analizowania danych w celu podejmowania decyzji i mierzenia sukcesu produktu po wprowadzeniu na rynek.
- Przygotowywanie raportów: Opracowywanie raportów w celu śledzenia postępów i dzielenia się spostrzeżeniami z zespołem i interesariuszami.
- Automatyczne powiadomienia: Wdrożenie automatycznych powiadomień w celu informowania zespołu o ukończeniu zadań i rozwoju projektu.
- Koordynacja marketingu i sprzedaży: Koordynacja działów marketingu i sprzedaży w celu zapewnienia spójnego przekazu oraz dostarczenia zespołowi sprzedaży niezbędnych informacji i materiałów.
- Opinie klientów: Gromadzenie i uwzględnianie opinii klientów w trakcie i po wprowadzeniu produktu na rynek w celu dopracowania go i ulepszenia przyszłych projektów.
Tworzenie treści
- Ideacja pomysłów: Kreowanie pomysłów w oparciu o badania odbiorców, trendy i cele dotyczące treści.
- Planowanie: Nakreślenie treści, zdefiniowanie celów i ustalenie terminów.
- Przypisanie: Rozdzielenie zadań pomiędzy członków zespołu, takich jak autorzy, projektanci i redaktorzy.
- Produkcja treści: Napisanie, zaprojektowanie i wyprodukowanie treści.
- Przeglądanie i edycja: Korekta treści pod kątem jakości, dokładności i zgodności z celami.
- Zatwierdzenie: Uzyskanie ostatecznego zatwierdzenia od interesariuszy lub kierowników projektu.
- Publikacja: Publikacja treści na wybranych platformach.
- Promocja: Udostępnianie i promowanie treści za pośrednictwem mediów społecznościowych, e-mail marketingu i innych kanałów.
- Monitorowanie wydajności: Śledzenie zaangażowania, zasięgu i innych istotnych wskaźników.
- Analiza i opinie: Analiza danych dotyczących wydajności i zbieranie opinii w celu ulepszenia treści w przyszłości.
Projektowanie stron internetowych
- Opracowanie szkieletu: Szkic podstawowej struktury i układu stron internetowych.
- Prototypowanie: Utworzenie klikalnego prototypu w celu symulacji interakcji użytkownika.
- Projekt wizualny: Projektowanie elementów wizualnych, takich jak kolory, typografia i obrazy.
- Programowanie: Opracowanie witryny przy użyciu HTML, CSS, JavaScript i innych technologii.
- Testowanie: Sprawdzenie witryny pod kątem użyteczności, ułatwień dostępu i zgodności z różnymi przeglądarkami.
- Wdrożenie: Uruchomienie witryny na serwerze w celu jej publicznego udostępnienia.
- Iteracyjne pętle informacji zwrotnych: Zbieranie opinii i wprowadzanie niezbędnych poprawek umożliwiających ulepszanie witryny.
Śledzenie błędów IT
- Identyfikacja: Rozpoznanie i udokumentowanie istnienia błędu w oprogramowaniu.
- Raportowanie: Przesłanie szczegółowego raportu o błędzie, w tym kroków do jego odtworzenia, oczekiwanych i rzeczywistych wyników oraz odpowiednich zrzutów ekranu lub dzienników.
- Segregacja: Ocena i ustalenie priorytetu błędu na podstawie jego ważności, wpływu i złożoności.
- Przypisanie: Przydzielenie błędu do odpowiedniego programisty lub zespołu w celu jego usunięcia.
- Rozstrzygnięcie: Udokumentowanie procesu usuwania błędu, który może obejmować programowanie, testowanie i przegląd.
- Weryfikacja: Przetestowanie oprogramowania po wprowadzeniu poprawki, aby upewnić się, że problem został rozwiązany i nie pojawiły się żadne nowe problemy.
- Zamknięcie: Oznaczenie błędu jako naprawionego i zamknięcie zgłoszenia śledzenia błędu po jego zweryfikowaniu.
Zamówienie sprzedaży
- Złożenie zamówienia: Klienci składają zamówienia za pośrednictwem platformy e-commerce, poczty elektronicznej, telefonu lub osobiście.
- Weryfikacja i potwierdzenie: Zespół sprzedaży weryfikuje poprawność zamówienia i potwierdza dostępność produktu.
