Czym jest spotkanie stand-up i jak je przeprowadzić

W tym artykule omówimy, jak efektywnie zarządzać blokerami, i podzielimy się innymi ciekawymi poradami i wskazówkami, z których korzystamy w Atlassian. Chcemy pomóc Ci w organizacji fantastycznych spotkań stand-up (i ogólnie realizacji programu Agile).

Codzienny stand-up to krótkie spotkanie zwoływane każdego dnia w celu omówienia postępów i zidentyfikowania blokerów. Nazwano je „stand-upem”, ponieważ spotkanie, podczas którego uczestnicy stoją, powinno być krótkie.

W zespołach zajmujących się tworzeniem oprogramowania spotkanie stand-up pełni podobną rolę co zebranie drużyny sportowej w kręgu. Jak w futbolu amerykańskim czy rugby, w których przed każdym meczem drużyna zbiera się w ciasny krąg. Ma to znaczenie strategiczne: członkowie drużyny są poinformowani, czują łączącą ich więź i są zmotywowani do gry. W zespołach zajmujących się tworzeniem oprogramowania spotkanie stand-up pełni podobną rolę co zebranie drużyny w kręgu. Częściej nawet funkcjonuje ono pod nazwą codziennego spotkania scrumowego. Jego celem jest wzmacnianie poczucia wspólnoty i uświadomienie wszystkim bieżącej sytuacji oraz postępów zespołu.

Innymi słowy, stand-up jest codziennym spotkaniem z udziałem trzonu zespołu: product ownerów, programistów i Scrum Mastera. Niuanse spotkania są kwestią indywidualną każdego zespołu, jednak w Atlassian nadajemy mu strukturę w oparciu o trzy proste pytania:

• Co było przedmiotem mojej pracy wczoraj?

• Nad czym pracuję dzisiaj?

• Jakie problemy mnie blokują?

Te pytania pozwalają uwidocznić postępy i ułatwiają oznaczenie blokerów zespołu. Zapewnienie każdemu możliwości podzielenia się postępami w zakresie własnego wkładu w pracę zespołu również wzmacnia zespół. Codzienne zachęcanie do dzielenia się indywidualnymi sukcesami i planami sprawia, że każdy interesuje się ogólnym wkładem zespołu w działalność organizacji.

Na poziomie indywidualnym ważne jest przybycie na codzienny stand-up, wiedząc, co chce się powiedzieć. Dzięki temu te spotkania są dynamiczne, a każdy jest zaangażowany w ich przebieg. W Atlassian członkowie zespołów używają tablic Jira oraz dostępnych w nich szybkich filtrów, aby mieć swoje projekty pod kontrolą. Dwoma wspaniałymi filtrami, których można użyć razem w ramach przygotowania do spotkania stand-up, są filtry „Tylko moje zgłoszenia” i „Ostatnio zaktualizowane”. Zastosowanie tych dwóch filtrów równocześnie pozwala wyświetlić zgłoszenia przypisane do użytkownika, które zostały zaktualizowane w minionym dniu.

Nie ma jednego uniwersalnego przepisu na spotkanie stand-up. W Atlassian każdy zespół przeprowadza spersonalizowane spotkania stand-up, których celem jest podtrzymanie zaangażowania wszystkich członków zespołu. Żadne dwa nie są identyczne.

Zastanówmy się, co decyduje o jakości spotkań stand-up i przyjrzyjmy się kilku z naszych przykładów.

1. Wybierz porę, która będzie pasować każdemu — W Atlassian większość spotkań stand-up zespołów pracujących w tej samej lokalizacji odbywa się między 9:00 a 10:00. Dzięki temu wszyscy mają szansę uzyskać kontekst na dany dzień, a jednocześnie nie wymaga się, aby każdy członek zespołu był rannym ptaszkiem. W przypadku zespołów pracujących w różnych lokalizacjach geograficznych wybierz porę, która będzie pasować wszystkim. Przykładowo członkowie zespołu Jira Service Management pracują w San Francisco oraz Sydney. Ich spotkania stand-up odbywają się o 15:30 czasu lokalnego w San Francisco. Fakt, że popołudniowe spotkanie stand-up jest trochę niekonwencjonalne, ale stanowi doskonały sposób utrzymania kontaktu ze współpracownikami w Sydney.

2. Zadbaj o efektywność spotkań stand-up — Wiele zespołów w Atlassian nieformalnie ustala czas swoich spotkań stand-up, aby każdy był skupiony, a całe spotkanie było skuteczne. Do monitorowania czasu angażuj kolejno różne osoby, aby każdy czuł się odpowiedzialny i dowartościowany. Ogranicz czas trwania spotkań stand-up do maksymalnie 15 minut. Pracujesz w mniejszym zespole? Skróć czas spotkania stand-up jeszcze bardziej.