- Generowanie zamówień sprzedaży: Formalne zamówienie sprzedaży zawiera szczegóły dotyczące produktów, wysyłki, cen i warunków dostawy.
- Realizacja: Magazyn lub dział zapasów kompletuje, pakuje i przygotowuje zamówienie do wysyłki.
- Wysyłka: Dział logistyki wysyła zamówienie na adres klienta, podając numer śledzenia.
- Fakturowanie i płatność: Klient otrzymuje fakturę i dokonuje płatności zgodnie z ustalonymi warunkami.
- Wsparcie posprzedażowe: Dział obsługi klienta kontaktuje się w celu uzyskania opinii, odpowiada na pytania lub reaguje na problemy pojawiające się po dostarczeniu produktu.
Obsługa klienta
- Inicjowanie zapytania przez klienta: Klient kontaktuje się z działem wsparcia przez telefon, e-mail, czat lub media społecznościowe.
- Generowanie zgłoszeń: Zautomatyzowany system tworzy zgłoszenie dodziału wsparcia z danymi klienta i opisem problemu.
- Przypisanie zgłoszenia: Agent wsparcia otrzymuje zgłoszenie w oparciu o dostępność lub posiadaną wiedzę.
- Badanie problemu: Przydzielony agent analizuje problem, a w razie potrzeby uzyskuje dodatkowe informacje od klienta.
- Rozstrzygnięcie i odpowiedź: Agent rozwiązuje problem i przekazuje rozwiązanie klientowi wraz z jasnymi instrukcjami.
- Dalsze działania: Agent kontaktuje się z klientem w celu potwierdzenia rozstrzygnięcia i uzyskania opinii.
- Zamknięcie zgłoszenia: Zgłoszenie jest zamykane po potwierdzeniu przez klienta lub po określonym czasie braku aktywności.
- Analiza i opinie: Zespół wsparcia analizuje rozwiązane zgłoszenia pod kątem typowych problemów i opinii w celu ulepszenia produktów i usług.
Wdrażanie nowych pracowników
- Preboarding: Dopełnienie niezbędnych formalności i powitanie pracownika w firmie przed jego pierwszym dniem w pracy.
- Dzień wprowadzający: Przedstawienie nowego pracownika współpracownikom, oprowadzenie po biurze i rozpoczęcie onboardingu w firmie.
- Wyznaczanie celów w pierwszym tygodniu: ustal cele 30-, 60- i 90-dniowe oraz zainicjuj szkolenie oparte na rolach.
- Oceny 30-, 60- i 90-dniowe: sprawdzaj postępy, przekazuj informację zwrotną i przypisuj zadania związane z rolami, aby szybko osiągnąć sukces.
- Ocena sześciomiesięczna: oceniaj zdolność pracownika do samodzielnej pracy i w razie potrzeby zapewniaj dodatkowe szkolenia lub zasoby.
- Ciągłe wsparcie i rozwój: oferuj stałe wsparcie i możliwości rozwoju w celu skutecznej integracji z kulturą firmy i rolą.
Jira usprawnia proces wdrażania pracowników dzięki organizowaniu zadań, dostarczaniu szablonów wdrażania nowych pracowników z listami kontrolnymi zawierającymi do 55 pozycji oraz usprawnieniu ogólnego przepływu pracy.
Rekrutacja pracowników
- Pozyskiwanie kandydatów: zidentyfikuj potencjalnych kandydatów za pomocą ofert pracy, mediów społecznościowych, agencji rekrutacyjnych i poleceń pracowników.
- Przeglądanie życiorysów: przeglądaj przesłane życiorysy kandydatów w celu stworzenia ich krótkiej listy na podstawie wymagań dotyczących stanowiska i kwalifikacji zawodowych.
- Przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych: organizuj i przeprowadzaj rozmowy z kandydatami z krótkiej listy, aby ocenić ich umiejętności, doświadczenie i dopasowanie kulturowe.
- Składanie ofert pracy: wybieraj najbardziej odpowiednich kandydatów i składaj oferty pracy, w razie potrzeby negocjując warunki.
- Wdrażanie: gdy kandydat zaakceptuje ofertę, zainicjuj wdrażanie, aby zintegrować nowego pracownika z firmą.
Zatwierdzanie wydatków
- Zgłaszanie wydatków: pracownicy składają raporty z wydatków wraz z niezbędną dokumentacją, taką jak pokwitowania i opis wydatków.
- Automatyczny przegląd: system automatycznie sprawdza zgłoszenie pod kątem zgodności z polityką wydatków firmy.
- Przegląd na szczeblu kierownictwa: raport jest kierowany do odpowiedniego kierownika w celu weryfikacji i zatwierdzenia. Kierownik może go zatwierdzić, odrzucić lub zażądać dodatkowych informacji.
- Rozpatrzenie: kierownik przekazuje zatwierdzone wydatki do działu księgowości lub finansów w celu rozpatrzenia.
- Zwrot kosztów: dział finansów rozpatruje zwrot kosztów, który pracownik otrzymuje za pośrednictwem wyznaczonej metody płatności.
Ocena wydajności
- Wyznaczanie celów: na początku okresu oceny ustal z pracownikiem oczekiwania dotyczące wydajności.
- Ciągłe monitorowanie: regularnie śledź i dokumentuj postępy i wyniki pracownika w ciągu roku.
- Zbieranie informacji zwrotnej: zbieraj informację zwrotną z różnych źródeł, takich jak samooceny, oceny przez współpracowników i oceny przez kierowników.
- Spotkanie w sprawie przeglądu: przeprowadź formalny przegląd wyników, aby omówić osiągnięcia pracownika, stojące przed nim wyzwania i obszary do poprawy.
- Planowanie rozwoju: opracuj plan rozwoju pracownika z konkretnymi działaniami w celu poprawy wydajności i osiągnięcia celów.
- Dokumentacja: sfinalizuj i udokumentuj ocenę, w tym uzgodnione cele i plany rozwoju na następny okres.
Usprawnienie przepływów pracy za pomocą Jira
Zarządzanie wieloma projektami, interesariuszami i terminami może być skomplikowane. Przepływy pracy usprawniają operacje i współpracę oraz sprzyjają terminowej realizacji, zwiększając produktywność. Oprogramowanie do zarządzania przepływami pracy, takie jak Jira, pomaga zespołom planować, określać i monitorować w czasie rzeczywistym postępy w realizacji projektu, dostosowując zarządzanie projektami do potrzeb każdego zespołu.
Jira oferuje elastyczne szablony projektów, spersonalizowane przepływy pracy oraz reguły automatyzacji umożliwiające dostosowanie do różnych potrzeb projektu. Zapewnia specjalistyczne funkcje dzięki integracji z innymi narzędziami. Najważniejsze funkcje:
- Tablice: używaj tablic do wizualnego zarządzania zadaniami.
- Zgłoszenia: dziel duże zbiory prac na łatwiejsze do zarządzania zadania zwane „zgłoszeniami”.
- Osie czasu: pozwalają zespołom łatwo koordynować projekty i zależności.
-
Pulpity: zobacz skonsolidowany widok postępów i osiągnięć dzięki pulpitom.
Przykładowe przepływy pracy: często zadawane pytania
Jakie są różne typy przepływów pracy?
Cztery główne typy przepływów pracy: sekwencyjne, równoległe, maszyny stanów i oparte na regułach. Sekwencyjne przepływy pracy ułatwiają liniowe postępy w realizacji zadań, podczas gdy równoległe przepływy pracy umożliwiają ich jednoczesne wykonywanie. Przepływy pracy maszyny stanów są oparte na zdarzeniach i obsługują złożone procesy o wielu stanach, podczas gdy przepływy pracy oparte na regułach dostosowują się do określonych warunków.
Z jakich pięciu kroków składa się przepływ pracy?
Pięć kroków przepływu pracy to inicjacja, zaplanowanie, wykonanie, monitorowanie i zakończenie. Inicjacja obejmuje określenie potrzeby zadania, a zaplanowanie ma na celu ustalenie kroków i zasobów. Wykonanie polega na przeprowadzeniu czynności, monitorowanie na nadzorowaniu i dostosowaniu procesu, a zakończenie na finalizacji zadania i jego ocenie pod kątem przyszłych ulepszeń.
Jak firmy tworzą przepływy pracy?
Firmy ustanawiają przepływy pracy, identyfikując procesy wymagające organizacji, określając kroki i projektując układ. Następnie wdrażają oprogramowanie do zarządzania, takie jak Jira, i stale je optymalizują w oparciu o informację zwrotną i analizę wydajności.