3. Zagraj w rzucanie — Członkowie zespołu Jira podają między sobą piłką plażową, aby każdy zachował skupienie. Nie można rzucić piłki do osoby stojącej obok, ani osoby, która już wyszła. Żadnego myślenia o niebieskich migdałach! Jeśli jeszcze nie zdarzyło Ci się skorzystać z tej techniki, jest ona doskonałym sposobem na podtrzymanie zaangażowania uczestników.

4. Włącz spotkania stand-up do retrospektywy zespołu — Spotkania stand-up są częścią wielu kultur Agile, co nie oznacza, że zespół nie może omówić ich efektywności w trakcie retrospektyw. Niektóre zespoły Atlassian spotykają się codziennie. Inne trzy razy w tygodniu. Zespół Jira regularnie omawia sposoby ulepszenia swoich spotkań stand-up w trakcie retrospektyw. Jeśli zespół nie dostrzega sensu przeprowadzania tych spotkań, przedyskutujcie przyczyny. Wprowadźcie zmiany! Spotkania stand-up też są Agile!

Członkowie zespołów Atlassian są rozproszeniu po całym świecie, pracując w jednym z naszych 12 biur lub całkowicie zdalnie. Wykorzystujemy spotkania stand-up, aby łączyć ludzi z różnych obszarów geograficznych. Zasada, jaką stosujemy w przypadku zespołów zdalnych, jest prosta: jeśli jeden członek zespołu pracuje zdalnie, należy postępować tak, jakby każdy członek zespołu pracował zdalnie. Dotyczy to zarówno spotkań stand-up, jak i wszystkich wydarzeń zespołu.

Zespołom rozproszonym polecamy, aby każdy członek zespołu dołączał do wirtualnego spotkania stand-up, korzystając z własnego komputera. Gdy każdy będzie miał własną, dedykowaną przestrzeń i będzie brał udział w tej samej rozmowie wideo, szanse całego zespołu będą wyrównane. Wszyscy członkowie zespołu będą się widzieć, słyszeć i będą mieć dostęp do tych samych informacji równocześnie.

Zapoznaj się z naszym szablonem zdalnego spotkania.

Wystarczy wyobrazić sobie zespół ośmioosobowy, w którym pięciu członków pracujących w jednym biurze zasiada w sali konferencyjnej, a trzech członków pracujących zdalnie łączy się za pomocą wideorozmowy. W takiej sytuacji członkom zespołu pracującym zdalnie niełatwo jest wychwycić poboczne rozmowy, mowę ciała czy gesty, które nie zawsze łatwo jest zinterpretować na obrazie wideo. Nie wspominając już o trudnościach z wtrąceniem się w rozmowę większej grupy. Gdy każdy z ośmiu członków zespołu zasiądzie przy własnym komputerze, nikt nie przegapi istotnych elementów dynamiki zespołu.

• Zadbaj o to, aby członkowie zespołu byli widoczni — Zespoły Trello wykorzystują podczas zespołowych rozmów wideo widok siatki w stylu „Brady Bunch”. Dzięki temu wszyscy członkowie zespołu są widoczni i można nawiązać kontakt nie tylko z osobą, która się wypowiada, ale także z innymi. Zoom także oferuje taką funkcję, podobnie jak inne platformy do przeprowadzania konferencji.
• Odwołuj się do tablicy Scrum — Poprowadzenie spotkania zespołu wokół tablicy Scrum to prosty sposób na zapewnienie, aby wszyscy byli na bieżąco. Twoja tablica prac może pomóc w zwizualizowaniu poszczególnych historyjek użytkowników i elementów prac, gdy członkowie zespołu będą opowiadać, nad czym pracują i co blokuje ich postępy.
• Otwórz się na asynchroniczne spotkania stand-up — Asynchroniczne spotkania stand-up są doskonałym rozwiązaniem w zespołach, których godziny pracy się nie pokrywają. Członkowie zespołu mogą udostępniać aktualności w formie komunikatów Slack lub komentarzy na tablicy prac, gdy będą online. Dzięki integracji aplikacji Slack z Jira możesz przekazać to, co chcesz uzyskać podczas spotkania stand-up. Zaangażowanie wszystkich można zwiększyć, wzbogacając asynchroniczne spotkanie stand-up o odrobinę luzu i osobistego charakteru.

Spotkania stand-up to zaledwie jeden element dobrze funkcjonującego programu Agile. Podobnie jak w przypadku innych wydarzeń Scrum, takich jak planowanie sprintu, przeglądy sprintów czy retrospektywy, wypracowanie właściwej formy spotkań stand-up wymaga czasu i iteracji. Nie obawiaj się wprowadzania ulepszeń odpowiadających Twojemu zespołowi i programowi. I pamiętaj o dobrej zabawie.